Menggunakan Proses yang Benar untuk Melakukan Volume Pekerjaan Anda
Sesuai metode produksi Anda untuk volume dan keragaman produk.
Manakah dari pendekatan ini menurut Anda akan paling efisien?
Skenario A: Anda mengumpulkan setiap huruf satu per satu. Anda melipat setiap potongan kertas, memasukkannya ke dalam amplop, alamat, dan cap itu.
Skenario B: Anda bekerja pada setiap tugas dalam batch. Pertama Anda melipat surat-surat. Kemudian Anda barang-barang mereka dalam amplop. Kemudian Anda mengatasi setiap amplop. Dan akhirnya Anda cap mereka.
Sementara itu mungkin lebih membosankan, Skenario B hampir pasti lebih efisien karena Anda dapat memiliki satu atau dua item yang Anda butuhkan untuk itu tugas tunggal mudah dijangkau, dan Anda tidak membuang waktu antara tugas beralih.
Namun dalam situasi lain ketika set yang sama tugas perlu dilakukan beberapa kali - apakah Anda sedang berhadapan dengan pembuatan produk, tugas-tugas administratif atau jenis pekerjaan lain - tidak selalu jelas bagaimana cara terbaik untuk mengatur hal-hal.
Ini adalah di mana alat seperti Matrix Produk-Proses dapat membantu. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan dengan tepat apa itu - dan bagaimana dapat membantu Anda untuk memutuskan bagaimana mengatur proses yang paling efisien. Alat ini sangat berguna ketika Anda memperkenalkan atau membuat perubahan volume pekerjaan atau produk yang Anda perlu proses.
Memahami Perangkat
Matrix Produk-Proses pertama kali diperkenalkan oleh Robert Hayes dan tukang roda Steven di Harvard Business Review pada tahun 1979.
Ini membantu organisasi mengidentifikasi jenis pendekatan produksi mereka harus menggunakan untuk produk, berdasarkan volume dari produk yang dihasilkan, dan jumlah kustomisasi yang dibutuhkan.
Pertandingan antara produk dan proses yang ditunjukkan pada Gambar 1 di bawah.
(Diagram ini menunjukkan contoh bahwa kita akan lihat nanti dalam artikel ini.)
Contoh Matrix Produk-Proses
Berikut contoh cepat untuk menggambarkan bagaimana matriks bisa membantu membuat produksi yang lebih efisien.
Sarah baru saja membuka toko sepeda pertama kecilnya. Semua sepeda nya yang khusus dirancang dan dibangun untuk klien, yang merupakan proses yang sangat panjang dan mahal. Bisnis Sarah adalah di alun-alun 1a pada matriks: ia membuat dan menjual satu sepeda pada suatu waktu, operasi sebuah toko buku kerja yang rendah.
Produk Sarah sangat baik dibuat, dan bisnis mulai untuk meningkatkan sebagai lebih banyak pelanggan menempatkan pesanan untuk sepeda kebiasaannya. Tetapi Sarah tidak mengubah proses nya. Dia terus membangun dan menjual satu sepeda pada suatu waktu, dan reputasinya menderita karena ada semacam daftar tunggu yang panjang.
Ini berarti bahwa dia pindah ke alun-alun 3a. Dia masih membangun sepeda seolah-olah ada permintaan volume rendah - meskipun, dalam kenyataannya, dia sekarang memiliki bisnis bervolume tinggi.
Jika Sarah tidak mengubah proses, dia akhirnya bisa keluar dari bisnis, atau setidaknya kehilangan pelanggan yang tidak ingin menunggu untuk sepeda. Namun, jika ia melihat Matrix Produk-Proses, dia akan menyadari bahwa dia perlu untuk mempekerjakan staf dan mendirikan sebuah jalur perakitan untuk menangani volume tinggi pesanan. Berdasarkan permintaan itu meningkat, dia benar-benar harus di alun-alun 3c.
Matrix Produk-Proses Rinci
Meskipun Matrix Produk-Proses awalnya diciptakan dengan manufaktur dalam pikiran, kita dapat menggunakan alat ini untuk membantu membuat tugas kita sendiri dan proyek berjalan lebih efisien. Mari kita lihat di kotak kunci dalam lebih rinci, dan kemudian mendiskusikan bagaimana Anda dapat menerapkan Matrix Produk-Proses dalam kehidupan Anda sendiri.
1a - Job Shop / Volume Rendah, Standardisasi Rendah
Toko pekerjaan melaksanakan kecil, produksi yang unik. Setiap item atau tugas dilakukan dengan tangan, satu per satu. Ada sangat sedikit, atau tidak ada, standardisasi.
Contoh: Sarah menciptakan custom-made produk dari awal sampai akhir.
- Manfaat - fleksibilitas, keunikan, kualitas.
- Kekurangan - tidak biaya-efektif, tidak efisien.
2b - Batch / Beberapa Produk, Volume Rendah
Batch produksi terjadi ketika bagian dari sebuah proyek atau produk diproses bersama-sama untuk meningkatkan efisiensi. Ini masih merupakan proses yang lebih rendah-volume, tetapi dapat menangani lebih dari job shop.
Contoh: Di toko sepeda Sarah, dia bisa pasang roda sepeda yang ke 10 semua akan dibangun untuk spesifikasi yang sama. Kemudian dia dapat melampirkan pedal, rem, dan sebagainya.
- Manfaat - peningkatan efisiensi untuk setiap langkah karena pengulangan.
- Kerugian - potensi aliran membingungkan sebagai setengah menyelesaikan proyek atau produk mulai menumpuk.
3c - Line Terhubung Mayor Arus / Beberapa Produk, Volume Tinggi
Saat volume terus meningkat, jalur perakitan sudah diatur. Setiap pekerja memiliki peran tertentu, atau tugas, untuk menyelesaikan.
Contoh: Sarah set up jalur produksi untuk merakit sepeda. Satu orang menempel ke frame masing-masing roda saat melewati, maka pergi ke orang lain untuk menambahkan pedal, dan sebagainya. Jalur produksi dihentikan dan disesuaikan secara berkala, sehingga model yang berbeda dapat dibuat.
- Manfaat - sangat efisien, mudah mempertahankan standar.
- Kekurangan - sedikit fleksibilitas, kemampuan untuk menyesuaikan produk kurang.
Catatan:
Karena matriks ini dikembangkan pada tahun 1979, beberapa perusahaan - Dell adalah contoh yang terkenal - telah bekerja keluar bagaimana untuk menyesuaikan produk berdasarkan volume tinggi. Namun matriks ini masih relevan di banyak industri.
Karena matriks ini dikembangkan pada tahun 1979, beberapa perusahaan - Dell adalah contoh yang terkenal - telah bekerja keluar bagaimana untuk menyesuaikan produk berdasarkan volume tinggi. Namun matriks ini masih relevan di banyak industri.
4d - Continuous Flow / Volume Tinggi, Tinggi Standardisasi
Ketika volume sangat tinggi dan berbagai produk sangat kecil, aliran kontinu mengatur. Aliran kontinu berarti bahwa produksi tidak pernah berhenti. Pendekatan ini digunakan terutama di pabrik-pabrik.
Contoh: beroperasi 24 jam per hari
- Manfaat - biaya rendah untuk beroperasi, kemampuan untuk menangani volume yang sangat besar.
- Kekurangan - tidak ada fleksibilitas, sangat terbatas produk / proyek jangkauan, mahal untuk mendirikan.
Catatan:
Begitu sistem produksi harus 2b, itu BAIK dapat pindah ke 3c ATAU 4d. 3c digunakan di mana unit-unit diskrit - seperti sepeda, botol soda, atau pakaian - sedang diproduksi. 4d hanya cocok untuk pengolahan "massal" bahan baku seperti cairan, gas, atau padat butiran seperti pasir atau batu bara. Output dari produksi 4d sering masukan ke dalam sistem 3c (misalnya, soda feed ke dalam proses pembotolan minuman soda).
Begitu sistem produksi harus 2b, itu BAIK dapat pindah ke 3c ATAU 4d. 3c digunakan di mana unit-unit diskrit - seperti sepeda, botol soda, atau pakaian - sedang diproduksi. 4d hanya cocok untuk pengolahan "massal" bahan baku seperti cairan, gas, atau padat butiran seperti pasir atau batu bara. Output dari produksi 4d sering masukan ke dalam sistem 3c (misalnya, soda feed ke dalam proses pembotolan minuman soda).
Kemajuan yang memiliki kilang gula sebagai proses untuk 4d pada Gambar 1, dapat mulai 1a panggung dengan petani mengiris gula bit, direbus dalam panci tunggal, dan kemudian menekan keluar gula, dan sebagainya. Dengan 2b Tahap, petani akan telah berinvestasi dalam peralatan yang cukup dan orang-orang sehingga kegiatan masing-masing ditangani oleh orang yang berbeda. Seseorang akan irisan gula bit sepanjang hari, melewati "output" kepada orang lain yang direbus panci setelah panci, dan sebagainya.
Poin Penting
Kami sering bekerja pada proyek-proyek atau tugas tanpa melihat gambaran besarnya. Jika kita melakukan sesuatu secara teratur, mungkin akan lebih efisien untuk standarisasi proses dan mendelegasikannya kepada tim. Hal ini membuat kita terbuka untuk bekerja pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi. Gunakan Matrix Produk-Proses untuk membantu mengidentifikasi tugas-tugas Anda dan menentukan apakah mereka cocok dengan proses yang benar.
Terapkan ini untuk Hidup Anda
Bagaimana Anda bisa menggunakan Matrix Produk-Proses dalam kehidupan Anda sendiri?
Lihatlah tugas Anda secara teratur lakukan selama hari kerja Anda. Apakah saat ini Anda menggunakan "job shop" pendekatan untuk apapun, di mana Anda benar-benar harus menggunakan batch atau proses perakitan?
Jika ada tugas atau proyek bisa standar, menulis prosedur dan membuat rencana untuk mendelegasikan proyek kepada orang atau tim yang dapat membuat lebih efisien. Ingat, melihat volume dan frekuensi untuk menentukan jenis proses (batch atau jalur perakitan) mungkin cocok untuk menyelesaikan lebih efisien.
Ini kadang-kadang berguna untuk menganalisis dalam arah yang berlawanan. Artinya, mungkin beberapa "perakitan" standar prosedur harus ditangani bukan dengan lebih dari pendekatan "job shop".
Sebagai contoh, bayangkan bahwa Anda bekerja di sebuah departemen layanan pelanggan. Keluhan konsumen yang paling ditangani secara otomatis oleh email "autoresponder", yang dikirim ke pelanggan berdasarkan kata kunci yang ditemukan dalam email awal. Namun, pelanggan sering menjadi frustasi karena ini "autoresponses" tidak menjawab pertanyaan mereka. Dalam hal ini, departemen layanan pelanggan dapat menjadi lebih efektif jika berkurang efisiensi dan keluhan menangani satu per satu waktu.