Membuat Kebanyakan Aset Intelektual
Bagaimana "burung hantu yang bijaksana" dalam organisasi Anda berbagi pengetahuan mereka?
Kebanyakan dari kita perlu pengetahuan dalam beberapa bentuk untuk melakukan pekerjaan kita dengan baik.
Mungkin Anda perlu memahami bagaimana database pelanggan Anda dirancang, sehingga Anda dapat mengekstrak laporan tertentu.
Mungkin Anda perlu mengetahui cara terbaik untuk mendapatkan manajer senior untuk menyetujui kasus bisnis. Atau mungkin, bahkan, Anda perlu tahu bagaimana atasan Anda lebih memilih untuk menerima berita buruk, sehingga Anda dapat memberikan ini sebagai rasa sakit mungkin.
Semua hal ini membutuhkan pengetahuan khusus. Tidak peduli apa pekerjaan Anda, Anda perlu pengetahuan ini jika Anda akan melakukan pekerjaan yang baik.
Hal ini tampak jelas, kan?
Tapi bagaimana organisasi Anda MENANGANI semua pengetahuan ini? Bila Anda memiliki pertanyaan, adalah mudah bagi Anda untuk menemukan jawaban, atau Anda harus mencari jam atau hari untuk menemukan apa yang Anda perlu tahu?
Inilah sebabnya mengapa manajemen pengetahuan sangat penting. Manajemen pengetahuan adalah praktek pengorganisasian, menyimpan, dan berbagi informasi penting, sehingga setiap orang bisa mendapatkan keuntungan dari penggunaannya.
Pada artikel ini, kita akan melihat apa manajemen pengetahuan adalah, dan bagaimana Anda dapat mulai mengorganisasi pengetahuan dalam organisasi Anda sendiri, sehingga menghemat uang dan meningkatkan produktivitas.
Apakah Pengetahuan?
Kata-kata seperti "data," informasi "," dan "pengetahuan" sering digunakan secara bergantian. Tetapi ada beberapa perbedaan penting:
- Data adalah fakta tertentu atau angka, tanpa konteks apapun. Sebagai contoh, angka 1.000 adalah sepotong data, seperti nama Tom Smith. Tanpa apa pun untuk mendefinisikan mereka, kedua item data yang berarti.
- Informasi adalah data yang terorganisir. Jadi, potongan informasi yang "Tom Smith adalah seorang CEO" dan "1.000 widget." Kami memiliki rincian lebih lanjut, jadi sekarang data lebih masuk akal bagi kita.
- Pengetahuan, kemudian, dibangun pada informasi yang memberi kita konteks. Pengetahuan adalah "Tom Smith adalah CEO perusahaan kami pesaing terbesar, dan perusahaannya kapal 1.000 widget setiap jam."
Perbedaan utama antara pengetahuan dan informasi adalah pengetahuan yang memberi kita kekuatan untuk mengambil tindakan. Kita bisa PENGGUNAAN itu.
Ada juga dua jenis pengetahuan yang berbeda, eksplisit dan tacit:
- Pengetahuan eksplisit mencakup hal-hal yang Anda dapat dengan mudah menyampaikan kepada orang lain dengan mengajar atau memasukkannya ke dalam database atau buku. Menjelaskan protokol keamanan untuk perusahaan Anda anggota tim baru adalah menunjukkan pengetahuan eksplisit.
- Pengetahuan tacit kurang terukur. Justru ketika Anda tahu bahwa klien perusahaan Anda yang terbaik tidak akan membuat kesepakatan kecuali jika Anda pergi bermain golf dengan dia - atau ketika Anda tahu bahwa pemasok departemen Anda paling dapat diandalkan adalah yang terkecil, tetapi hanya jika Anda memesan Anda dengan tanggal 15 setiap bulan . Ini adalah pengetahuan yang paling sering pengkajian/belajar melalui pengalaman. Ini adalah hal yang Anda tahu, tetapi tidak selalu tahu bahwa Anda tahu.
Manfaat Manajemen Pengetahuan
Manfaat utama dari manajemen pengetahuan adalah bahwa informasi mudah dibagi antara anggota staf, dan pengetahuan yang tidak hilang jika seseorang pergi berlibur, sakit, atau meninggalkan perusahaan.
Hal ini dapat menghasilkan penghematan substansial untuk bottom line organisasi. Orang-orang mudah dibawa sampai dengan kecepatan, dan aset pengetahuan yang berharga tidak pernah hilang (yang berarti bahwa Anda tidak kehilangan waktu dan uang ketika orang harus mempelajari informasi baru dengan cepat).
Karena ide dapat dibagi dengan mudah, manajemen pengetahuan juga dapat meningkatkan inovasi dan membantu menciptakan hubungan pelanggan yang lebih baik. Dan jika perusahaan memiliki tim global, manajemen pengetahuan dapat membuat tenaga kerja lebih kuat ketika semua budaya-budaya yang berbeda dibawa bersama-sama untuk berbagi aset.
Manajemen pengetahuan anggota staf memberikan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik. Hal ini membuat mereka lebih produktif.
Menerapkan Knowledge Management
Ada dua cara yang berbeda untuk mengelola pengetahuan: menggunakan teknologi berbasis sistem, atau menggunakan sistem lebih lembut.
- Teknologi berbasis sistem - ini dapat mencakup sebuah wiki kolaboratif, di mana setiap orang dapat menambah dan mengedit informasi. Atau, ia dapat mencakup program atau database pada intranet perusahaan, dengan informasi yang terorganisir sehingga setiap orang dapat mengaksesnya.
- Setiap sistem berbasis teknologi akan memiliki tantangan. Misalnya, siapa yang akan mengelola proyek? Siapa yang akan menyimpan informasi yang up to date? Bagaimana orang mengakses informasi?
- Tidak ada "satu ukuran cocok untuk semua" pendekatan di sini. Setiap perusahaan dan budaya berbeda.
- Lembut sistem - Ini adalah hal-hal seperti tindakan spesifik atau pertemuan yang mengambil tempat untuk berbagi pengetahuan dan membantu orang terhubung dengan satu sama lain.
- Pertimbangkan metode berikut sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan lunak Anda:
- Membayangi.
- Mentoring.
- Instant messaging dan intranet forum.
- Tindakan tertentu, seperti Ulasan Setelah Tindakan setelah peristiwa yang signifikan, dan Ulasan Pasca-Implementasi setelah proyek telah selesai.
- Kelompok-kelompok sukarela, juga disebut komunitas praktek, yang membantu anggota tim melakukan hal yang sama di daerah yang berbeda untuk bertemu dan berbagi informasi secara informal.
Perlu diketahui bahwa sistem pengetahuan berbasis teknologi manajemen yang besar dalam menangkap pengetahuan eksplisit, tapi tidak begitu besar dalam menangkap pengetahuan tacit. Pengetahuan tacit lebih sering ditangkap oleh sistem lebih lembut, seperti yang tercantum di atas.
Inilah mengapa pengetahuan pendekatan manajemen harus mencoba untuk menggunakan kedua pendekatan tersebut.
Tips untuk Menerapkan Sistem Manajemen Pengetahuan
- Mengidentifikasi pengetahuan tacit pertama - Banyak organisasi menemukan bahwa mengidentifikasi pengetahuan tacit tim mereka adalah rintangan terbesar. Jika Anda menerapkan sistem manajemen pengetahuan di departemen Anda atau perusahaan, mulai dengan sesi brainstorming dengan tim Anda untuk mendapatkan ide-ide mereka mengalir tentang bagaimana untuk menangkap ini.
- Mulailah dengan sebuah tim kecil - Ini sangat mudah untuk mendapatkan kewalahan dengan jumlah pengetahuan yang dapat dibagi. Mulailah dengan kelompok kecil, dalam satu departemen, dan tumbuh dari sana. Ini akan membantu Anda mengetahui informasi apa yang Anda ingin tetap, dan bagaimana Anda ingin mengaturnya.
- Membantu staf merasa nyaman berbagi pengetahuan - Ini mungkin akan sulit untuk "menjual" manajemen pengetahuan untuk tim Anda. Setelah semua, Anda meminta mereka untuk berbagi susah payah pengetahuan dan pengalaman, hal-hal yang membuat mereka berharga bagi perusahaan. (Hal ini dapat menjadi insentif yang kuat bagi orang untuk tidak berbagi pengetahuan mereka!)
- Membuat pengetahuan berbagi bagian dari budaya perusahaan, dan sesuatu yang SEMUA ORANG tidak. Ini akan membantu membuat anggota tim merasa lebih nyaman tentang mendapatkan terlibat. Dan, mempertimbangkan membawa berbagi pengetahuan ke dalam pendekatan formal untuk manajemen kinerja, sehingga orang dihargai untuk berbagi informasi secara bebas.
- Buatlah semudah mungkin bagi tim Anda untuk berbagi informasi - Semua orang sibuk. Jika menjadi bagian dari program manajemen pengetahuan adalah sulit atau memakan waktu, orang mungkin tidak ingin terlibat. Semakin mudah bagi orang untuk berpartisipasi, semakin besar kemungkinan Anda untuk berhasil.
- Rencana anggota tim pensiun - Pensiun adalah alasan utama mengapa begitu banyak organisasi yang mencoba untuk secara cepat mengimplementasikan sistem manajemen pengetahuan sekarang. Jika Anda menghadapi generasi baby-boomer yang akan berjalan keluar dari pintu, masuk akal untuk mulai mengumpulkan pengalaman mereka yang pertama.
Poin Penting :
Manajemen pengetahuan adalah menjadi semakin penting untuk organisasi. Memiliki sistem manajemen pengetahuan yang efektif tidak hanya melindungi pendapatan, juga dapat meningkatkan retensi, meningkatkan produktivitas, dan mempromosikan inovasi.
Pengetahuan sistem manajemen harus mencoba untuk menerapkan pendekatan dua bagian: menggunakan database atau wiki untuk mengumpulkan pengetahuan eksplisit, dan menghubungkan satu-rekan lain untuk berbagi pengetahuan tacit.