Mendapatkan lokasi pertemuan Anda di tempat jauh
Apakah ini terdengar akrab? Tim Anda keluar dari kantor untuk melakukan beberapa pemikiran strategis di pusat konferensi lokal.
Lebih dari 30 orang menghadiri acara tersebut. Semua orang
mendengarkan presentasi dari atasan Anda, pecah menjadi kelompok-kelompok workshop kecil untuk mendiskusikan ide-ide, dan menikmati makan siang prasmanan yang lezat.
Kemudian Anda menghabiskan sore kembali bersama, mencoba untuk menggabungkan semua rencana yang dibuat oleh kelompok-kelompok kecil pagi itu - banyak yang memiliki duplikat, dan kadang-kadang bertentangan, ide-ide. Pada akhir hari, Anda telah mengisi flip chart besar dengan semua ide-ide.
Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana mengatur dan merencanakan hari libur-situs produktif bagi tim Anda.
Rencana apa yang ingin Anda capai.
Apakah ini terdengar akrab? Tim Anda keluar dari kantor untuk melakukan beberapa pemikiran strategis di pusat konferensi lokal.
Lebih dari 30 orang menghadiri acara tersebut. Semua orang
mendengarkan presentasi dari atasan Anda, pecah menjadi kelompok-kelompok workshop kecil untuk mendiskusikan ide-ide, dan menikmati makan siang prasmanan yang lezat.
Kemudian Anda menghabiskan sore kembali bersama, mencoba untuk menggabungkan semua rencana yang dibuat oleh kelompok-kelompok kecil pagi itu - banyak yang memiliki duplikat, dan kadang-kadang bertentangan, ide-ide. Pada akhir hari, Anda telah mengisi flip chart besar dengan semua ide-ide.
Di permukaan, Anda percaya hari ini telah menjadi sukses besar. Anda menikmati menghabiskan waktu dengan rekan-rekan Anda di luar kantor, melakukan sesuatu yang sama sekali berbeda dari Anda "pekerjaan hari." Tapi Anda bertanya-tanya seberapa efektif acara ini benar-benar. Akan merencanakan baru kelompok itu benar-benar digunakan? Dan apakah Anda benar-benar perlu begitu banyak orang untuk membuat itu?
Sayangnya, jawabannya biasanya tidak.
Pertemuan di luar lokasi kerja dapat menjadi cara yang bagus untuk menghindari gangguan kantor guna fokus pada perencanaan jangka panjang atau brainstorming. Dengan pergi ke lokasi lain yang benar-benar baru, dan mungkin lebih mengilhami, orang sering merasa lebih mudah untuk melepaskan tradisional, berpikir rutin. Tapi ini mungkin akan hanya terjadi hanya jika Anda, sebagai pemimpin tim, melakukan beberapa perencanaan hati-hati pertama. Setelah semua, Anda ingin tim Anda untuk bersenang-senang dan menjadi produktif - tetapi Anda juga ingin untuk membenarkan biaya untuk perusahaan, terutama dalam iklim ekonomi saat ini.
Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana mengatur dan merencanakan hari libur-situs produktif bagi tim Anda.
Fasilitasi awaydays dan konferensi
Apakah Anda mencari seorang fasilitator yang berpengalaman untuk merancang dan menjalankan, retret “Away Day”strategi, perusahaan atau rapat perencanaan anggaran?
Atau itu sebuah konferensi untuk mengatur atau pembicara yang Anda butuhkan?
Menggunakan fasilitator memungkinkan setiap orang untuk berpartisipasi secara penuh dan menyediakan lingkungan yang aman untuk menghadapi isu-isu sensitif.
Pastikan bahwa setiap peristiwa terstruktur untuk mencapai hasil yang disepakati sebelumnya, namun cukup fleksibel dan responsif untuk menangani apa pun yang muncul, apakah itu menjadi masalah bisnis atau antar-pribadi. Kami memproduksi banyak lembaran flip chart!
Tim “Away Day”
Tim “Away Day”adalah suatu cara populer dan kuat dalam menangani isu-isu terkini, mengembangkan strategi dan meningkatkan kinerja individu dan tim. Sebuah lingkungan yang berbeda, tidak ada interupsi, sebuah fasilitator yang trampil.
Apakah tujuan Anda adalah untuk mengenal satu sama lain lebih baik, untuk membangun sebuah tim yang bekerja sama dengan lebih baik, untuk menjadi lebih inovatif, atau untuk turun untuk bekerja pada rencana anggaran atau bisnis, Anda akan mencapai jauh, jauh lebih jika Anda pergi untuk satu hari atau lebih, mengubah lingkungan dan memberikan waktu untuk proses tersebut. Jika Anda memiliki kesempatan, suatu elemen perumahan semalam sangat meningkatkan manfaat.
Apapun tujuan Anda, hari benar direncanakan dan difasilitasi pergi akan membayar dividen. Investasi terbaik bagi tim mana pun.
Acara sukses Corporate Planning
Kebanyakan organisasi harus melakukan setiap pekerjaan sen untuk mereka pada saat ini, jadi jika Anda berpikir untuk mengadakan konferensi, staf jauh hari atau acara tim lain, pastikan Anda mempertimbangkan dasar-dasar untuk membuatnya bekerja untuk Anda.
Berikut adalah beberapa petunjuk berguna untuk memastikan Anda mendapatkan yang terbaik dari acara anda:
1. Jadilah yang jelas tentang tujuan Anda
Bahkan sebelum Anda mulai berpikir tentang konten, tempat atau bahkan kencan, Anda perlu menetapkan apa yang Anda sedang memegang acara untuk. Apakah untuk mengkomunikasikan pesan tertentu, untuk mengumumkan sebuah inisiatif baru, untuk memotivasi staf, atau murni sebagai acara sosial dan menyenangkan? Secara khusus, tanyakan pada diri apa yang akan acara sucessful terlihat seperti? Sisanya perencanaan - gaya, konten, dan penyampaian - kemudian harus merujuk kembali ke tujuan-tujuan.
2. Biarkan banyak waktu
Akan selalu ada sesuatu yang perlu terjadi kemarin, namun jika mungkin, memberikan waktu sebanyak mungkin untuk merencanakan acara anda - banyak organisasi menghabiskan satu tahun atau lebih perencanaan konferensi tahunan mereka.
3. Perencanaan
Mengatur jadwal untuk perencanaan acara anda dengan tanggal tenggat waktu dan tindakan ditugaskan.
Mengantisipasi risiko dan pastikan Anda memiliki kontinjensi di tempat untuk memberikan waktu tambahan untuk menyelesaikan sesuatu, atau untuk membawa speaker alternatif, dukungan atau peralatan dimanapun diperlukan.
Dalam merencanakan jadwal untuk acara Anda, membangun di waktu tambahan untuk memungkinkan sesi untuk menjalankan lebih dari atau untuk menghadapi setiap pasak teknis pada hari itu. Di atas semua, merencanakan ke depan dan tidak meninggalkan apapun sampai menit terakhir.
4. Dapatkan bantuan
Anda mungkin berpikir Anda bisa melakukannya sendiri, tetapi kebanyakan orang mencoba untuk menekan dalam penyelenggaraan peristiwa besar bersama sehari-hari pekerjaan mereka, yang berarti bahwa tidak akan dilakukan sebagaimana mestinya.
Bekerja dengan rekan-rekan untuk membuat kelompok perencanaan kemudian menetapkan tanggung jawab berbagai elemen proyek, misalnya untuk meneliti tempat itu dan melihat pilihan katering; untuk menyusun program, meneliti speaker atau penyedia konten lainnya; untuk mengorganisir setiap hiburan atau ekstra kurikuler kegiatan, dan untuk melihat transportasi dan akomodasi.
Lebih baik lagi, hubungi organisasi manajemen acara profesional yang dapat mengambil seluruh hal dari tangan Anda. Sebagian besar dibayar komisi oleh tempat, sehingga tidak harus mengenakan biaya besar untuk admin dasar dan tempat mengatur.
5. Tahu anggaran Anda
Pastikan Anda tahu berapa banyak uang yang tersedia untuk berbagai elemen acara Anda - untuk transportasi dan akomodasi, untuk tempat dan katering, dan untuk kegiatan eksternal atau presentasi - sebelum Anda mulai. Jika tidak, Anda bisa membuang-buang waktu Anda meneliti segala macam kemungkinan yang menarik, ketika anggaran hanya akan meregang untuk sesi setengah hari di tempat yang sederhana. Pastikan Anda menyertakan kontingensi dan memperbarui anggaran secara teratur.
6. Tempat
Setelah Anda mengetahui jenis acara Anda berencana, mencari tempat yang akan pujian sifat acara - jangan mencoba untuk beradaptasi acara agar sesuai dengan tempat tertentu, tapi pastikan bahwa tempat tersebut dapat menampung semua kebutuhan Anda. Buatlah daftar kemungkinan, maka - paling penting - mengunjungi mereka untuk melihat fasilitas dan bertemu dengan staf aktivitas di situs sebelum Anda membuat keputusan akhir. Sebuah kontak yang ramah dan efisien di tempat yang Anda pilih dapat membuat semua perbedaan. Selain setiap tur resmi ditawarkan oleh tempat tersebut, memiliki putaran mengembara sendiri, periksa area publik (khususnya toilet dan ruang makan) dan meminta untuk melihat kamar tidur jika acara Anda melibatkan akomodasi semalam. Juga memeriksa fasilitas parkir dan akses transportasi umum ke tempat Anda.
7. Catering
Umpan balik dari peristiwa hampir selalu menyebutkan makanan - terutama ketika itu buruk. Jadi, pastikan Anda tahu apa tempat Anda atau katering dapat dan tidak dapat lakukan - jika memungkinkan sampel makanan dengan baik sebelum acara sebelum Anda memutuskan pada menu akhir.
Pastikan bahwa menu Anda mengakomodasi potensi persyaratan diet khusus dan katering Anda cukup fleksibel untuk menangani setiap permintaan tak terduga, atau perubahan jadwal, pada hari itu.
8. AV
Mengidentifikasi apa peralatan audio visual acara Anda akan memerlukan - untuk sekelompok kecil itu bisa menjadi sederhana sebagai proyektor data dan layar. Untuk kelompok yang lebih besar Anda akan memerlukan PA full set dengan mikrofon genggam atau kerah; untuk acara yang lebih besar masih, Anda mungkin perlu pementasan khusus dan set dengan rig overhead dan pencahayaan. Jangan berasumsi bahwa tempat Anda pilih akan memiliki semuanya siap untuk Anda di hari, Anda mungkin harus menyewa dalam peralatan tambahan dan membantu. Memeriksa tempat tersebut bahwa ruangan dapat mengakomodasi kebutuhan Anda AV, dan yang harus Anda membutuhkan akses kendaraan atau semalam ke ruang untuk mengatur, ini tidak akan menjadi masalah.
9. Berkomunikasi
Setelah kencan Anda adalah tetap dan acara Anda mulai untuk datang bersama-sama, biarkan semua orang tahu apa yang terjadi.
Mendapatkan tanggal dalam buku harian semua orang sesegera mungkin untuk memastikan jumlah suara yang tinggi dan pastikan Anda mengkomunikasikan pesan-pesan positif tentang acara secara teratur.
Mengelola ekspektasi - Anda tidak perlu memberikan rincian lengkap program (sering mungkin yang terbaik untuk menyimpan beberapa item kejutan di hari) tapi pastikan semua orang tahu apa jenis aktivitas itu, mengapa mereka sedang diundang, dan apa yang bisa dan tidak diharapkan dari mereka.
Misalnya, akan ada transportasi ke acara tersebut; adalah makan siang atau makan malam disediakan untuk semua;?? Apakah mereka perlu membawa apa-apa dengan mereka;? Apa yang akan (dan tidak akan) diharapkan dari mereka pada hari? Hal ini juga dapat meyakinkan mereka yang tidak pernah mungkin telah mengambil bagian dalam acara semacam ini sebelumnya dan mungkin tidak tahu, atau takut, apa yang dapat diharapkan dari mereka.
10. Pada harinya
Pada harinya, pastikan Anda berada di sana awal, dengan ekstra pasang tangan untuk membantu.
Perencanaan Anda harus memastikan bahwa semua orang tahu di mana mereka harus dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa, tetapi Anda selalu akan memerlukan beberapa orang di tangan untuk mengatasi perubahan tak terduga untuk program atau permintaan tiba-tiba.
Akhirnya, cobalah untuk menikmatinya. Jika semua perencanaan Anda telah lunas, acara tersebut akan sukses dan Anda harus mengambil kredit!