Perencanaan dan penjadualan proyek yang lebih kompleks
Gantt Charts (Gant Chart) adalah alat yang berguna untuk menganalisis dan perencanaan proyek yang lebih kompleks.
Cari tahu bagaimana
menggunakan Gantt Charts,
Anda harus
menjaga mata Anda pada semua dari mereka, dan tahu kapan untuk menangkap
masing-masing. Jika Anda melewatkan satu, ini bisa merusak seluruh kinerja
Anda.
Manajemen
proyek adalah mirip dengan ini. Untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, Anda
harus mengontrol sejumlah besar kegiatan, dan memastikan bahwa mereka selesai
sesuai jadwal.
Jika Anda
melewatkan tenggat waktu atau menyelesaikan tugas di luar urutan, mungkin ada
efek knock-on pada sisa proyek. Ini bisa memberikan akhir sebagai hasilnya, dan
biaya lebih banyak. Itulah mengapa sangat membantu untuk dapat melihat segala
sesuatu yang perlu dilakukan, dan tahu, sekilas, ketika setiap aktivitas harus
diselesaikan.
Gantt chart
menyampaikan informasi ini secara visual. Mereka menjelaskan semua tugas yang
terlibat dalam proyek, dan pesanan mereka, ditunjukkan terhadap skala waktu.
Ini memberi Anda gambaran instan proyek, tugas yang terkait, dan ketika
kebutuhan tersebut akan selesai.
Pada artikel
ini, kita akan melihat mengapa grafik Gantt sangat berguna, dan kita akan
melihat bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengatur proyek-proyek dan
menjaga tim Anda informasi kemajuan.
Asal Usul Perangkat ini
Pada akhir
1800-an, Polandia insinyur Karol Adamiecki mengembangkan diagram alur kerja
visual yang ia sebut "harmonogram."
Di sekitar
tahun 1910, Henry Gantt, seorang konsultan manajemen dan insinyur, mengambil
konsep Adamiecki untuk tahap berikutnya. Bagan ini dirancang untuk membantu
pengawas manufaktur melihat apakah pekerjaan mereka berada di, depan, atau
belakang jadwal, dan membentuk dasar dari alat yang kita gunakan saat ini.
Mengapa Gunakan Grafik Gantt?
Ketika Anda
membuat bagan Gantt, Anda perlu memikirkan semua tugas yang terlibat dalam
proyek Anda. Sebagai bagian dari proses ini, Anda akan bekerja keluar yang akan
bertanggung jawab untuk setiap tugas, berapa lama setiap tugas akan mengambil,
dan apa masalah tim Anda mungkin ditemui.
Ini pemikiran
rinci membantu Anda memastikan bahwa jadwal dapat dilaksanakan, bahwa orang
yang tepat ditugaskan untuk setiap tugas, dan bahwa Anda memiliki workarounds
untuk masalah potensial sebelum Anda mulai.
Gantt chart
juga membantu Anda bekerja di luar aspek praktis dari proyek, seperti waktu minimum
yang diperlukan untuk memberikan, dan tugas-tugas yang harus diselesaikan
sebelum orang lain dapat dimulai. Plus, Anda dapat menggunakannya untuk
mengidentifikasi jalur kritis - urutan tugas yang harus individual diselesaikan
tepat waktu jika seluruh proyek adalah untuk memberikan tepat waktu.
Akhirnya, Anda
dapat menggunakan grafik Gantt untuk menjaga tim Anda dan sponsor Anda
informasi tentang kemajuan. Cukup memperbarui grafik untuk menunjukkan
perubahan jadwal dan implikasinya, atau menggunakannya untuk berkomunikasi
bahwa tugas utama telah selesai.
Membuat Gantt Chart
Anda dapat melihat grafik Gantt contoh pada gambar 1,
berikut:
Gambar 1 - Sebuah bagan Gantt Contoh
Untuk membuat
satu untuk proyek Anda, ikuti langkah berikut, menggunakan contoh kita sebagai
panduan.
Langkah 1: Identifikasi Tugas Esensial
Gantt chart
tidak memberikan informasi yang berguna kecuali mereka mencakup semua kegiatan
yang diperlukan untuk proyek atau tahapan proyek akan selesai.
Jadi, untuk
memulai, daftar semua kegiatan ini. Gunakan struktur rincian kerja jika Anda perlu menetapkan
apa tugas-tugas yang. Kemudian, untuk setiap tugas, catatan yang paling awal
tanggal mulai dan perkiraan durasi .
Contoh
Organisasi Anda
telah memenangkan tender untuk menciptakan sebuah "Software as a
Service" produk baru, dan Anda bertanggung jawab atas proyek tersebut.
Anda memutuskan
untuk menggunakan bagan Gantt untuk mengatur semua tugas yang diperlukan, dan
untuk menghitung skala waktu keseluruhan kemungkinan untuk pengiriman.
Anda mulai
dengan membuat daftar semua kegiatan yang harus terjadi, dan Anda memperkirakan
berapa lama setiap tugas harus dilakukan untuk menyelesaikan.
Daftar Anda
terlihat sebagai berikut:
Tugas
|
Panjangnya
|
A. analisis tingkat tinggi
|
1 minggu
|
B. Pemilihan server hosting
|
1 hari
|
C. Konfigurasi server
|
2 minggu
|
D. Analisis rinci modul inti
|
2 minggu
|
E. Detil analisis mendukung modul
|
2 minggu
|
F. Pengembangan modul inti
|
3 minggu
|
G. Pengembangan mendukung modul
|
3 minggu
|
Jaminan kualitas H. modul inti
|
1 minggu
|
I. Jaminan kualitas mendukung modul
|
1 minggu
|
J. pelatihan internal awal klien
|
1 hari
|
K. Pengembangan dan QA pelaporan akuntansi
|
1 minggu
|
L. Pengembangan dan QA pelaporan manajemen
|
1 minggu
|
M. Pengembangan sistem informasi manajemen
|
1 minggu
|
N. Klien pelatihan internal user
|
1 minggu
|
Langkah 2: Identifikasi Hubungan Tugas
Gantt chart menunjukkan
hubungan antara tugas-tugas dalam suatu proyek. Beberapa tugas harus
diselesaikan sebelum Anda dapat mulai yang berikutnya, dan lain-lain tidak bisa
berakhir sampai yang sebelumnya telah berakhir. Misalnya, jika Anda membuat
brosur, Anda harus menyelesaikan desain sebelum Anda dapat mengirim untuk
mencetak.
Kegiatan
bergantung disebut "berurutan" atau "linear" tugas.
Tugas lainnya
akan menjadi "paralel" - yaitu mereka dapat dilakukan pada
waktu yang sama dengan tugas-tugas lainnya.
Anda tidak
perlu melakukan ini secara berurutan, tapi kadang-kadang Anda mungkin perlu
tugas-tugas lain yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Jadi, misalnya,
desain brosur Anda bisa dimulai sebelum teks tersebut telah diedit (meskipun
Anda tidak akan dapat menyelesaikan desain sampai teks sempurna.)
Mengidentifikasi
tugas proyek Anda sejajar, dan yang berurutan. Dimana tugas-tugas yang
tergantung pada orang lain, mencatat hubungan antara mereka. Ini akan memberi
Anda pemahaman yang lebih dalam bagaimana mengatur proyek Anda, dan akan
membantu ketika Anda mulai penjadwalan kegiatan pada grafik Gantt.
Catatan:
Dalam grafik Gantt, ada tiga hubungan utama antara tugas berurutan:
Dalam grafik Gantt, ada tiga hubungan utama antara tugas berurutan:
- Finish to Start (FS) - tugas FS tidak dapat dimulai sebelum (dan terkait) tugas sebelumnya selesai. Namun, mereka dapat mulai nanti.
- Start to Start (SS) - tugas SS tidak bisa dimulai sampai tugas sebelumnya dimulai. Namun, mereka dapat mulai nanti.
- Finish to Finish (FF) - tugas FF tidak bisa berakhir sebelum berakhir tugas sebelumnya. Namun, mereka bisa berakhir nanti.
Jenis keempat, Start
to Finish (SF), sangat jarang.
Tips 1:
Tugas dapat sekuensial dan paralel pada saat yang sama - misalnya, dua tugas (B dan D) dapat tergantung pada satu lagi (A), dan dapat diselesaikan pada waktu yang sama. Tugas B adalah berurutan karena mengikuti dari A, dan itu sejajar, sehubungan dengan D.
Tugas dapat sekuensial dan paralel pada saat yang sama - misalnya, dua tugas (B dan D) dapat tergantung pada satu lagi (A), dan dapat diselesaikan pada waktu yang sama. Tugas B adalah berurutan karena mengikuti dari A, dan itu sejajar, sehubungan dengan D.
Tip 2:
Untuk meminimalkan waktu pengiriman, Anda harus melakukan seperti banyak pekerjaan secara paralel seperti yang Anda bijaksana bisa. Anda juga perlu menjaga lingkup proyek sekecil mungkin.
* P: Paralel, S: Sequential
Untuk meminimalkan waktu pengiriman, Anda harus melakukan seperti banyak pekerjaan secara paralel seperti yang Anda bijaksana bisa. Anda juga perlu menjaga lingkup proyek sekecil mungkin.
Contoh
Tugas
|
Panjangnya
|
Jenis *
|
Tergantung
pada ...
|
A. analisis tingkat tinggi
|
1 minggu
|
S
|
|
B. Pemilihan server hosting
|
1 hari
|
S
|
A
|
C. Konfigurasi server
|
2 minggu
|
S
|
B
|
D. Analisis rinci modul inti
|
2 minggu
|
S, P ke B, C
|
A
|
E. Detil analisis mendukung modul
|
2 minggu
|
S, P ke F
|
D
|
F. Pengembangan modul inti
|
3 minggu
|
S, P E
|
D
|
G. Pengembangan mendukung modul
|
3 minggu
|
S, P untuk H, J
|
E
|
Jaminan kualitas H. modul inti
|
1 minggu
|
S, P to G
|
F
|
I. Jaminan kualitas mendukung modul
|
1 minggu
|
S
|
G
|
J. pelatihan internal awal klien
|
1 hari
|
S, P to G
|
C, H
|
K. Pengembangan dan QA pelaporan akuntansi
|
1 minggu
|
S
|
E
|
L. Pengembangan dan QA pelaporan manajemen
|
1 minggu
|
S
|
E
|
M. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
|
1 minggu
|
S
|
L
|
N. Klien pelatihan internal user
|
1 minggu
|
S
|
I, J, K, M
|
* P: Paralel, S: Sequential
Langkah 3: Aktivitas Masukan Ke Software atau Template
Anda dapat
menggambar grafik Gantt dengan tangan atau menggunakan perangkat lunak khusus,
seperti Gantto , Matchware , atau Microsoft Project .
Beberapa alat-alat ini berbasis cloud, yang berarti bahwa Anda dan tim Anda
dapat mengakses dokumen secara bersamaan, dari lokasi manapun. (Hal ini
membantu banyak ketika Anda sedang membahas, mengoptimalkan, dan melaporkan
proyek.)
Beberapa Gantt
chart template telah diciptakan untuk Microsoft Excel , dan Anda
juga dapat menemukan Gantt chart template gratis dengan online pencarian cepat.
Gambar 2 -
Contoh Gantt chart
Langkah 4: Bagan Kemajuan
Sebagai proyek
Anda bergerak sepanjang, itu akan berkembang. Misalnya, dalam skenario kami,
jika jaminan kualitas modul inti mengungkapkan masalah, maka Anda mungkin perlu
untuk menunda pelatihan, dan menghentikan pembangunan sistem informasi
manajemen sampai masalah teratasi.
Update Gantt
chart untuk mencerminkan perubahan segera setelah mereka terjadi. Ini akan
membantu Anda untuk menjaga rencana Anda, tim Anda, dan sponsor Anda
up-to-date.
Poin Penting :
Gantt chart
berguna untuk perencanaan dan penjadualan proyek. Mereka membantu Anda menilai
berapa lama proyek harus mengambil, menentukan sumber daya yang dibutuhkan, dan
merencanakan urutan di mana Anda akan menyelesaikan tugas-tugas. Mereka juga
membantu untuk mengelola dependensi antara tugas.
Gantt chart
juga berguna untuk memonitor kemajuan proyek sekali itu berlangsung. Anda dapat
langsung melihat apa yang seharusnya dicapai pada tanggal tertentu dan, jika
proyek berada di belakang jadwal, Anda dapat mengambil tindakan untuk membawa
kembali ke jalur.