Memahami Organisasi Anda
(Juga dikenal sebagai Sistem Deming Pengetahuan mendalam)
(Juga dikenal sebagai Sistem Deming Pengetahuan mendalam)
Pastikan bahwa Anda sedang menuju ke arah yang benar
Karena pemotongan anggaran baru-baru ini, Janet meminta asistennya untuk mencari penerbangan termurah dan sewa mobil setiap kali dia mengatur perjalanan.
Namun, masalah muncul dengan cepat dari tujuan ini tampaknya tidak berbahaya.
Ini menyoroti contoh sederhana apa yang bisa terjadi ketika Anda tidak sepenuhnya memahami bagaimana tujuan tim berhubungan dengan tujuan keseluruhan organisasi Anda. Meskipun asisten Janet bertemu tujuannya untuk menghemat uang, itu mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Di sinilah Pengetahuan Organisasi Sistem Deming berguna. Model ini membantu Anda berpikir tentang organisasi Anda dari perspektif umum, sehingga Anda dapat memenuhi tujuan tim Anda dengan cara yang konsisten dengan tujuan organisasi Anda.
Karena pemotongan anggaran baru-baru ini, Janet meminta asistennya untuk mencari penerbangan termurah dan sewa mobil setiap kali dia mengatur perjalanan.
Namun, masalah muncul dengan cepat dari tujuan ini tampaknya tidak berbahaya.
Penerbangan
termurah melibatkan beberapa layovers, yang berarti penjual yang tiba di kantor
klien merasa lelah, memar, dan demoralisasi. Hal ini mempengaruhi kinerja
mereka. Kemudian, jika mereka mengambil klien keluar untuk makan malam, mereka
dipaksa untuk mengusir mereka di mobil sewaan anggaran, yang berkurang reputasi
mereka. Penjualan mulai turun.
Ini menyoroti contoh sederhana apa yang bisa terjadi ketika Anda tidak sepenuhnya memahami bagaimana tujuan tim berhubungan dengan tujuan keseluruhan organisasi Anda. Meskipun asisten Janet bertemu tujuannya untuk menghemat uang, itu mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Di sinilah Pengetahuan Organisasi Sistem Deming berguna. Model ini membantu Anda berpikir tentang organisasi Anda dari perspektif umum, sehingga Anda dapat memenuhi tujuan tim Anda dengan cara yang konsisten dengan tujuan organisasi Anda.
Tentang Model
Sistem Pengetahuan Organisasi (juga dikenal sebagai Sistem Deming dari Mendalam
Pengetahuan) diciptakan oleh W. Edwards Deming, seorang profesor Amerika dan
konsultan, dan diterbitkan dalam bukunya "The Economics Baru untuk
Industri, Pemerintah, Pendidikan" pada tahun 1994.
Model ini membantu Anda melihat organisasi Anda secara keseluruhan. Dari sana, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana tindakan tim Anda mempengaruhi bagian lain dari organisasi, dan Anda akan melihat bagaimana pekerjaan yang Anda lakukan membantu organisasi Anda mencapai tujuan-tujuan keseluruhan. Anda juga akan dapat bekerja lebih efektif dengan bagian lain dari organisasi Anda.
Model ini juga dapat membantu mengurangi kompetisi internal antara tim dan departemen, karena membuat jelas bahwa semua bagian dari suatu organisasi harus bekerja sama dan memperkuat satu sama lain untuk mencapai tujuan.
Menurut Deming, ketika Anda menerapkan model, Anda juga akan menemukan makna baru dalam pekerjaan dan dalam interaksi Anda dengan orang lain, yang kemudian dapat menyebabkan peningkatan kepuasan kerja.
Untuk menerapkan model, Anda harus memiliki pemahaman dari masing-masing bidang berikut organisasi Anda. Daerah ini saling terkait, seperti yang ditunjukkan pada gambar 1, di bawah ini. Hal ini menunjukkan bahwa perubahan dalam satu wilayah dapat memiliki efek pada daerah lain.
Gambar 1 - Sistem Deming Pengetahuan Organisasi
Model ini membantu Anda melihat organisasi Anda secara keseluruhan. Dari sana, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana tindakan tim Anda mempengaruhi bagian lain dari organisasi, dan Anda akan melihat bagaimana pekerjaan yang Anda lakukan membantu organisasi Anda mencapai tujuan-tujuan keseluruhan. Anda juga akan dapat bekerja lebih efektif dengan bagian lain dari organisasi Anda.
Model ini juga dapat membantu mengurangi kompetisi internal antara tim dan departemen, karena membuat jelas bahwa semua bagian dari suatu organisasi harus bekerja sama dan memperkuat satu sama lain untuk mencapai tujuan.
Menurut Deming, ketika Anda menerapkan model, Anda juga akan menemukan makna baru dalam pekerjaan dan dalam interaksi Anda dengan orang lain, yang kemudian dapat menyebabkan peningkatan kepuasan kerja.
Untuk menerapkan model, Anda harus memiliki pemahaman dari masing-masing bidang berikut organisasi Anda. Daerah ini saling terkait, seperti yang ditunjukkan pada gambar 1, di bawah ini. Hal ini menunjukkan bahwa perubahan dalam satu wilayah dapat memiliki efek pada daerah lain.
Gambar 1 - Sistem Deming Pengetahuan Organisasi
Mari kita lihat masing-masing komponen
secara lebih rinci:
1. Sistem Organisasi
Ini adalah cara di mana seluruh bagian organisasi
Anda, seperti anggota tim, pemasok, tim manajemen dan pelanggan berinteraksi
satu sama lain, dan bertemu tujuan organisasi. Selain itu, sistem ini memiliki
tujuan, atau tujuan umum.
2. Dampak Variasi
Ini adalah variasi dan inkonsistensi yang
dapat mempengaruhi tujuan organisasi Anda.
Kadang-kadang departemen akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi atau menyelesaikan proyek awal dari yang direncanakan. Lain kali, pekerjaannya akan berada di bawah standar yang biasa, atau mungkin memberikan proyek terlambat. Kedua hal ini dapat mempengaruhi, dan dipengaruhi, oleh bagian lain dari sistem. Hal ini kemudian berdampak pada tujuan secara keseluruhan.
Kadang-kadang departemen akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi atau menyelesaikan proyek awal dari yang direncanakan. Lain kali, pekerjaannya akan berada di bawah standar yang biasa, atau mungkin memberikan proyek terlambat. Kedua hal ini dapat mempengaruhi, dan dipengaruhi, oleh bagian lain dari sistem. Hal ini kemudian berdampak pada tujuan secara keseluruhan.
3. Teori Pengetahuan
Ini adalah bagaimana bagian-bagian yang
berbeda dari pengetahuan penggunaan organisasi Anda, dalam bentuk data, tren,
dan informasi, membuat keputusan dan perubahan.
Sebagai contoh, sebuah organisasi yang menjual asuransi perjalanan secara online dapat menggunakan analisis situs Web untuk merencanakan strategi pemasaran Internet nya. Atau organisasi ritel mungkin menggunakan pengetahuannya tentang tren konsumen untuk pindah ke pasar baru.
Cara di mana pengetahuan digunakan di seluruh organisasi harus konsisten dengan tujuan-tujuan keseluruhan.
Sebagai contoh, sebuah organisasi yang menjual asuransi perjalanan secara online dapat menggunakan analisis situs Web untuk merencanakan strategi pemasaran Internet nya. Atau organisasi ritel mungkin menggunakan pengetahuannya tentang tren konsumen untuk pindah ke pasar baru.
Cara di mana pengetahuan digunakan di seluruh organisasi harus konsisten dengan tujuan-tujuan keseluruhan.
4. Psikologi
Hal ini berkaitan dengan mengapa orang
bertindak dan bekerja dengan cara yang mereka lakukan, dalam organisasi Anda.
Semakin bahwa Anda memahami psikologi rakyat, semakin baik Anda dapat pahala anggota tim Anda dan meningkatkan motivasi mereka, dan semakin baik hubungan Anda akan memiliki dengan tim lain dan departemen.
Semakin bahwa Anda memahami psikologi rakyat, semakin baik Anda dapat pahala anggota tim Anda dan meningkatkan motivasi mereka, dan semakin baik hubungan Anda akan memiliki dengan tim lain dan departemen.
Tips 1:
Latar belakang Deming awalnya di bidang manufaktur. Anda mungkin menemukan
bahwa "dampak variasi" dan "teori pengetahuan" akan kurang
relevan jika Anda bekerja di industri jasa.
Tip 2:
Anda juga dapat menerapkan model dalam cara yang mirip dengan 7S McKinsey Kerangka, dengan menggunakannya untuk memahami kinerja organisasi Anda dan melihat bagaimana hal itu mungkin akan terpengaruh ketika Anda menerapkan perubahan.
Tip 2:
Anda juga dapat menerapkan model dalam cara yang mirip dengan 7S McKinsey Kerangka, dengan menggunakannya untuk memahami kinerja organisasi Anda dan melihat bagaimana hal itu mungkin akan terpengaruh ketika Anda menerapkan perubahan.
Menerapkan Alat tersebut
Kita sekarang akan melihat bagaimana Anda
dapat menggunakan model dalam organisasi Anda sendiri.
Ketika Anda menerapkan perangkat ini, penting untuk diingat bahwa setiap komponen berhubungan dengan orang lain, karena perubahan di satu daerah cenderung mempengaruhi tiga lainnya.
Misalnya, keputusan di salah satu bagian dari organisasi (teori pengetahuan), maka bisa menyebabkan perubahan dalam proses (sistem organisasi). Orang-orang dalam organisasi itu mungkin merasa lebih positif tentang pekerjaan mereka (psikologi), dan beberapa kemudian dapat melakukan pekerjaan berkualitas tinggi (variasi).
Ini adalah contoh yang sangat sederhana, tetapi menyoroti mengapa Anda memerlukan pemahaman yang baik tentang daerah masing-masing.
Ketika Anda menerapkan perangkat ini, penting untuk diingat bahwa setiap komponen berhubungan dengan orang lain, karena perubahan di satu daerah cenderung mempengaruhi tiga lainnya.
Misalnya, keputusan di salah satu bagian dari organisasi (teori pengetahuan), maka bisa menyebabkan perubahan dalam proses (sistem organisasi). Orang-orang dalam organisasi itu mungkin merasa lebih positif tentang pekerjaan mereka (psikologi), dan beberapa kemudian dapat melakukan pekerjaan berkualitas tinggi (variasi).
Ini adalah contoh yang sangat sederhana, tetapi menyoroti mengapa Anda memerlukan pemahaman yang baik tentang daerah masing-masing.
1. Sistem Organisasi
Anda harus terlebih dahulu memahami
organisasi Anda dan tim saling terkait dan departemen di dalamnya. Anda juga
perlu mengetahui misi utama organisasi Anda dan tujuan, dan memahami efek bahwa
faktor luar seperti pelanggan dan pemasok bisa saja pada ini.
Mulailah dengan organisasi itu sendiri. Gunakan bagan organisasi, diagram alir, dan berenang diagram jalur untuk memetakan hubungan organisasi dan proses bisnis antara departemen dan tim Anda berinteraksi dengan, dan untuk melihat bagaimana mereka bergantung satu sama lain. Setelah Anda memahami saling ketergantungan ini, Anda akan lebih mampu mendukung tim lain.
Kemudian pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman tentang unsur-unsur lain yang mendukung tujuan organisasi Anda - seperti pemasok, pelanggan, dan pemegang saham - dan peran yang mereka mainkan dalam membantu tim Anda dan organisasi Anda memenuhi tujuan mereka.
Juga, melihat misi organisasi Anda dan pernyataan visi. Jika Anda memahami apa yang organisasi Anda akhirnya coba lakukan, Anda dan tim Anda akan dapat bekerja secara terpadu menuju tujuan tersebut dan menghindari tindakan merusak tim lain. (Ini adalah di mana sangat membantu untuk memahami dan menggunakan Manajemen oleh Tujuan, dan piagam tim.)
Mulailah dengan organisasi itu sendiri. Gunakan bagan organisasi, diagram alir, dan berenang diagram jalur untuk memetakan hubungan organisasi dan proses bisnis antara departemen dan tim Anda berinteraksi dengan, dan untuk melihat bagaimana mereka bergantung satu sama lain. Setelah Anda memahami saling ketergantungan ini, Anda akan lebih mampu mendukung tim lain.
Kemudian pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman tentang unsur-unsur lain yang mendukung tujuan organisasi Anda - seperti pemasok, pelanggan, dan pemegang saham - dan peran yang mereka mainkan dalam membantu tim Anda dan organisasi Anda memenuhi tujuan mereka.
Juga, melihat misi organisasi Anda dan pernyataan visi. Jika Anda memahami apa yang organisasi Anda akhirnya coba lakukan, Anda dan tim Anda akan dapat bekerja secara terpadu menuju tujuan tersebut dan menghindari tindakan merusak tim lain. (Ini adalah di mana sangat membantu untuk memahami dan menggunakan Manajemen oleh Tujuan, dan piagam tim.)
2. Dampak Variasi
Di sini, Anda perlu tahu tentang variasi
dan inkonsistensi yang dapat terjadi dalam organisasi Anda, dan memahami
bagaimana hal ini dapat mempengaruhi bagian lain dari sistem secara
keseluruhan.
Mulailah dengan melihat variasi yang dapat terjadi dalam tim Anda sendiri. Sebagai contoh:
Mulailah dengan melihat variasi yang dapat terjadi dalam tim Anda sendiri. Sebagai contoh:
- Apakah beberapa tugas memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk menyelesaikan?
- Apakah Anda pernah memiliki masalah dengan kualitas?
- Apakah standar pekerjaan yang tim Anda menghasilkan konsisten?
- Bagaimana perubahan di bidang lain dari model Deming (sistem, pengetahuan, psikologi) penyebab variasi?
Daftar variasi ini, dan menggunakan apa yang Anda temukan pada langkah sebelumnya untuk menganalisis bagaimana variasi ini dapat mempengaruhi tim dan proses lainnya.
Tip: Pada tahap ini, dapat membantu untuk meninjau proses Anda, sehingga Anda dapat meminimalkan atau menghilangkan variasi dalam tim Anda. Gunakan perangkat seperti FMEA, Teori Kendala dan Kaizen untuk melakukan hal ini. Anda juga dapat menggunakan Analisis Pareto untuk mengidentifikasi variasi yang memiliki dampak terbesar pada tujuan Anda.
Berikutnya, melihat variasi yang dapat terjadi di bagian lain dari organisasi Anda. (Jika hal ini tidak jelas, jadwal waktu untuk berbicara dengan orang-orang kunci dalam setiap departemen.) Setelah Anda mengidentifikasi variasi ini, pikirkan bagaimana ini mempengaruhi tim Anda. Apakah Anda perlu mengubah bagaimana tim Anda bekerja untuk mengkompensasi variasi ini?
3. Teori Pengetahuan
Dengan komponen ini, Anda harus memiliki
pemahaman tentang bagaimana organisasi Anda menggunakan dan pengetahuan saham,
dan bagaimana hal itu kemudian menggunakan pengetahuan itu untuk membuat
keputusan, perubahan efek, dan mencapai tujuannya.
Pertama melihat bagaimana Anda menggunakan pengetahuan dan membuat keputusan dalam tim Anda sendiri:
Pertama melihat bagaimana Anda menggunakan pengetahuan dan membuat keputusan dalam tim Anda sendiri:
- Apakah Anda menggunakan pengetahuan yang tersedia secara efektif, dan Anda membuat keputusan yang sejalan dengan tujuan keseluruhan organisasi Anda?
- Apakah Anda mengumpulkan informasi dan mengelola pengetahuan secara efektif, sehingga Anda dapat memanfaatkan peluang dan mengelola ancaman potensial?
- Mungkinkah cara di mana Anda membuat keputusan mempengaruhi tujuan dari tim lain, atau bisa Anda berbagi pengetahuan lebih efektif?
Kemudian mencari tahu bagaimana orang lain membuat keputusan di bagian lain dari organisasi:
- Mungkinkah cara di mana orang lain membuat keputusan mempengaruhi tim atau tujuan organisasi?
- Apakah Anda menggunakan semua data organisasi yang tepat ketika Anda membuat keputusan?
Sebagai bagian dari ini juga berpikir
tentang bagaimana Anda dan tim Anda menerima umpan balik. Apakah Anda memiliki
sistem di tempat untuk belajar dari keluhan dan umpan balik?
4. Psikologi
Komponen terakhir adalah memahami
orang-orang dalam organisasi Anda: bagaimana mereka berpikir, mengapa mereka
bertindak, dan apa yang memotivasi mereka.
Pertama, pastikan bahwa Anda memotivasi anggota tim Anda secara efektif. Ini akan membantu Anda mendapatkan yang terbaik dari tim Anda.
Anda juga perlu mencari tahu apa yang memotivasi orang lain dalam organisasi Anda. Ini akan membantu Anda membangun hubungan yang lebih baik dengan departemen lain, dan mendapatkan pemahaman tentang bagaimana tujuan mereka cocok dengan Anda sendiri (sejalan dengan tujuan keseluruhan organisasi Anda).
Juga, semakin baik Anda memahami bagaimana orang-orang dalam organisasi Anda belajar dan memproses informasi baru, semakin Anda dapat membentuk komunikasi Anda untuk memaksimalkan pemahaman mereka. Misalnya, akan lebih baik untuk menjaga manajer lain diperbarui melalui email, bukan dengan mengadakan pertemuan mingguan update?
Lakukan beberapa anggota tim hanya perlu instruksi lisan, bukan tertulis singkat ketika mereka memulai proyek baru? (Sebagai bagian dari ini, mendapatkan pemahaman yang baik tentang gaya belajar orang yang berbeda.)
Ini juga penting untuk berpikir tentang bagaimana perubahan di daerah lain organisasi Anda dapat mempengaruhi psikologi masyarakat, dan motivasi mereka. Misalnya, bisa perubahan dalam tim lain memiliki efek negatif pada moral masyarakat Anda?
Pertama, pastikan bahwa Anda memotivasi anggota tim Anda secara efektif. Ini akan membantu Anda mendapatkan yang terbaik dari tim Anda.
Anda juga perlu mencari tahu apa yang memotivasi orang lain dalam organisasi Anda. Ini akan membantu Anda membangun hubungan yang lebih baik dengan departemen lain, dan mendapatkan pemahaman tentang bagaimana tujuan mereka cocok dengan Anda sendiri (sejalan dengan tujuan keseluruhan organisasi Anda).
Juga, semakin baik Anda memahami bagaimana orang-orang dalam organisasi Anda belajar dan memproses informasi baru, semakin Anda dapat membentuk komunikasi Anda untuk memaksimalkan pemahaman mereka. Misalnya, akan lebih baik untuk menjaga manajer lain diperbarui melalui email, bukan dengan mengadakan pertemuan mingguan update?
Lakukan beberapa anggota tim hanya perlu instruksi lisan, bukan tertulis singkat ketika mereka memulai proyek baru? (Sebagai bagian dari ini, mendapatkan pemahaman yang baik tentang gaya belajar orang yang berbeda.)
Ini juga penting untuk berpikir tentang bagaimana perubahan di daerah lain organisasi Anda dapat mempengaruhi psikologi masyarakat, dan motivasi mereka. Misalnya, bisa perubahan dalam tim lain memiliki efek negatif pada moral masyarakat Anda?
Poin Penting :
Deming Sistem Pengetahuan Organisasi
diciptakan oleh W. Edwards Deming dan diterbitkan pada tahun 1994 bukunya
"Ekonomi Baru untuk Industri, Pemerintah, Pendidikan."
Tujuan model adalah untuk membantu Anda memahami organisasi Anda bekerja di lebih baik, sehingga Anda dapat bekerja sama sebagai suatu keseluruhan, dan memimpin tim Anda lebih efektif.
Untuk menerapkan model, Anda perlu memiliki pemahaman tentang empat bidang yang saling terkait dari organisasi Anda:
Tujuan model adalah untuk membantu Anda memahami organisasi Anda bekerja di lebih baik, sehingga Anda dapat bekerja sama sebagai suatu keseluruhan, dan memimpin tim Anda lebih efektif.
Untuk menerapkan model, Anda perlu memiliki pemahaman tentang empat bidang yang saling terkait dari organisasi Anda:
- Sistem organisasi.
- Dampak variasi.
- Teori pengetahuan.
- Psikologi.
Dengan memahami hal ini, Anda akan
membangun pengetahuan yang lebih baik dari "gambaran besar" dari
organisasi Anda, dan Anda akan membuat keputusan yang lebih baik sebagai
hasilnya.