Essential Skills for an Excellent Career: 11.10. Bekerja Dengan Executive Assistant

Membangun Hubungan Sukses

Membangun hubungan baik dengan asisten eksekutif Anda..

Ini hanya tiga bulan sejak Nalini menyewa asisten eksekutif, dan, sudah, dia tidak bisa membayangkan bagaimana ia diatasi terlebih dahulu.

Sejauh ini, asistennya telah membebaskan rata-rata 15 jam seminggu, dan Nalini menggunakan waktu ini untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi seperti pemikiran strategis, perencanaan proyek, dan penelitian. Produktivitasnya sudah naik secara signifikan, dan tingkat stres nya sudah turun.

Terlebih lagi, dia sekarang bisa meninggalkan pekerjaan pada waktu yang wajar dan menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarganya.

Asisten eksekutif dapat secara dramatis meningkatkan kemampuan dan potensi para profesional bahwa mereka bekerja dengan. Tapi, apa yang harus Anda cari dalam asisten eksekutif? Dan, jika Anda sedang bekerja dengan satu, bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda mendapatkan yang terbaik dari hubungan tersebut?

Pada artikel ini, kita akan mempelajari bagaimana Anda dapat bekerja secara efektif dengan asisten eksekutif Anda.

Cara Bekerja Lebih Efektif dengan Asisten Administrasi

Mencari cara untuk bekerja lebih efektif dengan asisten administrasi, sekretaris eksekutif atau koordinator kantor? Ikuti saran berikut ini:

Delegasikan untuk hasil. Biarkan asisten administrasi Anda tahu apa yang Anda butuhkan dilakukan, dan biarkan ia mengetahui bagaimana melakukannya.

Pikirkan Anda dan asisten administratif sebagai tim - dan bertindak sesuai.

Biarkan rekan Anda tahu bahwa asisten administrasi Anda berbicara dan bertindak untuk Anda.

Menawarkan pelatihan. Pelatihan teknologi dan manajerial dapat membantu asisten administrasi Anda mengisi peran ini berubah lebih efektif.

Dengarkan. Asisten administrasi Anda mungkin memiliki merasa lebih baik untuk denyut nadi kerja Anda daripada Anda.

Berkomunikasi. Pastikan instruksi Anda jelas dan tepat. Lebih baik lagi, mengambil kesempatan setiap hari untuk meninjau tugas dan kebutuhan dengan asisten administrasi Anda.

Tampilkan asisten administratif penghargaan Anda untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Biarkan asisten administrasi Anda menjadi manajer. Berikan orang ini wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan untuk memenuhi peran manajemen - dan menegaskan tanggung jawab ini dalam deskripsi pekerjaan.

Cara Kerja Paling Efektif dengan Asisten Administrasi: Ini adalah Dua Arah Jalan

Di bawah adalah tips tentang bagaimana manajer dapat bekerja secara efektif dengan seorang asisten administrasi, yang ditulis oleh J. Donald deBethizy, PhD, Presiden dan CEO, Targacept, Inc, awalnya diterbitkan dalam edisi masa lalu dari IAAP internasional buletin asosiasi. Dr deBethizy adalah eksekutif 2004-2005 IAAP Internasional Presiden Jo A. Peay dari Winston-Salem, North Carolina.

Langkah pertama dalam memberdayakan seorang asisten administrasi adalah untuk mengembangkan daftar periksa tanggung jawab. Analisis checklist juga dapat mengidentifikasi hal-hal yang tidak perlu lagi dilakukan oleh siapa Ajukan pertanyaan-pertanyaan:. Apakah tugas-tugas yang diperlukan? Nilai apa tugas tambahkan? Apa yang bisa kita berhenti melakukan? Apa yang harus kita mulai lakukan?

Memberdayakan asisten administrasi hanya mungkin bila mereka memiliki keterampilan dan tingkat pendidikan untuk merespon peran mereka berubah.

Untuk membantu asisten saya menyadari alur kerja organisasi kami, saya memiliki dia menghadiri pertemuan staf saya sebagai sama dengan mereka yang juga melapor langsung kepada saya. Ini telah memfasilitasi pemahamannya tentang masalah yang dihadapi staf kami dan tanggal-tanggal kunci kegiatan. Hal ini juga meningkat perannya sehingga staf saya membawanya lebih serius.

Komunikasi adalah tulang punggung dari setiap organisasi. Keterampilan komunikasi Anda perlu menjadi luar biasa. Asisten administrasi penghubung komunikasi penting yang menjaga saling pengertian dan hubungan antara manajer dan staf, masyarakat, pelanggan, dan manajer lainnya.

Mungkin ada beberapa hal yang bos bisa dengan mudah melakukan sendiri yang mengambil lebih banyak waktu untuk mendelegasikan. Sebagai contoh, jauh lebih mudah bagi saya untuk membaca dan merespon e-mail saya daripada untuk asisten saya untuk pergi melalui itu dan menanggapi bagi saya. Namun, ada item dalam e-mail yang dia bisa bertindak. Dia saat ini melakukan itu untuk saya.

Dari perspektif eksekutif, penting untuk diingat bahwa asisten tidak bisa membaca pikiran.

Nasihat saya kepada eksekutif dan asisten adalah untuk memperjelas hubungan secara teratur sehingga peran yang berubah dapat diakui dan dipelihara. Kedua orang memiliki tanggung jawab dalam hal ini. Ini benar-benar sebuah jalan dua arah.

# # #

Apa yang Membuat Boss Bagus?

Dalam survei terbaru dari OfficePRO pembaca majalah ^®, lebih dari dua pertiga dari profesional administrasi yang disurvei mengatakan mereka puas bekerja dengan manajer mereka. Area di mana profesional administrasi mengatakan manajer mereka unggul meliputi:

Menjadi didekati
G iving umpan balik dan pujian bila dibenarkan
C ommunicating dengan departemen lain

Para profesional administrasi yang disurvei mengatakan manajer mereka dapat meningkatkan paling oleh:

Berkomunikasi dengan mereka baik

Memanfaatkan keterampilan asisten administrasi mereka lebih penuh

Melakukan lebih baik untuk merencanakan ke depan

# # #

Pengengertian STAFF

Survei Pekerja Menunjukkan Sifat Mereka Ingin Paling di Manajer

Untuk menjadi komunikator yang baik, tindakan seorang manajer harus berbicara lebih keras daripada kata-kata, menunjukkan sebuah survei baru. Dua puluh delapan persen pekerja yang disurvei mengatakan bos mereka bisa lebih efektif dengan berdiri untuk staf mereka bila diperlukan. Puting tutup pada politik kantor dikutip oleh 24 persen responden sebagai cara bagi pengusaha untuk meningkatkan komunikasi.

Jajak pendapat ini dikembangkan oleh OfficeTeam, layanan staf terkemuka dan mitra perusahaan dari Asosiasi Internasional Administrasi Professionals. Hal itu dilakukan oleh sebuah perusahaan riset independen dan termasuk tanggapan dari 571 laki-laki dan perempuan, semua usia 18 tahun atau lebih tua, dan bekerja.

Survei responden ditanya, "Di mana salah satu bidang berikut menurut Anda atasan Anda bisa berkomunikasi lebih efektif?" Tanggapan mereka:

Berdiri untuk staf bila diperlukan	28%
Menggigit politik kantor di pucuk	24%
Berbicara kurang dan lebih banyak mendengarkan	22%
Mendorong orang untuk mengambil istirahat	11%
Sesuatu yang lain / tidak ada di atas	13%
Tidak tahu / tidak ada jawaban	2%
	100%

"Sebagian besar karyawan mengharapkan manajer mereka memiliki keterampilan komunikasi yang solid untuk menetapkan proyek dan menjaga departemen berjalan lancar," kata Diane Domeyer, direktur eksekutif OfficeTeam. "Namun, perilaku yang lebih halus juga dapat meningkatkan pengalaman kerja. Karyawan terbaik ingin seseorang yang akan menjadi advokat mereka. "

Domeyer mencatat bahwa berkomunikasi dengan staf - dan atas nama mereka - memainkan peran penting dalam membangun kepuasan kerja. "Manajer yang mempromosikan sudut pandang karyawan, mendukung staf mereka dan membatasi dampak dari politik kantor menunjukkan bahwa mereka menghargai dan menghormati anggota tim mereka. Dalam memimpin dengan contoh, mereka tidak hanya mendorong staf untuk mengembangkan keterampilan yang sama, tetapi juga mempromosikan budaya perusahaan yang lebih positif, "katanya.

Domeyer menawarkan tips-tips untuk komunikasi yang lebih baik di kantor:

Jangan bahan bakar rumor. Itu ada dalam setiap organisasi dan masuk ke overdrive ketika manajer membatasi komunikasi top-down. Jika staf Anda tidak mendengar kabar dari Anda, mereka mungkin akan mendapatkannya dari sumber lain.

Tahan semua karyawan dengan standar kinerja yang sama. Jadilah konsisten dalam berkomunikasi dan menjaga harapan Anda untuk kualitas. Membiarkan karyawan tertentu atau situasi jatuh di bawah radar dapat menyulut spekulasi favoritisme.

Amati dan mendengarkan selama pertemuan. Bagaimana orang lain berbicara tentang staf dan Anda? Jika orang sedang diinterogasi adil atau dikritik, berbicara dalam pembelaan mereka.

Dapat diakses. Jangan biarkan e-mail dan pesan suara menumpuk tanpa mengakui mereka. Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan dengan segera, memberitahu staf Anda ketika Anda bisa.