Menggunakan Aturan untuk Prioritaskan 80:20
Hindari "hukum semakin berkurang".
Bayangkan bahwa Anda baru saja melangkah ke dalam peran baru sebagai kepala departemen. Tidak mengherankan,
Anda telah mewarisi seluruh host masalah yang membutuhkan perhatian Anda.
Anda telah mewarisi seluruh host masalah yang membutuhkan perhatian Anda.
Idealnya, Anda ingin memusatkan perhatian pada memperbaiki masalah yang paling penting.
Tapi bagaimana Anda memutuskan mana masalah yang Anda butuhkan untuk berurusan dengan yang pertama? Dan beberapa masalah disebabkan oleh masalah mendasar yang sama?
Tapi bagaimana Anda memutuskan mana masalah yang Anda butuhkan untuk berurusan dengan yang pertama? Dan beberapa masalah disebabkan oleh masalah mendasar yang sama?
Analisis Pareto adalah teknik sederhana untuk memprioritaskan kemungkinan perubahan dengan mengidentifikasi masalah yang akan diselesaikan dengan membuat perubahan ini.
Dengan menggunakan pendekatan ini, Anda dapat memprioritaskan perubahan individu yang akan paling memperbaiki situasi.
Analisis Pareto menggunakan Prinsip Pareto - juga dikenal sebagai "Aturan 80/20" - yang merupakan ide bahwa 20% penyebab menghasilkan 80% hasil. Dengan alat ini, kami mencoba untuk menemukan 20% dari pekerjaan yang akan menghasilkan 80% dari hasil yang melakukan semua pekerjaan akan memberikan.
Catatan:
Angka-angka 80 dan 20 adalah ilustrasi - Prinsip Pareto menggambarkan kurangnya simetri yang sering muncul antara kerja dimasukkan ke dalam dan hasil yang dicapai. Misalnya, 13% dari pekerjaan yang bisa menghasilkan 87% pengembalian. Atau 70% masalah bisa diselesaikan dengan berurusan dengan 30% penyebab.
Cara Menggunakan Perangkat :
Langkah 1: Mengidentifikasi dan Daftar Masalah
Pertama, menulis daftar semua masalah yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan. Jika memungkinkan, berbicara dengan klien dan anggota tim untuk mendapatkan masukan mereka, dan menarik pada survei, helpdesk log dan sejenisnya, di mana ini tersedia.
Langkah 2: Mengidentifikasi Penyebab Setiap Akar Masalah
Untuk setiap masalah, mengidentifikasi penyebabnya fundamental. (Teknik seperti Brainstorming , 5 mengapa , Penyebab dan Analisis Efek , dan Analisis Akar Penyebab akan membantu dengan ini.)
Langkah 3: Masalah Skor
Sekarang Anda perlu untuk mencetak setiap masalah. Metode penilaian Anda gunakan tergantung pada jenis masalah yang Anda sedang mencoba untuk memecahkan.
Misalnya, jika Anda mencoba untuk meningkatkan keuntungan, Anda mungkin skor masalah berdasarkan berapa banyak mereka biaya Anda. Atau, jika Anda mencoba untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Anda mungkin skor mereka berdasarkan jumlah pengaduan dihilangkan dengan pemecahan masalah.
Langkah 4: Masalah Kelompok Bersama Dengan Akar Penyebab
Berikutnya kelompok masalah, bersama-sama dengan penyebabnya. Sebagai contoh, jika tiga masalah Anda disebabkan oleh kurangnya staf, taruh di grup yang sama.
Langkah 5: Jumlahkan Skor untuk Grup Setiap
Anda sekarang dapat menambahkan nilai untuk setiap kelompok penyebab. Kelompok dengan top skor Anda adalah prioritas tertinggi, dan kelompok dengan skor terendah adalah prioritas Anda terendah.
Langkah 6: Ambil Tindakan
Sekarang Anda perlu berurusan dengan penyebab masalah Anda, berurusan dengan top-prioritas masalah Anda, atau kelompok masalah, pertama.
Perlu diingat bahwa masalah nilai rendah bahkan mungkin tidak pantas mengganggu dengan memecahkan masalah ini Anda mungkin dikenakan biaya lebih dari solusi yang layak.
Catatan:
Meskipun pendekatan ini sangat bagus untuk mengidentifikasi akar penyebab yang paling penting untuk berurusan dengan, tidak memperhitungkan biaya melakukannya. Dimana biaya yang signifikan, Anda akan perlu menggunakan teknik seperti Biaya / Manfaat Analisis , dan menggunakan IRR dan NPV untuk menentukan perubahan mana yang harus melaksanakan.
Contoh Analisis Pareto
Jack telah mengambil alih pusat layanan gagal, dengan sejumlah masalah yang perlu penyelesaian. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Dia memutuskan untuk mencetak setiap masalah dengan jumlah keluhan bahwa pusat telah menerima untuk masing-masing. (Dalam tabel di bawah, kolom kedua menunjukkan masalah dia telah terdaftar pada langkah 1 di atas, kolom ketiga menunjukkan penyebab yang diidentifikasi pada langkah 2, dan kolom keempat menunjukkan jumlah keluhan tentang setiap kolom yang diidentifikasi dalam langkah 3.)
#
|
Soal (Langkah 1)
|
Penyebab (Langkah 2)
|
Skor
(Langkah 3) |
1
|
Telepon tidak menjawab cukup cepat.
|
Layanan terlalu sedikit staf pusat.
|
15
|
2
|
Staf tampak terganggu dan di bawah tekanan.
|
Layanan terlalu sedikit staf pusat.
|
6
|
3
|
Insinyur tampaknya tidak terorganisir dengan baik. Mereka perlu kunjungan kedua untuk membawa komponen tambahan.
|
Miskin organisasi dan persiapan.
|
4
|
4
|
Insinyur tidak tahu kapan mereka akan tiba. Ini berarti bahwa pelanggan mungkin harus di sepanjang hari untuk seorang insinyur untuk mengunjungi.
|
Miskin organisasi dan persiapan.
|
2
|
5
|
Layanan staf pusat tidak selalu tampak tahu apa yang mereka lakukan.
|
Kurangnya pelatihan.
|
30
|
6
|
Ketika insinyur mengunjungi, pelanggan menemukan bahwa masalah bisa dipecahkan melalui telepon.
|
Kurangnya pelatihan.
|
21
|
Jack kemudian kelompokan masalah bersama-sama (langkah 4 dan 5). Dia skor setiap kelompok dengan jumlah keluhan, dan perintah daftar sebagai berikut:
- Kurangnya pelatihan (item 5 dan 6) - 51 keluhan.
- Layanan terlalu sedikit staf pusat (item 1 dan 42) - 21 keluhan.
- Miskin organisasi dan persiapan (item 3 dan 4) - 6 keluhan.
Seperti yang dapat Anda lihat dari gambar 1 di atas, Jack akan mendapatkan manfaat terbesar dengan menyediakan staf dengan pelatihan. Setelah ini dilakukan, mungkin patut melihat peningkatan jumlah staf di call center. Itu mungkin, bagaimanapun, bahwa ini tidak akan diperlukan: jumlah keluhan mungkin menurun, dan pelatihan harus membantu orang untuk lebih produktif.
Dengan melaksanakan Analisis Pareto, Jack dapat fokus pada pelatihan sebagai suatu masalah, bukannya menyebarkan usahanya selama pelatihan, mengambil anggota staf baru, dan mungkin menginstal sebuah sistem komputer baru untuk membantu insinyur lebih siap.
Poin Penting :
Analisis Pareto adalah teknik sederhana untuk memprioritaskan pemecahan masalah kerja sehingga potongan pertama pekerjaan yang Anda lakukan diselesaikan jumlah terbesar masalah. Ini didasarkan pada Prinsip Pareto (juga dikenal sebagai Aturan 80/20) - gagasan bahwa 80% masalah dapat disebabkan oleh sedikitnya 20% penyebab.
Untuk menggunakan Analisis Pareto, mengidentifikasi dan daftar masalah dan penyebabnya. Kemudian skor setiap masalah dan kelompok mereka bersama-sama dengan tujuan mereka. Kemudian menjumlahkan skor untuk setiap kelompok. Akhirnya, bekerja pada mencari solusi untuk penyebab masalah dalam kelompok dengan skor tertinggi.
Analisis Pareto tidak hanya berisi masalah yang paling penting untuk memecahkan, juga memberi Anda nilai menunjukkan seberapa parah masalahnya.