Cari tahu bagaimana Anda bisa mendapatkan lebih banyak dilakukan.
Ketika kita ingin mendapatkan lebih banyak dilakukan, banyak dari kita hanya bekerja lebih lama, bergerak tenggang waktu sekitar, dan multi-tugas.
Meskipun strategi ini dapat memberikan beberapa bantuan jangka pendek, mereka tidak berkelanjutan dalam jangka panjang. Tak lama kemudian, pendekatan ini menjadi cara hidup, menyebabkan tingkat stres yang tinggi dan akhirnya, produktivitas miskin.
Produktivitas adalah ukuran dari seberapa banyak Anda capai - bukan seberapa sibuk Anda. Jadi jauh lebih baik untuk belajar bagaimana bekerja cerdas, dan menggunakan leverage untuk mencapai lebih banyak dengan waktu dan sumber daya. Ini akan meningkatkan produktivitas Anda - dan membantu Anda menemukan waktu ekstra untuk melakukan hal-hal lain.
Kuis di bawah ini akan membantu Anda untuk memahami seberapa produktif Anda. Kemudian, diskusi dan sumber daya yang berikut ini akan membantu Anda mengidentifikasi strategi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas Anda, sehingga Anda dapat berbuat lebih banyak, dengan kurang stres.
Bagaimana Produktif nya Anda?
Petunjuk:
Untuk setiap Pernyataan, centang tombol dalam kolom deskripsi Anda yang terbaik dengn memberikan nilai 1(satu). Silahkan jawab pertanyaan kenyataan Anda sendiri (Kira-kira bagaimana yang harus Anda pikirkan dan kerjakan), dan jangan khawatir seandainya beberapa pertanyaan yang kelihatannya sampai pada skor dalam “petunjuk yang salah”. Bila Anda telah selesai menghitung 'Lihat Total Anda' dibawah hasil test
Pertanyaan
|
Tidak
sama sekali |
Jarang
|
Beberapa
kali |
Sering
|
Sangat
Sering | ||||
1
|
Saya menggunakan leverage waktu orang lain untuk bekerja secara efisien.
| ||||||||
2
|
Saya mengatur hari saya untuk mengambil keuntungan dari tertinggi alam dan terendah dalam energi dan motivasi.
| ||||||||
3
|
Saya secara aktif mencari cara untuk meningkatkan aliran pekerjaan saya, dan cara yang saya mendekati tugas.
| ||||||||
4
|
Aku dapat mempertahankan fokus pada satu tugas untuk jangka waktu yang signifikan.
| ||||||||
5
|
Saya menghabiskan banyak waktu mencari informasi atau dokumen, atau menemukan barang yang hilang.
| ||||||||
6
|
Saya secara aktif mencari cara untuk menghindari pemborosan waktu dan usaha - baik untuk diri sendiri dan untuk tim saya.
| ||||||||
7
|
Aku multitask teratur.
| ||||||||
8
|
Saya menggunakan bakat, waktu, dan keahlian orang lain di tim saya untuk membantu mendapatkan pekerjaan yang dilakukan.
| ||||||||
9
|
Saya menggunakan teknik seperti menggelapkan dan pencatatan untuk mengidentifikasi poin-poin kunci dari dokumen yang saya terima.
| ||||||||
10
|
Saya menggunakan sistem pelacakan formal untuk memahami bagaimana aku menghabiskan waktu saya.
| ||||||||
11
|
Saya memiliki rencana yang jelas untuk menangani gangguan dan interupsi.
| ||||||||
12
|
Volume korespondensi dan dokumentasi yang saya terima setiap hari membanjiri saya.
| ||||||||
13
|
Saya menunda tugas-tugas sulit atau tidak menyenangkan sampai menit terakhir - atau sampai masalah hilang sendiri.
| ||||||||
14
|
Untuk memastikan bahwa hal-hal yang dilakukan dengan benar, saya tetap dekat melacak kegiatan dan keputusan orang lain di tim saya.
| ||||||||
15
|
Saya menemukan bahwa pikiran saya mengembara, dan sulit berkonsentrasi untuk waktu yang lama.
| ||||||||
16
|
Saya melakukan semua tugas yang ditugaskan kepada saya, dan berharap bahwa saya dapat bersaing dengan volume pekerjaan.
| ||||||||
| |||||||||
Skor Interpretasi
Skor
|
Komentar
|
16-36
|
Anda memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan untuk menjadi lebih produktif. Ini tidak efisien hanya untuk mengisi hari Anda dengan tugas atau untuk mencoba melakukan terlalu banyak tanpa mempertimbangkan batas dan prioritas Anda. Gunakan informasi dan sumber daya di bawah ini sebagai motivasi Anda untuk bekerja cerdas, bukan lebih keras. Kabar baik: Anda akan segera mencapai sangat jauh lebih, dalam waktu kurang.
|
37-58
|
Anda berada di jalur yang benar dengan upaya produktivitas Anda, dan Anda mungkin mendapatkan pekerjaan Anda yang paling penting dilakukan. Namun, Anda bisa lebih produktif. Menggunakan teknik produktivitas dan sumber daya diuraikan di bawah ini untuk menjadi lebih produktif dan efisien dalam kehidupan sehari-hari Anda.
|
59-80
|
Fantastic! Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang prioritas Anda, dan Anda menggunakan waktu Anda untuk memaksimalkan output. Anda juga berpikir tentang bagaimana menggunakan pengaruh untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu Anda, dan menggunakannya untuk keuntungan organisasi. Hal ini membuat Anda menjadi aset nyata. Bila sesuai, menggunakan sumber daya di bawah ini untuk terus membangun dan meningkatkan keterampilan produktivitas Anda.
|
Kuis ini menyoroti lima elemen kunci dari produktif bekerja - organisasi, sikap, delegasi, integrasi informasi, dan penggunaan yang efektif dari sistem. Kita akan melihat daerah-daerah kunci di bawah ini. Dengan meningkatkan kinerja Anda dan efektivitas di bidang ini, Anda akan mencapai lebih banyak dalam hari Anda. Anda juga akan mulai memahami mana untuk memfokuskan waktu dan energi Anda untuk meningkatkan produktivitas Anda, dan mendapatkan hasil yang lebih baik.
Organisasi
(Pertanyaan 2, 5, 7, 10)
Langkah pertama dalam rencana perbaikan produktivitas adalah untuk mendapatkan terorganisir. Pikirkan tentang bagaimana mengatur ruang fisik Anda sehingga membantu, daripada sakit, kinerja Anda. Meja berantakan dan laci mempengaruhi produktivitas Anda karena Anda menghabiskan waktu yang berharga mencari melalui tumpukan dokumen, bukannya melakukan kegiatan bernilai tinggi. Belajar bagaimana menjadi terorganisir adalah seni, dan Anda perlu untuk bekerja pada setiap hari. Dari mengatur email untuk mengatur file Anda , ada sistem besar banyak yang dapat membantu Anda memesan lingkungan kerja Anda.
Organisasi juga melibatkan kesadaran diri, dan menjadi sadar tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda sangat penting untuk meningkatkan produktivitas. Sebuah Login Aktivitas menunjukkan dengan tepat di mana Anda menggunakan waktu Anda dengan baik dan di mana Anda membuang waktu penanganan prioritas rendah pekerjaan, interupsi dan gangguan. Aktivitas log juga mengungkap apakah Anda mengandalkan multitasking : melakukan lebih dari satu hal pada suatu waktu benar-benar menurunkan produktivitas.
Kesadaran diri juga membantu Anda untuk memahami ketika Anda melakukan pekerjaan terbaik Anda. Beberapa orang melakukan pekerjaan terbaik mereka di pagi hari, dan lain-lain tidak sepenuhnya produktif sampai sore atau malam hari. Memahami pola preferensi pekerjaan Anda akan membantu Anda menjadwalkan tugas-tugas prioritas penting bagi waktu hari ketika Anda melakukan yang terbaik. Artikel kami Apakah ini sebuah "Tugas Pagi" ? membahas hal ini lebih rinci.
Sikap
(Pertanyaan 4, 11, 13, 15)
Bagian selanjutnya meningkatkan produktivitas terkait dengan sikap dan pendekatan Anda terhadap pekerjaan Anda. Motivasi diri sangat penting jika Anda ingin memaksimalkan produktivitas Anda. Pelajari apa yang memotivasi Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik - dan kemudian membuat lingkungan terbaik mungkin sehingga Anda untuk melakukannya. Juga, ketika Anda menciptakan lingkungan yang mendukung produktivitas, Anda bisa mendapatkan " aliran . " Ini adalah negara yang memungkinkan Anda untuk fokus intens pada pekerjaan Anda untuk mencapai hasil yang luar biasa.
Untuk masuk ke zona ini produktivitas tinggi, Anda juga harus meminimalkan atau menghilangkan gangguan. Memiliki rencana untuk mengelola interupsi , mengelola stres, dan meningkatkan konsentrasi Anda . Ketika Anda mengambil langkah positif untuk mengendalikan waktu dan jadwal, Anda mungkin akan mengurangi stres Anda, yang akan memungkinkan Anda untuk mengalami energi yang lebih positif. Hal ini penting untuk mendapatkan "aliran", sehingga seluruh rencana produktivitas mendukung dan meningkatkan sendiri setelah Anda memulai.
Pola pikir Anda adalah fundamental penting untuk meningkatkan produktivitas dan memperbaiki manajemen waktu secara keseluruhan. Berpikir positif, dan mengambil tindakan kecil untuk meningkatkan kinerja Anda. Ini akan memberi Anda motivasi dan inspirasi yang Anda butuhkan untuk terus bergerak maju dengan rencana Anda. Mulai sekarang dengan mengadopsi perspektif yang positif , dan dengan percaya bahwa Anda bisa, memang, menjadi produktif dan mencapai tujuan Anda.
Delegasi
(Pertanyaan 1, 8, 14)
Menjadi produktif bukan olahraga tunggal. Untuk benar-benar produktif dalam lingkungan kerja, Anda harus bergantung pada tim Anda untuk membantu Anda. Itulah mengapa tim bekerja adalah pilihan cara untuk mencapai tujuan - bersama-sama, Anda dapat mencapai lebih banyak dibandingkan dengan upaya tunggal individu.
Untuk menggunakan kekuatan kerja sama tim, Anda harus tahu bagaimana mendelegasikan secara efektif. Mendelegasikan tidak hanya memiliki orang lain melakukan pekerjaan Anda - pendelegasian yang sukses memastikan bahwa orang yang tepat melakukan tugas, terlepas dari siapa yang akhirnya bertanggung jawab untuk mendapatkan itu dilakukan. Ketika orang yang mampu bekerja pada prioritas tinggi mereka tugas, maka semua orang - dan organisasi Anda - menang. Jika Anda menghabiskan waktu terlalu banyak melakukan pekerjaan yang orang lain bisa lakukan, dan Anda tidak punya waktu untuk membuat kemajuan pada tujuan Anda sendiri kunci, maka Anda perlu mengevaluasi kembali siapa yang harus melakukan apa yang secara teratur.
Mendelegasikan secara efektif berarti menyediakan dukungan yang cukup dan sumber daya sehingga orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Ini tidak berarti mikromanajemen proses dan memeriksa setiap 10 menit bahwa hal-hal yang sedang dilakukan dengan benar (dengan kata lain, "jalan"). Untuk mendelegasikan berhasil, belajar bagaimana untuk melepaskan dan kepercayaan orang untuk melakukan apa yang harus dilakukan. Ketika Anda melakukan ini secara teratur dan membangun sebuah tim orang yang semuanya saling membantu jika diperlukan, tingkat produktivitas Anda akan meningkat secara radikal.
Integrasi Informasi
(Pertanyaan 9, 12)
Produktivitas Anda juga akan meningkat bila Anda menguasai cara untuk mengidentifikasi dan menggunakan informasi dengan cepat. Email, memo, majalah perdagangan, penelitian yang diterbitkan, laporan status, statistik operasi, hasil keuangan - ini hanya beberapa kategori informasi yang mungkin Anda terima secara teratur. Jika Anda mencoba untuk membaca masing-masing secara detail, mungkin butuh satu hari atau lebih setiap minggu!
Jadi, melihat strategi untuk mengatasi kelebihan informasi . Anda harus mendekati informasi dengan pikiran kritis. Apa yang perlu Anda ketahui? Apa jenis informasi yang akan memberikan dokumen tertentu? Bagaimana Anda akan menggunakan informasi ini untuk memperbaiki cara bahwa Anda bekerja? Jawaban Anda untuk pertanyaan seperti ini akan membantu Anda menentukan tingkat detail yang Anda butuhkan dari setiap dokumen. Anda hanya mungkin dapat mengabaikan beberapa item, atau skim cepat topik dan judul yang lain. Gunakan ini dan lainnya strategi membaca aktif untuk membantu Anda mengurangi waktu yang Anda habiskan berurusan dengan informasi dan dokumentasi.
Jika Anda harus membaca banyak informasi secara detail, belajar bagaimana kecepatan membaca . Artikel kami pada subjek ulasan beberapa cara untuk membaca materi dengan cepat, dan Anda dapat berlatih membaca cepat pada Anda sendiri. Jika Anda memproses dan mengintegrasikan informasi dengan cepat dan efektif, ini akan membantu Anda bekerja lebih produktif.
Sistem Produktif
(Pertanyaan 1, 3, 6, 16)
Akhirnya, untuk meningkatkan produktivitas Anda, meningkatkan cara yang Anda dan tim Anda bekerja.
Meningkatkan sistem organisasi tidak hanya membantu Anda mencapai lebih - juga dapat membantu organisasi Anda meningkatkan aset secara efektif, untuk mencapai tujuan dan menjadi lebih sukses. Pertimbangkan perbaikan terus-menerus melalui praktik seperti Kaizen dan teknik lain seperti Kanban dan Job Analysis . Ini akan mendorong Anda untuk melihat tugas sehari-hari, proses dan praktek, dan meninjau bagaimana Anda bisa melakukan hal-hal yang lebih baik. Juga, belajar dari lean manufacturing pendekatan, dan bertanya "Bagaimana kita dapat melakukan apa yang kita lakukan dengan limbah yang sedikit?"
Apakah itu mengurangi kemacetan dalam proses atau menyelenggarakan rapat lebih efektif , apa yang memberikan kontribusi untuk lingkungan kerja yang lebih efisien pada akhirnya akan membuat Anda lebih produktif.
Poin Penting :
Tidak peduli seberapa baik Anda melakukan sekarang, Anda dapat hampir selalu meningkatkan produktivitas. Ketika Anda lebih produktif, Anda berkontribusi kuat untuk keberhasilan keseluruhan dan profitabilitas organisasi Anda. Dan rasanya baik untuk mengendalikan waktu Anda, dan tahu bahwa Anda dapat menghasilkan hasil yang diharapkan dari Anda.
Agar lebih produktif, mendapatkan terorganisir, memiliki sikap yang tepat, mengelola informasi yang Anda terima secara efektif, dan secara aktif mencari cara untuk meningkatkan sistem Anda bekerja. Mengambil pendekatan ini akan membantu Anda untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas pribadi Anda.