Memahami dan berkomunikasi bagaimana proses bekerja
Flow chart mudah untuk memahami diagram menunjukkan bagaimana langkah-langkah dalam proses cocok bersama. Hal ini membuat mereka alat yang berguna untuk berkomunikasi bagaimana proses kerja, dan untuk dengan jelas mendokumentasikan bagaimana sebuah pekerjaan tertentu dilakukan.
Selanjutnya, tindakan pemetaan proses keluar dalam format flow chart membantu Anda mengklarifikasi pemahaman Anda tentang proses, dan membantu Anda berpikir tentang dimana proses dapat ditingkatkan.
Selanjutnya, tindakan pemetaan proses keluar dalam format flow chart membantu Anda mengklarifikasi pemahaman Anda tentang proses, dan membantu Anda berpikir tentang dimana proses dapat ditingkatkan.
Sebuah diagram alir sehingga dapat digunakan untuk:
- Mendefinisikan dan menganalisis proses.
- Membangun gambar langkah-demi-langkah dari proses untuk analisis, diskusi, atau komunikasi.
- Tentukan, standarisasi atau menemukan daerah untuk perbaikan dalam proses
Juga, dengan menyampaikan informasi atau proses dalam aliran langkah-demi-langkah, maka Anda dapat lebih berkonsentrasi perhatian pada setiap langkah individu, tanpa merasa kewalahan oleh gambaran yang lebih besar.
Cara Menggunakan Perangkat :
Flow chart Kebanyakan terdiri dari tiga jenis utama dari simbol:
Dalam setiap simbol, menuliskan apa yang simbol mewakili. Ini bisa menjadi awal atau menyelesaikan proses, tindakan yang akan diambil, atau keputusan harus dibuat.
Simbol yang terhubung satu dengan yang lain dengan panah, menunjukkan aliran proses.
Tip:
Ada banyak simbol flowchart lain yang juga dapat digunakan. Namun, ingat bahwa penggunaan penting dari flow chart adalah dalam komunikasi: Jika Anda menggunakan simbol-simbol jelas bahwa hanya sebagian dari audiens Anda mengerti, ada kesempatan baik bahwa komunikasi Anda akan gagal. Seperti biasa, menjaga hal-hal sederhana!
Untuk menggambar diagram alir, proses brainstorming tugas, dan daftar mereka dalam urutan itu terjadi. Tanyakan pertanyaan seperti "Apa yang sebenarnya terjadi selanjutnya dalam proses?" dan "Apakah keputusan harus dibuat sebelum langkah selanjutnya?" atau "persetujuan apa yang dibutuhkan sebelum pindah ke tugas berikutnya?"
Mulai diagram alur dengan menggambar bentuk lingkaran memanjang, dan pelabelan itu
"Mulai".
Kemudian pindah ke tindakan pertama atau pertanyaan, dan menggambar persegi panjang atau berlian tepat. Tulis tindakan atau pertanyaan dalam diri, dan menarik panah dari simbol mulai bentuk ini.
Bekerja melalui seluruh proses Anda, menunjukkan tindakan dan keputusan tepat dalam urutan mereka terjadi, dan menghubungkan ini bersama-sama menggunakan panah untuk menunjukkan aliran proses. Dimana keputusan harus dibuat, menggambar panah meninggalkan berlian keputusan untuk setiap hasil yang mungkin, dan label mereka dengan hasilnya. Dan ingat untuk menunjukkan akhir proses menggunakan lingkaran memanjang berlabel "Finish".
Akhirnya, tantangan flow chart Anda. Bekerja dari langkah ke langkah bertanya pada diri sendiri apakah Anda telah benar mewakili urutan tindakan dan keputusan yang terlibat dalam proses. Dan kemudian (jika Anda ingin meningkatkan proses) melihat langkah-langkah mengidentifikasi dan berpikir tentang apakah pekerjaan diduplikasi, apakah langkah-langkah lainnya harus terlibat, dan apakah orang yang tepat melakukan pekerjaan yang tepat.
Tip:
Flow chart dapat dengan cepat menjadi begitu rumit sehingga Anda tidak bisa menunjukkan kepada mereka di selembar kertas. Ini adalah di mana Anda dapat menggunakan "konektor" (ditampilkan sebagai lingkaran bernomor) dimana aliran bergerak dari satu halaman, dan di mana bergerak ke lain. Dengan menggunakan nomor yang sama untuk konektor off-halaman dan konektor pada halaman, Anda menunjukkan bahwa aliran bergerak dari satu halaman ke halaman berikutnya.
Contoh:
Contoh di bawah ini menunjukkan bagian dari flow chart sederhana yang membantu resepsionis rute panggilan telepon masuk ke departemen yang benar dalam perusahaan:
Poin Penting :
Flow chart adalah diagram sederhana yang memetakan sebuah proses sehingga dapat dengan mudah dikomunikasikan kepada orang lain.
Untuk menggambar diagram alur, brainstorming tugas dan keputusan yang dibuat selama proses, dan menuliskannya dalam urutan.
Kemudian memetakan ini dalam format diagram alir menggunakan simbol-simbol yang tepat untuk awal dan akhir proses, untuk tindakan yang harus diambil dan untuk keputusan yang harus dibuat.
Akhirnya, tantangan flow chart untuk memastikan bahwa itu adalah representasi akurat dari proses, dan bahwa itu merupakan cara yang paling efisien dalam melakukan pekerjaan.