Memahami Struktur Organissi Anda
Sebuah hierarki tradisional tidak selalu struktur yang paling efektif.
Perusahaan jasa keuangan terkenal memiliki prosedur yang ketat dan sistem kontrol yang ketat. Staf di lembaga desain, di sisi lain, kadang-kadang bisa tampak beroperasi sebagai agen bebas.
Organisasi besar bergabung untuk mencapai "sinergi", tetapi mereka kadang-kadang juga dibagi ke divisi terpisah, perusahaan lebih lincah.
Jadi mengapa organisasi-organisasi ini begitu berbeda?
Alasannya macam-macam ini adalah bahwa struktur organisasi dapat membuat perbedaan nyata dengan cara melakukan.
Itulah mengapa beberapa perusahaan mencapai sukses melalui kontrol yang ketat dan sistem, tetapi yang lain yang mencoba untuk menduplikasi struktur yang mungkin menderita hasil buruk. Ini juga mengapa perusahaan start-up telah berkembang struktur dari waktu ke waktu seiring dengan pertumbuhan, dan sebagai strategi dan perubahan lingkungannya.
Organisasi yang sukses adalah mereka yang sudah tahu cara terbaik untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan unsur-unsur internal dan eksternal kunci. Dan mereka memahami pentingnya meninjau dan mendesain ulang struktur mereka secara berkelanjutan.
Tetapi dengan begitu banyak faktor dan kombinasi, bagaimana Anda menentukan struktur
terbaik untuk perusahaan anda pada waktu tertentu?
Menurut teori manajemen terkenal Henry Mintzberg, struktur organisasi muncul dari interaksi dari strategi organisasi, kekuatan lingkungan itu pengalaman, dan struktur organisasi itu sendiri. Ketika sesuai sama dengan baik, mereka menggabungkan untuk menciptakan organisasi yang dapat melakukan dengan baik. Ketika mereka tidak cocok, maka organisasi akan mengalami masalah berat.
Struktur yang berbeda muncul dari karakteristik yang berbeda dari organisasi-organisasi ini, dan dari kekuatan-kekuatan yang berbeda yang membentuk mereka (yang Mintzberg panggilan "dasar menarik" pada suatu organisasi). Dengan memahami jenis organisasi yang Mintzberg mendefinisikan, Anda dapat berpikir tentang apakah struktur perusahaan Anda cocok dengan kondisi-kondisi. Jika tidak, Anda bisa mulai berpikir tentang apa yang harus Anda lakukan untuk mengubah hal-hal.
Jenis Organisasi Mintzberg
Struktur utama organisasi yang sukses yang ia mengidentifikasi adalah sebagai berikut:
- Organisasi kewirausahaan.
- Organisasi mesin (birokrasi).
- Organisasi profesional.
- Organisasi (diversifikasi) divisi.
- Organisasi yang inovatif ("adhocracy").
Kita akan melihat masing-masing secara lebih rinci.
Organisasi Wirausaha
Jenis organisasi memiliki struktur, sederhana datar. Ini terdiri dari satu unit besar dengan satu atau beberapa manajer puncak. Organisasi relatif tidak terstruktur dan informal dibandingkan dengan jenis lain dari organisasi, dan kurangnya sistem standar memungkinkan organisasi untuk menjadi fleksibel.
Sebuah perusahaan muda yang dikontrol ketat oleh pemilik adalah contoh yang paling umum dari jenis organisasi. Namun, seorang pemimpin yang kuat mungkin dapat mempertahankan sebuah organisasi kewirausahaan seperti tumbuh, dan ketika perusahaan-perusahaan besar menghadapi kondisi bermusuhan, mereka dapat kembali ke struktur ini untuk menjaga kontrol yang ketat dari atas.
Organisasi kewirausahaan cepat, fleksibel, dan ramping, dan itu model yang banyak perusahaan ingin Anda salin. Namun, sebagai organisasi tumbuh, struktur ini dapat memadai sebagai pengambil keputusan dapat menjadi begitu kewalahan bahwa mereka mulai membuat keputusan yang buruk. Ini adalah ketika mereka harus memulai pembagian kekuasaan dan pengambilan keputusan. Juga, ketika keberhasilan perusahaan tergantung pada satu atau dua orang, ada risiko yang signifikan jika mereka menjual sampai, pindah ke usaha kewirausahaan baru, atau pensiun.
Organisasi Mesin (Birokrasi)
Organisasi mesin didefinisikan oleh standarisasi nya. Pekerjaan yang sangat diformalkan, ada banyak rutinitas dan prosedur, pengambilan keputusan terpusat, dan tugas-tugas dikelompokkan oleh departemen fungsional. Pekerjaan akan didefinisikan secara jelas, akan ada proses perencanaan formal dengan anggaran dan audit, dan prosedur secara teratur akan dianalisis untuk efisiensi.
Organisasi Mesin memiliki struktur vertikal yang ketat. Garis fungsional pergi semua jalan ke atas, memungkinkan manajer puncak untuk mempertahankan kontrol terpusat. Organisasi-organisasi ini dapat sangat efisien, dan mereka sangat bergantung pada skala ekonomi untuk keberhasilan mereka. Namun, formalisasi mengarah ke spesialisasi dan, segera, unit fungsional dapat memiliki tujuan yang saling bertentangan yang dapat konsisten dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Produsen besar sering organisasi mesin, seperti instansi pemerintah dan perusahaan jasa yang melakukan tugas-tugas rutin. Jika mengikuti prosedur dan memenuhi spesifikasi yang tepat adalah penting, maka struktur mesin bekerja dengan baik.
Organisasi Profesional
Menurut Mintzberg, organisasi profesional juga sangat birokratis. Perbedaan utama antara mesin dan organisasi adalah bahwa organisasi profesional mengandalkan profesional terlatih yang menginginkan kendali atas pekerjaan mereka sendiri. Jadi, sementara ada tingkat tinggi spesialisasi, pengambilan keputusan terdesentralisasi. Struktur ini adalah khas ketika organisasi berisi sejumlah besar pekerja pengetahuan, dan itu mengapa hal itu umum di tempat-tempat seperti sekolah dan universitas, dan di perusahaan-perusahaan akuntansi dan hukum.
Organisasi profesional adalah kompleks, dan ada banyak aturan dan prosedur. Hal ini memungkinkan untuk menikmati manfaat efisiensi dari struktur mesin, meskipun output yang dihasilkan oleh para profesional yang sangat terlatih yang memiliki otonomi dan kekuasaan yang cukup besar. Mendukung staf dalam organisasi-organisasi biasanya mengikuti struktur mesin.
Kerugian jelas dengan struktur profesional adalah kurangnya kontrol yang eksekutif senior bisa latihan, karena otoritas dan kekuasaan yang menyebar ke bawah melalui hirarki. Hal ini dapat membuat organisasi-organisasi ini sulit untuk berubah.
Artikel kami di Organisasi Layanan Profesional memberitahu Anda lebih lanjut tentang bekerja dalam struktur semacam ini.
(Diversifikasi) Divisi Organisasi
Jika organisasi memiliki lini produk yang berbeda dan unit bisnis, Anda biasanya akan melihat struktur divisi di tempat. Sebuah kantor pusat mendukung sejumlah divisi otonom yang membuat keputusan sendiri, dan memiliki struktur unik mereka sendiri. Anda akan sering menemukan jenis struktur dalam organisasi besar dan matang yang memiliki berbagai merek, menghasilkan berbagai macam produk, atau beroperasi di wilayah geografis yang berbeda. Semua ini dapat membentuk dasar untuk divisi otonom.
Manfaat utama dari struktur divisi yang memungkinkan mangers line untuk mempertahankan kontrol dan akuntabilitas dari dalam struktur mesin. Juga, dengan hari-hari pengambilan keputusan desentralisasi, tim pusat dapat fokus pada rencana "gambaran besar" strategis. Hal ini memungkinkan mereka untuk memastikan bahwa struktur dukungan yang diperlukan berada di tempat untuk sukses.
Sebuah kelemahan yang signifikan adalah duplikasi sumber daya dan kegiatan yang pergi dengan struktur divisi. Juga, divisi dapat cenderung berada dalam konflik, karena mereka masing-masing perlu bersaing untuk sumber daya yang terbatas dari kantor pusat. Dan organisasi tersebut dapat menjadi tidak fleksibel, sehingga mereka bekerja terbaik di industri yang stabil dan tidak terlalu kompleks.
Jika Anda termasuk strategi diversifikasi produk atau pasar, struktur ini dapat bekerja dengan baik, terutama ketika perusahaan terlalu besar untuk pusat pengambilan keputusan yang efektif.
Organisasi Inovatif ("Adhocracy")
Struktur dibahas sejauh ini paling cocok untuk organisasi-organisasi tradisional. Dalam industri baru, perusahaan perlu untuk berinovasi dan fungsi secara "ad hoc" untuk bertahan hidup. Dengan organisasi, birokrasi, kompleksitas, dan sentralisasi yang terlalu membatasi.
Pembuatan film, konsultasi, dan farmasi yang berbasis proyek industri yang sering menggunakan struktur ini. Di sini, perusahaan biasanya membawa para ahli dari berbagai bidang untuk membentuk tim, kreatif fungsional. Keputusan desentralisasi, dan kekuasaan didelegasikan ke mana pun diperlukan. Hal ini dapat membuat organisasi-organisasi ini sangat sulit untuk mengontrol!
Keuntungan yang jelas dari adhocracies adalah bahwa mereka mempertahankan kolam pusat bakat dari mana orang dapat ditarik setiap saat untuk memecahkan masalah dan bekerja dengan cara yang sangat fleksibel. Pekerja biasanya bergerak dari tim ke tim sebagai proyek selesai, dan sebagai proyek baru berkembang. Karena itu, adhocracies dapat merespon dengan cepat perubahan, dengan membawa bersama ahli terampil mampu memenuhi tantangan baru.
Tetapi organisasi yang inovatif memiliki tantangan. Ada dapat banyak konflik ketika otoritas dan kekuasaan yang ambigu. Dan berurusan dengan perubahan yang cepat adalah stres bagi para pekerja, sehingga sulit untuk menemukan dan mempertahankan bakat. Namun, mengingat kondisi yang kompleks dan dinamis lingkungan operasi yang paling, adhocracy adalah pilihan struktural umum, dan itu populer dengan organisasi muda yang membutuhkan fleksibilitas memungkinkan.
Klasifikasi Mintzberg adalah salah satu cara untuk melihat cara di mana organisasi yang terstruktur. Anda dapat mengetahui lebih lanjut tentang aspek lain dari struktur - dan hubungannya dengan strategi dan pertumbuhan - dalam artikel kami pada Strategi Organisasi Miles dan Snow , Strategi Generik Porter , dan Kurva Greiner . Dan membaca artikel kami di Desain Organisasi untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana merancang struktur organisasi Anda, dan yang unsur-unsur umum untuk mempertimbangkan.
Poin Penting :
Tidak ada satu "benar" struktur organisasi, sehingga penting untuk memahami bagaimana struktur berhubungan dengan berbagai atribut dalam sebuah perusahaan. Mintzberg memberi kita deskripsi yang berguna struktur umum yang sesuai dalam situasi yang berbeda. Tak satu pun dari ini adalah selalu ideal, dan mereka versi sangat sederhana dari apa yang ada dalam kehidupan nyata. Bahkan, itu umum bagi perusahaan untuk memiliki kombinasi unsur-unsur dari setiap jenis struktural.
Ketika mempertimbangkan struktur organisasi Anda, menganalisis lingkungan, menilai kebutuhan dan kapasitas internal Anda, dan kemudian pastikan struktur Anda adalah cocok dengan strategi Anda dan lingkungan.
Terapkan ini untuk Hidup:
- Pertimbangkan organisasi tempat Anda bekerja. Yang struktur apakah menggunakan, dan apa ini memberitahu Anda?
- Mengambil poin positif dari struktur (seperti penggunaan prosedur standar dalam struktur mesin), bagaimana bisa Anda meningkatkan ini kekuatan dalam tim kerja Anda? Dan bagaimana Anda bisa menyesuaikan cara Anda bekerja untuk mendukung ini?
- Mengambil poin negatif dari struktur organisasi Anda (misalnya duplikasi kegiatan di seluruh tim dalam struktur desentralisasi), apa yang dapat Anda dan tim Anda lakukan meminimalkan biaya ini? Sebagai contoh, Anda dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman dengan tim lain, atau mengembangkan hubungan dengan mereka sehingga Anda bisa mendapatkan nasihat daripada "reinvent the wheel"?