3.6. Tim Charters

Mendapatkan tim Anda ke awal yang baik

Apakah tim Anda tahu di mana itu akan atau bagaimana itu akan sampai ke sana?

Bekerja dalam tim dapat fantastis - jika anggota tim bekerja sama dengan baik. Namun, jika orang yang menarik dalam arah yang berbeda, pengalaman dapat mengerikan.


Yang lebih parah adalah bahwa tanpa arah yang cukup, tim dapat fokus pada tujuan yang salah, bisa gagal untuk menggunakan sumber daya penting, dapat robek terpisah dengan pertikaian dihindari, dan bisa gagal, kadang-kadang dengan konsekuensi yang mengerikan bagi organisasi.

Charters Tim adalah dokumen yang mendefinisikan tujuan tim, bagaimana ia akan bekerja, dan apa hasil yang diharapkan. Mereka adalah "peta jalan" bahwa tim dan sponsor membuat di awal perjalanan untuk memastikan bahwa semua yang terlibat jelas tentang di mana mereka sedang menuju, dan untuk memberikan arah saat-saat yang sulit.

Untuk tim untuk mendapatkan off "pada kaki kanan", Charters Tim harus dibuat ketika tim terbentuk. Hal ini membantu untuk memastikan bahwa semua orang berfokus pada hal yang benar dari awal. Namun, menyusun piagam tim juga dapat berguna jika sebuah tim dalam kesulitan dan orang-orang perlu kembali pandangan mereka tentang "gambaran besar".

Format yang tepat dari tim charter bervariasi dari situasi ke situasi, dan dari tim ke tim. Dan sementara piagam yang sebenarnya dapat mengambil banyak bentuk, banyak nilai Piagam berasal dari memikirkan dan menyetujui berbagai elemen.

Tip:
Pada awal proyek, semua momentum dan kegembiraan, dan orang-orang bersemangat untuk mulai bekerja segera. Ini adalah tempat yang menggoda untuk mengisi untuk bekerja produktif. Namun, "gagal merencanakan adalah merencanakan gagal", seperti gagal untuk menetapkan tujuan dengan jelas. Waktu yang diperlukan menyetujui piagam tim akan dibayar berkali-kali sebagai proyek berlangsung.

Secara khusus, hal itu akan mempercepat proses pembentukan, storming, norming dan melakukan , yang berarti bahwa tim menjadi efektif jauh lebih cepat.

Format yang tepat dari tim charter bervariasi dari situasi ke situasi, dan dari tim ke tim. Dan sementara piagam yang sebenarnya dapat mengambil banyak bentuk, banyak nilai Piagam berasal dari memikirkan dan menyetujui berbagai elemen.

Mengadaptasi unsur-unsur berikut dengan situasi tim Anda.

1. Konteks
2. Misi dan Tujuan
3. Komposisi dan Peran
4. Otoritas dan Batas
5. Sumber Daya dan Dukungan
6. Operasi
7. Negosiasi dan Persetujuan

 

Konteks:

Ini adalah pengantar untuk piagam. Ini menetapkan mengapa tim dibentuk, masalah itu mencoba untuk memecahkan, bagaimana masalah ini cocok dengan tujuan organisasi yang lebih luas, dan konsekuensi dari masalah akan dicentang.

• Apa masalahnya sedang ditangani?
• Apa hasil atau pengiriman yang diharapkan?
• Mengapa ini penting?

Contoh:
Tim telah dibentuk untuk meningkatkan kerja sama dan kohesi antara unit bisnis sebuah perusahaan multinasional di negara-negara yang berbeda.

Kurangnya kerjasama bersejarah antara unit bisnis negara berarti bahwa mereka telah berakhir dengan menjual bagian-bagian yang berbeda dari portofolio produk perusahaan. Hal ini telah menggerogoti kemampuan perusahaan untuk mencapai skala ekonomis dalam manufaktur, dan telah menyebabkan anggaran R & D yang frittered pergi di banyak area bisnis yang berbeda. Ini adalah alasan utama mengapa perusahaan telah kalah dari pesaing. 

 

Misi dan Tujuan:

Bagian ini merupakan inti dari Piagam. Dengan mendefinisikan misi, tim tahu apa yang telah dicapai. Tanpa misi yang jelas, individu dapat dengan mudah mengejar agenda mereka sendiri independen dari, dan kadang-kadang terlepas dari, tujuan menyeluruh.

Contoh:
Misi dari tim ini adalah untuk mengembangkan rencana yang meningkatkan kohesi antara unit bisnis negara sehingga, dalam waktu tiga tahun, mereka menjual berbagai produk umum ..

Tahap berikutnya adalah untuk mengambil misi, dan mengubahnya menjadi target yang terukur dan tujuan. Ini adalah target penting dan tonggak yang akan membuat tim di jalur.

Ketika menulis tujuan dan sasaran, pertimbangkan untuk menggunakan SMART kerangka kerja (SMART biasanya singkatan Spesifik, Terukur, targetnya, Relevan, dan Time-bound). Kuncinya di sini adalah untuk memastikan masing-masing tujuan dapat diukur, sehingga kesuksesan yang dapat dipantau.

Contoh Tujuan:

• Untuk wawancara manajer negara dan manajer produk untuk mengidentifikasi mengapa mereka berpikir negara tidak bekerja sama. Survei akan selesai dan disajikan kepada CEO pada 31 Maret.
• Untuk mempersiapkan proposal draf pertama, dan sekarang CEO dengan 15 April.
• Untuk memperbaiki proposal, dan hadir untuk rapat manajemen daerah pada tanggal 25 April.
• Untuk saat ini rencana dihitung biayanya kepada CEO 15 Mei.

 

Komposisi dan Peran:

Tim yang paling efektif bila:

• Mereka memiliki anggota dengan keterampilan dan pengalaman yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.
• Anggota tim dapat membawa pengalaman dan pendekatan dari berbagai latar belakang yang berbeda.
• Mereka telah cukup banyak orang untuk melakukan pekerjaan itu, tetapi tidak begitu banyak orang terjebak dalam komunikasi (7 merupakan jumlah ideal orang).
• Mereka memiliki perwakilan dari fungsi yang terlibat, departemen, unit, atau kategori lain yang relevan stakeholder (mungkin termasuk klien tim, dan manajemen senior.)

Lihatlah misi dan tujuan untuk menentukan siapa yang diperlukan dalam tim untuk memastikan tujuannya dapat dicapai.

Setelah Anda tahu siapa yang harus berada di tim, Anda perlu melihat apa yang setiap orang akan lakukan untuk mendukung tim dalam misinya. Meskipun hal ini mungkin tampak seperti berlebihan di awal pembentukan tim, itu akan membantu Anda

• Pertandingan anggota tim untuk peran.
• Spot kesenjangan dalam keterampilan dan kemampuan yang diperlukan bagi tim untuk mencapai tujuannya.

Cara terbaik untuk pergi tentang ini adalah daftar setiap anggota tim dan menentukan peran dan tanggung jawab masing-masing.

• Siapa yang akan menjadi pemimpin tim?
• Siapa penghubung antara tim dan stakeholder lainnya?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk apa tugas dan hasil?

Contoh:
Tim akan terdiri dari perwakilan senior dari masing-masing empat wilayah global, SDM, sistem informasi departemen, struktur organisasi komite, dan tim keuangan. Rentang keterampilan dan pengetahuan akan memungkinkan tim untuk memahami isu-isu yang berkaitan dengan masing-masing negara, serta mengembangkan solusi untuk masalah yang luar biasa.

Sally Vickers akan mengambil peran Team Leader. Dalam peran bahwa dia bertanggung jawab untuk:

• Memastikan Piagam ini Tim mematuhi.
• Mengelola hari ke hari operasi dari tim dan kiriman tim.
• Mengelola anggaran.
• Memberikan dukungan dan bantuan kepada anggota tim individual.
• Memberikan laporan status ke CEO secara mingguan.

 

Otoritas dan Pemberdayaan:

Dengan peran didefinisikan, Anda sekarang perlu untuk melihat apa yang anggota tim bisa dan tidak bisa lakukan untuk mencapai misi tersebut:

• Berapa banyak waktu yang harus dialokasikan untuk anggota tim misi tim, dan apa prioritas melakukan kegiatan tim harus relatif terhadap kegiatan lain yang sedang berlangsung?
• Bagaimana anggota tim menyelesaikan setiap konflik antara pekerjaan hari mereka dan misi tim?
• Apa anggaran yang tersedia, dalam hal waktu dan uang?
• Dapatkah tim merekrut anggota tim baru?
• Apa yang bisa tim lakukan, apa yang bisa ia tidak melakukan, dan apa itu perlu sebelum persetujuan untuk lakukan?

Contoh:
Sally, sebagai pemimpin tim, memiliki kewenangan untuk mengarahkan dan mengendalikan pekerjaan tim, dan anggota tim dialokasikan penuh waktu untuk proyek ini, untuk durasi.

Sumber dan Dukungan Tersedia:

Bagian ini berisi daftar sumber daya yang tersedia untuk tim untuk mencapai tujuannya. Ini termasuk anggaran, waktu, peralatan, dan orang-orang. Dalam hubungannya dengan penilaian kinerja, perubahan sumber daya yang dibutuhkan harus dipantau secara teratur.

Selain ini, rincian pelatihan dan dukungan pembinaan tersedia untuk tim untuk membantu untuk melakukan tugasnya.

Contoh:
Sebuah anggaran sebesar AS $ 75.000 tersedia untuk menutupi perjalanan dan subsisten. Ini akan mendanai perjalanan untuk dua anggota tim untuk wawancara manajer senior di negara-negara besar, dengan wawancara lain yang dilakukan oleh teleconference.

CEO akan bertemu dengan Sally Vickers pada pukul 4:30 pm setiap Senin sore untuk update kemajuan dan untuk memberikan dukungan dan pembinaan tepat.

Operasi:

Bagian ini menguraikan bagaimana tim akan beroperasi pada sehari-hari. Hal ini dapat sebagai rinci atau minimal jika situasi. Ini mungkin tidak lengkap dan rinci untuk tim lama-lama, atau terbatas pada beberapa poin-poin dalam sebuah tim yang diharapkan untuk memiliki kehidupan yang pendek.

Contoh: Rapat Tim

• Pertemuan Tim pertama akan pada Senin, Februari 28 di 02:00.
• Tim akan bertemu setiap hari Senin sore 14:00-3:30 untuk durasi proyek.
• Setiap anggota diharapkan untuk menyajikan laporan status singkat untuk aspek dari proyek yang mereka kerjakan.
• Jika ada anggota yang berhalangan hadir, pemberitahuan harus dikirim ke pemimpin tim dan orang lain yang ditunjuk untuk melaporkan status dan berkomunikasi harapan lebih lanjut.
• Sebuah ringkasan dari setiap pertemuan akan disiapkan oleh Jim dan email ke semua anggota dengan pagi setelah pertemuan. 

 

Negosiasi dan Perjanjian:

Sebuah Piagam Tim yang baik muncul secara alami melalui proses negosiasi. Klien tim menetapkan Konteks dan Misi. Tujuan, komposisi, peran, batas-batas dan sumber daya idealnya muncul melalui negosiasi antara sponsor, pemimpin tim, tim, dan pemangku kepentingan lainnya.

Tip:
Kami menggunakan kata "negosiasi" di sini, meskipun mungkin tidak tampak seperti itu! Tiga hal adalah kunci untuk sukses di sini:

• Diskusi dalam tim dan dengan pemimpin tim untuk memastikan bahwa misi dan piagam tim yang kredibel.
• Negosiasi asertif antara sponsor dan pemimpin tim untuk memastikan bahwa misi ini dicapai, dan bahwa sumber daya yang cukup dikerahkan.
• Dukungan dari sponsor untuk memastikan bahwa sumber daya sebenarnya yang tersedia.

Sementara ini mungkin tampak diskusi sopan antara atasan dan bawahan, negosiasi sebenarnya terjadi dalam cara yang sangat nyata. Pada akhirnya, tim harus percaya bahwa misi dapat dicapai, dan berkomitmen untuk itu.

Terakhir, namun tidak sedikit, datang persetujuan. Ini adalah di mana semua anggota tim menandatangani Piagam dan berkomitmen untuk prinsip-prinsip yang berisi dan rinci peran dan tanggung jawab.

Ini adalah sikap simbolis yang berkomunikasi komitmen penuh pada misi dan tujuan. Hal ini juga membantu untuk menciptakan akuntabilitas satu sama lain dan organisasi.

 

Poin Penting :

Dengan negosiasi Piagam Tim pada awal proyek, Anda mengatur tim proyek untuk sukses. Anda memastikan bahwa setiap orang memahami mengapa proyek perlu dilakukan, tahu apa tujuan dan ukuran keberhasilan, dan tahu siapa yang melakukan apa, dengan apa yang sumber daya.

Lebih dari ini, dengan menegosiasikan Piagam tegas, semua pihak dapat membentuk proyek sehingga berdiri sebuah peluang bagus untuk sukses. Lalu kemudian dapat berkomitmen sepenuh hati untuk kesuksesan proyek.

Negosiasi Piagam tim juga dapat berguna sebagai cara memilah tim disfungsional. Tujuan dapat dikonfirmasi, tujuan terstruktur dan disepakati, peran sejajar, dan sumber daya dapat recommitted. Akhirnya, setelah negosiasi yang adil, orang dapat diminta untuk berkomitmen terhadap Piagam Tim, dan dapat dikelola dengan tepat. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya