Cepat Mendapatkan ke Akar Masalah
Dapatkan akar masalah Anda, cepat
Five whys : adalah teknik pemecahan masalah sederhana yang membantu Anda untuk mendapatkan ke akar masalah dengan cepat.
Dibuat populer pada 1970-an oleh Sistem Produksi Toyota, strategi 5 whys melibatkan melihat masalah apapun dan bertanya: "Mengapa?" dan "Apa yang menyebabkan masalah ini?"
Sangat sering, jawaban pertama "mengapa" akan meminta yang lain "mengapa" dan jawaban kedua "mengapa" akan meminta lain dan seterusnya; maka nama nya strategi 5 whys.
Manfaat dari 5 whys meliputi:
- Ini membantu Anda untuk dengan cepat menentukan penyebab akar masalah.
- Ini sederhana, dan mudah untuk belajar dan menerapkan.
Cara Menggunakan Perangkat :
Bila Anda mencari untuk memecahkan masalah, mulai dari hasil akhir dan mundur bekerja (ke arah akar penyebab), terus bertanya: "Mengapa?" Youâ € ™ akan perlu untuk mengulang ini berulang sampai akar penyebab masalah menjadi jelas.
Catatan:
Teknik 5 whys merupakan teknik sederhana yang dapat membantu Anda dengan cepat sampai ke akar masalah. Tapi itu semua itu, dan hal-hal yang lebih kompleks, semakin besar kemungkinan untuk memimpin Anda menyusuri jejak palsu. Jika tidak cepat memberikan jawaban yang jelas benar, maka Anda mungkin perlu menggunakan lebih canggih pemecahan masalah teknik seperti Analisis Akar Penyebab atau Penyebab dan Analisis Efek .
Teknik 5 whys merupakan teknik sederhana yang dapat membantu Anda dengan cepat sampai ke akar masalah. Tapi itu semua itu, dan hal-hal yang lebih kompleks, semakin besar kemungkinan untuk memimpin Anda menyusuri jejak palsu. Jika tidak cepat memberikan jawaban yang jelas benar, maka Anda mungkin perlu menggunakan lebih canggih pemecahan masalah teknik seperti Analisis Akar Penyebab atau Penyebab dan Analisis Efek .
Contoh:
Dalam contoh ini, masalahnya adalah bahwa klien Anda, Hinson Corp, tidak bahagia. Menggunakan 5 whys, Anda pergi melalui langkah-langkah berikut untuk mendapatkan penyebab masalah:
- Mengapa klien kami, Hinson Corp, tidak bahagia? Karena kita tidak memberikan layanan ketika kami mengatakan.
- Mengapa kita tidak mampu memenuhi timeline yang disepakati atau jadual untuk pengiriman? Pekerjaan ini memakan waktu lebih lama daripada yang akan kita pikir .
- Mengapa mengambil begitu banyak lagi? Karena kita meremehkan kompleksitas pekerjaan.
- Mengapa kita meremehkan kompleksitas pekerjaan? Karena kita membuat perkiraan cepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan tidak mendaftar tahapan individu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
- Mengapa kita tidak melakukan ini? Karena kita berjalan di belakang proyek-proyek lainnya. Kita jelas perlu meninjau estimasi waktu dan prosedur spesifikasi.
Contoh berikut :
- Kendaraan tidak akan mulai. (Masalah)
- Kenapa -? Baterai sudah mati. (Pertama mengapa)
- Kenapa -? Alternator ini tidak berfungsi. (Kedua mengapa)
- Mengapa - Sabuk Alternator telah rusak. (Ketiga mengapa)
- Mengapa - Sabuk alternator dengan baik di luar kehidupan layanan yang bermanfaat dan tidak diganti. (Keempat mengapa)
- Kenapa -? Kendaraan itu tidak dipertahankan sesuai dengan jadwal layanan yang direkomendasikan. (Kelima mengapa, akar penyebab)
- Kenapa -? Penggantian suku cadang tidak tersedia karena usia kendaraan ekstrim. (Mengapa keenam, opsional : catatan kaki)
- Mulai memelihara kendaraan sesuai dengan jadwal layanan yang direkomendasikan. (solusi 5 whys)
- Membeli kendaraan yang berbeda yang dipertahankan. (6 Mengapa solusi)
Pertanyaan untuk contoh ini bisa diambil lebih lanjut ke tingkat keenam, ketujuh, atau bahkan lebih besar. Ini akan menjadi sah, sebagai "lima" di 5 whys bukan kitab suci, melainkan untuk mendalilkan bahwa lima iterasi bertanya mengapa umumnya cukup untuk sampai ke akar penyebab. Kunci sebenarnya adalah untuk mendorong masalah-penembak untuk menghindari asumsi dan perangkap logika dan bukan untuk melacak rantai kausalitas secara bertahap langsung dari efek melalui lapisan abstraksi untuk akar penyebab yang masih memiliki beberapa sambungan ke masalah asli. Perhatikan bahwa dalam contoh ini menunjukkan kelima mengapa proses patah atau perilaku dapat berubah, yang khas untuk mencapai tingkat akar-penyebab.
Sungguh menarik untuk dicatat bahwa poin jawaban terakhir ke suatu proses. Ini sebenarnya adalah salah satu aspek yang paling penting dalam pendekatan 5 whys ... penyebab akar real harus mengarah ke suatu proses. Anda akan melihat bahwa proses ini tidak bekerja dengan baik atau bahwa proses bahkan tidak ada. Fasilitator terlatih akan sering melihat bahwa jawaban tampaknya menunjuk ke arah jawaban klasik seperti tidak cukup waktu, bukan investasi yang cukup, atau tidak cukup tenaga kerja. Jawaban-jawaban ini kadang-kadang mungkin benar, tetapi dalam kebanyakan kasus mereka mengarah ke jawaban di luar kendali kita. Oleh karena itu, daripada hanya menanyakan pertanyaan mengapa?, Mengajukan pertanyaan Mengapa proses gagal?
Perlu diingat frase kunci berikut sebagai latar belakang pemikiran di setiap 5 sebabnya latihan: "Orang tidak gagal, lakukan proses!"
Menempatkan diri ke dalam pola pikir 10 tahun . Siapapun dengan anak-anak telah mengalami berulang 'Mengapa?' pertanyaan-pertanyaan yang anak bertanya ketika mereka mencoba untuk memahami dunia di sekitar mereka. Anak-anak bersemangat untuk belajar.
Di suatu tempat di sepanjang jalan, meskipun, orang dewasa kehilangan keinginan bahwa untuk memahami dan puas dengan jawaban yang mudah di permukaan. Jadi, apa yang terjadi jika Anda tidak menggali cukup dalam ke masalah? Nah, Anda membuang banyak waktu dan energi karena Anda berakhir menangani gejala bukan masalah yang sebenarnya.
Para 5 whys mencegah Anda dari pengeluaran yang terbatas sumber daya memperbaiki gejala bukan menyelesaikan masalah.
Jika Anda tidak menghilangkan akar penyebab masalah, gejala yang sama mungkin akan kembali di masa depan. Luangkan waktu sejenak untuk melihat contoh-contoh berikut.
Contoh 5 whys dalam Lean Manufacturing :
5 whys di Kantor Bersandar
Pikirkan tentang apa yang mungkin Anda lakukan jika Anda bertanya hanya satu 'Mengapa?' dan kemudian berhenti. Anda mungkin hanya mengganti segel pada mesin, atau menempatkan orang tambahan pada ponsel. Dalam kedua kasus, tindakan akan jauh lebih sedikit efektif daripada menghabiskan lebih banyak waktu mencoba untuk mendapatkan ke akar.
Satu titik-lain 5 mengapa dapat dilakukan sebagai latihan kelompok. Bahkan, ketika kelompok bekerja bersama, mereka sering menantang asumsi lebih daripada individu lakukan, mengarah ke hasil yang lebih baik.
Yang sederhana seperti 5 suara Mengapa, Anda harus diwaspadai beberapa perangkap.
Pertama, jangan terlalu agresif di mencoba untuk mendapatkan tepat lima 'mengapa?' Anda mungkin mendapatkan yang ketiga dan hanya akan berjalan ke dinding mencoba untuk menemukan keempat. Anda sudah bisa berada di akar penyebab. Lima adalah pedoman daripada keras dan cepat aturan .
Anda mungkin menemukan beberapa yang bias dalam jawaban yang Anda dapatkan. Kebanyakan orang memiliki kecenderungan alami untuk berpaling dari diri mereka sendiri atau tim mereka untuk sumber masalah. Mungkin mengambil beberapa upaya untuk memfokuskan pencarian ke dalam untuk sampai ke akar penyebab nyata.
Bias juga muncul ketika tim berpikir mereka sudah tahu akar penyebab. Kelompok ini sering, sengaja atau tidak sengaja, mengarahkan aliran 5 mengapa untuk mendapatkan jawaban yang telah ditentukan. Carilah penyimpangan dalam logika mana berikutnya 'Mengapa?' tidak cukup ikuti sebelumnya. Orang-orang dari kelompok kerja yang berbeda mungkin menjawab pertanyaan yang sama dengan cara yang sangat berbeda.
Ada satu kelemahan besar ke 5 whys. Hal ini tidak ilmiah sedikit pun. Ini menarik secara eksklusif dari pendapat s dan s pengamatan dari orang yang melakukan tugas. Bahkan, beberapa orang di sama workgroup bisa datang ke akar penyebab yang berbeda, atau orang yang sama mungkin datang pada kesimpulan yang berbeda jika mereka melakukan 5 whys lagi beberapa waktu kemudian. Karena alat ini tidak terulang, jangan menggunakannya dengan dirinya dalam situasi kritis. Gunakan 5 whys untuk mendapatkan analisis pergi, tetapi mengkonfirmasi hasil dengan metode yang lebih kuat.
Dalam situasi non-kritis, meskipun, di mana kecepatan adalah penting, 5 whys adalah alat yang sangat berguna. Hal ini memaksa orang untuk melihat lebih dalam ke masalah daripada mereka akan jika mereka hanya bersayap itu. Upaya ekstra untuk melihat lebih kritis pada masalah umumnya membawa hasil tentang yang lebih baik. Salah satu cara untuk meningkatkan hasil adalah untuk mencoba jalan yang berbeda. Jika 'Mengapa?' memiliki lebih dari satu kemungkinan, melihat di mana kedua jawaban membawa Anda, dan kemudian melihat ke dalam akar penyebab yang baik Anda datang dengan untuk melihat yang lebih mungkin.
Akhirnya, mencari tahu siapa orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan Anda 'Mengapa'. Terkadang, jawaban yang sulit dipahami. Orang yang tahu berikutnya 'Mengapa?' mungkin shift malam pemeliharaan teknologi, atau perwakilan penjualan untuk negara bagian Great Plains. 5 whys sangat bergantung pada pengalaman untuk tahu di mana mencarinya. Jangan melompat ke menebak tentang mengapa sesuatu terjadi. Luangkan waktu untuk menemukan seseorang yang tahu.
Bagaimana menggunakan 5 whys menguntungkan Anda? Cukup sederhana, ia bisa menghilangkan frustrasi . Sebagian besar karyawan dapat memberikan contoh yang tak terhitung masalah yang tidak akan pergi-meskipun berulang kali mencoba untuk mengatasinya. Banyak dari kesulitan-kesulitan ini dapat ditelusuri kembali ke upaya perbaikan yang menargetkan gejala, bukan akar penyebab. Ketika itu terjadi, masalah pergi untuk sementara waktu, tapi datang kembali, tampaknya lebih kuat dari sebelumnya, dan mengurangi kepuasan kerja dalam proses. Pergi setelah akar untuk mencegah frustrasi itu.
Tujuan dari 5 whys adalah untuk melestarikan sumber daya, yang kemungkinan akan membuat hidup Anda lebih mudah dan membantu Anda mencapai target Anda. Manfaat nyata? Anda dapat dengan cepat melatih tim Anda untuk menempatkan alat untuk digunakan. Karena itu kesederhanaan , serta 'Aha!' saat itu datang dengan menemukan penyebab akar real, itu adalah salah satu alat termudah untuk mendapatkan tim Anda menggunakan mereka sendiri. Dan mereka tidak hanya akan menggunakannya, mereka akan terasa keberhasilan dalam membuat hal yang lebih baik. Alat ini adalah besar di tanam benih perbaikan terus-menerus .
Pilih masalah mengganggu yang anda hadapi di daerah Anda, dan melakukan analisis 5 whys di atasnya. Lihat apakah hasilnya sesuai dengan apa yang awalnya Anda pikir mungkin. Setelah Anda mengidentifikasi masalah dan akar penyebab, jelas, Anda akan ingin untuk memperbaikinya. Hal yang harus diperhatikan, meskipun, adalah untuk melihat apakah terjadi setelah akar penyebab akhirnya menghilangkan masalah bagi baik.
Kunci:
Strategi 5 whys adalah tool yang mudah dan sering-efektif untuk mengungkap akar masalah. Karena itu sederhana, Anda dapat beradaptasi dengan cepat dan menerapkannya untuk hampir masalah.
· Gunakan 5 whys untuk sampai ke akar penyebab.
· Memperbaiki gejala, bukan masalah yang sebenarnya, limbah sumber daya.
· Mengoreksi akar penyebab menghilangkan masalah secara permanen, meningkatkan kepuasan.
· Watch out untuk bias.
· Menghabiskan waktu mencari orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan Anda.
· Berhati-hatilah untuk tidak bergantung hanya pada 5 whys untuk masalah kritis.
Ingatlah, bagaimanapun, bahwa jika tidak meminta jawaban intuitif, Anda mungkin perlu untuk menerapkan teknik pemecahan masalah yang lain.