4.6. Analisis Dampak

Mengidentifikasi konsekuensi penuh dari perubahan
(Juga dikenal sebagai Analisa Dampak Perubahan, Analisis Dampak Perubahan dan Analisis Solusi Efek)

Bagaimana melakukan Analisis Dampak,

Ketika hal-hal perubahan dalam organisasi Anda, apakah Anda pernah berharap bahwa seseorang akan berpikir hal-hal melalui sedikit lebih baik untuk menghindari kebingungan dan gangguan yang sering mengikuti?

Atau apakah Anda pernah terlibat dalam sebuah proyek di mana, dengan tabir, banyak rasa sakit bisa dihindari dengan persiapan yang sedikit lebih up-depan dan perencanaan? 

Belakang adalah hal yang indah - tapi begitu juga, adalah Analisa Dampak Teknik ini merupakan teknik brain storming yang berguna dan sangat di bawah digunakan yang membantu Anda berpikir melalui dampak penuh dari perubahan yang diusulkan.. Dengan demikian, itu adalah bagian penting dari proses evaluasi keputusan-keputusan besar.

Lebih dari ini, memberikan Anda kemampuan untuk menemukan masalah sebelum mereka muncul, sehingga Anda dapat mengembangkan rencana darurat untuk menangani masalah lancar. Hal ini dapat membuat perbedaan antara manajemen proyek yang terkendali dengan baik dan tampaknya mudah-, dan sebuah implementasi yang dilihat oleh, tim Anda bos, klien dan rekan-rekan sebagai berantakan.

Cara Menggunakan Perangkat

Analisis Dampak adalah teknik yang dirancang untuk menggali "tak terduga" efek negatif dari perubahan pada organisasi.

Ini menyediakan pendekatan terstruktur untuk melihat sebuah perubahan yang diajukan, sehingga Anda dapat mengidentifikasi sebagai banyak dampak negatif atau konsekuensi dari perubahan mungkin. Pertama, ini membuat alat penting untuk mengevaluasi apakah Anda ingin menjalankan sebuah proyek. Kedua, dan sekali keputusan untuk pergi ke depan telah dibuat, membantu Anda mempersiapkan dan mengelola masalah serius yang mungkin timbul.

Semua organisasi terlalu sering tidak melakukan Analisa Dampak. Inilah salah satu alasan bahwa proyek-proyek begitu banyak berakhir dengan kegagalan, sebagai konsekuensi yang tak terduga mendatangkan malapetaka.

Tantangan Analisis Dampak

Tantangan dalam melaksanakan Analisis Dampak pertama untuk menangkap dan struktur semua kemungkinan konsekuensi dari keputusan, dan kemudian, yang penting, untuk memastikan bahwa ini adalah dikelola dengan tepat.

Untuk keputusan yang lebih kecil, dapat dilakukan sebagai latihan meja. Untuk keputusan berisiko lebih besar atau lebih, yang terbaik adalah dilakukan dengan tim yang berpengalaman, idealnya dengan orang-orang dari latar belakang fungsional yang berbeda dalam organziation: Dengan tim seperti ini, Anda lebih mungkin untuk melihat semua konsekuensi dari keputusan daripada jika Anda melakukan analisis sendiri.

Untuk melakukan Analisis Dampak yang efektif, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Siapkan untuk Analisis Dampak

Langkah pertama adalah untuk mengumpulkan tim yang baik, dengan akses ke sumber informasi yang benar. Pastikan bahwa proyek atau solusi yang diajukan jelas, dan bahwa setiap orang yang terlibat dalam penilaian jelas penjelasan seperti apa yang diusulkan dan masalah-masalah yang dimaksudkan untuk alamat.

2. Brainstorm Daerah Terkena Mayor

Sekarang brainstorming bidang utama yang terpengaruh oleh keputusan atau proyek, dan berpikir tentang siapa atau apa yang mungkin mempengaruhi.

Organisasi yang berbeda akan memiliki daerah yang berbeda - ini adalah mengapa hal itu layak menghabiskan sedikit waktu ini tingkat atas brain storming yang benar.

Gambar 1 di bawah menunjukkan sejumlah pendekatan yang berbeda yang mungkin berguna sebagai titik awal untuk mengidentifikasi daerah yang berlaku untuk Anda.

Gambar 1: Analisa Dampak - Daerah Terkena Mayor

Angka ini memberikan sejumlah kerangka kerja yang berbeda yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal untuk Analisa Dampak brainstorming. Pilih kerangka kerja yang paling relevan untuk Anda, "mencampur dan mencocokkan" dengan tepat, dan termasuk daerah lain di mana mereka lebih relevan.

Dan ingat sejauh yang Anda bisa untuk melibatkan orang yang paling mungkin akan terpengaruh oleh keputusan: Mereka akan paling mungkin memiliki wawasan yang lebih dalam konsekuensi dari keputusan daripada yang Anda miliki.

A. Pendekatan Organisasi:

• Dampak pada departemen yang berbeda.
• Dampak terhadap proses bisnis yang berbeda.
• Dampak pada kelompok-kelompok pelanggan yang berbeda.
• Dampak pada kelompok orang yang berbeda.

B. Pendekatan 7Ss McKinsey:

Menggunakan populer " McKinsey 7Ss "pendekatan untuk berpikir tentang hal-hal yang penting untuk organisasi:

• Strategi
• Struktur
• Sistem
• Nilai Bersama
• Keterampilan
• Gaya
• Staf

C. Alat Berbasis Pendekatan:

Ada banyak tumpang tindih di sini antara Analisis Dampak dan beberapa alat lain yang kami jelaskan Tools Pikiran, khususnya Analisis Risiko , Grafik Dampak Risiko / Probabilitas dan Analisis Stakeholder

Anda dapat menggunakan judul yang diberikan dalam artikel Analisis Risiko sebagai satu set titik awal untuk brainstorming, dan menggunakan Analisis Stakeholder untuk berpikir tentang orang-orang yang mungkin terpengaruh oleh keputusan tersebut.

3. Mengidentifikasi Semua Area

Sekarang, untuk setiap bidang utama yang diidentifikasi, brainstorming semua elemen yang berbeda yang dapat terpengaruh. Misalnya, jika Anda cari di departemen, daftar semua departemen dalam organisasi Anda. Jika Anda melihat proses, memetakan proses bisnis Anda beroperasi, dimulai dengan proses pelanggan pengalaman, kemudian pindah ke proses bisnis yang mendukung ini.

Sejauh mana Anda dapat melakukan hal ini tergantung pada skala keputusan dan waktu yang tersedia. Pastikan Anda pergi cukup jauh, tanpa macet dalam mikro-detail.

4. Evaluasi Dampak

Setelah terdaftar semua kelompok orang dan segala sesuatu yang akan terpengaruh dalam tingkat yang sesuai detail, langkah berikutnya adalah untuk bekerja melalui daftar ini mengidentifikasi dan daftar dampak negatif dan positif yang mungkin dari keputusan, dan membuat perkiraan ukuran dampak dan konsekuensi dari keputusan.

5. Mengelola Konsekuensi

Sekarang saatnya untuk mengubah informasi ini ke dalam tindakan.

Jika Anda menggunakan Analisis Dampak sebagai bagian dari proses pengambilan keputusan, Anda perlu mempertimbangkan apakah Anda ingin melanjutkan dengan proyek atau usulan keputusan. Anda harus bertanya pada diri sendiri apakah itu layak akan maju dengan proyek tertentu konsekuensi negatif yang akan menyebabkan dan diberikan biaya pengelolaan konsekuensi negatif.

Jika Anda mengelola sebuah proyek yang telah diberikan lampu hijau, Anda harus berpikir tentang hal-hal seperti:

• Tindakan Anda harus ambil untuk mengelola atau mengurangi konsekuensi.
• Bagaimana Anda akan mempersiapkan orang-orang terpengaruh sehingga mereka akan memahami dan (idealnya) mendukung perubahan, dan bukan melawan itu.
• Strategi kontingensi yang dibutuhkan untuk mengelola situasi harus konsekuensi negatif yang muncul.

Tip:
Ingat bahwa beberapa perubahan terjadi dalam isolasi. Efek mereka menyebabkan dapat berkurang atau diperkuat oleh hal-hal lain yang terjadi. Ketika Anda berpikir tentang dampak, berpikir tentang konteks operasi Anda, dan juga berpikir tentang bagaimana orang akan bereaksi terhadap perubahan dan bekerja dengan itu atau melawannya.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya