2.1. Perencanaan Komunikasi
Mendapatkan pesan tepat di seberang dengan cara yang benar
Gunakan media komunikasi yang tepat untuk audiens Anda.
Apakah Anda pernah menerima sebuah memo dan merasa pengirim benar-benar tidak berpikir tentang apa yang Anda perlu tahu atau mendengar?
Mungkin Anda telah menghadiri presentasi perusahaan yang telah cukup meninggalkan Anda dingin? Atau mungkin Anda pernah bahkan dikirimkan komunikasi diri sendiri dan menyadari, dalam retrospeksi, bahwa Anda benar-benar tidak punya ukuran audiens Anda dan kebutuhan mereka.
Ini adalah di terbaik frustasi. Yang terburuk itu adalah suatu besar "mematikan" yang dapat memiliki efek negatif, atau bahkan menghasilkan efek yang merupakan kebalikan dari yang Anda berniat.
Apakah Anda perlu berkomunikasi umum sehari-hari informasi atau "berita besar" tentang perubahan besar dalam organisasi Anda, komunikasi terbaik mulai dengan beberapa perencanaan yang baik.
Langkah pertama adalah untuk menempatkan diri pada posisi audiens Anda. Apa yang mereka perlu tahu, dan ingin mendengar? Apa cara yang lebih disukai mereka menerima informasi? Apa yang akan menghentikan mereka mendengarkan apa yang Anda katakan? Dan bagaimana Anda tahu bahwa mereka telah mendapat pesan?
Jadi ada sedikit lebih untuk komunikasi baik daripada mempersiapkan memo yang baik atau presentasi! Alat ini akan membantu Anda melalui langkah-langkah persiapan dan membantu Anda membuat rencana audiens yang berfokus komunikasi yang pasti untuk mendapatkan pesan Anda mendengar.
Pasar Pesan Anda!
Komunikasi perusahaan yang baik sangat banyak seperti pemasaran yang baik. Anda memiliki pesan (produk) yang Anda butuhkan untuk 'menjual' kepada audiens Anda (pelanggan). Jika mereka akan 'membeli', Anda harus paket pesan sehingga mereka dapat memahami dan memberi perhatian padanya. Anda harus memastikan nilai dan manfaat lebih besar daripada kerugian ("harga" Anda meminta mereka untuk membayar). Dan Anda harus mencapai penonton melalui saluran komunikasi yang tepat. Kemudian, berikut ini komunikasi (promosi), Anda harus mampu mengukur efektivitas dan seberapa baik pesan adalah 'membeli'.
Komunikasi perusahaan yang baik sangat banyak seperti pemasaran yang baik. Anda memiliki pesan (produk) yang Anda butuhkan untuk 'menjual' kepada audiens Anda (pelanggan). Jika mereka akan 'membeli', Anda harus paket pesan sehingga mereka dapat memahami dan memberi perhatian padanya. Anda harus memastikan nilai dan manfaat lebih besar daripada kerugian ("harga" Anda meminta mereka untuk membayar). Dan Anda harus mencapai penonton melalui saluran komunikasi yang tepat. Kemudian, berikut ini komunikasi (promosi), Anda harus mampu mengukur efektivitas dan seberapa baik pesan adalah 'membeli'.
Cara Menggunakan Perangkat
Gunakan langkah-langkah berikut untuk membuat rencana komunikasi yang baik untuk perusahaan atau proyek. Rekam rencana Anda pada lembar kerja perencanaan komunikasi.
Memahami Tujuan Anda
Langkah 1. Jadilah yang jelas tentang tujuan Anda secara keseluruhan komunikasi. Apa yang ingin Anda capai, kapan dan mengapa? Rekam tujuan keseluruhan Anda dalam rencana Anda.
Gambar 1: Template Perencanaan Komunikasi
Komunikasi Rencana Untuk ... ... ... ... ... ... ... ..............
| ||||
Keseluruhan Tujuan Komunikasi: ...............................
| ||||
Hadirin
|
Tujuan Komunikasi
|
Pesan
|
Saluran
|
Waktu
|
Memahami Audiens Anda
Langkah 2. Sekarang mengidentifikasi dan daftar audiens yang berbeda Anda. Hal ini awalnya terlihat cukup sulit: Untuk semua tapi rencana komunikasi sederhana, ada baiknya untuk menggunakan Analisis Stakeholder untuk membantu Anda melakukan hal ini. Analisis Stakeholder membantu Anda mengidentifikasi siapa untuk berkomunikasi dengan dan mengapa.
Contoh: Kelompok Pemirsa
Pikirkan "penonton" sebagai kelompok yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dengan. Satu orang dapat menjadi anggota beberapa khalayak. Sebagai contoh, pertimbangkan sebuah rencana proyek komunikasi yang memiliki empat penonton:
Pikirkan "penonton" sebagai kelompok yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi dengan. Satu orang dapat menjadi anggota beberapa khalayak. Sebagai contoh, pertimbangkan sebuah rencana proyek komunikasi yang memiliki empat penonton:
- Semua orang yang bekerja di Kantor New Jersey.
- Semua orang yang bekerja di Sydney Kantor.
- Tim Layanan Pelanggan.
- Manajer SDM.
Joe adalah manajer SDM yang bekerja di Sydney dan karena itu merupakan anggota dari 2 penonton, seperti Sue yang merupakan pelanggan layanan manajer tim di New Jersey. Sedangkan Lee, seorang konsultan IT di New Jersey, adalah anggota hanya satu penonton: "Semua orang yang bekerja di Kantor New Jersey".
Langkah 3. Sekarang menelusuri ke tujuan komunikasi Anda dan memperjelas tujuan-tujuan spesifik untuk setiap audiens. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah untuk berpikir tentang kebutuhan penonton - apa yang mereka butuhkan dan ingin tahu dari Anda? Daftar semua tujuan (mungkin ada beberapa) untuk setiap audiens dalam rencana Anda.
Rencana Komunikasi Pesan dan Saluran
Setelah Anda menjelaskan tujuan Anda dan mendapatkan pemahaman penuh dari audiens yang berbeda Anda perlu berkomunikasi dengan, saatnya untuk merencanakan komunikasi - yang berarti bekerja keluar pesan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan Anda dan kapan dan bagaimana akan dikirimkan.
Langkah 4. Sebelum memulai pada detail rencana Anda, pertama menuliskan semua saluran yang mungkin komunikasi Anda bisa menggunakan. Berpikir luas dan kreatif! Anda mungkin sudah menggunakan banyak cara yang baik untuk berkomunikasi di perusahaan Anda, dan beberapa yang baru dapat membantu mendapatkan pesan Anda. Berikut adalah daftar untuk Anda mulai:
- Newsletter
- Teleconference
- Perhatikan papan
- CEO Briefing
- Poster
- Pertemuan makan siang
- Intranet Artikel
- Acara peluncuran
- Pertemuan tim
- Podcast di intranet
Tips: Ingatlah untuk Gunakan Saluran yang Ada
Berita korporasi besar sering mendapat diumumkan di acara-acara perusahaan besar. Tapi jangan lupa untuk menggunakan saluran yang ada juga, seperti newsletter staf, intranet dan pertemuan tim. Menggunakan saluran yang ada dengan pesan yang tepat pada waktu yang tepat adalah cara yang efektif dan akrab untuk menjangkau audiens Anda.
Berita korporasi besar sering mendapat diumumkan di acara-acara perusahaan besar. Tapi jangan lupa untuk menggunakan saluran yang ada juga, seperti newsletter staf, intranet dan pertemuan tim. Menggunakan saluran yang ada dengan pesan yang tepat pada waktu yang tepat adalah cara yang efektif dan akrab untuk menjangkau audiens Anda.
Langkah 5. Untuk merencanakan pesan untuk penonton masing-masing, mulai dengan berpikir tentang kelompok audiens luas pertama. Dalam contoh kita, penonton luas mungkin "Semua orang yang bekerja di New Jersey Kantor" dan "Semua orang yang bekerja di Sydney Kantor".
Ketika Anda mempertimbangkan setiap penonton pada gilirannya, tanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa yang penonton butuhkan dan ingin tahu?
- Kapan kita perlu berkomunikasi?
- Apa saluran biasa atau pilihan untuk meraih pemirsa ini?
- Untuk audiens yang spesifik dan pesan, apa cara paling efektif untuk menyampaikan pesan Anda?
Beberapa pesan dari waktu ke waktu mungkin diperlukan untuk memenuhi tujuan dari setiap audiens. Pastikan pesan Anda merencanakan "menambahkan" untuk memenuhi tujuan penonton.
Tip:
Sebelumnya dalam artikel ini kita dibandingkan Komunikasi Perencanaan dengan pemasaran. Satu mengatakan dalam pemasaran adalah bahwa "prospek perlu melihat pesan Anda tujuh kali sebelum mereka membeli." Meskipun hal ini mungkin lebih-tepat, Anda mungkin harus memberikan pesan Anda berkali-kali sebelum tenggelam masuk
Sebelumnya dalam artikel ini kita dibandingkan Komunikasi Perencanaan dengan pemasaran. Satu mengatakan dalam pemasaran adalah bahwa "prospek perlu melihat pesan Anda tujuh kali sebelum mereka membeli." Meskipun hal ini mungkin lebih-tepat, Anda mungkin harus memberikan pesan Anda berkali-kali sebelum tenggelam masuk
Di sisi lain, ketika Anda merencanakan untuk audiens masing-masing, ingat juga bahwa anggota dari salah satu penonton juga dapat menjadi bagian dari penonton yang lain, dan mungkin menerima beberapa pesan. Cobalah untuk rencana komunikasi Anda sehingga individu menerima informasi yang tepat dan tidak tergenang, atau lebih buruk lagi, bingung dengan pesan yang berbeda yang mereka terima.
Memantau Efektivitas
Langkah 6. Ini bagus untuk mendapatkan umpan balik pada komunikasi Anda telah direncanakan dan diimplementasikan. Mintalah orang-orang dari audiens yang berbeda bagaimana Anda lakukan. Periksa mereka memahami pesan Anda membutuhkan mereka untuk mendengar. Dengan mendapatkan umpan balik tepat waktu, Anda dapat mengatur setiap komunikasi masa depan yang Anda rencanakan untuk lebih memenuhi kebutuhan orang atau mengisi setiap celah sejauh ini.
Contoh:
Daripada memberikan contoh sepenuhnya bekerja di sini (yang akan mengambil ruang terlalu banyak!) Inilah contoh bagi Anda untuk bekerja pada untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menulis rencana komunikasi.
Mari kita mempertimbangkan perencanaan komunikasi untuk pelaksanaan keamanan baru lewat di kantor Anda. Tujuan keseluruhan adalah untuk "Memastikan transisi yang lancar dari sistem keamanan melewati arus ke yang baru".
Siapa penonton dan apa yang mereka butuhkan? Pertama mempertimbangkan penonton universal "Semua Staf Kantor Berbasis". Setiap orang akan perlu tahu bahwa perubahan itu dijadwalkan, apa yang diharapkan dan kapan. Jika orang di lokasi masing-masing perlu menerima instruksi yang berbeda tentang bagaimana untuk mendapatkan lulus baru dan seterusnya, setiap situs harus terdaftar sebagai penonton terpisah ("Staf di situs A" dll) Dan bagaimana dengan orang-orang yang mengelola keamanan? Mereka adalah kelompok penonton lebih lanjut karena mereka memiliki kebutuhan khusus termasuk informasi yang lebih rinci (mungkin pelatihan) tentang bagaimana mengelola sistem baru.
Sekarang perhatikan pesan-pesan khusus untuk setiap audiens. Serta menerima semua staf pengumuman tentang sistem baru, "Staf di situs A" harus tahu kapan dan di mana di Situs A untuk mendapatkan foto mereka yang baru lulus diambil. Informasi ini harus dikomunikasikan beberapa hari sebelumnya. Hari sebelum perubahan atas, orang mungkin perlu diingatkan untuk memiliki lewat baru mereka siap, mungkin dengan selebaran meja setiap orang di seluruh kantor.