Laman

AddThis Smart Layers

3.6 Gantt Charts

Perencanaan dan penjadualan proyek yang lebih kompleks



Gantt Charts (Gant Chart) adalah alat yang berguna untuk menganalisis dan perencanaan proyek yang lebih kompleks.



Cari tahu bagaimana menggunakan Gantt Charts,

Pikirkan tentang bagaimana menantang akan menyulap selusin bola sekaligus.

Anda harus menjaga mata Anda pada semua dari mereka, dan tahu kapan untuk menangkap masing-masing. Jika Anda melewatkan satu, ini bisa merusak seluruh kinerja Anda.

Manajemen proyek adalah mirip dengan ini. Untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, Anda harus mengontrol sejumlah besar kegiatan, dan memastikan bahwa mereka selesai sesuai jadwal.

Jika Anda melewatkan tenggat waktu atau menyelesaikan tugas di luar urutan, mungkin ada efek knock-on pada sisa proyek. Ini bisa memberikan akhir sebagai hasilnya, dan biaya lebih banyak. Itulah mengapa sangat membantu untuk dapat melihat segala sesuatu yang perlu dilakukan, dan tahu, sekilas, ketika setiap aktivitas harus diselesaikan.

Gantt chart menyampaikan informasi ini secara visual. Mereka menjelaskan semua tugas yang terlibat dalam proyek, dan pesanan mereka, ditunjukkan terhadap skala waktu. Ini memberi Anda gambaran instan proyek, tugas yang terkait, dan ketika kebutuhan tersebut akan selesai.

Pada artikel ini, kita akan melihat mengapa grafik Gantt sangat berguna, dan kita akan melihat bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengatur proyek-proyek dan menjaga tim Anda informasi kemajuan.

Asal Usul Perangkat ini

Pada akhir 1800-an, Polandia insinyur Karol Adamiecki mengembangkan diagram alur kerja visual yang ia sebut "harmonogram."

Di sekitar tahun 1910, Henry Gantt, seorang konsultan manajemen dan insinyur, mengambil konsep Adamiecki untuk tahap berikutnya. Bagan ini dirancang untuk membantu pengawas manufaktur melihat apakah pekerjaan mereka berada di, depan, atau belakang jadwal, dan membentuk dasar dari alat yang kita gunakan saat ini.

Mengapa Gunakan Grafik Gantt?

Ketika Anda membuat bagan Gantt, Anda perlu memikirkan semua tugas yang terlibat dalam proyek Anda. Sebagai bagian dari proses ini, Anda akan bekerja keluar yang akan bertanggung jawab untuk setiap tugas, berapa lama setiap tugas akan mengambil, dan apa masalah tim Anda mungkin ditemui.

Ini pemikiran rinci membantu Anda memastikan bahwa jadwal dapat dilaksanakan, bahwa orang yang tepat ditugaskan untuk setiap tugas, dan bahwa Anda memiliki workarounds untuk masalah potensial sebelum Anda mulai.

Gantt chart juga membantu Anda bekerja di luar aspek praktis dari proyek, seperti waktu minimum yang diperlukan untuk memberikan, dan tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum orang lain dapat dimulai. Plus, Anda dapat menggunakannya untuk mengidentifikasi jalur kritis - urutan tugas yang harus individual diselesaikan tepat waktu jika seluruh proyek adalah untuk memberikan tepat waktu.

Akhirnya, Anda dapat menggunakan grafik Gantt untuk menjaga tim Anda dan sponsor Anda informasi tentang kemajuan. Cukup memperbarui grafik untuk menunjukkan perubahan jadwal dan implikasinya, atau menggunakannya untuk berkomunikasi bahwa tugas utama telah selesai.

Membuat Gantt Chart

Anda dapat melihat grafik Gantt contoh pada gambar 1, berikut:
Gambar 1 - Sebuah bagan Gantt Contoh

Untuk membuat satu untuk proyek Anda, ikuti langkah berikut, menggunakan contoh kita sebagai panduan.

Langkah 1: Identifikasi Tugas Esensial

Gantt chart tidak memberikan informasi yang berguna kecuali mereka mencakup semua kegiatan yang diperlukan untuk proyek atau tahapan proyek akan selesai.

Jadi, untuk memulai, daftar semua kegiatan ini. Gunakan struktur rincian kerja jika Anda perlu menetapkan apa tugas-tugas yang. Kemudian, untuk setiap tugas, catatan yang paling awal tanggal mulai dan perkiraan durasi .

Contoh
Organisasi Anda telah memenangkan tender untuk menciptakan sebuah "Software as a Service" produk baru, dan Anda bertanggung jawab atas proyek tersebut.

Anda memutuskan untuk menggunakan bagan Gantt untuk mengatur semua tugas yang diperlukan, dan untuk menghitung skala waktu keseluruhan kemungkinan untuk pengiriman.

Anda mulai dengan membuat daftar semua kegiatan yang harus terjadi, dan Anda memperkirakan berapa lama setiap tugas harus dilakukan untuk menyelesaikan. 

Daftar Anda terlihat sebagai berikut:


Tugas
Panjangnya
A. analisis tingkat tinggi
1 minggu
B. Pemilihan server hosting
1 hari
C. Konfigurasi server
2 minggu
D. Analisis rinci modul inti
2 minggu
E. Detil analisis mendukung modul
2 minggu
F. Pengembangan modul inti
3 minggu
G. Pengembangan mendukung modul
3 minggu
Jaminan kualitas H. modul inti
1 minggu
I. Jaminan kualitas mendukung modul
1 minggu
J. pelatihan internal awal klien
1 hari
K. Pengembangan dan QA pelaporan akuntansi
1 minggu
L. Pengembangan dan QA pelaporan manajemen
1 minggu
M. Pengembangan sistem informasi manajemen
1 minggu
N. Klien pelatihan internal user
1 minggu


Langkah 2: Identifikasi Hubungan Tugas

Gantt chart menunjukkan hubungan antara tugas-tugas dalam suatu proyek. Beberapa tugas harus diselesaikan sebelum Anda dapat mulai yang berikutnya, dan lain-lain tidak bisa berakhir sampai yang sebelumnya telah berakhir. Misalnya, jika Anda membuat brosur, Anda harus menyelesaikan desain sebelum Anda dapat mengirim untuk mencetak.

Kegiatan bergantung disebut "berurutan" atau "linear" tugas.
Tugas lainnya akan menjadi "paralel" - yaitu mereka dapat dilakukan pada waktu yang sama dengan tugas-tugas lainnya.

Anda tidak perlu melakukan ini secara berurutan, tapi kadang-kadang Anda mungkin perlu tugas-tugas lain yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Jadi, misalnya, desain brosur Anda bisa dimulai sebelum teks tersebut telah diedit (meskipun Anda tidak akan dapat menyelesaikan desain sampai teks sempurna.)

Mengidentifikasi tugas proyek Anda sejajar, dan yang berurutan. Dimana tugas-tugas yang tergantung pada orang lain, mencatat hubungan antara mereka. Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih dalam bagaimana mengatur proyek Anda, dan akan membantu ketika Anda mulai penjadwalan kegiatan pada grafik Gantt.

Catatan:
Dalam grafik Gantt, ada tiga hubungan utama antara tugas berurutan:
  • Finish to Start (FS) - tugas FS tidak dapat dimulai sebelum (dan terkait) tugas sebelumnya selesai. Namun, mereka dapat mulai nanti.
  • Start to Start (SS) - tugas SS tidak bisa dimulai sampai tugas sebelumnya dimulai. Namun, mereka dapat mulai nanti.
  • Finish to Finish (FF) - tugas FF tidak bisa berakhir sebelum berakhir tugas sebelumnya. Namun, mereka bisa berakhir nanti.
Jenis keempat, Start to Finish (SF), sangat jarang.

Tips 1:
Tugas dapat sekuensial dan paralel pada saat yang sama - misalnya, dua tugas (B dan D) dapat tergantung pada satu lagi (A), dan dapat diselesaikan pada waktu yang sama. Tugas B adalah berurutan karena mengikuti dari A, dan itu sejajar, sehubungan dengan D.

Tip 2:
Untuk meminimalkan waktu pengiriman, Anda harus melakukan seperti banyak pekerjaan secara paralel seperti yang Anda bijaksana bisa. Anda juga perlu menjaga lingkup proyek sekecil mungkin.



Contoh
Tugas
Panjangnya
Jenis *
Tergantung pada ...
A. analisis tingkat tinggi
1 minggu
S

B. Pemilihan server hosting
1 hari
S
A
C. Konfigurasi server
2 minggu
S
B
D. Analisis rinci modul inti
2 minggu
S, P ke B, C
A
E. Detil analisis mendukung modul
2 minggu
S, P ke F
D
F. Pengembangan modul inti
3 minggu
S, P E
D
G. Pengembangan mendukung modul
3 minggu
S, P untuk H, J
E
Jaminan kualitas H. modul inti
1 minggu
S, P to G
F
I. Jaminan kualitas mendukung modul
1 minggu
S
G
J. pelatihan internal awal klien
1 hari
S, P to G
C, H
K. Pengembangan dan QA pelaporan akuntansi
1 minggu
S
E
L. Pengembangan dan QA pelaporan manajemen
1 minggu
S
E
M. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
1 minggu
S
L
N. Klien pelatihan internal user
1 minggu
S
I, J, K, M
 

* P: Paralel, S: Sequential

Langkah 3: Aktivitas Masukan Ke Software atau Template

Anda dapat menggambar grafik Gantt dengan tangan atau menggunakan perangkat lunak khusus, seperti Gantto , Matchware , atau Microsoft Project . Beberapa alat-alat ini berbasis cloud, yang berarti bahwa Anda dan tim Anda dapat mengakses dokumen secara bersamaan, dari lokasi manapun. (Hal ini membantu banyak ketika Anda sedang membahas, mengoptimalkan, dan melaporkan proyek.)

Beberapa Gantt chart template telah diciptakan untuk Microsoft Excel , dan Anda juga dapat menemukan Gantt chart template gratis dengan online pencarian cepat.

Gambar 2 - Contoh Gantt chart



Langkah 4: Bagan Kemajuan

Sebagai proyek Anda bergerak sepanjang, itu akan berkembang. Misalnya, dalam skenario kami, jika jaminan kualitas modul inti mengungkapkan masalah, maka Anda mungkin perlu untuk menunda pelatihan, dan menghentikan pembangunan sistem informasi manajemen sampai masalah teratasi.

Update Gantt chart untuk mencerminkan perubahan segera setelah mereka terjadi. Ini akan membantu Anda untuk menjaga rencana Anda, tim Anda, dan sponsor Anda up-to-date.

Poin Penting : 


Gantt chart berguna untuk perencanaan dan penjadualan proyek. Mereka membantu Anda menilai berapa lama proyek harus mengambil, menentukan sumber daya yang dibutuhkan, dan merencanakan urutan di mana Anda akan menyelesaikan tugas-tugas. Mereka juga membantu untuk mengelola dependensi antara tugas.

Gantt chart juga berguna untuk memonitor kemajuan proyek sekali itu berlangsung. Anda dapat langsung melihat apa yang seharusnya dicapai pada tanggal tertentu dan, jika proyek berada di belakang jadwal, Anda dapat mengambil tindakan untuk membawa kembali ke jalur.

Video

Loading...