Mendapatkan Pesan Anda Ditulis Di Jelas
Rencana sebelum Anda mulai menulis
Seorang kolega baru saja mengirimkan Anda sebuah email yang berhubungan dengan pertemuan Anda mengalami dalam waktu satu jam.
Email yang seharusnya berisi informasi penting yang Anda butuhkan untuk hadir, sebagai bagian dari kasus bisnis untuk sebuah proyek penting.
Tapi ada masalah: email begitu parah tertulis bahwa Anda tidak dapat menemukan data yang Anda butuhkan. Ada salah ejaan dan kalimat tidak lengkap, dan paragraf yang begitu panjang dan membingungkan bahwa dibutuhkan tiga kali lebih dari yang seharusnya untuk menemukan informasi yang Anda inginkan.
Akibatnya, Anda berada di bawah-siap untuk pertemuan, dan itu tidak berjalan sebaik yang Anda inginkan.
Pernahkah Anda menghadapi situasi yang sama dengan ini? Dalam dunia saat ini informasi yang berlebihan, itu penting untuk berkomunikasi dengan jelas, ringkas dan efektif. Orang tidak punya waktu untuk membaca buku-panjang email, dan mereka tidak memiliki kesabaran untuk menjelajahi email buruk-dibangun untuk "mengubur" poin.
Keterampilan Anda lebih baik menulis, semakin baik kesan Anda akan membuat pada orang-orang di sekitar Anda - termasuk atasan Anda, kolega Anda, dan klien Anda. Anda tidak pernah tahu sejauh mana tayangan yang baik akan membawa Anda!
Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat meningkatkan keterampilan menulis Anda dan menghindari kesalahan umum.
Pemirsa dan Format
Langkah pertama untuk menulis jelas adalah memilih format yang sesuai. Apakah Anda perlu mengirim informal email ? Menulis rinci laporan ? Membuat salinan iklan? Atau menulis surat resmi?
Format, serta audiens Anda, akan menentukan "suara menulis" Anda - yakni, seberapa formal atau santai nada seharusnya. Misalnya, jika Anda menulis email kepada calon klien, harus itu memiliki nada yang sama seperti email ke teman?
Jelas tidak.
Mulailah dengan mengidentifikasi siapa yang akan membaca pesan Anda. Apakah ditargetkan pada manajer senior, tim manusia seluruh sumber daya, atau sekelompok kecil insinyur? Dengan semua yang Anda tulis, pembaca Anda, atau penerima, harus mendefinisikan nada Anda serta aspek konten.
Komposisi dan Gaya
Setelah Anda tahu apa Anda menulis, dan untuk siapa Anda menulis, Anda benar-benar harus mulai menulis.
Sebuah layar, komputer kosong putih sering mengintimidasi. Dan sangat mudah untuk terjebak karena anda tidak tahu bagaimana memulai. Coba tips ini untuk menyusun dan styling dokumen Anda:
- Mulailah dengan audiens Anda - Ingat, pembaca Anda mungkin tahu apa-apa tentang apa yang Anda memberitahu mereka. Apa yang mereka perlu tahu dulu?
- Buat garis besar - Hal ini sangat membantu jika Anda sedang menulis dokumen lagi seperti laporan, presentasi, atau pidato. Outlines membantu Anda mengidentifikasi langkah-langkah untuk mengambil di mana urutan, dan mereka membantu Anda memecahkan tugas menjadi potongan-potongan informasi dikelola.
- Gunakan AIDA - Jika Anda menulis sesuatu yang harus mengilhami tindakan di pembaca, ikuti Perhatian-Minat-Desire-Action (AIDA) susu formula. Keempat langkah ini dapat membantu membimbing Anda melalui proses penulisan.
- Cobalah empati beberapa - Sebagai contoh, jika Anda sedang menulis surat penjualan untuk calon klien, mengapa mereka harus peduli tentang produk atau promosi penjualan? Apa manfaat bagi mereka? Ingat kebutuhan audiens Anda setiap saat.
- Gunakan Segitiga Retoris - Jika Anda mencoba membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu, pastikan bahwa Anda berkomunikasi mengapa orang harus mendengarkan Anda, pitch pesan Anda dalam cara yang melibatkan audiens Anda, dan menyajikan informasi secara rasional dan koheren. Artikel kami pada Segitiga Retoris dapat membantu Anda membuat kasus Anda dalam cara yang paling efektif.
- Mengidentifikasi tema utama Anda - Jika Anda mengalami kesulitan mendefinisikan tema utama pesan Anda, berpura-pura bahwa Anda memiliki 15 detik untuk menjelaskan posisi Anda. Apa yang Anda katakan? Hal ini mungkin menjadi tema utama Anda.
- Gunakan bahasa yang sederhana - Kecuali Anda menulis artikel ilmiah, biasanya terbaik untuk menggunakan yang sederhana , bahasa yang langsung. Jangan menggunakan kata-kata yang panjang hanya untuk mengesankan orang.
Struktur
Dokumen Anda harus sebagai "pembaca ramah" mungkin. Gunakan judul, subjudul, poin-poin, dan penomoran bila memungkinkan untuk memecah teks.
Setelah semua, apa yang lebih mudah untuk membaca - satu halaman penuh dari paragraf panjang, atau halaman yang rusak menjadi paragraf pendek, dengan judul bagian dan poin-poin? Sebuah dokumen yang mudah untuk memindai akan dibaca lebih sering daripada sebuah dokumen dengan panjang, paragraf padat teks.
Header harus menarik perhatian pembaca. Menggunakan pertanyaan seringkali merupakan ide yang baik, terutama dalam copy iklan atau laporan, karena pertanyaan-pertanyaan membantu menjaga pembaca terlibat dan ingin tahu.
Dalam email dan proposal, menggunakan singkat, judul dan subpos faktual, seperti yang ada di artikel ini.
Menambah grafik dan diagram juga merupakan cara cerdas untuk memecah teks Anda. Alat bantu visual ini tidak hanya membuat mata pembaca terlibat, tetapi mereka dapat berkomunikasi informasi penting jauh lebih cepat daripada teks.
Kesalahan gramatikal
Anda mungkin tidak perlu kami untuk memberitahu Anda bahwa kesalahan dalam dokumen Anda akan membuat Anda terlihat tidak profesional. Ini penting untuk belajar tata bahasa dengan benar, dan untuk menghindari kesalahan umum yang spell checker Anda tidak akan menemukan.
Berikut adalah beberapa contoh umum disalahgunakan kata:
- Mempengaruhi / efek
- "Mempengaruhi" adalah kata kerja yang berarti untuk mempengaruhi. (Contoh: perkiraan ekonomi akan mempengaruhi pendapatan diproyeksikan kita.)
- "Efek" adalah kata benda yang berarti hasil atau hasil. (Contoh: Apa efek dari proposal?)
- Kemudian / daripada
- "Lalu" biasanya sebuah kata keterangan yang menunjukkan urutan dalam waktu. (Contoh: Kami pergi ke makan malam, maka kita melihat film.)
- "Dari" adalah bersama digunakan untuk perbandingan. (Contoh: Makan malam lebih mahal dari film.)
- Anda / Anda
- "Anda" adalah posesif. (Contoh: Apakah bahwa file Anda?)
- "Kau" adalah kontraksi dari "Anda." (Contoh: Anda manajer baru.)
- Catatan: Juga hati-hati untuk homofon umum lainnya (kata-kata yang terdengar sama tetapi memiliki ejaan yang berbeda dan makna) - seperti / mereka kembali mereka / ada, untuk / terlalu / dua, dan seterusnya.
- Its / itu
- "Its" adalah posesif. (Contoh: Apakah bahwa motor nya?)
- "Ini" adalah kontraksi dari "Benar." (Contoh:. Ini sering yang berat) (Ya, inilah cara sekitar!)
- Perusahaan / perusahaan (dan posesif lainnya dibandingkan bentuk jamak)
- "Perusahaan" menunjukkan kepemilikan. (Contoh: truk perusahaan belum dipelihara dengan baik.)
- "Perusahaan" adalah jamak. (Contoh:. Perusahaan-perusahaan di industri ini menderita)
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang sering disalahgunakan kata-kata, disalahgunakan apostrof, dan kesalahan tata bahasa lainnya, mengambil Bite-Sized kami pada sesi Pelatihan Komunikasi Tertulis .
Tip:
Beberapa pembaca Anda - bisa dibilang peningkatan jumlah - tidak akan sempurna pada ejaan dan tata bahasa. Mereka mungkin tidak melihat jika Anda membuat kesalahan. Tapi jangan menggunakan ini sebagai alasan: biasanya akan ada orang, manajer senior khususnya, yang AKAN perhatikan!
Beberapa pembaca Anda - bisa dibilang peningkatan jumlah - tidak akan sempurna pada ejaan dan tata bahasa. Mereka mungkin tidak melihat jika Anda membuat kesalahan. Tapi jangan menggunakan ini sebagai alasan: biasanya akan ada orang, manajer senior khususnya, yang AKAN perhatikan!
Karena itu, semua yang anda tulis harus dari kualitas yang setiap pembaca akan menemukan diterima.
Proofing
Musuh yang baik proofreading adalah kecepatan. Banyak orang terburu-buru melalui dokumen mereka, tapi ini adalah bagaimana Anda lewatkan kesalahan. Ikuti panduan ini untuk memeriksa apa yang telah ditulis:
- Bukti header dan subheaders - Orang sering melewatkan ini dan fokus pada teks saja. Hanya karena header yang besar dan tebal tidak berarti mereka bebas dari kesalahan!
- Membaca dokumen itu keras-keras - ini memaksa Anda untuk pergi lebih lambat, sehingga Anda akan lebih mudah untuk menangkap kesalahan.
- Gunakan jari Anda untuk mengikuti teks yang Anda baca - Ini adalah trik yang membantu Anda melambat.
- Mulai pada akhir dokumen Anda - Mengoreksi satu kalimat pada suatu waktu, bekerja dengan cara Anda dari akhir ke awal. Ini akan membantu Anda fokus pada kesalahan, bukan pada konten.
Poin Penting :
Lebih dari sebelumnya, penting untuk mengetahui bagaimana berkomunikasi titik Anda dengan cepat dan profesional. Banyak orang menghabiskan banyak waktu menulis dan membaca, sehingga baik Anda berada di bentuk komunikasi, semakin sukses Anda mungkin.
Identifikasi audiens Anda sebelum Anda mulai membuat dokumen Anda. Dan jika Anda merasa bahwa ada terlalu banyak informasi untuk menyertakan, membuat garis untuk membantu mengatur pikiran Anda. Belajar teknik tata bahasa dan gaya juga akan membantu Anda menulis lebih jelas, dan pastikan untuk bukti dokumen final. Seperti kebanyakan hal, semakin banyak Anda menulis, semakin baik Anda akan!