Pengorganisasian dan Menjalankan Event Sukses
Siapa pun yang pernah merencanakan lokakarya akan memberitahu Anda bahwa itu adalah pekerjaan besar. Dan perencanaan yang baik? Nah, yang mengambil organisasi, fokus, dan banyak kreativitas.
Jadi bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk sebuah lokakarya yang akan tidak hanya relevan dan produktif, namun berkesan?
Menjalankan sebuah lokakarya yang besar bahwa setiap orang akan ingat.
Siapa pun yang pernah merencanakan lokakarya akan memberitahu Anda bahwa itu adalah pekerjaan besar. Dan perencanaan yang baik? Nah, yang mengambil organisasi, fokus, dan banyak kreativitas.
Jadi bagaimana Anda mempersiapkan diri untuk sebuah lokakarya yang akan tidak hanya relevan dan produktif, namun berkesan?
Beberapa orang akan BENCI lokakarya. Berbuat salah, mereka dapat menjadi sangat membuang waktu dan uang. Namun, jika mereka direncanakan dengan baik, mereka dapat sangat berharga bagi semua orang yang terlibat. Lokakarya yang besar untuk brainstorming, pembelajaran interaktif, membangun hubungan, dan pemecahan masalah. Inilah sebabnya mengapa perencanaan sebelumnya sangat penting.
Sebelum Workshop
Ikuti langkah-langkah untuk memastikan Anda lokakarya adalah pengalaman berharga bagi setiap orang:
Langkah 1: Tentukan Tujuan
Setiap lokakarya harus memiliki tujuan. Apakah Anda perlu meningkatkan prosedur perusahaan mempekerjakan Anda? Apakah Anda ingin mengajarkan bagaimana menjadi manajer penyelenggara lebih baik? Apakah Anda perlu melakukan beberapa membangun tim dengan tim yang baru terbentuk?
Banyak lokakarya buang-buang waktu karena tidak ada tujuan yang jelas disimpan di pusat diskusi. Tanpa tujuan yang jelas, ada benar-benar ada gunanya membuat orang bersama-sama.
Langkah 2: Tentukan Siapa Akan Hadir
Mengetahui yang akan menghadiri secara langsung berhubungan dengan tujuan Anda. Sebagai contoh, jika tujuan Anda lokakarya adalah untuk mengembangkan solusi rinci untuk masalah, maka Anda mungkin ingin 10 atau lebih sedikit peserta kunci. Jika tujuan Anda adalah berpusat pada pendidikan, maka Anda mungkin senang dengan kelompok yang lebih besar, yang membagi menjadi kelompok-kelompok kecil untuk diskusi.
Buatlah daftar yang perlu berada di sana. Cobalah untuk menjadi sejelas mungkin, tetapi meninggalkan beberapa bukaan untuk tambahan menit-menit terakhir.
Langkah 3: Pilih Lokasi Tepat
Jika Anda memiliki 10 peserta, maka ruang konferensi di lorong mungkin akan baik-baik saja. Tapi jika Anda memiliki 50 orang, Anda mungkin harus menemukan lokasi di luar yang cukup besar.
Pikirkan tentang logistik dan rincian praktis lokakarya Anda ketika Anda memilih lokasi. Apakah semua orang dapat melihat alat bantu visual Anda? Jika Anda membutuhkan teknologi tertentu, seperti telekonferensi, akan lokasi mendukung itu? Apakah ada fasilitas yang sesuai untuk sesi breakout? Apakah semua orang dapat mencapai tempat tersebut? Apakah Anda perlu untuk mengatur akomodasi untuk orang-orang yang datang dari tempat yang jauh? Dan apa fasilitas katering tidak menyediakan tempat?
Langkah 4: Buat Agenda
Sekarang bahwa Anda tahu tujuan utama Anda dan yang akan hadir, Anda dapat mulai mengembangkan garis besar tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan lokakarya.
- Utama poin - Buat daftar poin utama untuk membahas, dan kemudian break ke bawah setiap titik yang lebih besar ke rincian yang ingin Anda berkomunikasi dengan audiens Anda.
- Alat bantu visual - Daftar alat bantu visual, jika ada, Anda akan digunakan untuk setiap titik. Jika anda memerlukan dukungan teknis, ini membantu orang-orang yang menyediakan itu untuk menentukan mana mereka harus memfokuskan upaya mereka.
- Diskusi dan kegiatan - Luangkan waktu untuk daftar persis yang diskusi kelompok dan kegiatan Anda akan memiliki di mana titik di bengkel. Berapa banyak waktu yang akan Anda memungkinkan untuk setiap latihan? Pastikan kegiatan Anda sesuai untuk ukuran kelompok, dan memastikan bahwa tempat Anda memiliki sumber daya (misalnya, ruang seminar) yang diperlukan untuk menjalankan sesi.
Ingat, yang lebih rinci rencana Anda, semakin Anda akan memastikan bahwa Anda akan berjalan lokakarya untuk jadwal - dan menjadi sukses.
Langkah 5: Mengembangkan Rencana Tindak Lanjut
Satu-satunya cara untuk mengetahui jika Anda lokakarya sukses adalah memiliki rencana tindak lanjut yang efektif. Buat kuesioner untuk memberikan kepada semua peserta di akhir acara, dan memberikan mereka banyak kesempatan untuk berbagi pendapat mereka tentang seberapa baik ia pergi. Meskipun hal ini dapat sedikit menakutkan, itu satu-satunya cara untuk belajar - dan memperbaiki - untuk waktu berikutnya.
Ini juga penting untuk memiliki rencana untuk mengkomunikasikan keputusan yang dicapai selama lokakarya. Apakah Anda mengirimkan email massal untuk semua orang dengan rincian? Apakah anda menaruhnya pada intranet perusahaan Anda? Orang perlu tahu bahwa kerja keras mereka benar-benar menghasilkan sebuah keputusan atau tindakan, sehingga menjaga mereka informasi tentang apa yang terjadi setelah pelatihan berakhir.
Selama Workshop - Orang Mari Berpartisipasi
Setelah Anda memiliki rencana sebelumnya yang solid, mencari cara untuk membawa kegembiraan beberapa ke acara Anda. Anda tahu topik yang Anda inginkan untuk menutupi, tapi bagaimana Anda akan membuat informasi yang menyenangkan dan mengesankan untuk tim Anda?
Mendapatkan semua orang yang terlibat adalah kunci untuk sebuah lokakarya yang sukses. Jika Anda berdiri dan berbicara selama tiga jam, Anda hanya memberikan kuliah - tidak memfasilitasi lokakarya. Setiap orang perlu untuk berpartisipasi.
Membuat latihan kelompok adalah berbeda untuk setiap lokakarya. Simpan tips dalam pikiran:
- Banyak orang yang gugup berbicara di sebuah kelompok asing. Jika Anda berencana latihan kelompok, menjaga ukuran masing-masing kelompok kecil, sehingga orang lebih nyaman berbicara dan berinteraksi.
- Mencampur berbagai jenis orang dalam kelompok masing-masing. Sebagai contoh, jika beberapa departemen berpartisipasi dalam lokakarya Anda, tidak menempatkan anggota departemen yang sama dalam kelompok mereka sendiri. Dengan mendorong orang untuk berinteraksi dengan departemen lain, mereka dapat belajar untuk melihat sesuatu dari perspektif yang berbeda.
- Tentukan bagaimana Anda akan merekam ide-ide dari setiap kelompok. Apakah para peserta berteriak mereka keluar saat Anda menuliskannya? Ataukah mereka akan menuliskan ide-ide mereka sendiri dan kemudian memberikannya kepada Anda? Ini adalah detail, kecil, tetapi penting yang sering diabaikan.
- Jika Anda memiliki lima atau lebih sedikit kelompok, menghabiskan waktu yang memungkinkan seluruh tim untuk mengevaluasi ide-ide dari setiap kelompok yang lebih kecil. Ini adalah cara yang bagus untuk mempersempit daftar ide, dan membiarkan yang baik benar-benar bersinar.
Ingat, menghabiskan waktu sebanyak yang Anda bisa menciptakan latihan kelompok menyenangkan dan menarik. Ini kemungkinan akan membuat semua orang tertarik dan berpartisipasi.
Lokakarya keseluruhan Tips
Berikut adalah beberapa ide lebih untuk menjalankan lokakarya yang sukses:
- Jika Anda merencanakan pertemuan, Anda mungkin ingin untuk memfasilitasi itu juga. Pelajari cara melakukan secara efektif hal ini dalam Peran Fasilitator .
- Mulailah pertemuan dengan beberapa pembuka percakapan untuk mendapatkan semua orang santai dan nyaman.
- Jika tujuan Anda adalah lokakarya untuk membahas topik yang sulit atau sensitif, hal ini sangat penting untuk mendapatkan kelompok yang nyaman sebelum memulai. Salah satu cara adalah dengan menceritakan kisah yang longgar berhubungan dengan topik sebelum Anda mulai membahas masalah sulit.
- Kadang-kadang, tidak semua orang memiliki untuk tinggal untuk seluruh lokakarya. Misalnya, CEO mungkin terlalu sibuk untuk menghadiri seluruh sesi. Mengidentifikasi bagian peserta tersibuk perlu menghadiri, dan menyarankan di muka ketika mereka mungkin ingin datang dan pergi. Mereka akan menghargai pertimbangan Anda.
- Bila memungkinkan, hindari memegang lokakarya Anda setelah makan siang, 2:00-3:00 di sore hari. Bagi banyak orang, ini adalah paling lambat mereka, waktu yang paling produktif hari. Grup Anda mungkin akan lebih energik jika anda menjadwalkan acara ini di pagi atau sore hari. (Jika Anda harus menjalankan lokakarya di sore hari, pastikan ada banyak kopi yang kuat tersedia!)
- Jika tujuan utama lokakarya adalah untuk membuat keputusan tentang sesuatu, semakin banyak orang yang hadir, semakin kecil kemungkinan itu adalah bahwa Anda akan mencapai keputusan. Di sini, cobalah untuk menjaga jumlah orang yang menghadiri untuk minimum Ini juga penting untuk menjadi akrab dengan strategi yang berbeda untuk pengambilan keputusan tim (misalnya, dengan menerbitkan notulen setelah acara untuk orang-orang yang hanya tertarik.). Lihat artikel kami tentang Pengorganisasian Tim Pembuatan Keputusan untuk mempelajari lebih lanjut.
Poin Penting :
Tidak ada keraguan bahwa perencanaan sebuah lokakarya besar adalah banyak pekerjaan. Tetapi jika Anda menghabiskan waktu berpikir melalui rincian, semua orang akan mendapatkan nilai penuh dari acara tersebut.
Tujuan lokakarya ini harus menjadi pusat dari semua perencanaan Anda. Latihan kreatif akan mendapatkan semua orang santai dan terlibat, dan jangan lupa untuk menindaklanjuti sesudahnya: Meskipun bisa menakutkan untuk mendengar apa yang orang benar-benar memikirkan semua kerja keras Anda, itu satu-satunya cara Anda akan meningkatkan acara Anda berikutnya.