Belajar Cara Hindari Kegagalan Proyek
Sebuah kasus bisnis mungkin adalah salah satu alasan umum untuk kegagalan proyek.
Kita mungkin semua bisa memikirkan proyek yang telah "gagal" - mungkin proses semakin buruk, bukannya lebih baik, mungkin mereka dibatalkan karena overruns biaya, atau mungkin sistem diluncurkan dengan kesalahan mendasar.
Bagaimana Anda tahu kapan - dan mengapa - proyek gagal? Dalam banyak kasus, alasan untuk kegagalan jelas. Namun, definisi kegagalan tidak selalu jelas: satu proyek dengan penundaan yang signifikan dapat dijelaskan sebagai sebuah kegagalan, namun yang lain, dengan penundaan yang sama, mungkin dilihat sebagai sukses besar.
Pada artikel ini, kita akan mendefinisikan kegagalan proyek, dan mengeksplorasi faktor-faktor yang menyebabkan beberapa proyek gagal.
Definisi Kegagalan Proyek
Sebuah proyek dianggap gagal bila itu tidak disampaikan apa yang dibutuhkan, sesuai dengan harapan. Oleh karena itu, dalam rangka untuk berhasil, proyek harus menyampaikan ke biaya, kualitas, dan tepat waktu, dan harus memberikan manfaat yang disajikan dalam kasus bisnis.
Persyaratan untuk sukses adalah jelas dan mutlak - benar? Sayangnya, itu tidak sesederhana itu. Karena bagian kedua dari definisi kita tentang sukses adalah bahwa proyek harus disampaikan "sesuai dengan harapan."
Jika stakeholder kunci setuju bahwa sebuah proyek harus melebihi anggaran awal, proyek tersebut masih dapat dianggap sukses. Demikian juga, jika proyek disampaikan segala sesuatu yang di desain proyek rinci, masih dapat dianggap gagal jika tidak termasuk elemen penting bahwa para pemangku kepentingan kunci yang dibutuhkan. Ini tidak adil, namun keberhasilan dan kegagalan proyek bukan hanya tentang fakta-fakta, juga bukan hanya tentang apa yang disampaikan. Itu juga, yang terpenting, tentang bagaimana proyek dirasakan.
Alasan Kegagalan Proyek
Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa proyek gagal:
Persyaratan bisnis yang salah telah ditangani
Jika proyek Anda sudah diatur untuk memberikan "hal yang salah," mungkin dianggap gagal bahkan jika semuanya dikirimkan tepat waktu, sesuai anggaran, dan kualitas yang diperlukan. Hal ini tampaknya keras. Tetapi jika proyek Anda tidak memberikan apa organisasi benar-benar membutuhkan, ini pasti akan berpengaruh negatif terhadap bagaimana hal itu dirasakan. Inilah sebabnya mengapa begitu penting untuk melakukan menyeluruh persyaratan analisa bisnis .Ini tidak mungkin untuk memberikan kasus bisnis
Jika kasus bisnis Anda tidak dapat disampaikan, maka Anda memiliki tugas yang mustahil. Untuk membuat hal-hal buruk, setelah kasus bisnis disetujui, deliverables hal-hal lain kemudian menjadi tergantung pada proyek Anda. Hal ini membuat mengubah tenggat waktu proyek Anda, anggaran dan harapan lebih sulit.- Misalnya, setelah Anda berjanji untuk memberikan bagasi bandara sistem manajemen baru, maskapai dapat menjadualkan penerbangan tambahan untuk lama setelah peluncuran sistem, sehingga mereka dapat mengambil keuntungan dari kapasitas baru. Jika sistem bagasi tidak bekerja, atau jika ia memiliki masalah besar selama pengujian, mungkin sulit untuk meyakinkan manajer senior untuk memungkinkan proyek yang akan ditunda, karena mereka akan harus menyerah peningkatan pendapatan yang dijanjikan.
- Ketika Anda menulis kasus bisnis Anda, pastikan Anda berpikir melalui persyaratan proyek secara rinci, dan mengidentifikasi apa yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa Anda dapat memberikan kebutuhan tersebut. Jangan hanya asumsi daftar - pastikan Anda menjelajahi mereka secara menyeluruh. Tinjauan lain, proyek-proyek serupa, sehingga Anda tidak lupa item besar. Jika Anda memberikan sistem baru, review hardware dan persyaratan antarmuka. Jika Anda memiliki risiko besar, termasuk sumber daya kontingensi yang cukup (orang, anggaran, dan waktu) untuk mengelola risiko tersebut dengan tepat. Ingat bahwa sulit menerapkan perubahan !
- Jadilah realistis, dan siap untuk memiliki beberapa percakapan sulit. Misalnya, CEO Anda mungkin kecewa bahwa dia tidak dapat memiliki apa yang dia inginkan sebelum akhir tahun, atau pengguna kunci dapat mengatakan bahwa mereka benar-benar membutuhkan produk fitur penuh pada akhir fase satu. Namun, akan jauh lebih sulit untuk memiliki percakapan ini di masa mendatang, ketika proyek Anda dalam kesulitan!
Dalam banyak kasus, bisnis dokumentasi kasus ditulis sebelum seorang manajer proyek adalah ditugaskan. Jika Anda adalah manajer proyek yang masuk, pastikan Anda tidak hanya menerima dokumen-dokumen seperti mereka!
Anda bertanggung jawab untuk menyampaikan proyek, jadi pastikan untuk meninjau kasus bisnis. Validasi asumsi, dan mengidentifikasi kesenjangan atau area yang perlu lebih detail. Jika percakapan yang sulit diperlukan, memiliki mereka sekarang. Setelah tenggat waktu, persyaratan, dan anggaran ditetapkan, harapan jauh lebih sulit untuk berubah!
Pemerintahan buruk
Beberapa proyek yang pernah memulai tanpa sponsor . Ini adalah orang yang telah mengidentifikasi perlunya perubahan di daerah bisnis, dan yang berkomitmen untuk membuat perubahan itu terjadi. Dia memainkan peran penting dalam memastikan keberhasilan proyek. Seorang sponsor yang baik dapat membuat sebuah proyek fantastis biasa-biasa saja, dan sponsor miskin bisa menunda dan menghalangi tim proyek fantastis.- Sponsor proyek ini didukung oleh proyek badan pemerintahan , biasanya dalam bentuk kelompok kemudi. Peran-peran pemerintahan yang penting: mereka memberikan tinjauan arahan, bimbingan, dan kritis dari proyek dan kemajuannya. Sebagai manajer proyek, Anda terlibat dalam menjalankan sehari-hari proyek, tetapi kelompok-kelompok pemerintahan dapat mengambil langkah mundur dan melihat proyek dari perspektif yang berbeda. Mereka dapat mengajukan pertanyaan sulit tentang kemajuan dan kinerja. Mereka mungkin melihat hal-hal bahwa Anda telah diabaikan. Namun, mereka juga dapat mendukung Anda dengan menyediakan kontak dan wawasan yang membantu Anda mendapatkan sesuatu, dan dengan menyediakan "perlindungan politik" ketika Anda membutuhkannya.
- Manajer proyek biasanya tidak memiliki pengaruh terhadap yang mensponsori proyek mereka. Sponsor baik diri-pilih, atau mereka dipilih karena posisi mereka dalam organisasi. Namun, Anda sering memiliki pengaruh lebih atas yang dalam kelompok kemudi Anda. Dengan demikian, jika Anda tahu bahwa Anda tidak memiliki sponsor proyek gairah untuk proyek tersebut, atau jika sponsor tidak suka mengatakan tidak kepada orang-orang yang terus mencoba untuk memperluas ruang lingkup proyek, maka pastikan Anda menyeimbangkan ini dengan kemudi yang lebih keras atau lebih terlibat anggota kelompok.
Implementasi buruk
Jika Anda memberikan proyek Anda kompeten, Anda akan menghindari implementasi yang buruk - yang benar? Sayangnya, itu tidak begitu jelas. Deliverables dapat kompleks. Anda perlu mengelola risiko, isu, dan ruang lingkup; mengelola tim Anda, dan berkomunikasi dengan para stakeholder.- Menyampaikan perubahan sulit, dan tidak semuanya dalam kendali Anda. Oleh karena itu, menjadi kompeten tidak cukup untuk implementasi yang baik, tapi itu awal yang baik! Ada banyak alat tersedia untuk membantu Anda. Ambil kita kuis pada keterampilan manajemen proyek Anda untuk memulai.
Orang-orang kehilangan fokus pada manfaat proyek
Proyek didasarkan pada daftar manfaat yang harus disampaikan. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu proses layanan pelanggan lebih cepat, Anda mungkin perlu untuk menghasilkan produk yang lebih murah, atau Anda mungkin perlu untuk meningkatkan kualitas layanan Anda. Pernyataan-pernyataan manfaat harus halus sehingga mereka jelas, singkat, dan diukur.- Dari pernyataan-pernyataan manfaat, satu set "hal-hal untuk melakukan" dihasilkan. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan pelanggan, produk desain ulang, atau menerapkan sistem baru. Hasil dari ini adalah kasus bisnis dokumen yang menganalisis proyek dalam hal biaya, dan keuntungan akan dikirimkan.
- Tim proyek kemudian berfokus pada perencanaan rinci, dan memberikan item baris dalam rencana proyek - membangun sistem baru, mengembangkan paket pelatihan, pemetaan proses baru, dan sebagainya. Pada tahap ini, tim mungkin lupa tentang persyaratan manfaat.
- Hal ini sering menghasilkan deliverable proyek yang dibangun dengan baik, tetapi tidak memberikan manfaat yang diperlukan. Sebagai contoh, jika rencana proyek berfokus pada merancang dan membangun sebuah sistem, Anda bisa mendapatkan sistem yang fantastis, tapi satu yang tidak digunakan oleh bisnis.
- Untuk menghindari masalah ini, mengadopsi manfaat manajemen pendekatan sepanjang hidup proyek, dan ingat kebutuhan untuk memberikan manfaat yang diperlukan ketika Anda merencanakan dan memberikan proyek Anda.
Perubahan lingkungan
Ini mungkin daerah paling sulit. Jika kebutuhan perubahan bisnis, maka kasus bisnis Anda dapat menjadi usang sebelum Anda sudah benar-benar menyelesaikan proyek. Anda mungkin harus meninjau persyaratan asli Anda dan partway tujuan melalui proyek untuk memutuskan bagaimana untuk melanjutkan, dan ini dapat mengakibatkan perubahan lingkup proyek Anda - atau bahkan membatalkan proyek sama sekali!- Jika Anda bekerja di lingkungan yang berubah cepat, Anda dapat membantu mengurangi risiko dengan melakukan hal berikut:
- Membuat keputusan yang tepat waktu - Jika proyek ini jelas tidak akan mampu memberikan persyaratan direvisi, jangan mengabaikan hal ini. Semakin cepat Anda berkomunikasi ini, dan semakin cepat Anda membuat keputusan tentang masa depan proyek, semakin baik.
- Mengingat proyek-proyek kecil - Ini lebih sulit untuk mengubah arah di sebuah kapal pesiar besar daripada di kapal tunda. Jadi, pikirkan apakah lingkup proyek yang diusulkan dan jadual deliverables yang tepat dalam lingkungan bisnis Anda. Menyampaikan proyek dalam potongan kecil tidak selalu tepat, tapi itu layak dipertimbangkan.
- Mengelola ekspektasi - Hanya karena Anda membatalkan proyek tidak secara otomatis berarti bahwa proyek ini dianggap gagal. Hal ini tergantung pada banyak faktor, termasuk bagaimana Anda mengelola keterlibatan stakeholder proyek kunci dalam proses pengambilan keputusan.
Poin Penting :
Untuk sebuah proyek untuk menjadi sukses, itu tidak cukup hanya untuk mengelola proyek Anda kompeten, dan memberikan produk yang berkualitas baik. Untuk menghindari kegagalan, pastikan Anda telah mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang tepat, menciptakan sebuah kasus bisnis dicapai, menempatkan tata kelola proyek yang kuat ke tempatnya, dikelola implementasi berkualitas atas, berfokus pada manfaat, dan dipantau lingkungan Anda berubah.
Di atas semuanya, pastikan untuk mengelola harapan para stakeholder, sehingga mereka tetap mendukung. Setelah semua, ini adalah orang-orang yang akan menyatakan proyek Anda berhasil - atau sebaliknya.