Essential Skills for an Excellent Career: 2.3 Logframes dan Logical Framework Approach

Perencanaan kuat, koheren, proyek sukses

Dalam prakteknya, bahkan manajer proyek terbaik dapat menemukan kesulitan untuk merencanakan proyek-proyek besar tanpa hilang kegiatan yang penting, dan tanpa gagal untuk melihat semua risiko signifikan dan isu-isu.

Terlebih lagi, setelah anda tenggelam dalam detail perencanaan proyek, sulit untuk menjaga situs dari gambaran besar: Apa yang Anda usahakan untuk mencapai dan mengapa?

Apa risiko dan asumsi? Dan bagaimana Anda bisa mengatakan apakah proyek ini sukses setelah itu diimplementasikan?

The Logical Framework Approach merupakan teknik yang berguna untuk membantu Anda melakukan beberapa hal, sehingga membuat proyek Anda lebih kuat dan koheren - dan lebih sukses.

The Logical Framework Approach (LFA) dikembangkan pada tahun 1970 sebagai perangkat untuk perencanaan strategis, menggunakan ide dari Manajemen dengan Tujuan . Ini adalah perangkat pilihan yang digunakan oleh lembaga pembangunan dan masyarakat donor internasional. Organisasi bantuan besar di seluruh dunia menggunakan LFA untuk perencanaan, menyetujui, evaluasi dan pemantauan proyek-proyek mereka. Yang mengatakan, ini adalah teknik yang kuat dan berguna, dan merupakan salah satu aplikasi yang kaya layak jauh lebih luas daripada dalam pembangunan internasional saja.

Pendekatan Kerangka logis dan logframe

The Logical Framework Approach elegan merajut bersama antara top-down dan bottom-up yang melakukan pendekatan pada manajemen proyek. Keunggulan untuk menyeleggarakan bersama antara top-down, "waterfall approach" untuk mengidentifikasi kegiatan dalam proyek, dengan proses bottom-up ketat memeriksa untuk memastikan bahwa daftar kegiatan yang komprehensif.

Kemudian memperkuat ini dengan risiko yang ketat dan analisis asumsi, yang lagi benar-benar diperiksa. Dan itu menyimpulkan dengan mengidentifikasi pengendalian yang dibutuhkan untuk memonitor dan mengelola proyek sampai akhir yang sukses.

Hal ini dalam kerangka Matrix logframe, ditunjukkan pada gambar 1 di bawah. Ini referensi silang tujuh bidang utama dari proyek untuk memastikan bahwa pertanyaan kunci diminta:

Tujuan - hasil apa yang kita harapkan?
Tujuan - mengapa kita melakukan ini?
Output - delivery apa?
Kegiatan - apa yang akan kita lakukan untuk memberikan output?
Indikator Pencapaian - bagaimana kita akan tahu bahwa kita sudah berhasil?
Sarana Verifikasi - bagaimana kita akan memeriksa hasil Kita melaporkan?
Risiko dan Asumsi - asumsi apa yang mendasari struktur proyek Kita dan apa risiko mereka tidak akan menang?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dimasukkan ke dalam Kerangka Matrix Logical (logframe) dan menjadi output dari Kerangka Kerja Logis latihan Analisis. Logframe adalah empat oleh empat matriks, ditunjukkan di bawah ini: Gambar 1: logframe Matrix Logframe Matrix
Ringkasan Proyek	Indikator Prestasi	Sarana Verifikasi	Risiko Penting dan Asumsi
Sasaran:
Tujuan:
Output:
Aktivitas:

Proses ini memiliki nilai yang signifikan untuk ukuran proyek. Ini membantu mengidentifikasi gambaran besar dan memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana barang-barang lainnya kaskade turun dari itu. Selain itu, membantu menyempurnakan asumsi inti yang digunakan dalam proses pembangunan proyek.

Menggunakan sebuah logframe

Melaksanakan langkah-langkah berikut dalam konsultasi dengan para pemangku kepentingan Anda, setelah Anda menyelesaikan analisis mendalam tentang situasi. Dengan melibatkan para stakeholder, Anda akan berakhir dengan analisis yang jauh lebih kuat dari proyek daripada Anda akan pada Anda sendiri.

Langkah 1: Mengidentifikasi Output dan Kegiatan (Ringkasan Proyek, Kolom 1)

Langkah pertama adalah untuk melakukan brainstorming output dan kegiatan yang dibutuhkan oleh proyek, dimulai dengan tujuan proyek. Lakukan ini di kolom Ringkasan Proyek (kolom 1) Logframe. Mulailah dengan mendefinisikan Maksud dan Tujuan dari proyek ini dan, dari ini, mengidentifikasi output dan kegiatan yang diperlukan:

Tujuan: Apakah "menjadi" kondisi dari proyek? Apa yang Anda coba capai?
Tujuan: Apa yang akan Anda lakukan baik dengan mencapai tujuan? Siapa penerima manfaat? Apa motivasi yang mendasari untuk memulai proyek di tempat pertama?
Output: Hal-hal khusus akan disampaikan sebagai hasil dari proyek ini? Agar proyek untuk dianggap sukses, perubahan apa yang harus dilakukan, dan apa yang akan menjadi hasilnya?
Aktivitas: Apa yang sebenarnya akan dilakukan dalam rangka untuk memberikan output yang diinginkan? Logframe tidak dimaksudkan sebagai pedoman pelaksanaan, sehingga bagian ini biasanya disajikan dalam bentuk poin-poin.

Tip:
Jangan meremehkan jumlah waktu dan kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan proses ini dengan benar! Mengelola harapan masyarakat ini, dan menjaga mereka terfokus pada tugas di tangan. Jika orang kehilangan fokus, Anda akan kehilangan aktivitas penting, asumsi yang salah, dan risiko.

Langkah 2: Verifikasi Logika Vertikal

Selanjutnya, kita mengambil pendekatan bottom-up untuk memeriksa bahwa daftar kegiatan ini akan memberikan hasil yang diinginkan - setelah semua, itu mungkin bahwa kegiatan telah terjawab, atau bahwa hasil aktual kegiatan ini mungkin tidak menjadi orang-orang inginkan. Proses ini pemeriksaan merupakan bagian penting untuk memastikan bahwa rencana proyek Anda kuat.
Kolom satu menunjukkan hirarki tujuan, sehingga sangat penting untuk memeriksa bahwa tindakan yang diidentifikasi memberikan hasil inginkan. Periksa logika dalam kolom satu dengan menggunakan jika / kemudian menguji sebagai berikut. Dimulai dengan kegiatan Anda, pastikan bahwa:

JIKA Anda menyelesaikan aktivitas, MAKA output akan terjadi.
Anda ingin memastikan kegiatan dan output secara langsung terkait.
JIKA output Anda tercapai, MAKA tujuan proyek Anda akan memuaskan. Apakah output yang direncanakan terkait erat dengan tujuan Anda? Pastikan penerima Anda identifikasi pada tujuan Anda benar-benar menerima hasil yang menguntungkan sebagaimana yang diinginkan.
JIKA tujuan Anda puas, MAKA tujuan proyek tercapai.
Periksa tujuan Anda dan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan sepenuhnya menggabungkan maksud dalam gawang.

Jika, dalam langkah ini, Anda menemukan bahwa kegiatan dan keluaran yang hilang atau salah, menambah atau menyesuaikan mereka secara tepat. Dan ingatlah bahwa jika Anda mengidentifikasi masalah dengan unsur-unsur yang lebih tinggi dalam hirarki ini, Anda harus kembali ke Langkah 1 dan mengidentifikasi hasil yang tepat dan kegiatan untuk elemen-elemen.

Langkah 3: Identifikasi Resiko dan Asumsi rencana Anda (Kolom 4)

Kita sekarang menyeberang ke sisi lain dari Logframe untuk mengidentifikasi risiko yang terkait dengan proyek tersebut, dan kemungkinan asumsi yang salah yang dapat merusak itu.

Ada sejumlah faktor eksternal yang dapat membuang proyek tentunya. Dalam perencanaan dan tahap desain, adalah bijaksana untuk mengidentifikasi asumsi besar yang telah digunakan dan / atau tingkat risiko yang terkait dengan mereka.

Untuk setiap titik dalam struktur proyek (Kolom 1), mengidentifikasi asumsi Anda membuat (yang mungkin atau mungkin tidak benar), dan melihat risiko yang terkait.

Untuk menentukan asumsi Anda, bertanya "Apa tindakan atau variabel harus ada bagi proyek untuk memulai dan melanjutkan seperti yang direncanakan?" Mulai di bagian bawah dan bekerja sampai.

Asumsi Kegiatan: Apa yang Anda perlu terjadi untuk aktivitas Anda akan selesai dengan sukses? Dan kondisi dan sumber daya apa asumsi Anda akan berada di tempat?
Keluaran Asumsi: faktor di luar kendali Anda Apa yang harus hadir untuk mencapai output yang Anda butuhkan?
Tujuan Asumsi: Untuk mencapai tujuan, faktor eksternal apa yang perlu Anda miliki?
Asumsi Tujuan: Apa kondisi yang diperlukan untuk kelangsungan hidup jangka panjang dari tujuan proyek?

Mengklarifikasi asumsi-asumsi ini dengan stakeholder segera, jika Anda bisa. Jika Anda tidak bisa, pastikan Anda memiliki kegiatan awal di tempat dalam rencana proyek Anda untuk mengkonfirmasi bahwa asumsi Anda sudah benar.

Selanjutnya, ulangi proses ini melihat risiko (lihat artikel Kita pada Analisis Risiko.) Pastikan Anda berencana dalam semua kegiatan yang diperlukan untuk mengelola atau menghilangkan risiko, dan jika risiko tersebut tidak bisa dikelola atau dihilangkan, pastikan bahwa itu jelas diidentifikasi sehingga bahwa hal itu dapat dievaluasi pada langkah berikutnya.

Langkah 4: Verifikasi Logika Risiko dan Asumsi

Sekali Anda telah mengidentifikasi asumsi dan risiko, Anda perlu memeriksa mereka untuk menentukan:

Apakah asumsi Anda akan menghubungkan satu tingkat proyek ke depan, dan
Apakah risiko yang terlalu besar.

Pertama-tama, periksa bahwa asumsi Anda menggunakan logis jika / dan / kemudian analisis. Mulai di bagian bawah dan bekerja sampai untuk memastikan:

JIKA kegiatan berhasil diselesaikan, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA output akan deliverable.
JIKA output disampaikan, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA tujuan akan tercapai.
JIKA tujuan tercapai, DAN asumsi yang mendasari hal itu benar, MAKA tujuan proyek akan tercapai.

Kemudian, memeriksa beberapa poin tambahan yang berkaitan dengan risiko dan analisis asumsi:

Pastikan Anda telah mengidentifikasi banyak asumsi dan risiko sebanyak mungkin. Apakah Anda berbicara dengan semua orang yang terlibat? Apakah Anda melihat proyek dari semua sudut?
Pastikan asumsi Anda dinyatakan khusus dan tidak terlalu jelas. Anda tidak dapat menilai risiko secara akurat jika Anda bekerja dengan generalisasi.
Apakah Anda memiliki rencana pada setiap tingkat untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi?
Jika risiko Anda tidak mampu mengelola terlalu tinggi, pertimbangkan mendesain ulang proyek atau, jika Anda masih tidak dapat mengurangi ini untuk tingkat yang masuk akal, mempertimbangkan kembali kelayakan proyek.

Sekali lagi, di mana proses ini mengekspos masalah dengan Logframe Anda, update tepat.

Langkah 5: Tentukan Indikator Pencapaian dan Sarana Verifikasi

Bila Anda puas dengan struktur Logframe sejauh ini, dan merasa nyaman bahwa Anda dapat mengelola risiko yang terkait dengan asumsi Anda, Anda dapat melanjutkan untuk berpikir tentang bagaimana Anda akan memantau kemajuan menuju kesuksesan.

Indikator kinerja adalah langkah-langkah khusus yang digunakan untuk memantau kemajuan ini. Berikut adalah kriteria untuk indikator yang baik dari prestasi:

Valid - ia harus mengukur hasil yang diinginkan.
Reliable - ukuran harus konsisten dicapai dari waktu ke waktu.
Sensitif - ukur harus merespon perubahan, dan harus cukup-cepat mengidentifikasi jika sesuatu yang buruk terjadi.
Sederhana - pengukuran harus mudah untuk mengumpulkan atau melakukan.
Berguna - itu harus membantu dengan pengambilan keputusan atau menyediakan informasi untuk pembelajaran masa depan.
Terjangkau - Anda harus mampu membayar biaya keuangan dan waktu yang terlibat dalam mengambil pengukuran secara teratur.

Menggunakan kriteria ini, untuk setiap tujuan, tujuan, output dan kegiatan, menunjukkan apa yang akan digunakan untuk menentukan apakah itu berhasil dicapai. Juga perhatikan siapa yang akan bertanggung jawab untuk menetapkan target ini.

Kemudian menunjukkan dengan tepat bagaimana Anda akan memverifikasi prestasi itu. Sumber data apa yang akan Anda gunakan? Bagaimana Anda akan mengumpulkan data? Seberapa sering?

Pastikan bahwa kegiatan yang tepat berada di tempat dalam rencana Anda untuk mengatur dan mengelola sistem ini pemantauan.

Poin Penting :

Logical Framework Approach adalah teknik yang hebat untuk memastikan bahwa rencana proyek Anda kuat dan koheren. Dengan menggunakannya, Anda secara signifikan meningkatkan kemungkinan bahwa proyek Anda akan berhasil.

Pertama, ia menyediakan kerangka kerja yang berguna untuk bekerja melalui desain proyek Anda dengan stakeholder kunci, memastikan bahwa Anda dapat mengambil keuntungan penuh dari pengetahuan mereka, wawasan dan pengalaman.

Kedua, ia menyediakan proses yang berguna untuk menguji dan memeriksa rencana proyek Anda, pastikan bahwa itu berisi semua kegiatan yang diperlukan, didasarkan pada asumsi suara, dan cukup berat dan mengelola risiko yang melekat dalam proyek tersebut.

Ketiga, ada baiknya Anda memastikan bahwa langkah-langkah pengendalian yang tepat yang tertanam dalam proyek, yang berarti bahwa Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi mana hal-hal yang buruk terjadi, dan mengambil tindakan korektif yang tepat.