Memahami dan Mengorbitkan Mereka
Bayangkan dua skenario yang berbeda:
Cari tahu bagaimana dan kapan untuk mengeluarkan peringatan resmi.
Bayangkan dua skenario yang berbeda:
- Skenario A - Anda sudah bicara dengan anggota tim Anda beberapa kali tentang kinerja buruk mereka, dan menciptakan kesepakatan kinerja untuk mencoba dan memecahkan masalah. Tapi setelah beberapa minggu, belum ada peningkatan dalam kinerja mereka, meskipun pelatihan dan dukungan yang Anda berikan. Apa yang Anda lakukan selanjutnya?
- Skenario B - Anda menemukan anggota tim Anda pada situs dewasa selama jam kerja. Ini secara langsung melanggar kebijakan Internet perusahaan, dan berpotensi menyebabkan keluhan pelecehan seksual. Namun, kebijakan itu mengatakan bahwa Anda tidak bisa mengabaikan mereka segera. Apa yang Anda lakukan?
Pada Skenario A, orang tersebut telah gagal untuk menunjukkan perbaikan dalam kinerja mereka, meskipun Anda telah memberikan mereka dengan lingkungan terbaik untuk menjadi efektif. Dalam Skenario B, perilaku seseorang benar-benar tidak dapat diterima, dan ini perlu diakui oleh semua yang terlibat.
Dalam skenario kedua, Anda mungkin ingin mengeluarkan peringatan resmi. Ini adalah jenis tindakan disipliner yang secara resmi menginformasikan orang bahwa akan ada konsekuensi jika perilaku mereka tidak membaik. Konsekuensi ini dapat termasuk pemutusan hubungan kerja mereka. Jika seseorang tidak tampil di tingkat yang Anda harapkan, atau berperilaku dengan cara yang Anda permintaan, Anda mungkin perlu untuk memberhentikan mereka.
Peringatan formal biasanya bagian dari prosedur disiplin progresif organisasi, di mana Anda memberi orang kesempatan yang tepat untuk mengubah perilaku mereka sebelum Anda menolak mereka. Di banyak negara, hukum perburuhan menuntut agar organisasi memiliki prosedur disiplin di tempat sehingga manajer tidak bisa memperlakukan orang secara tidak adil, atau menghentikan pekerjaan mereka tanpa alasan yang tepat.
Catatan:
Waktu dan lagi di artikel ini, kita akan mengatakan "Anda melibatkan departemen HR," dan "tahu hukum ketenagakerjaan dari negara Anda." Ini sangat penting!
Waktu dan lagi di artikel ini, kita akan mengatakan "Anda melibatkan departemen HR," dan "tahu hukum ketenagakerjaan dari negara Anda." Ini sangat penting!
Undang-undang ketenagakerjaan sering kompleks, dan cara yang benar melakukan hal yang tidak selalu jelas. Kesalahan bisa mahal dan memakan waktu, dan mereka dapat berakibat buruk bagi reputasi publik organisasi Anda. Dengan demikian, jangan buru-buru ketika Anda menangani masalah disiplin, dan pastikan bahwa Anda mengikuti prosedur dan saran hati-hati dan akurat.
Alasan Peringatan Formal
Anda mungkin mengeluarkan peringatan formal untuk orang-orang untuk berbagai alasan. Berikut adalah contoh dari jenis-jenis perilaku yang cenderung menghasilkan jenis tindakan disiplin:
Cara Menulis Surat Peringatan formal untuk Keterlambatan
Jangan terburu-buru; meninggalkan cukup awal untuk tiba dengan waktu luang.
Hampir setiap tempat kerja dan setiap kelas dari TK sampai perguruan tinggi memiliki kebijakan yang mendefinisikan dan melarang keterlambatan. Bila Anda terlambat, Anda memberikan kesan bahwa peristiwa atau orang menunggu untuk Anda adalah tidak penting. Di tempat kerja, Anda dapat meninggalkan klien dan pelanggan menunggu untuk Anda sebelum mereka dapat menyelesaikan tugas mereka. Sebagai manajer, Anda harus memperingatkan karyawan formal setelah keterlambatan mereka menjadi kebiasaan atau ketika mereka telah cukup larut kali untuk mendapat peringatan dari manajemen.
Instruksi
o 1 Mulailah surat dengan mengetik tanggal. Loncat baris, dan ketik nama karyawan dan alamat rumahnya pada baris yang berbeda. Buat salam dengan mengetik "Dear Mr / Ms. (Nama belakang Karyawan)" diikuti oleh titik dua.
o 2 Katakan bahwa keterlambatan itu telah menjadi dapat diterima dan bahwa surat ini berfungsi sebagai peringatan resmi untuk berada di waktu di masa depan.
o 3 Detail saat lain dia telah terlambat, dan termasuk tanggal dan waktu. Jelaskan aturan keterlambatan nya yang telah melanggar, dan jika berlaku, merujuk ke halaman yang sesuai di buku panduan atau di situs web yang berisi aturan untuk referensi nya.
o 4 Jelaskan apa yang akan terjadi di bawah kebijakan ini jika ia terlambat lagi. Jadilah spesifik tentang proses peringatan dan bagaimana ia dapat mengajukan banding, jika berlaku.
o 5 Memberikan informasi tindakan dalam paragraf penutup. Katakan padanya jika dia perlu untuk menandatangani sebuah pernyataan, misalnya. Menyediakan nomor telepon Anda dan e-mail dalam hal dia memiliki pertanyaan.
o 6 Ketik "Hormat," dan melewatkan tiga ruang baris. Ketik nama lengkap Anda dan judul. Cetak huruf pada kop surat perusahaan dan menandatangani surat tersebut.
Cara Menulis Peringatan Tertulis untuk Karyawan Siapakah Akhir pada Lembar Waktu
Peringatan tertulis dapat membantu memecahkan masalah keterlambatan.
Mengelola orang kadang-kadang berarti mengeluarkan peringatan tentang pelanggaran aturan, seperti keterlambatan. Sebuah peringatan, formal tertulis mungkin cukup untuk mengubah perilaku karyawan yang waktu lembar menunjukkan kebiasaan datang terlambat untuk bekerja. Jika masalah berlanjut dan Anda dipaksa untuk mengambil tindakan disipliner, peringatan tertulis berfungsi sebagai jejak kertas yang membuktikan upaya untuk menginformasikan kepada karyawan kurang dari perilaku memuaskan dan untuk memungkinkan kesempatan untuk menyelesaikan masalah.
Instruksi
o 1 Menyediakan informasi terkait pada peringatan Anda, seperti pertama dan terakhir karyawan, departemen judul nama, dan tanggal dari disiplin. Mencetaknya pada kop surat perusahaan atau menyertakan nama perusahaan dan alamat. Juga, tulis nama lengkap Anda, judul dan departemen. Alamat peringatan langsung kepada karyawan.
o 2 Jelaskan bahwa karyawan sedang ditulis untuk keterlambatan seperti yang ditunjukkan oleh lembar waktu, atau kartu waktu. Mengutip tanggal tertentu (s) yang pelanggarannya terjadi. Tentukan waktu mulai karyawan, serta waktu yang tercantum pada lembar waktu untuk setiap pelanggaran.
o 3 Mengutip peraturan perusahaan yang mengharuskan semua karyawan harus siap untuk bekerja pada waktu yang telah dijadwalkan. Jika informasi ini dipublikasikan dalam sebuah buku pedoman karyawan atau dokumen lainnya, titik ini dan membuat salinan untuk melampirkan peringatan.
o 4 Menyatakan bahwa dokumen tersebut berfungsi sebagai peringatan tertulis kepada karyawan. Jika karyawan telah menerima peringatan lisan atau tertulis sebelumnya untuk masalah yang sama, termasuk tanggal ini juga.
o 5 Detil apa yang akan terjadi jika keterlambatan terus. Beberapa perusahaan memiliki proses yang ketat, seperti aturan "tiga-pemogokan", sementara yang lain membuat keputusan atas dasar kasus per kasus. Untuk menutupi segala kemungkinan, termasuk pernyataan, "Lanjutan keterlambatan dikenakan disiplin sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja."
o 6 Menandatangani dokumen tersebut. Sertakan notasi "cc: file" di bagian bawah untuk menunjukkan bahwa Anda menempatkan copy dalam file karyawan sebagai disiplin formal. Juga, perhatikan setiap orang lain atau departemen yang akan menerima salinan, seperti sumber daya manusia atau kepala departemen Anda. Meninggalkan ruangan atau tanda tangan karyawan dan tanggal. Jika bawahan Anda menolak untuk menandatangani dokumen, menyatakan bahwa pada baris tanda tangan. Ini akan menunjukkan bahwa karyawan hadir dan mengetahui isi peringatan itu.
o 2 Jelaskan bahwa karyawan sedang ditulis untuk keterlambatan seperti yang ditunjukkan oleh lembar waktu, atau kartu waktu. Mengutip tanggal tertentu (s) yang pelanggarannya terjadi. Tentukan waktu mulai karyawan, serta waktu yang tercantum pada lembar waktu untuk setiap pelanggaran.
o 3 Mengutip peraturan perusahaan yang mengharuskan semua karyawan harus siap untuk bekerja pada waktu yang telah dijadwalkan. Jika informasi ini dipublikasikan dalam sebuah buku pedoman karyawan atau dokumen lainnya, titik ini dan membuat salinan untuk melampirkan peringatan.
o 4 Menyatakan bahwa dokumen tersebut berfungsi sebagai peringatan tertulis kepada karyawan. Jika karyawan telah menerima peringatan lisan atau tertulis sebelumnya untuk masalah yang sama, termasuk tanggal ini juga.
o 5 Detil apa yang akan terjadi jika keterlambatan terus. Beberapa perusahaan memiliki proses yang ketat, seperti aturan "tiga-pemogokan", sementara yang lain membuat keputusan atas dasar kasus per kasus. Untuk menutupi segala kemungkinan, termasuk pernyataan, "Lanjutan keterlambatan dikenakan disiplin sampai dengan dan termasuk pemutusan hubungan kerja."
o 6 Menandatangani dokumen tersebut. Sertakan notasi "cc: file" di bagian bawah untuk menunjukkan bahwa Anda menempatkan copy dalam file karyawan sebagai disiplin formal. Juga, perhatikan setiap orang lain atau departemen yang akan menerima salinan, seperti sumber daya manusia atau kepala departemen Anda. Meninggalkan ruangan atau tanda tangan karyawan dan tanggal. Jika bawahan Anda menolak untuk menandatangani dokumen, menyatakan bahwa pada baris tanda tangan. Ini akan menunjukkan bahwa karyawan hadir dan mengetahui isi peringatan itu.
Cara: Surat Peringatan Pekerjaan
Tinjauan tindakan koreksi sebelumnya terhadap seorang karyawan sebelum menulis surat peringatan kerja.
Surat teguran peringatan resmi dikeluarkan untuk pekerja yang berkinerja buruk atau gagal untuk mengikuti aturan perusahaan dan peraturan. Surat-surat merupakan eskalasi yang signifikan dari proses kinerja karyawan meninjau dan dapat menyebabkan terminasi. Surat peringatan kerja harus ditulis dengan nada serius dan jelas menunjukkan bahwa karyawan tersebut berisiko untuk pemisahan dari perusahaan. Tangan-memberikan surat itu, jika mungkin, untuk dampak terbesar, dengan tembusan dikirim ke departemen sumber daya manusia.
Instruksi
o 1 Ketik surat peringatan pada pekerjaan kop surat perusahaan. Tempatkan nama penerima dan alamat bekerja penuh di bagian atas kiri halaman, sekitar 12 baris dari atas. Kemudian tambahkan tanggal.
o 2 Garis alasan surat peringatan pekerjaan di paragraf pertama, karena Anda meringkas situasi. Misalnya, memberitahu karyawan bahwa karyanya tetap tidak memadai atau bahwa ia telah mengabaikan peringatan lisan sebelumnya tentang perilakunya.
o 3 Menambahkan rincian dalam paragraf kedua sebagai Anda menceritakan peringatan sebelumnya dikeluarkan untuk karyawan. Gunakan daftar bullet untuk percakapan rinci selama review kinerja dan laporan baru dari kerja yang buruk atau perilaku tidak dapat diterima. Buatlah poin-poin yang spesifik berdasarkan pengamatan dan informasi.
- 4 Akhir surat itu dengan menyatakan bahwa surat tersebut dianggap surat peringatan kerja formal dan bahwa tindakan disipliner tambahan mungkin jika pekerjaan atau perilaku karyawan tidak segera membaik. Lanjutkan ayat dengan menguraikan tindakan korektif baru, seperti masa percobaan 60-hari atau ulasan kinerja mingguan.