Essential Skills for an Excellent Career: 2.13 Rasionalisasi Portofolio Proyek Anda

Memberikan manfaat strategis dengan sumber daya terbatas

Apa yang harus Anda pangkas?

Anda telah mengirimkan anggaran untuk proyek Anda akan bekerja selama enam bulan ke depan. Namun kepala Kantor Program Strategis Anda baru saja menelepon untuk mengatakan bahwa Anda tidak bisa melakukan semua itu!

Mengapa? Yah, itu bukan karena dia mempertanyakan manfaat dari proyek-proyek ini - setelah semua, kasus bisnis dari masing-masing telah disetujui. Masalahnya adalah bahwa dana terbatas dan portofolio seperti berdiri kebutuhan uang tunai lebih dari yang Anda punya.

Anda sekarang perlu untuk kembali pada rencana kerja Anda secara keseluruhan untuk mengurangi biaya sebesar 15%. Jadi bagaimana Anda memutuskan proyek mana yang akan tetap, dan mana yang untuk ditunda atau ditinggalkan?

Artikel ini memberi Anda proses yang kuat untuk melakukan hal itu

Jalankan "Rasionalisasi Aplikasi" untuk mengelola dan mengoptimalkan Portofolio Aplikasi Anda (menyarankan ini untuk Anda sebagai CIO dan mendapatkan beberapa poin brownies!)

Semua organisasi, terutama CIO kantor, menghadapi keharusan untuk mengurangi biaya IT, meningkatkan operasional, mengurangi risiko dan meningkatkan layanan pelanggan - semua waktu (lebih sehingga dalam perekonomian ini). Ketika upaya untuk melakukannya tidak selaras dengan tujuan bisnis, organisasi akhirnya menghabiskan jutaan dolar pada inisiatif dengan hanya keuntungan jangka pendek. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan "Rasionalisasi Aplikasi". Jika Rasionalisasi Aplikasi digabungkan dengan Arsitektur Enterprise yang tepat, strategi, prinsip-prinsip Manajemen Proyek suara, organisasi dapat meningkatkan bottom line keuntungan dan berusaha untuk top-garis pertumbuhan.

Apa Rasionalisasi Aplikasi?

Rasionalisasi aplikasi adalah proses menganalisis aplikasi dalam perusahaan untuk menentukan fungsi yang tumpang tindih, aplikasi yang tidak digunakan, kemacetan dalam sistem - dengan tujuan peningkatan efisiensi, pengurangan biaya dan efektif Bisnis-IT keselarasan.

Sebagian besar perusahaan memiliki proliferasi aplikasi di seluruh departemen dengan tidak ada kontrol. Penelitian menunjukkan bahwa sebanyak 80% dari anggaran IT berjalan hanya dalam mempertahankan sistem saat ini. Jadi, dari waktu ke waktu, ada upaya beberapa diduplikasi, sehingga biaya meningkat, meningkat waktu ke pasar dan dengan demikian mengalahkan kelincahan bisnis Jadi bagaimana organisasi memahami apa aplikasi yang layak investasi tambahan, penggantian atau pensiun.? Jawaban: Rasionalisasi Aplikasi.

Manfaat terbesar, dalam pengalaman, adalah bahwa Rasionalisasi Aplikasi membantu CIO dan IT Manager, memahami lingkungan mereka saat ini lebih baik (layanan apa saja yang disediakan dan terkait biaya untuk mengembangkan / mengoperasikannya) dan menyediakan titik awal untuk TI berimprovisasi.

Ada beberapa manfaat lain juga -

Membantu merampingkan perusahaan dan lebih efisien
Membantu fokus perusahaan pada proyek-proyek bernilai bisnis yang tinggi
Mengurangi biaya IT dan khususnya, biaya operasional dengan peningkatan pelayanan yang signifikan
Membantu menghilangkan software / hardware biaya pemeliharaan
Membantu organisasi selalu berpikir tentang teknologi baru seperti Web 2.0 , Virtualisasi , Cloud komputasi dll.
Menghilangkan fungsi duplikat, membantu dalam membangun perusahaan layanan terpusat
Mengurangi poin kegagalan
Memprediksi kinerja dan skalabilitas yang lebih akurat, dan lebih banyak

Bahkan, Rasionalisasi Aplikasi bisa membantu dalam membangun Enterprise Architecture suara, sehingga mendukung Enterprise Strategy Bisnis.

Faktor-faktor apa harus dipertimbangkan ketika menganalisis aplikasi:

Aplikasi harus dianalisis dari 4 perspektif - Bisnis, Teknologi, Operasional, dan Keuangan

Apakah nilai bisnis dari aplikasi ini?
Pengembangan, biaya Pelatihan menghabiskan biaya operasional sudah dan sedang berlangsung (mencakup perangkat keras, pemeliharaan perangkat lunak dan biaya lisensi)
Proses bisnis ini mendukung aplikasi
Jumlah pengguna (jenis, geografi)
Kinerja dan skalabilitas dari aplikasi ini
Kegunaan dan Pengalaman Pengguna aplikasi ini
Ketergantungan antara aplikasi

Perspektif ini digabungkan untuk menentukan postur aplikasi, dan dengan demikian menentukan strategi pemulihan yang tepat, dan memberikan rekomendasi untuk mengelola portofolio aplikasi dari waktu ke waktu.

Metodologi / Pendekatan Rasionalisasi Aplikasi

Organisasi dapat menggunakan metodologi 3-langkah sederhana untuk memperkuat dan mengoptimalkan portofolio aplikasi mereka.

Langkah 1: Kumpulkan, memvalidasi data aplikasi (Membangun Aplikasi Inventaris)

Langkah ini memerlukan pengumpulan dan membangun persediaan aplikasi, yang harus mencakup unsur-unsur utama data seperti -

Nama dan deskripsi dari aplikasi
Bisnis dan IT pemilik
Jenis aplikasi
Proses bisnis diaktifkan
Bisnis nilai / kritis
Informasi pengguna
Biaya (Personil Internal, Eksternal Personil, Hardware, Software, Biaya Eksternal Lainnya)
Arsitektur aplikasi dan Desain
Peralatan dan teknologi
Kualitas data
Aplikasi bisnis yang berkualitas
Keamanan
Peraturan kepatuhan
Profil risiko dll

Langkah 2: Lakukan penilaian aplikasi bersama 4 perspektif (Analisa Portofolio)

Setiap aplikasi dalam portofolio dianalisis bersama 4 perspektif seperti yang dinyatakan di atas, untuk menentukan bisnis, teknologi dan kesehatan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan wawancara dengan stakeholder, lokakarya, penelitian dan kegiatan analisis. Analisis harus mencakup mengidentifikasi KPI dan metrik untuk mengukur ROI pada aplikasi ini.

Langkah 3: Tentukan Roadmap Transisi

Identifikasi Masalah / peluang, pendekatan Alternatif dan tindakan terbaik untuk mengelola aplikasi selama masa hidup yang diharapkan. Untuk setiap aplikasi, menentukan apakah akan -

Memulihkan
Teknis renovasi / peningkatan
Fungsional tambahan
Ganti (COTS atau kustom)
Sunset / menghilangkan / decommission
Mengkonsolidasikan
Lanjutkan perawatan

Dengan ini, satu set akhir aplikasi dan fungsi bisnis yang didefinisikan dengan baik, sejalan dengan Strategi Bisnis dan tujuan. Ini adalah tingkat strategis pertama di mana strategi bisnis menyatakan portofolio aplikasi target didefinisikan. Sebuah transisi aplikasi yang jelas peta jalan (pelaksanaan, jangka waktu) harus dikembangkan pada akhir langkah ini. Strategi ini harus rehashed beberapa kali untuk mendorong organisasi lebih dekat ke aplikasi portofolio target dan dengan demikian tujuan bisnis.

Dalam rangka untuk menunjukkan manfaat awal, mengidentifikasi "buah tergantung rendah" (alternatif kata, dekomisioning aplikasi yang tidak digunakan / usang harus menjadi kegiatan pertama).

Apa selanjutnya? Output dari kegiatan Aplikasi Rasionalisasi adalah "Aplikasi Transisi Roadmap" -> yang harus memberi makan ke Manajemen Investasi Portofolio untuk mendanai inisiatif-inisiatif Aplikasi baru. Proyek-proyek yang didanai kemudian diumpankan ke proses Portofolio Manajemen Proyek untuk eksekusi.

Rasionalisasi Aplikasi harus menjadi bagian dari gelombang bergulir terus menerus Proyek IT dan bagian dari kerangka kerja untuk pengelolaan IT Investasi. Seperti dengan inisiatif apapun, adalah penting untuk memahami gambaran besar pertama, dan kemudian mengambil pendekatan bertahap dengan praktik industri terkemuka di proyek dan manajemen mutu sambil mengeksekusi inisiatif Rasionalisasi Aplikasi.

Ada beberapa tantangan yang harus diatasi selama usaha Aplikasi Rasionalisasi -
1) Mengelola semua stakeholder atau pemilik bisnis aplikasi (ingat warisan / aplikasi lama memiliki beberapa pemilik)
(2) Komitmen manajemen dan membeli-in untuk inisiatif ini seluruh proses
(3) Tidak memperlakukan ini sebagai salah satu upaya waktu, bukan menggunakan kerangka kerja ini sebagai bagian dari proses IT terus Portofolio Manajemen Investasi.

Semua Manajer IT terus berpikir tentang hal ini, kan?

Komentar - Setiap perusahaan menghadapi tantangan memaksimalkan pengembalian investasi dalam aplikasi IT. Namun, kecepatan kemajuan teknologi dan kecepatan yang cepat dari lingkungan bisnis saat ini sering memaksa perusahaan mengandalkan pada aplikasi lama setelah itu telah berhenti untuk memberikan nilai maksimal.

Aplikasi tersebut menjadi semakin mahal untuk mengoperasikan dan menghambat produktivitas IT karena kompleksitas dan persyaratan dukungan konstan. Tambahkan mahal non-inti teknologi, aplikasi berlebihan diwarisi dari merger dan akuisisi dan kurang dimanfaatkan solusi dikemas bahwa perusahaan-perusahaan berukuran menengah yang paling berinvestasi dalam, dan itu menjadi jelas bagaimana portofolio aplikasi dapat dengan cepat - dan tenang - menguras sumber daya IT dan garis bawah perusahaan.

Meskipun portofolio aplikasi IT, sebagai, aset keseluruhan sangat berharga, mereka universal mengandung campuran tinggi, rendah dan menengah nilai-menghasilkan aplikasi. Setelah aplikasi mengurangi nilai-produksi, langkah-langkah perlu diambil untuk menghilangkan atau merenovasi sebelum menjadi tidak proporsional mahal untuk tingkat nilai bisnis yang dihasilkan.

Dengan obyektif mengevaluasi portofolio aplikasi dan mengukur biaya dari setiap aplikasi terhadap nilai bisnis menyediakan, perusahaan kemudian dapat "merasionalisasi" aplikasi yang menghasilkan manfaat bisnis sedikit atau tidak ada dan sekaligus memperpanjang siklus hidup aplikasi penuaan yang masih dapat memberikan ROI yang diinginkan.

Pendekatan ini, disebut "Aplikasi Rasionalisasi," berusaha untuk secara sistematis dan proaktif, menghilangkan non-inti teknologi dan platform. Disiplin manajemen portofolio aplikasi memungkinkan aset-aset ini untuk mencapai potensi penuh dengan menangkap manfaat yang lebih besar dari sistem produksi, membebaskan dana dan sumber daya TI untuk mengejar nilai tinggi peluang dan memberikan dasar dan fleksibilitas untuk merespon lebih cepat terhadap perubahan kebutuhan bisnis.

Kategori-kategori berikut bernilai rendah aplikasi yang biasanya ditemukan di perusahaan IT portofolio:

Penuaan aset

Redundant fungsi

Yang berbeda dan tidak kompatibel aplikasi

Fungsi non-Core

Non-core teknologi

Bagaimana Aplikasi Rasionalisasi dapat membantu

Aplikasi Rasionalisasi alamat rendah nilai aplikasi dari sudut pandang bisnis. Menggunakan ukuran objektif, itu mengidentifikasi berkinerja aset dan, tergantung pada situasi, baik mengembalikan mereka untuk profitabilitas atau decommissions mereka untuk menghemat dana dan sumber informasi gratis. Biasanya, 10-20 persen dari aplikasi adalah target untuk pensiun dan 20-30 persen dari aplikasi inti beresiko karena ketergantungan mereka pada sumber daya yang terbatas, vendor kecil atau kurangnya dokumentasi. Aplikasi Rasionalisasi meliputi empat tugas utama seperti yang dijelaskan dan digambarkan di bawah ini.

Menganalisis portofolio

Tujuan: Sasaran usaha Anda ke daerah-daerah pengembalian tertinggi Menganalisis keadaan aplikasi dalam portofolio IT adalah penting untuk memahami kondisi saat ini, mengukur biaya operasi dan dukungan, dan mengukur nilai bagi bisnis. Informasi ini membuat daftar tindakan prioritas untuk memaksimalkan manfaat investasi rasionalisasi.

Menghilangkan aplikasi berlebihan

Tujuan: Mengurangi biaya dan upaya dukungan
Langkah ini mengidentifikasi tumpang tindih fungsi dan menentukan aplikasi yang kuat dan dengan demikian harus tetap. Sama pentingnya adalah bersih-up dan migrasi data dari aplikasi berlebihan untuk aplikasi yang tersisa dan dekomisioning aplikasi asing.

Pensiun akhir-hidup aplikasi

Tujuan: Mengurangi biaya dan upaya dukungan
Sebuah aplikasi akhir-hidup dapat menguras sumber daya IT selama bertahun-tahun sebelum menyadari dan pensiun. Rata-rata, lebih dari 99 persen dari aplikasi yang ditargetkan untuk pensiun tidak dinonaktifkan oleh perusahaan secara tepat waktu. Dalam kasus di mana tujuan bisnis asli masih memiliki manfaat, strategi terbaik mungkin untuk mengembangkan strategi operasi aplikasi pengarsipan pada platform lebih murah dan lebih strategis dan pensiun yang berusia.

Merenovasi aplikasi bermanfaat

Tujuan: Memaksimalkan nilai bisnis sisa semua aplikasi
Migrasi aplikasi dari teknologi non-inti untuk yang lebih baru, platform yang lebih strategis memperpanjang masa manfaat aplikasi dengan meningkatkan fleksibilitas dan skalabilitas sementara menghilangkan biaya yang terkait dengan mendukung platform yang lebih tua. Banyak dari ini pekerjaan yang sangat cocok untuk didefinisikan tugas untuk fasilitas pembangunan lepas pantai untuk biaya yang lebih rendah dan ROI lebih meningkatkan.

Rasionalisasi manfaat

Organisasi IT biasanya fokus begitu intens pada pengembangan aplikasi dan manajemen operasional aplikasi produksi mereka kehilangan manfaat langsung, langsung dan terukur mereka bisa menerima dari menangani rendah nilai aplikasi. Investasi dalam Rasionalisasi Aplikasi mudah dibenarkan. Di masa ekonomi yang ketat, hal itu memberikan penghematan biaya yang signifikan yang mengalir langsung ke bottom line perusahaan dan membebaskan sumber daya untuk proyek-proyek yang lain akan ditangguhkan. Pada zaman berlimpah, ia menyediakan sumber daya dan fleksibilitas untuk merespon lebih cepat untuk peluang bisnis.

CIO Imperatif

Menurut penelitian baru oleh Economist Intelligence Unit, perusahaan yang memiliki pranala proyek mereka tujuan manajemen untuk tujuan bisnis strategis mendapatkan keuntungan signifikan atas kompetisi. Sistem Portofolio Manajemen Proyek adalah alat teknologi pilihan untuk proyek-didorong organisasi, karena mereka mengijinkan CIO untuk menentukan campuran optimal dan sequencing proyek yang diusulkan dan portofolio investasi terbaik untuk mencapai tujuan secara keseluruhan. Namun, karena pengiriman proyek yang efektif sering dibatasi oleh prioritas yang bersaing dan sumber daya terbatas, CIO sering tidak bermakna wawasan ke dalam status proyek-proyek kritis, yang menyebabkan proses pelaksanaan proyek dan akuntabilitas buruk. Dalam lingkungan saat ini, CIO sakit mampu untuk bergantung pada metode tradisional yang mendorong kronis memutuskan antara IT dan bisnis. Sebuah sistem manajemen bisnis yang lengkap, memberikan keselarasan yang mutlak antara strategi, pelaksanaan, dan hasil, adalah harus memiliki bagi organisasi proyek didorong.

Proyek Usaha Manajemen Portofolio

Setiap organisasi ingin merespon dengan cepat terhadap kondisi pasar berubah, tentu saja membuat koreksi cepat, atau bahkan membatalkan inisiatif gagal pada waktu yang tepat. Untuk merespon dengan cepat, bekerja secara produktif dan berinteraksi secara kolaboratif membutuhkan mengoptimalkan menghadapi pelanggan dan back-office kinerja operasional.

Dari perspektif manajemen portofolio proyek, ini berarti obyektif memprioritaskan dan memilih portofolio, mengelola anggaran proyek dan perkiraan untuk tujuan keuangan dan meningkatkan pengembalian investasi dan efektivitas sumber daya dengan mencocokkan sumber daya yang sesuai dengan tuntutan proyek. Dari perspektif teknologi, ini berarti IT harus mempertimbangkan solusi terintegrasi tunggal yang mencakup semua bidang penting dari bisnis, memastikan integritas informasi terlepas dari sistem asal.

Pengiriman Memenuhi Proyek Tata Kelola Keuangan

Menikahkan tuntutan mengoptimalkan campuran dari portofolio proyek dengan penggunaan terbaik sumber daya (orang, aset, dana) dan memastikan kontrol keuangan dan disiplin membutuhkan visibilitas dan pemerintahan atas portofolio proyek perusahaan. Ini visibilitas dan pemerintahan memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan kontrol kinerja IT portofolio keuangan dan proyek organisasi dan memaksimalkan nilai dari sumber daya perusahaan-lebar. Untuk seorang CIO, solusi PPM Perusahaan menghasilkan sebuah beradaptasi, namun dikendalikan infrastruktur IT, risiko rendah melalui suara IT pemerintahan, dan penurunan biaya pemeliharaan IT dari portofolio aplikasi dirasionalisasi.

Kesimpulan

Disiplin manajemen portofolio aplikasi memungkinkan perusahaan untuk memaksimalkan laba atas investasi dalam aplikasi IT, secara langsung mempengaruhi bottom line. Dengan menghilangkan non-inti, berlebihan dan akhir-hidup aplikasi dan memperluas siklus hidup dari setiap aplikasi penuaan yang masih dapat memberikan ROI yang diinginkan, perusahaan dapat menghemat uang dan sumber daya yang sebelumnya dihabiskan untuk aplikasi berkinerja buruk, fleksibilitas pengalaman yang disempurnakan untuk menanggapi atau memulai perubahan bisnis dan melihat nilai yang lebih besar dari aplikasi selama periode yang lebih lama.