Essential Skills for an Excellent Career: 2.4 Bagaimana Menulis Kasus Bisnis

Mendapatkan Persetujuan dan Pendanaan untuk Proyek Anda

Detail manfaat, biaya, pendekatan dan skala waktu proyek yang diusulkan Anda.

Anda punya beberapa ide-ide besar untuk meningkatkan cara departemen Anda memberikan apa yang diminta itu.

Tapi bagaimana Anda mendapatkan persetujuan untuk proyek-proyek Anda untuk pergi ke depan? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa Anda menerima sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan mereka berhasil?

Jawabannya adalah ini: dengan membuat dokumen kasus bisnis yang tepat. Dalam proyek-proyek formal, kasus bisnis adalah penyampaian utama dari Strategi dan Bisnis Kasus Proyek Tahapan . Ini salah satu dokumen kunci yang manajer senior meninjau ketika memutuskan apakah akan memberikan proyek dana yang dibutuhkan untuk terus maju. Dalam kasus bisnis, detail manfaat Anda ini akan memberikan bahwa proyek bagaimana yang akan dicapai mereka. bagaimana biaya nya, dan berapa lama akan berlangsung.

Ada sejumlah manfaat lain yang datang dari menulis kasus bisnis:

Anda harus spesifik tentang apa proyek Anda akan tercapai, semua dalam satu dokumen, jadi ini mendorong Anda untuk berpikir proyek melalui dan merekam asumsi kunci Anda.
Perlu menyediakan baseline proyek, yang mana Anda dapat melacak ruang lingkup, biaya, garis waktu, dan deliverables / pencapaian manfaat.
Ini memberi Anda kesempatan, tepat di awal proyek, untuk memastikan bahwa semua stakeholder memahami apa yang Anda deliver (dan tidak memberikan) dan mengenali setiap tanggung jawab dan kewajiban mereka dalam mendukung proyek tersebut.

Untuk mendapatkan keuntungan terbesar dari ini, pikirkan tentang bagaimana Anda bisa mendapatkan stakeholder Anda yang paling penting yang terlibat. Misalnya, Anda bisa berkonsultasi dengan mereka sebelum Anda menempatkan kasus bisnis bersama-sama - atau, alternatifnya, Anda bisa mendapatkan masukan mereka ketika menulis kasus bisnis Anda, dan mendapatkan umpan balik mereka pada draf awal.

Beberapa artikel dalam Membangun Dukungan untuk Proyek Anda bagian wilayah Manajemen Proyek kami akan membantu Anda di sini. Secara khusus, lihat artikel kami pada Bekerja dengan Sponsor Proyek , Analisis Stakeholder , Manajemen Stakeholder , pada Matrix RACI dan Peta Pengaruh .

Cara Menggunakan Perangkat

Setiap kasus bisnis harus mencakup beberapa komponen inti. Level detail yang diperlukan dalam dokumen Anda akan tergantung pada tahap bahwa proyek ini di, dan pada level kompleksitas dan investasi yang dibutuhkan dalam proyek.

Sebagai contoh, dalam sebuah proyek yang kompleks, Anda mungkin perlu mengajukan kasus bisnis awal pada prinsipnya untuk meminta persetujuan proyek . Hal ini kemudian akan mengarah pada pelepasan dana awal, sehingga manajer proyek dapat menghasilkan kasus bisnis yang lengkap, dengan analisis rinci tentang ruang lingkup, biaya, dan manfaat. Persetujuan kasus bisnis yang terperinci ini kemudian akan dirilis pendanaan untuk proyek yang akan dilaksanakan secara penuh.

Di sisi lain, sebuah proyek untuk mengubah sistem IT dari yang ada untuk memberikan persyaratan hukum bisa cepat pelaksanaannya, karena yang ada memiliki dampak minimal. Dalam kasus bisnis ini, mungkin hanya beberapa halaman yang panjang.

Tip:
Sebagian besar organisasi memiliki proses, ketat cermat untuk mengalokasikan dana untuk proyek-proyek. Mereka juga mungkin memiliki seperangkat prioritas atau pertimbangan terhadap proyek yang dinilai. Menyelidiki template dan pedoman yang tersedia dalam organisasi Anda sebelum Anda mulai menulis kasus bisnis Anda.

Secara khusus, menyelidiki apakah ada template / format yang Anda harus gunakan ( bagian mana yang wajib atau opsional). Identifikasi yang menyetujui kasus bisnis pada level investasi proyek yang Anda butuhkan, dan menentukan kriteria penilaian untuk persetujuan proyek.

Inti komponen kasus bisnis adalah sebagai berikut:

Ringkasan Manajemen - Di sini, meringkas poin-poin penting dalam setiap bagian kasus bisnis, idealnya dalam satu halaman. Anda akan menulis ringkasan ini setelah Anda jelas berpikir melalui proposal proyek secara rinci, dan menulis seluruh dokumen kasus bisnis.

Latar belakang Proyek - Mengidentifikasi masalah, peluang, dan kebutuhan strategi bisnis bahwa proyek yang diusulkan akan di bahas. Diskusikan pilihan lain bahwa Anda telah dipertimbangkan dan ditolak sebagai solusi potensial. Identifikasi implikasi tidak menyetujui proyek. Berikan informasi tentang pemangku kepentingan utama yang telah terlibat dalam mengembangkan proposisi proyek, dan menjelaskan pekerjaan yang sudah terjadi di tahapan proyek sebelumnya.

Tujuan - Tetapkan proyek yang akan memberikan penggunaan dari tujuan SMART.

Cakupan - Tentukan akan memberikan pengaruh apa proyek ini. Jadilah yang jelas tentang apa yang ada dalam ruang lingkup, dan apa yang keluar dari ruang lingkup. Anda mungkin merasa perlu untuk daftar proses atau proses daerah, wilayah geografis, departemen / fungsi, peralatan, sistem (ingat untuk menyatakan yang interface sistem dalam lingkup -! Ini sering dilupakan), atau kelompok stakeholder sebagai cara yang jelas tentang apa yang ada dalam ruang lingkup.

Ini sering juga berguna untuk menyatakan dimana tanggung jawab proyek akan berakhir. Sebagai contoh, proyek ini mungkin bertanggung jawab untuk menyiapkan pelatihan awal dari tim dukungan internal. Namun, tim dukungan internal kemudian dapat bertanggung jawab untuk pelatihan pengguna akhir sebagai bagian dari "bisnis seperti biasa" mereka ada tanggung jawab.

Dependensi - Mengidentifikasi dependensi proyek. Misalnya, menyatakan dengan jelas jika tim Anda dengan cara apapun tergantung pada kerja dari tim lain untuk menyelesaikan proyek. Juga, pastikan untuk menyatakan apakah proyek lain bergantung pada sesuatu yang Anda memberikan.

Risiko - Identifikasi risiko penting dalam proyek tersebut. Menyatakan bagaimana Anda berencana toeliminate, mengurangi atau mengelola risiko tersebut, dan menentukan implikasi dari tidak melakukannya. Anda juga mungkin merasa berguna untuk memperkirakan probabilitas dari setiap risiko yang terjadi, atau memberikan detail lebih lanjut tentang kondisi di mana Anda tidak bisa efektif mengurangi risiko.

Biaya dan sumber daya - Jelaskan lay out anggaran proyek Anda. Selain itu, sorot sumber daya yang tergantung pada Anda, tapi itu tidak perlu pengeluaran kas. Sumber daya ini dapat mencakup hal-hal seperti perangkat keras IT, orang, peralatan, dan kamar yang sudah tersedia. Dalam kasus ini, negara jumlah sumber daya yang Anda butuhkan, dan menyoroti di mana Anda mengharapkan sumber daya ini datang dari.

Jelaskan menyatakan asumsi-asumsi yang mendukung perkiraan biaya dalam kasus bisnis, serta setiap nomor yang telah ditinggalkan. Misalnya, jika Anda telah meng-asumsikan bahwa ada kapasitas penyimpanan yang cukup data yang sudah tersedia.

Area yang sering dilupakan dalam anggaran termasuk biaya untuk staf yang harus menghadiri acara proyek (seperti lokakarya atau latihan pengujian bisnis) dan ekstra kapasitas hardware sistem. Sebagai contoh, jika server tambahan yang diperlukan untuk mendukung pengujian, tetapi tidak akan diperlukan setelah proyek "ditayangkan," .

Manajer sering mengalami masalah terus mendapatkan sumber daya yang mereka butuhkan untuk proyek mereka. Inilah sebabnya mengapa itu benar-benar penting untuk memiliki persetujuan stakeholder kunci, dan memahami sumber daya yang proyek perlu.

Manfaat - Nyatakan bahwa proyek ini akan memberikan manfaat. Hal ini harus mencakup baik manfaat kualitatif dan kuantitatif.

Milestones - Nyatakan waktu proyek Anda. Jika proyek harus disampaikan pada tanggal tertentu untuk mencapai tenggat waktu hukum atau internal negara ini. Juga, menjadi jelas tentang implikasi dari proyek awal, atau tidak dimulai, pada tanggal tertentu.

Evaluasi Proyek - Bagaimana proyek dievaluasi akan tergantung pada organisasi dan misinya. Namun banyak organisasi basis go / no-go keputusan tentang proyek Internal Rate of Return atau Net Present Value, keduanya merupakan ukuran return bahwa proyek ini akan memberikan kepada organisasi sekali biaya telah dipertimbangkan.

Tip:
Sama seperti organisasi Anda cenderung memiliki template khusus untuk kasus bisnis, kemungkinan untuk memiliki aturan khusus merinci bagaimana proyek harus dievaluasi. Jika sesuai, mendapatkan bantuan dari departemen keuangan Anda untuk memastikan bahwa ini bagian dari kasus bisnis Anda terstruktur dengan benar.

Poin Penting :

Kasus bisnis adalah dokumen penting dalam tahap awal proyek. Ini rincian bagaimana proyek akan dilanjutkan, dan itu dokumen kunci yang pengambil keputusan harus memutuskan apakah akan menyetujui dan mendanai proyek Anda. Selain ini, ia menetapkan dasar untuk ruang lingkup proyek, biaya, dan garis waktu, yang berarti bahwa itu adalah dokumen kunci untuk menentukan apakah proyek tersebut dinilai sebagai sukses atau gagal. Dengan demikian, berhati-hati dengan dokumen ini - setelah semua, apa yang salah, ditinggalkan atau disalahpahami bisa kemungkinan akan menimbulkan masalah di kemudian hari.

Seperti banyak dokumen manajemen proyek kunci, kasus bisnis memberikan Anda kesempatan untuk terlibat dengan para pemangku kepentingan kunci Anda dan membangun dukungan untuk proyek Anda. Pastikan bahwa Anda mengambil keuntungan terbaik dari kesempatan ini!