3.1. Efektif Penjadualan
Perencanaan untuk Membuat Terbaik Penggunaan Waktu Anda
Penjadwalan adalah proses di mana Anda melihat waktu yang tersedia untuk Anda, dan merencanakan bagaimana Anda akan menggunakannya untuk mencapai tujuan yang telah Anda identifikasi. Dengan menggunakan jadwal dengan baik, Anda dapat:
- Memahami apa yang Anda realisticaly dapat mencapai dengan waktu Anda.
- Rencanakan untuk membuat penggunaan terbaik dari waktu yang tersedia.
- Tinggalkan cukup waktu untuk hal-hal yang Anda benar-benar harus lakukan.
- Pertahankan waktu kontingensi untuk menangani 'tak terduga'.
- Minimalkan stres dengan menghindari over-komitmen untuk diri sendiri dan orang lain.
Cara Menggunakan Perangkat :
Ada alat penjadwalan banyak baik yang tersedia, termasuk buku harian, kalender, penyelenggara berbasis kertas, PDA dan suite perangkat lunak terpadu seperti MS Outlook atau GoalPro 6 . Alat penjadwalan yang terbaik untuk Anda tergantung pada situasi Anda, struktur saat ini pekerjaan Anda, selera Anda dan anggaran Anda: Hal-hal kunci untuk dapat memasukkan data dengan mudah, dan dapat melihat suatu rentang waktu yang tepat dalam tingkat yang benar detail.
Penjadwalan yang terbaik adalah dilakukan secara teratur, misalnya pada awal setiap minggu atau bulan. Pergi melalui langkah-langkah berikut dalam mempersiapkan jadwal Anda:
- Mulailah dengan mengidentifikasi saat Anda ingin membuat tersedia untuk pekerjaan Anda. Hal ini akan tergantung pada desain pekerjaan Anda dan pada tujuan pribadi Anda dalam kehidupan.
- Selanjutnya, blok di tindakan Anda benar-benar harus Anda ambil untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Ini akan sering hal-hal yang dinilai melawan.
- Misalnya, jika Anda mengelola orang, maka Anda harus membuat waktu yang tersedia untuk menangani masalah yang timbul, pembinaan, dan pengawasan. Demikian pula, Anda harus memberikan waktu untuk berkomunikasi dengan atasan Anda dan orang-orang kunci di sekitar Anda. Sementara orang mungkin membiarkan Anda pergi dengan 'mengabaikan mereka' dalam jangka pendek, upaya manajemen waktu terbaik Anda pasti akan tergelincir jika Anda tidak menyisihkan waktu untuk mereka yang penting dalam hidup Anda.
- Tinjauan Anda To Do List , dan jadwal dalam kegiatan prioritas tinggi mendesak, serta tugas-tugas pemeliharaan penting yang tidak dapat didelegasikan dan tidak dapat dihindari.
- Berikutnya, blok dalam waktu kontingensi yang tepat. Anda akan belajar bagaimana banyak dari yang Anda butuhkan dengan pengalaman. Biasanya, pekerjaan Anda lebih sulit diprediksi, semakin banyak waktu kontingensi yang Anda butuhkan. Realitas kerja banyak orang adalah gangguan konstan: Penelitian menunjukkan beberapa manajer mendapatkan rata-rata sesedikit enam menit tanpa gangguan pekerjaan dilakukan pada suatu waktu.
- Jelas, Anda tidak bisa tahu kapan akan terjadi gangguan. Namun, dengan meninggalkan ruang dalam jadwal Anda, Anda memberikan diri Anda fleksibilitas untuk mengatur ulang jadwal Anda untuk bereaksi secara efektif terhadap isu-isu yang muncul.
- Apa yang Anda sekarang memiliki kiri adalah "waktu luang" Anda: waktu yang tersedia untuk memberikan prioritas Anda dan mencapai tujuan Anda. Prioritas meninjau Anda To Do List dan tujuan pribadi , mengevaluasi waktu yang diperlukan untuk mencapai tindakan ini, dan jadwal tersebut masuk
Pada saat Anda mencapai langkah 5, Anda mungkin menemukan bahwa Anda memiliki sedikit atau tidak ada waktu luang yang tersedia. Jika hal ini terjadi, maka kembali asumsi-asumsi yang digunakan dalam empat langkah pertama. Pertanyaan apakah hal-hal yang mutlak diperlukan, apakah mereka bisa didelegasikan, atau apakah mereka dapat dilakukan dengan cara disingkat. Ingatlah bahwa salah satu cara yang paling penting orang belajar untuk mencapai kesuksesan adalah dengan memaksimalkan 'memanfaatkan' mereka dapat mencapai dengan waktu mereka. Mereka meningkatkan jumlah pekerjaan yang mereka dapat mengelola dengan mendelegasikan pekerjaan kepada orang lain, menghabiskan uang outsourcing tugas utama, atau menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin pekerjaan mereka. Hal ini membebaskan mereka untuk mencapai tujuan mereka.
Juga, menggunakan ini sebagai kesempatan untuk meninjau Anda To Do List dan Tujuan Pribadi . Sudahkah Anda menetapkan tujuan yang baru saja tidak dicapai dengan waktu yang tersedia? Apakah Anda mengambil tugas tambahan terlalu banyak? Atau apakah Anda memperlakukan hal-hal sebagai lebih penting daripada yang sebenarnya?
Jika waktu luang Anda masih terbatas, maka Anda mungkin perlu untuk menegosiasikan kembali beban kerja Anda. Dengan baik berpikir melalui jadwal sebagai bukti, Anda dapat menemukan ini mengherankan mudah.
Poin Penting :
Penjadwalan adalah proses dimana Anda merencanakan penggunaan waktu. Dengan penjadwalan secara efektif, Anda berdua bisa mengurangi stres dan memaksimalkan efektivitas Anda.
Sebelum Anda dapat menjadwalkan efisien, Anda memerlukan sistem penjadwalan yang efektif. Ini bisa menjadi buku harian, kalender, organizer berbasis kertas, PDA atau paket perangkat lunak seperti MS Outlook atau GoalPro 6. Solusi terbaik tergantung sepenuhnya pada keadaan Anda.
Penjadwalan ini kemudian proses lima-langkah:
- Identifikasi waktu yang tersedia.
- Blok dalam tugas-tugas penting Anda harus melakukan untuk berhasil dalam pekerjaan Anda.
- Jadwal dalam tugas prioritas tinggi yang mendesak dan penting "menjaga rumah" kegiatan.
- Blok dalam waktu kontingensi yang tepat untuk menangani interupsi tak terduga.
- Dalam waktu yang tetap, jadwal kegiatan yang alamat prioritas dan tujuan pribadi.
Jika Anda memiliki waktu luang sedikit atau tidak ada yang tersisa pada saat Anda mencapai lima langkah, kemudian kembali asumsi yang telah Anda buat dalam langkah-langkah 1-4.