Essential Skills for an Excellent Career: 2.2 Sistem soft Metodologi (SSM)

Memahami Masalah Sangat Kompleks

Jelajahi perbedaan "pandangan dunia"

"Dunia nyata biasanya rumit dan berantakan. Banyak faktor yang berbeda dapat berkontribusi pada masalah, dan mungkin ada perspektif yang berbeda untuk dipertimbangkan saat menyelesaikan itu.

Ini berarti bahwa hal ini sering sulit untuk memahami masalah yang sebenarnya atau menemukan akar penyebab.

Dengan begitu banyak kebingungan sekitarnya sering masalah, menentukan solusi yang tepat kadang-kadang bisa tampak hampir mustahil.

Untuk menangani masalah seperti ini, anda perlu menggunakan pendekatan pemecahan masalah yang pertama memungkinkan Anda dengan jelas melihat apa yang terjadi - dan kemudian membantu Anda berpikir tentang bagaimana situasi dapat ditingkatkan.

Sistem soft Metodologi (SSM) hanya pendekatan semacam itu.

Bagaimana SSM Dikembangkan

Metodologi Sistem Lunak tumbuh dari teori sistem umum, yang memandang segala sesuatu di dunia sebagai bagian dari sistem terbuka, dinamis, dan saling berhubungan. Berbagai bagian dari sistem ini berinteraksi dengan satu sama lain, sering dengan cara nonlinier, untuk menghasilkan hasil.

Menurut teori sistem umum, organisasi terdiri dari kompleks, dinamis, berorientasi pada tujuan proses - dan semua pekerjaan ini bersama-sama, dengan cara yang terkoordinasi, untuk menghasilkan hasil tertentu. Sebagai contoh, jika strategi perusahaan adalah untuk memaksimalkan keuntungan dengan membawa produk baru ke pasar dengan cepat, maka sistem dalam perusahaan harus bekerja sama untuk mencapai tujuan ini.

Ketika sesuatu yang salah dalam sistem, atau subsistem, Anda harus menganalisis bagian-bagian individu untuk menemukan solusi. Dalam ilmu-ilmu yang keras/sulit, Anda dapat melakukan ini dengan cara, sangat terkendali analitis. Namun, ketika Anda menambahkan manusia atau elemen "lunak" - seperti interaksi sosial, politik perusahaan, dan perspektif individu - ini adalah proses yang jauh lebih sulit.

Itu sebabnya Petrus Checkland, seorang Profesor ilmuwan dan sistem manajemen, menerapkan ilmu sistem untuk proses pemecahan masalah manajemen berantakan dan membingungkan. Hasilnya adalah Sistem Metodologi Lunak - cara untuk mengeksplorasi situasi yang kompleks dengan berbagai stakeholder, tujuan banyak, sudut pandang yang berbeda dan asumsi, dan interaksi yang rumit dan hubungan.

SSM membantu Anda membandingkan "dunia nyata" dengan model bagaimana dunia bisa. Melalui proses pemodelan, Anda dapat melampaui perspektif individu yang mungkin membatasi pemikiran Anda - dan Anda dapat mengenali apa yang menyebabkan masalah dalam sistem.

Menggunakan SSM

Karena SSM berkaitan dengan situasi dunia nyata, perlu mencerminkan masalah dunia nyata, yang sering memiliki hubungan nonlinear yang tidak didefinisikan dengan baik. Akibatnya, kegiatan SSM juga nonlinier dan tidak didefinisikan dengan sempurna. Banyak alat pemecahan masalah lainnya dapat ditampilkan sebagai diagram alir dengan serangkaian langkah-langkah yang jelas. Tapi diagram yang digunakan dalam SSM lebih seperti peta pikiran - mereka menunjukkan hubungan antara kegiatan, tetapi mereka tidak menunjukkan rute linear melalui mereka.

Checkland memperingatkan terhadap memikirkan SSM sebagai proses langkah-demi-langkah. Namun, jika SSM adalah untuk menjadi berguna, Anda perlu tahu di mana untuk memulai. Pada artikel ini, oleh karena itu, Kita akan memberikan serangkaian langkah-langkah untuk membantu Anda memulai (Anda dapat meninggalkan pendekatan ini bertahap ketika Anda lebih akrab dengan metodologi). Untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan pendekatan SSM, baca "Belajar untuk Aksi" oleh Peter Checkland dan John Poulter.

Meskipun mudah untuk memikirkan Sistem Lunak Metodologi sebagai "pendekatan pemecahan masalah," Checkland mendorong pengguna SSM untuk menghindari memikirkan "masalah" yang bisa "diselesaikan" oleh "solusi." Kata-kata ini menyiratkan bahwa ada sesuatu yang didefinisikan dengan baik dan mudah. Sebaliknya, ia lebih suka istilah situasi problematis dan perbaikan.

Berikut ini contohnya: "Mobil saya tidak akan memulai" adalah masalah yang mungkin dipecahkan oleh solusi Namun, mempertimbangkan "Orang tidak menikmati mengemudi model baru mobil." Ini adalah situasi yang problematis "Mengisi baterai." bagi produsen, yang perlu mencari tindakan yang dapat meningkatkan pengalaman berkendara bagi pelanggan.

Langkah 1: Jelajahi Situasi Problematika

Buat apa Checkland sebut sebagai "gambar kaya" dari apa yang terjadi. Hal ini, pada dasarnya, peta amind. Ini menunjukkan individu utama, kelompok, organisasi, hubungan, budaya, politik, dan proses yang terlibat dalam situasi tersebut. Juga, cobalah untuk mengidentifikasi perspektif yang berbeda, atau "pandangan dunia," bahwa kelompok-kelompok yang berbeda memiliki situasi.

Kemudian, di antara individu atau kelompok, mengidentifikasi "klien" yang menginginkan perbaikan dalam situasi, "praktisi" yang melakukan penyelidikan berbasis SSM, dan stakeholder yang akan terpengaruh oleh perbaikan dalam situasi tersebut.

Tujuan Anda, di sini, adalah untuk memasukkan sebanyak mungkin informasi yang relevan mungkin pada selembar kertas besar.

Langkah 2: Buat Model Kegiatan maksud tertentu

Mengidentifikasi "kegiatan terarah" yang dilakukan oleh orang-orang yang terlibat dalam situasi tersebut. Ini adalah hal-hal yang mereka lakukan, serta tindakan mereka mengambil untuk memperbaiki situasi problematis. Buat catatan yang kegiatan milik yang pandangan dunia.

Kemudian, membuat "definisi akar" dari setiap kegiatan. Ini adalah deskripsi yang lebih canggih dari ide dasar, dan berisi cukup detail untuk merangsang diskusi mendalam di kemudian hari.

Checkland mengusulkan dua alat untuk mengembangkan definisi akar. Yang pertama disebut PQR:

P singkatan dari "Apa?"
Q singkatan dari "Bagaimana?"
R singkatan dari "Kenapa?"

Jika Anda menjawab pertanyaan di atas, Anda dapat menyelesaikan rumus ini: "Apakah P, dengan melakukan Q, untuk membantu mencapai R."

Alat lain adalah CATWOE. Gunakan ini untuk lebih meningkatkan definisi akar dengan berpikir tentang hal berikut:

Pelanggan - Siapa yang menerima output sistem?
Aktor - Siapa yang melakukan pekerjaan di dalam, atau menerapkan perubahan, sistem?
Transformasi - Apa yang dipengaruhi oleh sistem, dan apa fungsinya? Hal ini sering dianggap bagian terpenting dari CATWOE.
Worldview - Apa gambaran besar?
Pemilik - Siapa yang memiliki proses?
Lingkungan - Apa pembatasan dan batasan pada solusi? Apa lagi yang terjadi di sekitar itu?

Akhirnya, mengembangkan model ini ke dalam aktivitas tujuan. Idealnya, Anda akan memiliki langkah 5-7 untuk menutupi semua deskripsi ini untuk setiap model kegiatan terarah, meskipun Anda dapat memecah langkah-langkah individu dalam definisi akar mereka sendiri dan model kegiatan.

Checkland merekomendasikan meninjau "tiga E":

Efficacy / Khasiat - Cara untuk memantau jika transformasi adalah, pada kenyataannya, menciptakan hasil yang diharapkan.

Efficiency - Cara untuk memantau apakah manfaat dari transformasi yang lebih besar dari biaya (dalam waktu, tenaga, dan uang) untuk menciptakan mereka.

Effectiveness - Cara untuk mengidentifikasi apakah transformasi individu juga memberikan kontribusi untuk tingkat yang lebih tinggi atau tujuan jangka panjang.

Langkah 3: Diskusikan Situasi Bermasalah

Diskusikan secara detail setiap model kegiatan tujuan. Tujuan Anda adalah untuk menemukan cara-cara untuk memperbaiki situasi bermasalah. Beberapa pertanyaan berikut dapat membantu:

Apakah setiap bagian dari model benar-benar mewakili apa yang terjadi dalam kenyataan?

Apakah dependensi dan hubungan antara kegiatan dalam model juga ada dalam kenyataan?

Apakah setiap kegiatan berkhasiat, efisien, dan efektif?

Siapa yang melakukan setiap kegiatan? Siapa lagi yang bisa melakukannya?

Bagaimana setiap kegiatan yang dilakukan? Bagaimana lagi yang bisa dilakukan?

Kapan dan di mana setiap kegiatan yang dilakukan? Kapan atau di mana lagi yang bisa dilakukan?

Setelah membuat daftar perbaikan mungkin, Anda mungkin ingin membuat model kegiatan terarah bagi masing-masing. Setelah proses untuk melakukannya akan membantu memastikan bahwa Anda telah mempertimbangkan semua berbagai pandangan dunia yang terlibat, yang diperlukan untuk perbaikan untuk memiliki kesempatan yang realistis untuk diimplementasikan.

Langkah 4: Tentukan "Tindakan untuk Meningkatkan"

Kelompok melakukan analisis berbasis SSM dari situasi problematis sekarang harus menyetujui tindakan yang dianggapnya akan memperbaiki situasi, dan kelompok harus mendefinisikan tindakan tersebut cukup detail untuk membuat rencana implementasi.

Ingat, karena orang memiliki cara pandang yang berbeda, ada tidak akan selalu menjadi kesepakatan di mana untuk mengambil tindakan untuk memperbaiki situasi. Namun, semua orang yang terlibat harus mencapai apa yang Checkland menggambarkan sebagai "akomodasi" atau kompromi, sehingga mereka setuju pada pilihan praktis yang memenuhi tiga E - efficacy, efisiensi, dan efektivitas.

Catatan 1: Perubahan umumnya melibatkan orang, proses, dan hal. Baru "hal-hal" biasanya yang paling mudah untuk mengubah: Anda hanya dapat membeli peralatan atau sistem baru. Proses baru membutuhkan banyak definisi, tetapi mereka juga bisa cukup jelas dan mudah untuk menerapkan. Perubahan orang - yang melibatkan budaya atau sikap - biasanya jauh lebih sulit. Untuk lebih lanjut tentang ini, lihat Manajemen on Change artikel Kita.

Catatan 2: Kita telah disajikan Sistem Lunak Metodologi sini sebagai serangkaian langkah-langkah, tetapi praktisi SSM berpengalaman biasanya melakukan aktivitasnya secara berulang dan berkelanjutan - dan mereka fleksibel dengan ide SSM, daripada mengikuti proses yang ketat.