Essential Skills for an Excellent Career: 5.10. Rapat Perusahaan di Balai Kota

Berkomunikasi dengan Pemirsa Besar

Bagaimana mengatur sebuah pertemuan balai kota yang berguna dan menarik.

Apakah Anda pernah ke "balai kota" pertemuan gaya dalam organisasi Anda?

Bila dilakukan dengan baik, ini jenis pertemuan dapat menarik, informatif, dan memotivasi. Pertemuan ini dapat
membuka dialog yang konstruktif dengan tim kepemimpinan dalam organisasi Anda, dan mengatasi setiap masalah atau masalah yang orang-orang mengkhawatirkan.

Namun, pertemuan balaikota- dipimpin buruk dapat meninggalkan orang-orang merasa bingung, terdengar, dan bahkan putus asa. Badly terorganisir waktu pertemuan limbah, dan mengganggu produktivitas.

Pada artikel ini, kita akan mempelajari pertemuan balai kota perusahaan secara detail, dan kita akan membahas bagaimana Anda bisa memanfaatkan semua peluang yang menyajikan pertemuan balai kota.

Bagaimana untuk mengadakan pertemuan balai kota sukses

Saya seorang manajer baru di sebuah perusahaan yang memegang pertemuan balai kota sesekali dengan staf.

Meskipun saya telah menghadiri balai kota sebelumnya, saya selalu di antara audiens. Kali ini saya akan menjadi pembicara utama. Ada tips tentang cara untuk melanjutkan?

Town hall pertemuan dimulai sebagai cara informal bagi pejabat publik untuk terlibat komunitas mereka, mendiskusikan isu-isu sipil, rencana dan kontroversi.

Kemudian dunia usaha, berusaha untuk memenuhi permintaan yang semakin meningkat oleh karyawan, investor dan pemangku kepentingan untuk keterlibatan dan akuntabilitas, mulai merangkul format komunikasi.

Diperluas hari ini untuk menyertakan video dan link Web dan Twitter feed, balai kota menuntut yang terbaik dari speaker - baik dalam isi dan sikap. Jika keduanya tingkat pertama, interaksi bisa menjadi indah. Jika tidak, pertemuan itu bisa menjadi tempat yang sangat bahagia bagi presenter dan pendengar sama.

Berikut adalah cara untuk menghantam sasaran:

Berkomitmen untuk dialog yang nyata

Sebuah balai kota adalah tempat untuk percakapan, bukan monolog. Terlalu banyak sesi hanya menjadi forum untuk dipentaskan manajemen untuk meletakkan beberapa visi atau strategi, dengan sedikit waktu disisihkan untuk wacana yang bermakna. Putuskan untuk memberikan audiens Anda dengan kesempatan untuk mengajukan banyak pertanyaan, termasuk orang-orang yang menantang.

Lupakan presentasi 45 menit, diikuti dengan 15 menit dari pertanyaan dan jawaban. Sebaliknya, berbicara selama 18 menit (cepat menjadi standar bisnis) dan meninggalkan sisa waktu untuk pertanyaan. Jika mereka berhenti datang, kembali ke berbicara - secara bertahap. Berbicara selama beberapa menit, dan kemudian memberikan banyak waktu untuk interaksi dan diskusi. Ulangi sesuai kebutuhan, namun tidak melebihi tanda 90-menit.

Ini bukan tentang Anda

Pendengar Anda tidak peduli apa yang Anda ketahui - mereka peduli bagaimana pengetahuan Anda dapat membantu mereka, menginformasikan mereka atau melibatkan mereka. Jangan mengecewakan. Pastikan pembicaraan Anda adalah audiens-fokus dari awal, dan menjadi jelas tentang hal itu. Awal, bertanya dan menjawab pertanyaan, "Apa artinya ini bagi Anda?" Dan terus menjawab itu semua jalan melalui. Bertujuan untuk menggunakan kata "Anda" jauh lebih banyak daripada "I."

Tetap kecil, atau setidaknya lebih kecil

Kelompok-kelompok kecil yang lebih mudah dikelola. Lebih baik untuk menahan tiga balai kota dengan 100 peserta masing-masing, dari satu dengan 300. Anda ingin mendirikan sebuah tempat di mana informalitas yang lebih besar dan kedekatan antara pembicara dan pendengar menciptakan rasa keintiman dan koneksi.

Pada pertemuan yang lebih besar, para audiens yang sama yang dominan cenderung meminta sebagian besar pertanyaan (mereka jelas menikmati sorotan). Dalam kelompok-kelompok kecil, biasanya ada sedikit dari mereka, dan kurang insentif bagi mereka untuk mencoba untuk membajak proses. Tenang, jiwa lebih kontemplatif akan mendapatkan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan berbicara pikiran mereka.

Jarang mengganggu

Sebagai pembicara, saya tidak pernah ingin memberitahu pendengar apa yang harus dilakukan atau bagaimana untuk bertindak. Hanya jika pertanyaan ini benar-benar membingungkan atau ditarik keluar akan saya menyela dan meminta penjelasan, atau hanya mengatakan: "? Bolehkah saya bertanya apa pertanyaan Anda adalah"

Selalu memperlakukan peserta, termasuk yang sulit, dengan hormat. Jangan biarkan ketidaksabaran atau pertunjukan iritasi. Pendengar akan mengawasi dengan cermat untuk melihat bagaimana Anda memperlakukan rekan-rekan mereka, bahkan mereka yang jelas segelintir. Dengan satu pernyataan meremehkan atau gerakan, Anda dapat membatalkan banyak yang baik dan merusak hubungan Anda dengan orang-orang seluruh.

End pada tinggi

Pemimpin Capai menemukan positif dalam situasi apapun, dan berkomunikasi dengan gairah.

Jika balai kota sedang diadakan untuk berbagi kabar baik, merayakan kesuksesan dan menguraikan langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun di atasnya. Jika berita yang buruk, mengakuinya - hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah lari dari itu - tetapi menemukan unsur janji dan peluang bahwa pendengar Anda bisa percaya dan bertindak atas.

Apapun informasi yang harus disampaikan, telah pengalaman saya bahwa pengambil keputusan beberapa pernah menyesal mengadakan pertemuan balai kota.

Lebih banyak menyesal tidak memegang satu. "Kami melewatkan kesempatan komunikasi utama," kata seorang eksekutif Canadian kecewa. "Dengan balai kota, kita bisa terlibat masyarakat jauh lebih efektif, dan memperoleh banyak kredibilitas dalam proses. Kami tidak melakukan itu. Ini akan menjadi yang terakhir kalinya kita tidak. "

Confident Komunikasi yang Meyakinkan dan Pertemuan yang Efektif

Berapa kali Anda merasa frustrasi dalam pertemuan dan berpikir "ini terlalu lama, atau kita akan berputar-putar?"

Atau apakah Anda merasa sulit untuk mendapatkan titik Anda di dalam rapat - baik karena orang lain berbicara terlalu banyak, atau karena Anda kurang percaya diri untuk mengekspresikan pandangan Anda.

Apapun masalah Anda dengan rapat, jika Anda mengadopsi beberapa tips berikut ini, Anda akan membuat pertemuan Anda lebih pendek dan lebih terfokus, kontribusi Anda lebih berpengaruh dan Anda akan meninggalkan dengan hasil yang Anda butuhkan.

Jadilah jelas tentang maksud dan tujuan dari pertemuan tersebut, adalah untuk membangun hubungan, mendiskusikan pilihan atau membuat keputusan?
Pastikan orang yang tepat berada di sana.
Ukuran dari pertemuan tersebut akan mempengaruhi formalitas, proses dan kecepatan pengambilan keputusan.
Memiliki agenda dengan waktu mulai dan selesai dan sebaiknya dengan waktu untuk setiap item dalam agenda.
Jika Anda belum menerima agenda, meminta satu atau menyarankan satu.
Siapkan dengan baik - baca koran dan mempersiapkan pikiran Anda.
akan jelas pada output yang dibutuhkan dari pertemuan tersebut.
Pertemuan perlu membuat keputusan untuk membenarkan waktu mereka.

Jika Anda memimpin:

Mengatur siapa yang akan mengambil catatan tindakan atau menit.
Pastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara.
Membawa orang lebih tenang.
Jadilah waspada terhadap non-verbal perilaku orang menunjukkan perasaan dan sikap dan siapa yang ingin berbicara.
Kursi perlu untuk memastikan semua pandangan diadakan terlepas dari pandangan mereka sendiri.
Jauhkan pertemuan ke waktu - gunakan agenda untuk mengarahkan dan menjaga orang-orang di trek.
Gunakan ringkasan untuk memfokuskan kembali pertemuan.

Jika Anda berpartisipasi

Ambil bagian yang adil Anda dari waktu udara

Jangan mendominasi atau babi lantai

Tunjukkan non-verbal ke kursi ketika Anda ingin berbicara

Buat celah sehingga Anda dapat berbicara - menggunakan nama orang atau frase seperti "itu hal yang menarik" dapat menciptakan kesenjangan bagi Anda untuk bergabung masuk

Jika Anda tidak terlalu percaya diri untuk berbicara, membuat sumbangan kecil di awal pertemuan sehingga suara Anda terdengar. Hanya mengatakan "Saya setuju" ke titik orang lain, menetapkan Anda sebagai bagian dari pertemuan.

Menunjukkan dukungan Anda untuk orang-orang dengan mengatakan "Saya setuju" - mengejutkan bagaimana berpengaruh ini komentar kecil dapat.

Resist mengatakan "Saya tidak setuju" - itu cenderung untuk mendapatkan punggung orang up.

Hal ini lebih lebih konstruktif untuk mengatakan "Saya melihatnya secara berbeda" atau "cara saya melihatnya".

Mengadopsi sebuah Dialog Suara Batin

Dialog batin adalah percakapan kita miliki dengan diri kita sendiri dalam kepala kami sebelum selama dan setelah acara suatu. Kadang-kadang dialog batin kita yang positif dan kami berharap untuk hal-hal dengan kesenangan, kegembiraan dan rasa percaya diri. Lain kali kita memiliki dialog batin rusak dan memberikan diri kita pesan-pesan negatif tentang sebuah peristiwa, dan kita mungkin merasa takut, cemas, marah atau mudah tersinggung tentang seseorang atau situasi. Seperti dialog batin rusak berhenti kita dari berkomunikasi dengan penuh percaya diri dan tegas, atau dapat membawa kita untuk berperilaku agresif.

Untuk mendapatkan hasil yang terbaik dalam situasi apapun kita perlu mengadopsi dialog batin yang sehat. Sebuah dialog batin suara dalam pertemuan akan memungkinkan Anda untuk berkontribusi percaya diri dan tegas. Ini akan membantu Anda untuk melihat rekan-rekan Anda dalam cahaya yang paling konstruktif dan sehingga membawa yang terbaik dari mereka dan itu akan memungkinkan Anda untuk mencapai hasil terbaik dari pertemuan bagi semua pihak. Cobalah beberapa dari tersebut dialog batin suara dan menulis beberapa dari sendiri Anda.

"Saya siap dan dapat membuat titik saya jelas dan ringkas."

"Orang lain mungkin memiliki pandangan yang berbeda - ini bukan tantangan bagi saya secara pribadi - mereka adalah perspektif berguna dan akan membantu kami untuk datang ke keputusan terbaik.