4. Meningkatkan Proses Bisnis

4.1 Menulis Prosedur

Membuat hal yang pasti dilakukan tanpa kesalahan dan kelalaian

Langkah demi langkah untuk sukses.

Prosedur - dan yang biasanya disusul dengan kebijakan - dapat seranah dan makian dari keberadaan kita. Kadang-kadang hal tersebut terlalu ketat dan terbatas, dan terkadang kondisinya tidak spesifik dan longgar.


Apakah Anda ingin menjalankan melalui prosedur yang rumit hanya untuk mendapatkan pena tambahan atau secarik kertas?

Tentu saja tidak. Yang harus cepat dan mudah. Di sisi lain, jika rekan Anda dalam kondisi sakit, dan Anda tiba-tiba harus bertanggung jawab untuk mendapatkan gaji tepat waktu, Anda ingin prosedur rinci yang ditulis dengan baik,  untuk membantu memandu Anda?

Jika dilakukan dengan benar, prosedur dapat memiliki efek yang penting pada suatu organisasi. Ketika ditulis dengan jelas dan benar, mereka dapat membantu sistem dan orang berfungsi lebih baik. Jika orang Anda tahu apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan bagaimana tidak untuk mendapatkan salah, Anda dapat mengurangi frustrasi dan menyimpan sejumlah besar waktu dan usaha.

Dalam hal ini prosedur dapat membantu.

Sebuah prosedur yang baik adalah akurat, singkat, dan mudah dibaca. Namun kualitas ini tidak selalu mudah untuk dicapai. Kadang-kadang orang melakukan terlalu banyak, dan mereka berakhir dengan sebuah buku prosedur panjang yang cenderung mengabaikan orang lain.

Kabar baiknya adalah bahwa dengan beberapa pengetahuan dan praktek, Anda dapat mempelajari prosedur dengan keterampilan menulis. dan mengidentifikasi peluang besar untuk meningkatkan kualitas hal-hal yang Anda lakukan.

Apakah Prosedur itu?

Prosedur adalah workhorses perusahaan. Meskipun kebijakan berupa panduan cara orang membuat keputusan, namun prosedur menunjukkan "bagaimana" untuk menyelesaikan tugas atau proses.

Prosedur yang berorientasi pada tindakan. Garis besar langkah yang harus diambil, dan urutan di mana mereka perlu diambil. Hal tersebut sering instruksional, dan dapat digunakan dalam pelatihan dan orientasi. Prosedur yang ditulis dengan baik biasanya padat, tepat, faktual, singkat, dan to the point.

Banyak prosedur tampak "hitam dan putih," dengan langkah-langkah yang jelas dan hanya salah satu cara untuk melakukan hal-hal: "Lengkap A, kemudian B, maka C" Tapi kadang-kadang Anda perlu kurang tepat dan memungkinkan ruang untuk penilaian pribadi. Bila prosedur yang terlalu ketat, dapat menyebabkan kebingungan. Karena hidup tidak selalu sederhana dan jelas, beberapa prosedur perlu untuk memungkinkan pilihan subjektivitas dan individu.

Kapan Anda Butuh Prosedur ?

Tidak semuanya membutuhkan prosedur, sehingga tidak menciptakan prosedur untuk tugas-tugas dasar - kalau tidak mereka akan diabaikan. Nomor satu aturan penulisan prosedur adalah untuk memastikan ada alasan untuk membuat mereka yang : Mungkin orang lupa untuk mengambil tindakan tertentu, mungkin mereka terus mendapatkan hal yang salah, atau mungkin tugas yang begitu panjang dan rumit sehingga orang perlu checklist jika mereka 'akan mendapatkan hal yang benar.

Sebuah prosedur tertulis diperlukan hanya jika masalah ini penting atau jika akan ada manfaat yang signifikan dari mengklarifikasi proses. Sebelum Anda mulai, tanyakan pada diri Anda jika orang benar-benar perlu atau ingin tahu tentang sesuatu.

Anda perlu prosedur ketika proses

• Adalah panjang (contoh: akhir tahun persediaan).
• Kompleks (misalnya: manfaat administrasi).
• Apakah rutin, tapi itu penting bahwa setiap orang mengikuti aturan ketat (misalnya: gaji).
• Tuntutan konsistensi (contoh: penanganan permintaan pengembalian dana).
• Melibatkan banyak dokumen (contoh: mendisiplinkan anggota staf).
• Melibatkan perubahan yang signifikan (misalnya: memasang sistem komputer baru).
• Memiliki konsekuensi serius jika dilakukan salah (contoh: pedoman keselamatan).

Dalam sebuah perusahaan, banyak hal khusus untuk dilakukan tanpa prosedur tertulis. Ada "aturan tidak tertulis" dan prosedur informal. Tapi terkadang aturan-aturan tidak tertulis harus ditetapkan dalam prosedur. Hal ini mungkin perlu ketika terjadi kondisi tertentu.

• Pertanyaan serupa diminta berulang kali.
• Orang-orang tampaknya bingung.
• Ada terlalu banyak cara yang orang menginterpretasikan prosedur.

Bagaimanakah Anda Menulis Prosedur ?

Prosedur harus mengkomunikasikan apa yang pembaca PERLU untuk tahu, bukan hanya apa yang mereka INGIN tahu. Mereka mungkin perlu tahu bagaimana melakukan proses dengan benar, lebih cepat, atau dengan limbah yang sedikit.

Mereka juga mungkin ingin tahu mengapa mereka harus melakukan sesuatu dengan cara tertentu, di mana mereka bisa pergi untuk membantu, dan apa yang terjadi jika terjadi kesalahan. Jika diperlukan, pastikan prosedur Anda menangani masalah teknis serta unsur subyektif.

Ini juga penting bahwa prosedur Anda memiliki tingkat yang tepat detail. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Apakah pengguna memiliki informasi yang cukup untuk menyelesaikan tindakan?
• Apakah ada informasi yang cukup untuk memandu pengguna dalam menggunakan penilaian profesional yang baik?
• Apakah tingkat detail yang tepat untuk subjek?
• Apakah tingkat detail yang sesuai bagi pembaca?
• Bagaimana nyaman pembaca dengan subjek?

 

Langkah Satu: Mengumpulkan Informasi

Sebelum Anda mulai menulis, mengumpulkan informasi rinci tentang proses Anda membuat menjadi prosedur.

Bicarakan dengan ahli konten serta orang lain yang memegang informasi kunci - anggota staf lama, stakeholder, staf teknis, dan orang-orang yang akan menggunakan prosedur.

Mengambil banyak catatan, dan kemudian duduk dengan informasi dan semacam itu. Sebagai penulis prosedur, Anda ingin pemahaman yang jelas tentang apa yang terjadi di sedetail mungkin. Dari sana, memotong informasi dengan apa yang pengguna akhir benar-benar perlu memahami proses terbaik. (Sebuah alat yang hebat untuk rincian mengorganisir adalah peta pikiran ini dapat membantu Anda memastikan Anda telah dimasukkan dan terhubung semua potongan yang tepat..)

Langkah Dua: Mulai Menulis

Ketika Anda menulis draft pertama dari prosedur Anda, jangan khawatir tentang kata-kata yang tepat dan format. Tujuan utama adalah untuk menyertakan informasi yang Anda butuhkan. Setelah Anda selesai melakukannya, Anda dapat bekerja pada kata-kata dan organisasi.

Berikut adalah beberapa aturan yang baik untuk diikuti:

• Tuliskan tindakan dalam urutan di mana mereka terjadi. Mulailah dengan tindakan pertama, dan diakhiri dengan tindakan terakhir.
• Hindari kata-kata terlalu banyak. Hanya cukup spesifik untuk berkomunikasi dengan jelas.
• Contoh: "Tambahkan ke tab Pembatalan pada spreadsheet" daripada "Tambahan catatan yang ada pada spreadsheet dengan yang baru."
• Gunakan suara aktif.
• Contoh: "Tempatkan file di inbox administrator" daripada "File harus kemudian ditempatkan dalam kotak masuk administrator."
• Gunakan daftar dan peluru.
• Jangan terlalu singkat, atau Anda mungkin menyerah kejelasan.
• Jelaskan asumsi Anda, dan pastikan asumsi Anda yang valid.
• Menggunakan jargon dan slang hati-hati.
• Menulis pada tingkat membaca yang sesuai.

 

Langkah Tiga: Menilai Unsur Desain

Anda mungkin menemukan bahwa kata-kata saja tidak cukup untuk menjelaskan prosedur. Kadang-kadang elemen-elemen lain dapat membantu presentasi Anda. Berikut adalah beberapa format umum:

• Flowchart - ini menunjukkan proses sebagai sebuah diagram. Menggunakan serangkaian simbol dan panah untuk menunjukkan aliran dan tindakan, Anda dapat menguraikan proses dan membuatnya mudah diikuti. Pastikan Anda tidak mempersulit diagram dengan simbol asing terlalu banyak atau terlalu banyak teks. Jika Anda perlu, memecahnya menjadi serangkaian diagram alur yang lebih kecil. Klik di sini untuk belajar tentang menciptakan diagram alur .

Tip:
Dimana penyelesaian tugas membutuhkan tindakan oleh beberapa orang atau departemen, pertimbangkan untuk menggunakan Diagram SwimLane . Ini menandai berbeda aliran aktivitas dan jelas menunjukkan di mana tanggung jawab untuk menyelesaikan transfer kegiatan dari satu orang ke yang berikutnya.

• Bermain script - Ini terlihat seperti script untuk bermain dengan karakter yang berbeda. Dalam hal ini, meskipun, Anda daftar anggota staf yang berbeda dengan tanggung jawab yang berbeda. Script dapat sangat berguna ketika lebih dari satu orang terlibat dalam suatu proses.

Jawab orang	Aksi
Penulis	Mengumpulkan informasi
	Menulis prosedur
	Tampilkan draft stakeholder
Stakeholder	Tinjauan rancangan
	Menyampaikan koreksi dan komentar
Penulis	Buat draft akhir
Manajer departemen	Menyetujui versi final

• Pertanyaan dan jawaban - Pertandingan pertanyaan prosedural umum dengan jawaban yang benar. Ini adalah format berguna ketika prosedur yang membingungkan atau ketika ada banyak variasi. Hal ini juga membantu alamat "bagaimana jika" masalah.

Contoh:

Tanya : Bagaimana jika kolom tidak seimbang?

Jawab : Pertama, jangan panik. Mulailah dengan alasan sederhana, dan bekerja mundur. Menghitung ulang kolom. Kemudian mencari kesalahan transkripsi. Jika ini tidak memecahkan masalah, kembali dan melihat bagaimana Anda punya angka-angka anda. Jika Anda tidak yakin dari setiap poin, memeriksa ulang angka-angka pertama. Kemudian sistematis memeriksa kembali setiap tokoh sampai Anda menemukan kesalahan.

• Matrix - Tabel ini menghubungkan satu variabel dengan yang lain. Dimana variabel terhubung, sel menunjukkan tindakan yang tepat. Tabel matriks benar-benar baik untuk tujuan referensi, karena mereka menghilangkan kebutuhan untuk mencari konstan. Anda dapat menggunakannya untuk banyak aplikasi, termasuk mengetahui apa tugas-tugas untuk melaksanakan dan kapan, membantu pengguna membuat keputusan, dan mengetahui apa bentuk atau laporan untuk digunakan.

Penganggaran Jadwal
	Triwulan 1	Triwulan 2	Triwulan 3	Triwulan 4
Analisis anggaran	x	x	x	x
Anggaran permintaan			x
Laporan laba rugi	x	x	x	x
Penjualan perkiraan		x		x
Pelanggan analisis		x
Staf analisis			x

 

Poin Penting

Yah-prosedur tertulis membantu Anda meningkatkan kualitas pekerjaan dalam organisasi Anda, membantu Anda mengurangi jumlah kesalahan dan kelalaian, dan membantu orang-orang baru melakukan tugas-tugas kompleks cepat dan efektif.

Untuk mendapatkan hasil maksimal prosedur Anda, mengikuti beberapa aturan sederhana ketika mengembangkan mereka: Pastikan prosedur diperlukan. Kemudian menulis dengan cara yang mudah dipahami - menggunakan sederhana, kata-kata yang jelas untuk berkomunikasi sesingkat mungkin.

Ketika datang ke berapa banyak prosedur yang Anda butuhkan, kadang-kadang sedikit lebih baik. Jadi pastikan setiap prosedur mutlak diperlukan sebelum Anda menghabiskan waktu menciptakan itu. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya