Dos dan Larangan untuk Komunikasi Cepat
Pelajari cara menggunakan IM produktif.
Phil ada di tengah-tengah meneliti dan menulis laporan bahwa bosnya kebutuhan pada akhir hari, tapi dia hilang bagian kunci dari informasi.
Ia tahu bahwa rekannya, yang bekerja di gedung lain, memiliki informasi yang diperlukan.
Namun, dia tidak ingin meneleponnya karena dia tahu bahwa dia sibuk bekerja pada laporan sendiri hari ini. Dan itu bisa beberapa jam sebelum ia memeriksa email-nya.
Ia tahu bahwa rekannya, yang bekerja di gedung lain, memiliki informasi yang diperlukan.
Namun, dia tidak ingin meneleponnya karena dia tahu bahwa dia sibuk bekerja pada laporan sendiri hari ini. Dan itu bisa beberapa jam sebelum ia memeriksa email-nya.
Jadi, dia mengirimkan pesan instan nya melalui perangkat lunak IM organisasinya. Dalam beberapa menit, dia menjawab, dan Phil menambahkan informasi untuk laporannya.
Meskipun pesan instan (IM) pada awalnya digunakan sebagai cara untuk tetap berhubungan dengan keluarga dan teman-teman, sekarang membuktikan nilainya dalam dunia bisnis. Manajer dan staf mengandalkan IM untuk mengajukan pertanyaan, berkolaborasi dalam proyek, dan memonitor tim berbasis rumah atau virtual.
Pada artikel ini, kita akan mengeksplorasi pro dan kontra dari menggunakan IM di tempat kerja. Kami juga akan melihat etiket IM, dan menunjukkan Anda bagaimana untuk menggunakannya secara efektif dan produktif.
Instant messaging (IM) dapat menjadi alat yang hebat untuk cepat berkomunikasi dengan rekan di dalam dan di luar perusahaan Anda. Buku alamat IM memiliki nama hampir semua orang di perusahaan supaya perlu berbicara dengan secara teratur. Untuk Product Manager, hal ini dapat menambahkan hingga banyak nama.
Seperti bentuk communcation, tentu saja, IM telah pro, kontra, dan aturan untuk etiket. Berikut adalah beberapa trik untuk membuat IM bekerja :
- Selalu memulai percakapan baru dengan "yt?" atau "hei": Ini adalah cara sopan untuk mendapatkan perhatian seseorang. Saya pernah membuat kesalahan dengan meluncurkan ke dalam percakapan IM rinci dengan sementara orang, tanpa sepengetahuan saya, mereka berada di ruang konferensi memproyeksikan desktop mereka untuk bertemu dengan 10 orang. Aku mendengar tentang gangguan saya nanti di jalan besar! (Tentu saja, jika Anda memproyeksikan desktop Anda, jangan lupa untuk mematikan IM sehingga Anda tidak perlu mendapatkan interupsi baik.)
- Luangkan waktu sejenak untuk berpikir sebelum Anda menulis: Terutama ketika saya memiliki beberapa IM jendela yang terbuka, beberapa kali saya sudah hampir mengirimkan orang yang salah pesan yang bermakna atau bahkan mungkin tidak pantas bagi mereka. Hati-hati tentang siapa Anda bicara.
- Singkatan diperbolehkan: Saya selalu menggunakan yt = Anda di sana, kwim = tahu apa yang saya maksud, dll saya tidak akan melakukan ini dalam email atau apa pun yang ditulis, tetapi IM cocok untuk pikiran cepat?.
- Ingat, Anda masih seorang profesional: Jangan terlalu longgar dengan ejaan, kesalahan ketik, dll, terutama dengan rekan-rekan. Ini baik untuk skim kontribusi Anda ke percakapan sebelum mengklik enter untuk mengirimkannya.
- IM dapat disimpan tanpa batas: Ini salah satu memotong kedua cara - kadang-kadang aku sudah diambil IM lama dari beberapa minggu lalu yang berisi URL menarik yang saya ingin melihat lagi, tapi ingat bahwa apapun yang Anda sedang menulis mungkin akan tetap sekitar untuk sementara waktu. Seperti dengan media sosial, menghindari menulis apapun yang Anda tidak ingin melihat di papan reklame di suatu tempat.
- Jauhkan rekan kerja Anda dan teman-teman yang terpisah: Menyiapkan folder yang berbeda dari kontak IM untuk melacak rekan-rekan secara terpisah dari teman secara terpisah dari keluarga membantu menjaga bisnis dan kehidupan pribadi dalam rangka. Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, khususnya seseorang yang kita pernah Imed dengan teratur, kita pindahkan mereka dari "rekan" kita ke folder "teman" jadi kita cepat dapat menemukan mereka jika kita perlu untuk menjangkau mereka lagi.
Bagaimana Untuk Secure Komunikasi Instant Messaging Anda?
Instant messaging (IM) ada sebelum Internet dalam multi-user sistem operasi sedini tahun 1960-an. Pada tahun 1996, Internet-lebar IM menjadi banyak tersedia melalui platform ICQ. Selama hari-hari awal Internet IM, ICQ dan selanjutnya layanan pesan instan kurang privasi dan keamanan. Meskipun layanan IM telah meningkatkan langkah-langkah keamanan, masih banyak risiko dalam menggunakan layanan IM. Mengambil tindakan pencegahan yang memastikan IM aman.
1. Gunakan layanan pesan yang mendukung enkripsi untuk otentikasi selama log in dan ketika pesan dikirim dan diterima, seperti Skype atau AOL Instant Messenger. Enkripsi membantu untuk menjaga password Anda dan pesan dari hacked oleh orang yang tidak diinginkan di Internet.
Beberapa penyedia IM memiliki enkripsi diaktifkan secara default sementara yang lain meminta Anda untuk mengubahnya pada Pengaturan messenger Anda sendiri. Sebelum menggunakan layanan, periksa pengaturan Anda untuk memastikan enkripsi diaktifkan.
2. Lebih memilih sebuah perusahaan IM yang tidak menyimpan log atau sejarah dari komunikasi. Banyak layanan IM mengatakan mereka membersihkan log mereka setiap beberapa minggu, kecuali segelintir, termasuk MSN Messenger Instant, tidak menyimpan log dari aktivitas pengguna.
3. Berkomunikasi melalui IM dengan orang yang sudah Anda kenal dan percaya. Ini adalah cara terbaik untuk menghindari virus atau file berbahaya melalui platform IM.
4. Selalu memiliki anti-virus software diperbarui selama sesi IM. Ini akan memberikan Anda keamanan tambahan dari invasi firewall mungkin atau virus yang dapat ditularkan sadar dari teman dan kolega Anda.
5. Log off IM bila Anda selesai mengobrol bukan hanya meminimalkan jendela. Matikan pilihan koneksi otomatis pada perangkat lunak IM Anda. Tidak perlu meninggalkan komputer Anda terbuka untuk risiko ketika Anda tidak aktif pesan.
1. Gunakan layanan pesan yang mendukung enkripsi untuk otentikasi selama log in dan ketika pesan dikirim dan diterima, seperti Skype atau AOL Instant Messenger. Enkripsi membantu untuk menjaga password Anda dan pesan dari hacked oleh orang yang tidak diinginkan di Internet.
Beberapa penyedia IM memiliki enkripsi diaktifkan secara default sementara yang lain meminta Anda untuk mengubahnya pada Pengaturan messenger Anda sendiri. Sebelum menggunakan layanan, periksa pengaturan Anda untuk memastikan enkripsi diaktifkan.
2. Lebih memilih sebuah perusahaan IM yang tidak menyimpan log atau sejarah dari komunikasi. Banyak layanan IM mengatakan mereka membersihkan log mereka setiap beberapa minggu, kecuali segelintir, termasuk MSN Messenger Instant, tidak menyimpan log dari aktivitas pengguna.
3. Berkomunikasi melalui IM dengan orang yang sudah Anda kenal dan percaya. Ini adalah cara terbaik untuk menghindari virus atau file berbahaya melalui platform IM.
4. Selalu memiliki anti-virus software diperbarui selama sesi IM. Ini akan memberikan Anda keamanan tambahan dari invasi firewall mungkin atau virus yang dapat ditularkan sadar dari teman dan kolega Anda.
5. Log off IM bila Anda selesai mengobrol bukan hanya meminimalkan jendela. Matikan pilihan koneksi otomatis pada perangkat lunak IM Anda. Tidak perlu meninggalkan komputer Anda terbuka untuk risiko ketika Anda tidak aktif pesan.
Bagaimana Aman Apakah Instant Messaging?
Pesan Instan perangkat lunak (IM) dapat menjadi alat yang sangat membantu, tetapi kita tahu risiko berikut:
Jangan berpikir percakapan sehari-hari Anda IM pribadi. Mereka akan melalui jaringan tidak terenkripsi dan dapat dengan mudah stealed. IM bukan cara yang baik untuk mentransfer data sensitif seperti nomor kartu kredit, password, dan nomor jaminan sosial. Ini tentang aman seperti email, yang mengatakan "tidak semua yang aman."
Cacing juga merupakan masalah besar. Beberapa IM cacing akan mengirim pesan ke semua teman IM Anda dengan instruksi untuk "klik disini" untuk memainkan permainan komputer atau melihat gambar, tetapi intinya bukan untuk URL berbahaya yang menginstal virus.
Jangan berpikir percakapan sehari-hari Anda IM pribadi. Mereka akan melalui jaringan tidak terenkripsi dan dapat dengan mudah stealed. IM bukan cara yang baik untuk mentransfer data sensitif seperti nomor kartu kredit, password, dan nomor jaminan sosial. Ini tentang aman seperti email, yang mengatakan "tidak semua yang aman."
Cacing juga merupakan masalah besar. Beberapa IM cacing akan mengirim pesan ke semua teman IM Anda dengan instruksi untuk "klik disini" untuk memainkan permainan komputer atau melihat gambar, tetapi intinya bukan untuk URL berbahaya yang menginstal virus.
Pesan-pesan ini akan muncul untuk teman-teman Anda baik sebagai Anda memulai sesi dengan mereka atau di tengah-tengah sesi IM yang sudah ada dengan Anda. Dan worm ini bahkan cukup pintar untuk meniru teman Anda dalam percakapan jika Anda mencoba untuk memverifikasi identitas nya dengan pertanyaan seperti, "Apakah benar kau?" Untuk mencegah infeksi, menjaga software IM Anda up-to-date dan selalu menginstal patch keamanan terbaru.
Pesan Instan - bisnis alat Esensial atau pembuang waktu?
Instant Messaging (IM) adalah alat sering diabaikan untuk kolaborasi jarak jauh dan menjaga tim virtual terhubung. Yang dulu merupakan alat yang digunakan oleh anak-anak untuk chatting dengan teman-teman mereka sekarang menawarkan fitur bisnis yang berguna seperti transfer file, konferensi video, multi-orang chatting, dan berbagi dokumen.
Bagi banyak pekerja pengetahuan IM telah menjadi alat bisnis misi kritis , seperti telepon atau email, untuk tetap berhubungan dengan anggota tim dan rekan kerja. Namun untuk banyak hal adalah satu lagi sumber digital dari interupsi yang menggerogoti produktivitas ketika bekerja di kantor virtual Anda.
Meskipun sering berspekulasi bahwa IM menyebabkan gangguan meningkat dan penurunan produktivitas - Sebuah penelitian terbaru oleh para peneliti di Ohio State University dan University of California, Irvine menemukan bahwa pekerja yang menggunakan instant messaging pada pekerjaan dilaporkan gangguan kurang dari rekan-rekan yang tidak.
". . . Penelitian menunjukkan bahwa instant messaging sering digunakan sebagai pengganti bagi yang lain, bentuk yang lebih mengganggu komunikasi seperti telepon, e-mail, dan tatap muka percakapan. Menggunakan pesan instan menyebabkan percakapan lebih lanjut tentang komputer, tapi percakapan yang singkat. "
Studi lain baru menemukan bahwa IM sering merupakan alat yang lebih baik untuk brainstorming daripada email.
Pendapat saya adalah bahwa, seperti alat apapun, itu benar-benar tergantung pada bagaimana Anda menggunakannya. Ini adalah salah satu alasan mengapa saya merekomendasikan bahwa tim virtual pengaturan atas Pedoman Komunikasi yang mendiskusikan bagaimana mereka akan menggunakan berbagai bentuk komunikasi dan mengambil beberapa waktu untuk berkomunikasi tentang bagaimana mereka akan berkomunikasi.
Apakah IM yang lebih baik untuk brainstorming?
Menurut sebuah kertas dalam edisi terbaru jurnal Standar Komputer & Interfaces , jawabannya adalah ya.
Tampaknya tim yang berkolaborasi menggunakan perangkat lunak messageing instan seperti MSN messenger atau googletalk menghasilkan ide-ide lebih dari mereka yang menjawab pada email sebagai gantinya.
Para peneliti dari Universitas Pasifik di California, AS, National Chung Cheng University di Taiwan dan Miami University, AS, memutuskan untuk menyelidiki masalah karena penggunaan IM berkembang pesat di tempat kerja dan mereka ingin tahu apa konsekuensi ini mungkin untuk cara organisasi bekerja.
Para peneliti merekrut empat puluh dua-orang tim mahasiswa pascasarjana bisnis, dan membagi mereka ke dalam kelompok IM dan email. Setiap tim kemudian harus mengatasi masalah bisnis yang dihadapi sebuah perusahaan auto-perbaikan, hanya menggunakan metode komunikasi dialokasikan mereka.
Untuk beberapa alasan kertas tidak mengatakan berapa lama tes terbaru. Tapi, rata-rata, tim IM menghasilkan satu ide yang lebih dibandingkan mereka yang menggunakan email. Para peneliti menyarankan hal ini mungkin karena kecepatan IM dibandingkan dengan email. Mungkin itu juga menunjukkan bahwa, ketika datang untuk menghasilkan ide-ide, lebih baik tidak keluarkan untuk berpikir panjang atas balasan Anda, seperti yang bisa terjadi dengan email.
Penelitian ini jauh dari lengkap - tapi itu menarik untuk berpikir tentang efek teknologi yang berbeda mungkin memiliki pada kinerja manusia. Aku ingin tahu apakah wiki dan blog juga meningkatkan produktivitas dan kreativitas. Mengingat bahwa semakin peneliti menggunakan mereka untuk kolaborasi , mereka bisa meningkatkan laju penemuan ilmiah juga?
Para peneliti merekrut empat puluh dua-orang tim mahasiswa pascasarjana bisnis, dan membagi mereka ke dalam kelompok IM dan email. Setiap tim kemudian harus mengatasi masalah bisnis yang dihadapi sebuah perusahaan auto-perbaikan, hanya menggunakan metode komunikasi dialokasikan mereka.
Untuk beberapa alasan kertas tidak mengatakan berapa lama tes terbaru. Tapi, rata-rata, tim IM menghasilkan satu ide yang lebih dibandingkan mereka yang menggunakan email. Para peneliti menyarankan hal ini mungkin karena kecepatan IM dibandingkan dengan email. Mungkin itu juga menunjukkan bahwa, ketika datang untuk menghasilkan ide-ide, lebih baik tidak keluarkan untuk berpikir panjang atas balasan Anda, seperti yang bisa terjadi dengan email.
Penelitian ini jauh dari lengkap - tapi itu menarik untuk berpikir tentang efek teknologi yang berbeda mungkin memiliki pada kinerja manusia. Aku ingin tahu apakah wiki dan blog juga meningkatkan produktivitas dan kreativitas. Mengingat bahwa semakin peneliti menggunakan mereka untuk kolaborasi , mereka bisa meningkatkan laju penemuan ilmiah juga?