Essential Skills for an Excellent Career: 3.5 Memperkirakan Waktu Akurat

Menghitung Realistis Timelines Proyek

Pernahkah Anda pada sebuah proyek di mana batas waktu terlalu ketat?

Kemungkinannya adalah bahwa emosi yang tercerai berai, sponsor tidak senang, dan anggota tim bekerja pada jam- jam yang aneh.

Kemungkinan juga, bahwa hal ini terjadi karena seseorang meremehkan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Orang sering meremehkan jumlah waktu yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, terutama ketika mereka tidak terbiasa dengan pekerjaan yang perlu dilakukan.

Misalnya, mereka mungkin tidak memperhitungkan kejadian tak terduga atau mendesak kerja prioritas tinggi, dan mereka mungkin gagal untuk memungkinkan kompleksitas penuh pekerjaan. Jelas, ini mungkin memiliki konsekuensi negatif yang serius lebih bawah garis.

Inilah sebabnya mengapa penting untuk memperkirakan waktu secara akurat, jika proyek Anda adalah untuk menjadi sukses. Pada artikel ini, kita melihat suatu proses untuk membuat estimasi waktu yang baik, dan kami menjelajahi beberapa metode estimasi yang dapat Anda gunakan.

Mengapa Memperkirakan Waktu akurat?

Estimasi waktu yang akurat adalah keterampilan penting dalam manajemen proyek. Tanpa itu, Anda tidak akan tahu berapa lama proyek Anda akan berlangsung, dan Anda tidak akan bisa mendapatkan komitmen dari orang-orang yang membutuhkan untuk penandatanganan kapan berakhir.

Bahkan lebih penting untuk karir Anda, mensponsori sering menilai apakah proyek telah berhasil atau gagal tergantung pada apakah itu telah disampaikan pada waktu dan anggaran. Untuk memiliki kesempatan untuk sukses sebagai manajer proyek, Anda harus mampu menegosiasikan anggaran yang masuk akal dan tercapainya target waktu.

Bagaimana Perkiraan Waktu Akurat

Gunakan langkah-langkah ini untuk membuat estimasi waktu yang akurat:

Langkah 1: Memahami Apa yang Diperlukan

Mulailah dengan mengidentifikasi semua pekerjaan yang perlu dilakukan dalam proyek. Gunakan tool seperti Persyaratan Analisa Bisnis , Struktur Perincian Kerja , Gap Analysis dan Drill-Down untuk membantu Anda melakukan hal ini secara cukup rinci.

Sebagai bagian dari ini, pastikan bahwa Anda memberikan waktu untuk pertemuan, pelaporan, komunikasi, pengujian dan kegiatan lain yang sangat penting untuk keberhasilan proyek. (Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang kegiatan ini dalam artikel kami pada Tahapan Manajemen Proyek dan Proses .)

Langkah 2: Memesan ini Kegiatan

Sekarang, daftar semua kegiatan yang Anda diidentifikasi dalam urutan di mana mereka perlu terjadi.

Pada tahap ini, Anda tidak perlu menambahkan dalam berapa lama Anda berpikir kegiatan akan mengambil. Namun, Anda mungkin ingin mencatat batas waktu yang penting. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu untuk mendapatkan pekerjaan oleh departemen keuangan selesai sebelum mulai bekerja pada "Year End."

Langkah 3: Tentukan Siapa yang Harus Anda Libatkan

Anda dapat melakukan perkiraan sendiri, brainstorming mereka sebagai sebuah kelompok, atau meminta orang lain untuk berkontribusi.

Di mana Anda bisa, mendapatkan bantuan dari orang-orang yang benar-benar akan melakukan pekerjaan, karena mereka cenderung memiliki pengalaman sebelumnya untuk memanfaatkan. Dengan melibatkan mereka, mereka juga akan mengambil kepemilikan yang lebih besar dari waktu perkiraan mereka datang dengan, dan mereka akan bekerja lebih keras untuk bertemu dengan mereka.

Tip: Jika Anda melibatkan orang lain, ini adalah saat yang tepat untuk mengkonfirmasi asumsi Anda dengan mereka.

Langkah 4: Membuat Perkiraan Anda

Anda sekarang siap untuk membuat perkiraan Anda. Kami telah menjelaskan berbagai metode berikut untuk membantu Anda melakukan hal ini. Apapun metode yang Anda pilih, menanggung aturan-aturan dasar dalam pikiran:

Untuk mulai dengan, memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas bukan untuk proyek secara keseluruhan.
Tingkat detail yang Anda butuhkan untuk pergi ke tergantung pada keadaan. Sebagai contoh, Anda mungkin hanya perlu garis besar dari perkiraan waktu untuk fase proyek masa depan, tetapi Anda mungkin akan membutuhkan perkiraan rinci untuk fase ke depan.
Sebutkan semua asumsi, pengecualian dan kendala yang relevan, dan mencatat setiap sumber data yang Anda andalkan. Ini akan membantu Anda ketika perkiraan Anda dipertanyakan, dan juga akan membantu Anda mengidentifikasi daerah berisiko jika keadaan berubah.
Asumsikan bahwa sumber daya Anda hanya akan produktif untuk 80 persen dari waktu. Membangun dalam waktu untuk kejadian tak terduga seperti sakit, masalah pasokan, kegagalan peralatan, kecelakaan dan keadaan darurat, pemecahan masalah, dan pertemuan.
Jika beberapa orang hanya bekerja "paruh waktu" pada proyek Anda, ingatlah bahwa mereka mungkin kehilangan waktu karena mereka beralih di antara berbagai peran.
Ingatlah bahwa orang sering terlalu optimis, dan secara signifikan dapat meremehkan jumlah waktu yang akan dibutuhkan bagi mereka untuk menyelesaikan tugas.

Tip: Perkiraan paling dapat diandalkan adalah mereka yang telah diatur untuk ditantang. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi asumsi dan bias yang tidak valid.

Anda dapat meminta anggota tim, manajer lain, atau rekan kerja untuk menantang perkiraan waktu Anda.

Metode untuk Memperkirakan Waktu

Kita sekarang akan melihat pendekatan yang berbeda yang dapat Anda gunakan untuk memperkirakan waktu. Anda mungkin akan merasa paling berguna untuk menggunakan campuran teknik ini.

Bottom-Up Memperkirakan
Bottom-up Penaksiran memungkinkan Anda untuk membuat perkiraan untuk proyek secara keseluruhan. Untuk menganalisis dari "bawah ke atas," memecah tugas-tugas yang lebih besar ke dalam tugas rinci, dan kemudian memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing.
Karena Anda sedang mempertimbangkan setiap tugas secara bertahap, perkiraan Anda dari waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas mungkin akan lebih akurat. Anda kemudian dapat menambahkan jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana.

Tips 1: Berapa banyak detail yang Anda pergi ke tergantung pada situasi. Namun, semakin banyak detail yang Anda masuk ke dalam, semakin akurat Anda akan.

Jika Anda tidak tahu seberapa jauh untuk pergi, pertimbangkan untuk memecah pekerjaan ke dalam potongan bahwa satu orang dapat menyelesaikan dalam waktu setengah hari, misalnya. Tentu, ini sedikit melingkar, tetapi memberikan Anda gambaran tentang tingkat detail yang Anda harus bertujuan untuk.

Tip 2: Ya, ini tidak mengambil banyak pekerjaan, namun pekerjaan ini akan membayar kemudian dalam proyek. Pastikan bahwa Anda meninggalkan banyak waktu untuk itu dalam Tahap Disain proyek.

Top-Down Memperkirakan
Dalam analisis top-down, Anda mengembangkan gambaran timeline yang diharapkan pertama, menggunakan proyek-proyek masa lalu atau pengalaman sebelumnya sebagai panduan.
Ini sering membantu untuk membandingkan perkiraan top-down terhadap bottom-up perkiraan Anda, untuk memastikan akurasi.

Catatan: Jangan berasumsi bahwa perkiraan bottom-up yang salah jika mereka sangat berbeda dari yang top-down. Bahkan, itu lebih mungkin bahwa kebalikannya adalah benar.

Sebaliknya, gunakan perkiraan top-down untuk menantang keabsahan perkiraan bottom-up, dan untuk memurnikan mereka seperti orang yang tepat.

Memperkirakan Perbandingan
Dengan Penaksiran perbandingan, Anda melihat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas serupa, pada proyek-proyek lainnya.
Parametric Memperkirakan
Dengan metode ini, Anda memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk satu penyampaian, dan kemudian kalikan dengan jumlah kiriman yang diperlukan.
Sebagai contoh, jika Anda perlu untuk membuat halaman untuk sebuah situs web, Anda akan memperkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk melakukan satu halaman, dan Anda kemudian akan kalikan saat ini dengan jumlah total halaman yang akan diproduksi.
Tiga-Point Perkiraan
Untuk membangun sebuah bantal untuk ketidakpastian, Anda dapat melakukan tiga perkiraan - satu untuk kasus terbaik, satu lagi untuk kasus terburuk, dan yang terakhir untuk kasus yang paling mungkin.
Meskipun pendekatan ini memerlukan upaya tambahan untuk membuat tiga perkiraan terpisah, memungkinkan Anda untuk menetapkan harapan yang lebih masuk akal, berdasarkan perkiraan yang lebih realistis hasil.

Tip: Pada tahap awal perencanaan proyek, Anda sering tidak tahu siapa yang akan melakukan tugas masing-masing - ini dapat mempengaruhi berapa lama tugas akan mengambil. Sebagai contoh, seorang programmer berpengalaman harus mampu mengembangkan modul perangkat lunak jauh lebih cepat daripada seseorang yang kurang berpengalaman.

Anda dapat membangun ini ke perkiraan Anda dengan memberikan yang terbaik, perkiraan terburuk, dan kemungkinan besar, menyatakan dasar untuk setiap tampilan.

Mempersiapkan Jadwal Anda

Setelah Anda memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, Anda dapat mempersiapkan Anda jadual proyek . Tambahkan perkiraan Anda ke daftar kegiatan rancangan yang dihasilkan pada langkah kedua, di atas.

Anda kemudian dapat membuat Gantt Chart untuk jadwal kegiatan dan menetapkan sumber daya untuk proyek Anda, dan untuk menyelesaikan tonggak dan tenggat waktu.

Tip: Jika proyek Anda kompleks, Anda mungkin menemukan bahwa mengidentifikasi jalur kritis pada rencana Anda sangat membantu. Ini akan membantu Anda menyoroti tugas-tugas yang tidak dapat ditunda jika Anda akan memukul batas waktu Anda.

Poin Penting :

Anda perlu memperkirakan waktu secara akurat jika Anda akan memberikan proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran. Tanpa keterampilan ini, Anda tidak akan tahu berapa lama proyek Anda akan mengambil, dan Anda tidak akan bisa mendapatkan komitmen dari orang-orang yang diperlukan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Lebih dari ini, Anda berisiko menyetujui tenggat waktu mustahil singkat, dengan semua stres, sakit, dan kehilangan kredibilitas yang terkait dengan ini.

Untuk memperkirakan waktu secara efektif, mengikuti proses empat langkah: