Essential Skills for an Excellent Career: 3.5 Penyebab dan Analisis Efek

Mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah

Cari semua masalah yang mungkin.

Bila Anda memiliki masalah serius, penting untuk mengeksplorasi semua hal yang bisa menyebabkan itu, sebelum Anda mulai berpikir tentang solusi.

Dengan cara itu Anda dapat memecahkan masalah sama sekali, pertama kali putaran, bukan hanya menangani bagian dari itu dan memiliki masalah berjalan dan terus.

Penyebab dan Analisis Efek memberi Anda cara yang berguna untuk melakukan hal ini. Ini berbasis teknik diagram, yang menggabungkan Brainstorming dengan jenis Mind Map , mendorong Anda untuk mempertimbangkan semua kemungkinan penyebab masalah, bukan hanya orang-orang yang paling jelas.

Kita akan melihat Penyebab dan Analisis Efek dalam artikel ini.

Tentang Perangkat tersebut

Penyebab dan Analisis Efek ini ditemukan oleh profesor Kaoru Ishikawa, pelopor manajemen mutu, pada tahun 1960. Teknik ini kemudian dipublikasikan dalam bukunya tahun 1990, "Pengantar Quality Control."

Diagram yang Anda buat dengan Penyebab dan Analisis Pengaruh dikenal sebagai Ishikawa Diagram atau Fishbone Diagram (karena diagram selesai dapat terlihat seperti kerangka ikan).

Penyebab dan Analisis Efek pada awalnya dikembangkan sebagai alat kontrol kualitas, tetapi Anda dapat menggunakan teknik ini sama dengan baik dengan cara lain. Misalnya, Anda dapat menggunakannya untuk:

Temukan akar penyebab masalah.

Mengungkap kemacetan dalam proses Anda.

Mengidentifikasi di mana dan mengapa proses tidak bekerja.

Cara Menggunakan Perangkat

Ikuti langkah-langkah untuk memecahkan masalah dengan Penyebab dan Analisis Efek:

Langkah 1: Identifikasi Masalah

Pertama, menuliskan masalah yang tepat Anda hadapi. Apabila diperlukan, mengidentifikasi siapa yang terlibat, apa masalahnya, dan kapan dan di mana itu terjadi.

Kemudian, menulis masalah dalam kotak di sisi kiri selembar kertas besar, dan menarik garis di kertas horizontal dari kotak. Pengaturan ini, tampak seperti kepala dan tulang belakang dari ikan, memberi Anda ruang untuk mengembangkan ide-ide.

Contoh:

Dalam contoh sederhana ini, seorang manajer yang mengalami masalah dengan kantor cabang kooperatif.

Gambar 1 - Cause and Effect Analysis Contoh Langkah 1

Tips 1:
Sebagian orang memilih untuk menulis masalah di sisi kanan dari selembar kertas, dan mengembangkan ide-ide dalam ruang ke kiri. Gunakan pendekatan mana Anda merasa paling nyaman dengan.

Tip 2:
Sangat penting untuk mendefinisikan masalah Anda dengan benar. CATWOE dapat membantu Anda melakukan hal ini - ini meminta Anda untuk melihat masalah dari perspektif Pelanggan, Aktor dalam proses, proses Transformasi, pandangan Dunia secara keseluruhan, proses Owner, dan kendala Lingkungan .

Dengan mempertimbangkan semua ini, Anda dapat mengembangkan pemahaman yang komprehensif dari masalah.

Langkah 2: Work Out Faktor utama Terlibat

Selanjutnya, mengidentifikasi faktor-faktor yang mungkin menjadi bagian dari masalah. Ini mungkin sistem, peralatan, bahan, kekuatan eksternal, orang yang terlibat dengan masalah, dan sebagainya.

Cobalah untuk menarik keluar sebanyak ini mungkin. Sebagai titik awal, Anda dapat menggunakan model seperti Kerangka 7S McKinsey (yang menawarkan Strategi, Struktur, Sistem, nilai-nilai bersama, Keterampilan, Gaya dan staf sebagai faktor yang dapat Anda pertimbangkan) atau 4P-Pemasaran (yang menawarkan Produk, Place, Price, Promotion dan sebagai faktor yang mungkin).

Brainstorm faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi situasi.

Kemudian menarik garis dari "tulang belakang" dari diagram untuk setiap faktor, dan label setiap baris.

Contoh:

Manajer mengidentifikasi faktor-faktor berikut, dan menambahkan ini untuk diagram nya:

Site.
Tugas.
Orang.
Peralatan.
Kontrol.

Gambar 2 - Cause and Effect Analysis Contoh Langkah 2

Langkah 3: Identifikasi Kemungkinan Penyebab

Sekarang, untuk masing-masing faktor yang dipertimbangkan dalam langkah 2, brainstorming kemungkinan penyebab masalah yang mungkin berhubungan dengan faktor.

Tampilkan ini kemungkinan penyebab sebagai garis pendek datang dari "tulang" dari diagram. Dimana penyebab besar atau kompleks, maka mungkin lebih baik untuk memecahnya menjadi sub-penyebab. Tampilkan ini sebagai garis datang dari setiap penyebab line.

Contoh:

Untuk masing-masing faktor yang diidentifikasi dalam langkah 2, manajer brainstorm kemungkinan penyebab masalah, dan menambahkan ini untuk diagram, seperti ditunjukkan pada gambar 3.

Gambar 3 - Cause and Effect Analysis Contoh Langkah 3

Langkah 4: Analisis Diagram Anda

Pada tahap ini Anda harus memiliki diagram yang menunjukkan semua kemungkinan penyebab masalah yang dapat Anda pikirkan.

Tergantung pada kompleksitas dan pentingnya masalah, Anda sekarang dapat menyelidiki kemungkinan penyebab lebih lanjut. Ini mungkin melibatkan menyiapkan penyelidikan, melakukan survei, dan sebagainya. Ini akan dirancang untuk menguji mana dari kemungkinan penyebab sebenarnya memberikan kontribusi terhadap masalah.

Contoh:

Manajer kini telah selesai Penyebab dan Analisis Efek. Jika dia tidak melihat masalah dengan cara ini, ia mungkin telah mengatasinya dengan asumsi bahwa orang-orang di kantor cabang yang "menjadi sulit."

Sebaliknya ia berpikir bahwa pendekatan terbaik adalah untuk mengatur pertemuan dengan Pimpinan Cabang. Hal ini akan memungkinkan dia untuk singkat manajer sepenuhnya pada strategi baru, dan berbicara melalui masalah bahwa dia mungkin mengalami.

Tip: Sebuah cara yang berguna untuk menggunakan Penyebab dan Analisis Efek dengan tim adalah untuk menulis semua kemungkinan penyebab masalah di atas catatan tempel. nda kemudian dapat mengelompokkan yang serupa bersama-sama pada diagram.

Pendekatan ini kadang-kadang disebut CEDAC (Cause and Effect Diagram dengan Kartu Tambahan) dan dikembangkan oleh Dr Ryuji Fukuda, pakar Jepang di perbaikan terus-menerus.

Poin Penting:

Profesor Kaoru Ishikawa menciptakan Penyebab & Analisis Pengaruh pada tahun 1960. Teknik ini menggunakan pendekatan berbasis diagram untuk memikirkan semua kemungkinan penyebab masalah. Ini akan membantu Anda untuk melakukan analisis mendalam tentang situasi.

Ada empat langkah untuk menggunakan Penyebab dan Analisis Efek.