4.1. Memberi dan Menerima Umpan Balik
Menjaga kinerja tim anggota tinggi, dan terintegrasi dengan baik
"Kinerja review."
Apakah hanya menyebutkan peristiwa ini membuat hati Anda tenggelam? Karyawan dan manajer di seluruh dunia takut ritual ini dan di dalamnya meletakkan masalah utama:
Kita telah melembagakan memberi dan menerima umpan balik. Kita menyimpan komentar dan mendokumentasikan semua hal yang kita perhatikan tentang kinerja seseorang.
Dan kemudian, seperti kucing besar siap menerkam, manajer membawa karyawan malang ke kantor dan mata air satu tahun dari "kritik konstruktif" ke dia.
Apakah hanya menyebutkan peristiwa ini membuat hati Anda tenggelam? Karyawan dan manajer di seluruh dunia takut ritual ini dan di dalamnya meletakkan masalah utama:
Kita telah melembagakan memberi dan menerima umpan balik. Kita menyimpan komentar dan mendokumentasikan semua hal yang kita perhatikan tentang kinerja seseorang.
Dan kemudian, seperti kucing besar siap menerkam, manajer membawa karyawan malang ke kantor dan mata air satu tahun dari "kritik konstruktif" ke dia.
Tidak diragukan lagi proses ini dilihat sebagai mengerikan dan ketakutan memprovokasi. Dan ini adalah persis lingkungan emosional yang salah di mana untuk membahas kinerja, memperkenalkan saran untuk perbaikan, dan berbicara tentang tujuan untuk masa depan.
Ini merupakan rasa malu, karena memberi dan menerima umpan balik adalah beberapa dari komunikasi yang paling penting yang dapat Anda terlibat dalam dengan anggota tim Anda.
Bila dilakukan dengan cara yang benar dan dengan niat yang tepat, umpan balik komunikasi adalah jalan untuk kebesaran kinerja. Karyawan harus tahu apa yang mereka lakukan baik dan tidak begitu baik. Bagi mereka untuk benar-benar mendengar pikiran Anda dan saran tentang cara-cara untuk meningkatkan, meskipun, umpan balik yang harus disampaikan dengan hati-hati dan sering.
Memberikan umpan balik secara efektif adalah keterampilan. Dan seperti semua keterampilan, membutuhkan latihan untuk membangun rasa percaya diri Anda dan meningkatkan. Berikut ini adalah koleksi "umpan balik memberikan" tips yang Anda dapat mulai mempraktekkan hari ini.
Tip:
Saya berbicara secara umum tentang umpan balik antara manajer / supervisor dan karyawan. Namun, umpan balik dapat, dan harus, diberikan atas, bawah, dan lateral. Prinsip yang sama berlaku.
Saya berbicara secara umum tentang umpan balik antara manajer / supervisor dan karyawan. Namun, umpan balik dapat, dan harus, diberikan atas, bawah, dan lateral. Prinsip yang sama berlaku.
Memberikan Umpan Balik Efektif
Peraturan Nomor Satu:. Cobalah untuk membuat proses yang positif dan pengalaman
Sebelum memberikan umpan balik pastikan Anda mengingatkan diri sendiri mengapa Anda melakukannya. Tujuan untuk memberikan umpan balik untuk memperbaiki situasi atau kinerja. Anda tidak akan mencapai itu dengan menjadi kasar, kritis, atau menyinggung.
Itu tidak berarti Anda harus selalu positif. Ada peran negatif dan bahkan marah jika seseorang tidak membayar perhatian yang cukup untuk apa yang Anda katakan. Namun ini harus digunakan dengan hemat. Anda akan paling sering mendapatkan lebih dari orang-orang ketika pendekatan Anda adalah positif dan terfokus pada perbaikan. Coba menggunakan Matrix Tanggapan dan Rasio Losada untuk membantu Anda mendapatkan keseimbangan yang tepat.
Jadilah tepat waktu.
Semakin dekat ke acara Anda mengatasi masalah, semakin baik. Umpan balik tidak tentang seseorang mengejutkan sehingga cepat Anda melakukannya, semakin banyak orang akan mengharapkan hal itu.
Berpikirlah seperti ini: Ini jauh lebih mudah untuk umpan balik tentang pekerjaan satu jam tunggal yang belum dilakukan dengan baik daripada umpan balik sekitar satu tahun seluruh gagal satu jam pekerjaan.
Tip:
Pengecualian untuk ini adalah jika situasi terlibat adalah sangat emosional. Di sini, menunggu sampai semua orang sudah tenang sebelum Anda terlibat dalam umpan balik. Anda tidak bisa mengambil risiko membiarkan diri Anda bekerja dan risiko mengatakan sesuatu Anda akan menyesal kemudian.
Pengecualian untuk ini adalah jika situasi terlibat adalah sangat emosional. Di sini, menunggu sampai semua orang sudah tenang sebelum Anda terlibat dalam umpan balik. Anda tidak bisa mengambil risiko membiarkan diri Anda bekerja dan risiko mengatakan sesuatu Anda akan menyesal kemudian.
Buatlah teratur.
Umpan balik adalah proses yang membutuhkan perhatian konstan. Ketika sesuatu yang perlu dikatakan, mengatakan itu. Orang-orang kemudian tahu di mana mereka berdiri sepanjang waktu dan ada beberapa kejutan. Juga, masalah tidak keluar dari tangan. Ini BUKAN sekali setahun atau sekali setiap--tiga-bulan acara. Meskipun hal ini mungkin waktu umpan balik formal, informal, umpan balik sederhana harus diberikan lebih sering daripada ini - mungkin setiap minggu atau bahkan setiap hari, tergantung pada situasi.
Dengan umpan balik informal sering seperti ini, tidak ada mengatakan selama sesi umpan balik formal harus terduga, mengejutkan atau sangat sulit.
Siapkan komentar Anda
Anda tidak ingin membaca naskah tapi Anda harus jelas tentang Anda akan berkata.. Hal ini membantu Anda tetap pada jalur dan menempel pada masalah.Jadilah spesifik
Katakan kepada orang apa yang mereka butuhkan untuk memperbaiki.. Hal ini memastikan bahwa Anda tetap fakta dan ada sedikit ruang untuk ambiguitas. Jika Anda memberitahu seseorang yang mereka bertindak tidak profesional, apa artinya tepatnya? Apakah mereka terlalu keras, terlalu ramah, terlalu santai, terlalu flip atau terlalu buruk berpakaian?
Ingatlah untuk tetap berpegang pada apa yang Anda tahu tangan pertama: Anda akan segera menemukan diri di tanah goyah jika Anda mulai memberikan umpan balik berdasarkan pandangan orang lain.
Tip:
Cobalah untuk tidak membesar-besarkan untuk membuat titik. Hindari kata-kata seperti "tidak pernah", "semua", dan "selalu" karena orang akan menjadi defensif. Selalu membahas dampak langsung dari perilaku dan tidak mendapatkan pribadi atau berusaha untuk menyalahkan.
Cobalah untuk tidak membesar-besarkan untuk membuat titik. Hindari kata-kata seperti "tidak pernah", "semua", dan "selalu" karena orang akan menjadi defensif. Selalu membahas dampak langsung dari perilaku dan tidak mendapatkan pribadi atau berusaha untuk menyalahkan.
Mengkritik secara pribadi.
Sementara pengakuan publik dihargai, pengawasan publik tidak. Membentuk tempat yang aman untuk bicara di mana Anda tidak akan terganggu atau mendengar.Gunakan pernyataan "saya"
Berikan umpan balik dari perspektif Anda.. Dengan cara ini Anda menghindari pelabelan orang tersebut. Katakanlah, "Saya marah dan terluka ketika Anda mengkritik laporan saya di depan bos saya" daripada "Kamu tidak sensitif kemarin."Batasi fokus Anda.
Sebuah sesi umpan balik harus membahas tidak lebih dari dua isu. Setiap lebih dari itu dan Anda berisiko perasaan orang menyerang dan demoralisasi. Anda juga harus tetap berpegang pada perilaku orang tersebut benar-benar dapat mengubah atau mempengaruhi.Bicara tentang positif juga.
Sebuah Aturan yang baik adalah mulai dengan sesuatu yang positif. Ini membantu menempatkan orang nyaman. Hal ini juga memungkinkan mereka "melihat" apa yang tampak seperti kesuksesan dan ini membantu mereka untuk mengambil langkah yang tepat waktu berikutnya.
Selama itu tidak dipaksa, juga dapat membantu untuk memberikan umpan balik yang positif pada akhir sesi umpan balik juga. Jika tidak, orang bisa menyelesaikan merasa sedih dan tidak berharga.
Tip:
Banyak orang dapat cenderung berlebihan ini dan mereka akhirnya mengapit umpan balik positif konstruktif antara terlalu banyak. Kemudian pesan Takeaway menjadi, "Wah, saya lakukan dengan sangat baik" bukan "aku pandai berkomunikasi dengan pelanggan, tapi aku harus membawa keterampilan interpersonal yang saya dengan rekan kerja saya sampai ke tingkat yang sama."
Banyak orang dapat cenderung berlebihan ini dan mereka akhirnya mengapit umpan balik positif konstruktif antara terlalu banyak. Kemudian pesan Takeaway menjadi, "Wah, saya lakukan dengan sangat baik" bukan "aku pandai berkomunikasi dengan pelanggan, tapi aku harus membawa keterampilan interpersonal yang saya dengan rekan kerja saya sampai ke tingkat yang sama."
Berikan saran spesifik.
Pastikan Anda berdua tahu apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki situasi. Pesan utama harus bahwa Anda peduli dan ingin membantu orang tumbuh dan berkembang. Tetapkan tujuan dan membuat rencana untuk memantau dan mengevaluasi kemajuan. Gunakan SMART singkatan dan menentukan langkah-langkah spesifik dan tonggak, atau model yang TUMBUH untuk memotivasi orang untuk memberikan perubahan yang Anda inginkan.
Tip:
Anda mungkin tidak setuju pada segala sesuatu sehingga merupakan ide yang baik untuk meminta orang tersebut untuk memberikan perspektif mereka. Gunakan kalimat seperti, "Apa reaksi Anda ini?" atau "Apakah ini sebuah representasi yang adil dari apa yang terjadi?" Mendengarkan secara aktif apa yang dia / dia katakan dan mencoba untuk mendapatkan dia / nya untuk menawarkan beberapa saran untuk perbaikan. Dengan cara ini mereka memiliki kesempatan untuk memiliki solusi dan jauh lebih mungkin untuk menindaklanjuti dengan itu. Untuk menghindari terdengar seperti Anda sedang berkhotbah, tinggal jauh dari kata-kata seperti "baik", "buruk", "harus", "perlu", dll
Anda mungkin tidak setuju pada segala sesuatu sehingga merupakan ide yang baik untuk meminta orang tersebut untuk memberikan perspektif mereka. Gunakan kalimat seperti, "Apa reaksi Anda ini?" atau "Apakah ini sebuah representasi yang adil dari apa yang terjadi?" Mendengarkan secara aktif apa yang dia / dia katakan dan mencoba untuk mendapatkan dia / nya untuk menawarkan beberapa saran untuk perbaikan. Dengan cara ini mereka memiliki kesempatan untuk memiliki solusi dan jauh lebih mungkin untuk menindaklanjuti dengan itu. Untuk menghindari terdengar seperti Anda sedang berkhotbah, tinggal jauh dari kata-kata seperti "baik", "buruk", "harus", "perlu", dll
Tindak lanjut.
Seluruh tujuan umpan balik untuk meningkatkan kinerja. Anda perlu untuk mengukur apakah atau tidak yang terjadi dan kemudian membuat penyesuaian sebagai Anda pergi. Pastikan untuk mendokumentasikan percakapan dan mendiskusikan apa yang bekerja dan apa yang perlu diubah.Menerima Umpan Balik Efektif
Tidak ada yang di atas menerima saran untuk perbaikan. Oleh karena itu, mengetahui bagaimana proses umpan balik positif diri sendiri, sama seperti keterampilan berharga yang mampu memberikan umpan balik dalam cara yang positif. Berikut adalah beberapa tips:
Carilah umpan balik.
Mintalah umpan balik secara teratur dari berbagai sumber. Sulit untuk melihat kekurangan sendiri tapi jika Anda bertanya, banyak orang lebih dari bersedia untuk memberitahu Anda tentang mereka. Tujuannya adalah pertumbuhan, jadi jika Anda tetap berpikiran terbuka, Anda akan mulai menyambut ide-ide dan saran untuk perbaikan. Jika Anda merasa dibombardir dengan negatif, jangan malu meminta beberapa umpan balik positif juga.Hindari perdebatan.
Sesi Saran yang terbaik dipandang sebagai suatu kemitraan untuk perbaikan. Ketika Anda membiarkan sikap defensif untuk memasukkan percakapan maka Anda tidak terbuka untuk mendengarkan apa yang orang lain katakan. Anda terlalu sibuk berusaha untuk membenarkan diri sendiri dan membuktikan mengapa apa yang orang katakan adalah salah atau tidak akan bekerja. Menerima umpan balik untuk apa itu - suatu usaha untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan Anda dan mengembangkan pribadi dan profesional.
Dengarkan secara aktif Parafrase apa yang dikatakan. Dan pastikan Anda jelas tentang perilaku yang perlu diperbaiki dan setiap tujuan yang Anda tetapkan untuk mewujudkan hal itu. Ini membantu mencegah kesalahpahaman. Probe untuk rincian dan mencoba untuk tidak mengganggu. Berpartisipasi aktif dalam langkah-langkah yang disarankan untuk perbaikan.
Mintalah contoh-contoh.
Anda harus benar-benar jelas tentang apa yang Anda lakukan yang tidak bekerja. Ambil catatan jika Anda perlu. Semakin baik Anda memahami apa yang Anda lakukan "salah", semakin mudah untuk merumuskan sebuah rencana untuk mengubahnya.
Jika Anda menerima umpan balik yang Anda tidak tahu bagaimana untuk bertindak (misalnya, jika Anda dituduh sebagai "arogan" atau, menggunakan artikel sebelumnya, "tidak profesional") meminta orang untuk nol dalam pada tepatnya perilaku mereka ingin lihat berubah. Jika tidak ada yang dapat Anda lakukan tentang hal itu selain khawatir.
Jangan terobsesi.
Menerima umpan balik untuk apa itu. Beberapa dari itu Anda mungkin setuju dengan dan beberapa Anda mungkin tidak. Ambil apa yang Anda butuhkan dari komentar dan mulai menangani apa yang Anda bisa. Tidak perlu merasa terhina atau untuk pergi ke sebuah over adegan di kepala Anda. Kenali niat positif, bahkan ketika pesan tidak disampaikan ahli, dan merebut kesempatan untuk belajar lebih banyak tentang diri Anda dan untuk memperbaiki.Proses umpan balik dalam waktu Anda sendiri.
Luangkan waktu untuk mengevaluasi dan memutuskan pesan bagaimana Anda akan menerapkannya. Jika itu berarti mengambil satu atau dua hari sebelum meletakkan rencana tindakan di tempat, itu OK. Masukan energi Anda ke pengertian ketimbang memperbaiki.
Pada akhirnya, bagaimana Anda menanggapi umpan balik adalah terserah Anda. Tidak segala sesuatu yang disarankan untuk Anda akan sesuai atau ditindaklanjuti. Pada akhirnya Anda adalah satu-satunya yang dapat meningkatkan kinerja Anda dan bagian dari tanggung jawab yang memilih apa yang harus bekerja pada. Menjadi terbuka untuk komentar dan umpan balik yang diberikan kepada Anda hanya akan membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih kuat dari kinerja Anda saat ini, memberikan Anda lebih banyak pilihan dari yang untuk mengembangkan rencana perbaikan Anda.
Poin Penting :
Umpan balik adalah jalan dua arah. Anda perlu tahu bagaimana memberikan secara efektif dan pada saat yang sama model bagaimana menerima secara konstruktif.
Ketika Anda membuat sebuah pilihan sadar untuk memberi dan menerima umpan balik secara teratur Anda menunjukkan umpan balik yang merupakan sarana ampuh pengembangan pribadi.
Dilakukan dengan benar, umpan balik tidak perlu menyiksa, mematahkan semangat, atau menakutkan dan praktek yang Anda dapatkan semakin baik Anda akan menjadi di itu. Ini mungkin tidak akan pernah berarti favorit Anda untuk berkomunikasi dengan karyawan, rekan kerja, atau atasan tetapi memiliki potensi untuk membuat tempat kerja Anda tempat yang jauh lebih produktif dan harmonis untuk menjadi.