9.13. Kerahasiaan di Tempat Kerja

  Memahami Kewajiban Anda
 

Pastikan bahwa Anda melindungi informasi rahasia.

Laura baru-baru ini belajar bahwa jangka panjang kliennya, Jim, akan pensiun.

Dia cukup terkejut, sebagai perusahaan yang mengelola meluncurkan inisiatif bisnis baru, dan dia pikir dia pasti ingin memimpin melalui ini waktu yang menyenangkan. 

Sayangnya, Laura kemudian berbagi informasi ini dengan klien lain, yang kebetulan menjadi investor di perusahaan Jim. Investor segera mundur dari investasinya, perusahaan mengirimkan Jim dalam kekacauan.

Ini adalah contoh bagaimana pelanggaran merusak kerahasiaan kerja dapat - baik untuk organisasi Anda bekerja, dan untuk karir Anda sendiri. Itulah mengapa penting bahwa Anda tahu apa kewajiban Anda ketika datang ke tempat kerja kerahasiaan.

Tapi apa yang sebenarnya merupakan informasi rahasia? Dan bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda tidak melanggar kerahasiaan? Kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan, dan banyak lagi, dalam artikel ini.

Apakah Informasi Rahasia itu?

Informasi rahasia adalah informasi yang perlu dibatasi untuk orang yang berwenang saja.

Dalam perjalanan pekerjaan Anda, Anda mungkin menemukan banyak informasi rahasia. Misalnya, Anda mungkin mengetahui informasi sensitif mengenai organisasi Anda, seperti rencana masa depan, pendapatan yang diharapkan, atau "rahasia dagang" yang memberikan keunggulan kompetitif di pasar. Anda juga mungkin tahu informasi yang sama tentang klien Anda.

Selain ini, Anda bisa menemukan informasi pelanggan rahasia seperti nomor kartu kredit, rincian bank, atau informasi medis.

Kerahasiaan kerja dapat didefinisikan sebagai menjaga informasi karyawan, pelanggan dan klien swasta. Biasanya, terlihat bahwa organisasi mengambil sejumlah langkah untuk memastikan bahwa informasi klien tetap rahasia, tapi ketika datang ke informasi karyawan, mereka tidak begitu peduli. Namun, proses ini pemikiran yang perlu diubah dan pengusaha perlu memahami pentingnya, hanya kemudian dapat mereka harapkan staf mereka memperlakukan klien dan informasi pelanggan dengan hati-hati.

Pentingnya Kerahasiaan di Tempat Kerja

Kerahasiaan adalah sangat penting. Ini adalah tanggung jawab karyawan untuk memperlakukan semua informasi di tempat kerja dengan perawatan dan hati-hati. Seorang karyawan harus cukup bijaksana untuk tidak mengungkapkan informasi bahwa organisasi mempertimbangkan sensitif dan rahasia, kepada pihak ketiga, kecuali dan sampai karyawan telah berkonsultasi dan dibawa izin dari atasannya mengenai hal yang sama. Juga, kita harus menahan diri dari berbagi rincian apapun pribadi dengan sesama rekan di tempat kerja. Hal ini membantu untuk menjaga sikap profesional di tempat kerja.

Seorang karyawan harus tahu file atau bahan apa yang dia diizinkan untuk mengakses di kantor dan ia harus mematuhi itu. Dalam situasi harus file-file dibagi atau diberikan kepada orang yang tidak berhak. Hal ini karena jika mencapai tangan yang salah, itu dapat dianggap sebagai pelanggaran kerahasiaan dan karyawan bahkan mungkin diberhentikan untuk itu. Juga, karyawan tidak harus membicarakan urusan bisnis dengan klien, kerja di luar.

Sejauh majikan yang bersangkutan, setiap detail pribadi atau profesional karyawan harus ditangani dengan kehati-hatian. Data yang terkait dengan informasi pribadi dari seorang karyawan, bentuk aplikasi, referensi, data kesehatan, struktur gaji harus disimpan dengan baik tersembunyi karena jika mereka disalahgunakan, dapat menyebabkan diskriminasi di tempat kerja. Hanya anggota staf dari departemen SDM yang membutuhkan data untuk tujuan tertentu harus diberikan akses ke file pribadi karyawan.

Menjaga kerahasiaan penting untuk alasan bervariasi. Klien atau pelanggan dapat mengajukan tuntutan hukum terhadap organisasi jika mereka merasa bahwa beberapa informasi rahasia tentang mereka telah terungkap oleh organisasi atau karyawannya. Hal ini dapat memiliki dampak negatif pada reputasi bisnis juga. Jadi itu menjadi sangat penting bagi karyawan serta organisasi untuk melindungi informasi di tempat kerja.

Cara Menjaga Kerahasiaan di Tempat Kerja?

Departemen HR harus merancang strategi dan pedoman untuk memastikan bahwa kerahasiaan kerja dipertahankan. Berikut adalah beberapa langkah efektif yang dapat diambil untuk melindungi informasi.

Para profesional sumber daya manusia harus mengambil langkah yang diperlukan untuk mencegah penyalahgunaan informasi yang bersifat pribadi. Ini berlaku untuk departemen SDM juga. File pribadi karyawan dan manajemen harus disimpan dengan aman untuk menghindari penyalahgunaan, kehilangan atau akses yang tidak sah.

Setelah kebijakan yang dirancang, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah mengkomunikasikan sama untuk semua karyawan, supervisor dan manajer. Melatih mereka tentang masalah kerahasiaan dengan memberi mereka printout kebijakan atau mengadakan pertemuan dan seminar di kantor yang mengajarkan pentingnya kerahasiaan kepada karyawan, harus dilakukan secara teratur.

Hal ini sangat penting bahwa karyawan tahu mana tindakan mereka akan dianggap sebagai pelanggaran kerahasiaan dan apa yang akan menjadi konsekuensi yang sama, untuk mencegah mereka dari melakukannya.

Dengan sebagian besar informasi hari ini disimpan secara elektronik, untuk memastikan keamanan, metode elektronik canggih seperti firewall, proteksi password, enkripsi, dll harus diadopsi. Ini akan menjaga akses, penggunaan dan transmisi data yang dilindungi, aman.

Membuang off informasi sensitif dengan cara yang benar, jika tidak diperlukan lagi adalah sama pentingnya. Majikan atau personil sumber daya manusia harus melakukannya sedemikian rupa bahwa tidak ada kebocoran potensial.

Kebijakan dan pedoman privasi harus diperbaharui secara teratur sesuai dengan undang-undang baru yang dibuat oleh pemerintah. Hal yang sama harus dikomunikasikan kepada karyawan untuk memastikan kepatuhan mereka. Dengan mempertahankan standar kerahasiaan di tempat kerja, sebuah organisasi tidak hanya melindungi diri dari kerepotan hukum, tetapi meningkatkan produktivitas karyawan serta dengan menyediakan lingkungan kerja yang aman dan aman.

Kerahasiaan dan Etika Kerja

Kerahasiaan di tempat kerja sangat penting. Hampir semua tempat kerja memiliki informasi yang perlu dirahasiakan karena Kebebasan Informasi dan Privacy Act. Sebagai mahasiswa co-op, Anda harus sangat berhati-hati untuk tidak berbagi informasi rahasia dengan teman atau keluarga.

Hukum dan peraturan yang mendukung kerahasiaan berasal dari keinginan kita bersama untuk melindungi hak-hak individu dalam masyarakat kita. Keinginan untuk melakukan apa yang benar, bukan apa yang salah adalah ideal yang tertanam dalam kode masyarakat kita etik. Sebuah kode etik adalah apa yang membantu kita untuk secara jelas membedakan benar dan salah. Contohnya adalah The Ontario Kode Hak Asasi Manusia. Setiap tempat kerja juga mungkin memiliki kode sendiri etik yang anggotanya diwajibkan mengikuti. Dengan cara ini, martabat kerja dan individu di tempat kerja dilindungi.

Ketentuan Terkait

Etika

Etika mendefinisikan perilaku sebagai benar atau salah. Mereka dapat dikenakan pada orang, bisnis, atau masyarakat. Etika pribadi Anda didasarkan pada keyakinan Anda, bagaimana Anda memperlakukan orang lain, dan peran Anda dalam masyarakat. Seringkali etika Anda akan menentukan apa jenis perilaku menyebabkan Anda merasa bersalah. Dalam bisnis, etika adalah kode perilaku yang pengusaha dan karyawan harus mengikuti.

Kode Etik

Sebuah kode etik adalah seperangkat harapan mengenai perilaku seseorang. Ontario Kode Hak Asasi Manusia adalah hukum provinsi yang didirikan pada tahun 1962 untuk memastikan bahwa semua Kanada memiliki hak yang sama. Ini membantu mencegah terjadinya diskriminasi dan pelecehan atas dasar hal-hal seperti gender, etnis atau agama keyakinan, untuk beberapa nama.

Kebebasan Informasi dan Privacy Act

Kebebasan Informasi dan Privacy Act adalah hukum yang mendukung kerahasiaan di tempat kerja. Mengembangkan pemahaman yang lebih besar tentang pentingnya kerahasiaan di tempat kerja dengan membaca informasi tentang Kebebasan Informasi dan Privacy Act.

Gunakan bertanggung jawab Teknologi Informasi

Tergantung pada jenis penempatan yang Anda miliki, Anda mungkin akan menemukan berbagai bentuk teknologi. Tiga bentuk utama dari teknologi informasi adalah internet, email, dan chat messenger program seperti msn.
 

·     Sementara di tempat kerja, penggunaan internet dibatasi untuk mengunjungi website yang berhubungan langsung dengan bisnis perusahaan. Pada waktu kau harus menggunakan internet untuk penggunaan pribadi atau mengunjungi situs yang tidak pantas sementara pada penempatan Anda.
 

·   Email adalah bentuk lain dari teknologi informasi yang biasa digunakan di tempat kerja. Email dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja atau dengan klien. Isi pesan email harus benar-benar terkait dengan bisnis perusahaan dan tidak pernah digunakan untuk mendiskusikan kehidupan pribadi Anda.

·  Messenger chatting program seperti MSN dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan klien atau rekan kerja. Adalah penting bahwa isi pesan tetap profesional sepanjang waktu.

Kerahasiaan

Kerahasiaan berarti bahwa Anda tidak akan membahas informasi pribadi yang Anda terkena pada penempatan co-op Anda dengan orang lain di luar tempat kerja. Kedua klien dan rekan kerja memiliki hak untuk mengharapkan bahwa informasi pribadi mereka akan tetap rahasia. Anda sangat dianjurkan untuk meminta majikan Anda apa aspek penempatan Anda perlu tetap rahasia. Banyak tempat kerja membutuhkan karyawan untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan. Majikan Anda mungkin atau mungkin tidak meminta Anda untuk melakukan hal yang sama.

 
Jangan "buruk mulut" bisnis atas dasar di balik layar pengetahuan yang Anda memiliki hak istimewa sebagai seorang karyawan. Anda memiliki kewajiban loyalitas kepada mereka yang mempekerjakan Anda dan kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi rahasia.  

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya