Mengembangkan 'Plan B' yang Baik
Kebakaran, banjir, tornado - ini adalah hal yang kita sering terhubung dengan perencanaan kontingensi. Tapi bagaimana jika pemasok utama Anda tiba-tiba bangkrut?
Atau, bagaimana jika seluruh tenaga penjualan jatuh sakit dengan keracunan makanan pada konferensi penjualan tahunan Anda? Atau, petugas gaji Anda hanya panggilan dalam sakit pada hari gaji?
Hal-hal ini semua dapat menyebabkan kebingungan dan gangguan jika Anda tidak siap untuk dengan benar. Perencanaan kontinjensi adalah bagian penting dari persiapan ini.
Seperti yang Anda lihat, perencanaan kontingensi bukan hanya tentang bencana besar. Pada skala yang lebih kecil, ini tentang mempersiapkan untuk acara seperti hilangnya data, orang, pelanggan, dan pemasok, dan tidak diketahui mengganggu lainnya. Itulah mengapa penting untuk membuat perencanaan kontingensi bagian normal dari operasi sehari-hari bisnis Anda.
Penilaian Resiko
Kebutuhan perencanaan kontinjensi muncul dari analisis mendalam tentang risiko yang dihadapi organisasi Anda. Ini juga berguna dalam berpikir tentang proyek-proyek baru dan berkelanjutan: apa yang terjadi ketika 'Plan A' tidak berjalan seperti yang diharapkan? Kadang-kadang Rencana 'bisnis seperti biasa.' A hanya berarti Lain kali, dengan lebih rencana manajemen risiko yang canggih, Rencana A adalah respon pertama Anda untuk berurusan dengan risiko yang diidentifikasi - dan ketika Rencana A tidak bekerja, Anda menggunakan contingency plan Anda.
Gunakan prinsip-prinsip ini dalam
proses penilaian resiko:
- Alamat semua operasi business-critical - Kemanapun perencanaan kontingensi Anda mulai, rencana yang baik mengidentifikasi fungsi bisnis kritis, dan menguraikan cara untuk meminimalkan kerugian.
- Mengidentifikasi risiko - Bagian pertama dari efektif analisis risiko adalah untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang mungkin dihadapi bisnis Anda. Apa yang memiliki potensi untuk secara signifikan mengganggu atau membahayakan proyek atau operasi bisnis? Hasil akhir dari analisis risiko biasanya daftar besar potensi ancaman. Jika Anda mencoba untuk menghasilkan rencana kontingensi untuk masing-masing, Anda mungkin akan kewalahan. Inilah sebabnya mengapa Anda harus memprioritaskan.
- Risiko Memprioritaskan - Salah satu tantangan terbesar dari perencanaan kontingensi adalah memastikan Anda tidak berencana terlalu banyak. Anda membutuhkan keseimbangan antara overpreparation untuk sesuatu yang mungkin tidak pernah terjadi, dan persiapan yang memadai sehingga Anda dapat merespon dengan cepat dan efektif untuk situasi krisis bila diperlukan.
- Risiko Dampak / Probabilitas Charts membantu Anda menemukan keseimbangan ini. Dengan ini, Anda menganalisis dampak dari setiap risiko, dan Anda menetapkan kemungkinan itu terjadi. Kemudian akan lebih mudah untuk menentukan risiko membutuhkan biaya dan upaya mitigasi risiko. Proses bisnis yang penting untuk kelangsungan hidup jangka panjang - seperti menjaga arus kas, staf pendukung, dan pangsa pasar - biasanya di bagian atas daftar.
- Perhatikan bahwa perencanaan kontingensi bukanlah satu-satunya tindakan yang muncul sebagai hasil dari analisis risiko - Anda dapat mengelola risiko dengan menggunakan aset yang ada lebih efektif atau dengan berinvestasi pada sumber daya baru atau layanan yang membantu Anda mengelola itu (seperti asuransi). Juga, jika risiko sangat mungkin terwujud, Anda dapat memutuskan untuk melakukan apa-apa tentang hal itu, dan mengelola sekitarnya jika situasi muncul.
Planning Tantangan Contingency
Anda harus menyadari kendala umum beberapa saat Anda memulai proses perencanaan kontingensi Anda:
- Orang sering kurang termotivasi untuk mengembangkan 'Plan B' yang kuat karena mereka memiliki terlalu banyak investasi emosional dalam 'Plan A' mereka ingin menyampaikan. Tekankan bahwa Plan B harus benar berpikir-melalui.
- Biasanya ada probabilitas rendah krisis terjadi, sehingga orang sering tidak merasakan rasa urgensi untuk membuat rencana kontingensi, yang berarti bahwa itu akan terjebak di bagian bawah mereka Untuk Dikerjakan. Sayangnya, ini mungkin berarti bahwa perencanaan kontingensi berakhir sebagai tugas yang tidak pernah dilakukan.
- Organisasi politik dapat mengganggu resiko memprioritaskan, karena banyak orang mungkin ingin dilihat sebagai bagian penting dari upaya pemulihan. Jika Anda memasukkan semua manajer bisnis utama dalam proses penilaian risiko dan prioritas, ini dapat membantu Anda mencapai kesepakatan.
Mengembangkan Rencana
Ingat pedoman ini ketika saatnya
untuk menyiapkan contingency plan Anda:
- Tujuan utama Anda adalah untuk mempertahankan operasi bisnis - Perhatikan dengan seksama apa yang perlu Anda lakukan untuk memberikan tingkat minimum pelayanan dan fungsionalitas.
- Tentukan periode waktu - Apa yang harus dilakukan selama jam pertama dari rencana yang sedang dilaksanakan? Hari pertama? Minggu pertama? Jika Anda memecah rencana, Anda cenderung untuk meninggalkan rincian penting.
- Mengidentifikasi pemicu - Apa khusus akan menyebabkan Anda untuk melaksanakan rencana kontingensi? Tentukan tindakan Anda akan mengambil, dan kapan. Tentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap dan apa jenis proses pelaporan mereka harus mengikuti.
- Jauhkan rencana sederhana - Anda tidak tahu siapa yang akan membaca dan melaksanakan rencana tersebut ketika dibutuhkan, jadi gunakan bahasa yang jelas dan sederhana.
- Pertimbangkan pembatasan sumber daya terkait - Apakah organisasi Anda dapat berfungsi dengan cara yang sama jika Anda harus menerapkan Rencana B, atau akan Rencana B harus mengurangi kemampuan?
- Mengidentifikasi kebutuhan semua orang - Apakah orang di seluruh perusahaan mengidentifikasi apa yang mereka harus memiliki, minimal, untuk melanjutkan operasi.
- Mendefinisikan 'sukses' - Apa yang akan Anda perlu lakukan untuk kembali ke 'bisnis seperti biasa'?
- Termasuk rencana kontingensi dalam prosedur operasi standar - Pastikan Anda memberikan pelatihan awal pada rencana, dan membuat semua orang up-to-date pada perubahan.
- Mengelola risiko Anda - Carilah peluang untuk mengurangi risiko, sedapat mungkin. Ini dapat membantu Anda mengurangi, atau bahkan menghilangkan, kebutuhan untuk rencana kontingensi penuh di daerah-daerah tertentu.
- Mengidentifikasi inefisiensi operasional - Menyediakan standar untuk mendokumentasikan proses perencanaan Anda, dan menemukan peluang untuk perbaikan kinerja.
Mempertahankan Rencana
Setelah Anda mempersiapkan rencana
kontingensi, Anda perlu melakukan beberapa hal untuk tetap praktis dan relevan
- tidak hanya membuat dokumen dan file itu pergi. Sebagai perubahan bisnis
Anda, Anda akan perlu untuk meninjau dan memperbarui rencana sesuai.
Berikut adalah beberapa langkah
kunci dalam proses contingency plan maintenance:
- Komunikasikan rencana untuk setiap orang dalam organisasi.
- Menginformasikan orang peran dan tanggung jawab mereka terkait dengan rencana tersebut.
- Memberikan pelatihan yang diperlukan bagi orang untuk memenuhi peran dan tanggung jawab.
- Melakukan latihan bencana di mana praktis.
- Menilai hasil pelatihan dan latihan, dan membuat perubahan yang diperlukan.
- Meninjau rencana secara teratur, terutama jika ada perubahan teknologi, operasional, dan personil yang relevan.
- Mendistribusikan rencana revisi seluruh perusahaan, dan pastikan rencana lama dibuang.
- Audit rencana berkala:
- Menilai kembali risiko bisnis.
- Menganalisis upaya untuk mengendalikan risiko dengan membandingkan kinerja aktual dengan tingkat kinerja yang dijelaskan dalam rencana kontingensi.
- Merekomendasikan dan membuat perubahan, jika perlu.
Poin Penting :
Perencanaan kontingensi diabaikan di
banyak perusahaan. Hari-hari operasi menuntut, dan kemungkinan gangguan bisnis
yang signifikan adalah kecil, jadi sulit untuk membuat waktu untuk menyiapkan
rencana yang baik. Namun, jika Anda proaktif dalam jangka pendek, Anda akan
membantu memastikan pemulihan yang lebih cepat dan lebih efektif dari kemunduran
operasional dalam jangka panjang, dan Anda dapat menyimpan organisasi Anda dari
kegagalan dalam hal risiko terwujud.
Sebuah proses perencanaan
kontingensi juga membantu Anda mendapatkan wawasan yang signifikan ke dalam
risiko organisasi Anda menghadapi. Hal ini memungkinkan Anda untuk
mengembangkan strategi perencanaan yang efektif yang segera akan menambah nilai
bagi bisnis. Perencanaan kontingensi membutuhkan investasi waktu dan sumber
daya, tetapi jika Anda gagal untuk melakukannya - atau jika Anda melakukannya
dengan buruk - biaya bisa signifikan jika bencana terjadi.