Memperkuat "Weakest Link" Anda
Kelola link anda terlemah.
Sebuah cara yang bagus untuk melakukan hal ini adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan "hambatan," atau hal-hal yang menghambat Anda kembali.
Jadi bagaimana
Anda mengidentifikasi hambatan?
Salah satu
pendekatan adalah dengan menggunakan Teori Kendala (TOC). Ini akan membantu
Anda mengidentifikasi hambatan yang paling penting dalam proses dan sistem,
sehingga Anda dapat menghadapinya dan meningkatkan kinerja.
Pada artikel
ini, kita akan mengeksplorasi Teori Kendala, dan kita akan melihat bagaimana
Anda dapat menerapkannya untuk situasi Anda sendiri.
Memahami Teori
Anda mungkin
sudah mendengar pepatah, "adalah rantai A hanya sekuat link security yang
lemah," dan ini adalah apa yang Teori Kendala mencerminkan. Buku itu
diciptakan oleh Dr Eli Goldratt dan diterbitkan pada tahun 1984 bukunya " The Goal . "
Menurut
Goldratt, kinerja organisasi ditentukan oleh kendala. Ini adalah di mana
kemacetan terjadi yang mencegah organisasi dari memaksimalkan kinerja dan
mencapai tujuannya. Kendala dapat melibatkan orang, persediaan, informasi,
peralatan, atau bahkan kebijakan, dan mereka dapat internal atau eksternal
organisasi.
Teori ini
mengatakan bahwa setiap sistem, tidak peduli seberapa baik melakukan, memiliki
setidaknya satu kendala yang membatasi kinerjanya - ini adalah sistem
"link terlemah." Teori ini juga mengatakan bahwa sistem hanya dapat
memiliki satu kendala pada satu waktu, dan bahwa daerah lain kelemahan yang
"non-kendala" sampai mereka menjadi link paling lemah.
Anda
menggunakan teori dengan mengidentifikasi kendala Anda dan mengubah cara Anda
bekerja sehingga Anda dapat mengatasinya.
Teori ini
awalnya digunakan dengan sukses di bidang manufaktur, tetapi Anda dapat
menggunakannya dalam berbagai situasi. Ini yang paling berguna dengan proses
penting atau sering digunakan dalam organisasi Anda.
Catatan:
Goldratt awalnya mengidentifikasi proses lima-langkah untuk menerapkan teori, sebagai berikut:
Goldratt awalnya mengidentifikasi proses lima-langkah untuk menerapkan teori, sebagai berikut:
- Mengidentifikasi kendala.
- Eksploitasi kendala.
- Bawahan segala sesuatu yang lain untuk kendala.
- Tinggikan kendala.
- Kembali ke langkah 1.
Untuk
membuatnya lebih mudah untuk menerapkan teori dalam lingkungan kerja yang khas,
kita telah kental lima langkah dalam proses empat langkah di bawah ini.
Menerapkan Teori
Mari kita lihat
proses langkah-demi-langkah untuk menggunakan teori:
Langkah 1: Identifikasi Kendala tersebut
Langkah pertama
adalah mengidentifikasi link anda terlemah - ini adalah faktor yang menghambat
Anda yang paling.
Mulailah dengan
melihat proses yang Anda gunakan secara teratur. Apakah Anda bekerja seefisien
Anda bisa, atau ada hambatan - misalnya, karena orang-orang Anda
tidak memiliki keterampilan atau pelatihan, atau karena Anda tidak memiliki
kapasitas di daerah kunci?
Di sini, dapat
membantu untuk menggunakan alat-alat seperti Flow Charts , Swim Lane Diagram , Storyboarding , dan Mode Kegagalan dan Analisis Efek untuk memetakan proses Anda dan mengidentifikasi apa yang menyebabkan
masalah. Anda juga dapat brainstorming kendala dengan anggota tim, dan
menggunakan alat-alat seperti Teknik 5 whys dan Analisis Akar Penyebab untuk
mengidentifikasi kemungkinan masalah.
Ingat bahwa
kendala mungkin tidak hanya secara fisik. Mereka juga dapat mencakup
faktor-faktor intangible seperti komunikasi efektif, kebijakan perusahaan
membatasi, atau semangat tim bahkan miskin.
Juga diingat
bahwa, menurut teori, sistem hanya dapat memiliki satu kendala pada suatu waktu.
Jadi, Anda perlu menentukan faktor adalah link Anda paling lemah, dan fokus
pada hal itu. Jika hal ini tidak jelas, menggunakan alat seperti Pareto Analisis atau Model Antrian untuk mengidentifikasi kendala.
Langkah 2: Kelola Kendala tersebut
Setelah Anda
mengidentifikasi kendala, Anda perlu mencari tahu bagaimana mengelolanya. Apa
perubahan kecil yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi di daerah
ini dan menyembuhkan masalah, tanpa melakukan perubahan berpotensi mahal?
(Goldratt menyebutnya "mengeksploitasi kendala.")
Solusi Anda
akan bervariasi tergantung pada tim Anda, tujuan Anda, dan kendala yang Anda
coba untuk mengatasi. Sebagai contoh, mungkin melibatkan istirahat makan siang
atau memodifikasi waktu liburan untuk membuat alur kerja yang lebih efisien,
atau lintas-pelatihan anggota tim
untuk memberikan kapasitas ekstra di daerah menghambat.
Catatan:
Pada tahap ini, Goldratt mengatakan bahwa Anda harus "bawahan segalanya untuk kendala." Ini berarti bahwa semua proses organisasi lainnya juga harus fokus pada menghilangkan kendala. Sebagai contoh, Anda dapat memindahkan beberapa jenis pekerjaan keluar dari daerah dibatasi dan ke proses lainnya, sehingga menghilangkan kendala tersebut?
Pada tahap ini, Goldratt mengatakan bahwa Anda harus "bawahan segalanya untuk kendala." Ini berarti bahwa semua proses organisasi lainnya juga harus fokus pada menghilangkan kendala. Sebagai contoh, Anda dapat memindahkan beberapa jenis pekerjaan keluar dari daerah dibatasi dan ke proses lainnya, sehingga menghilangkan kendala tersebut?
Langkah 3: Evaluasi Kinerja
Sekarang
meninjau bagaimana sistem Anda berkinerja dengan perbaikan sederhana yang telah
dimasukkan ke dalam tempatnya. Apakah kendala masih menimbulkan hambatan? Jika
ya, Anda perlu melakukan apa pun yang Anda bisa untuk memecahkan masalah.
(Goldratt menyebutnya "mengangkat kendala.") Sebagai contoh, apakah
Anda perlu berinvestasi dalam peralatan baru, outsourcing tugas-tugas tertentu,
atau mengambil lebih banyak staf?
Di sini, ini
berguna untuk meninjau pendekatan yang digunakan dalam Lean Manufacturing , Kanban , Kaizen , dan Sistem 5S untuk melihat apakah ini mengungkap
ada solusi yang dapat membantu Anda menghilangkan kendala Anda.
Sekali lagi,
Anda juga akan menemukan itu berguna untuk brainstorming solusi yang mungkin dengan orang-orang
dalam tim Anda, dan menggunakan pemecahan masalah alat seperti 5 whys dan Penyebab dan Analisis Efek untuk
mengidentifikasi masalah sebenarnya di balik masalah yang Anda mengalami,
sehingga bahwa Anda bisa datang dengan solusi yang baik.
Setelah Anda
telah mengidentifikasi solusi yang mungkin, gunakan pengambilan keputusan alat
seperti Analisis Grid dan Biaya / Manfaat Analisis untuk membantu
Anda memilih solusi yang terbaik.
Langkah 4: Start Over
Setelah Anda
telah menghilangkan kendala, Anda dapat kembali ke langkah 1 dan
mengidentifikasi kendala lain.
Catatan:
Ingat bahwa teori mengatakan bahwa setiap proses memiliki setidaknya satu kendala. Meskipun hal ini mungkin benar, akan masuk akal dalam cara Anda menerapkan teori - kadang-kadang menghapus kendala ini akan memiliki dampak minimal terhadap kinerja.
Ingat bahwa teori mengatakan bahwa setiap proses memiliki setidaknya satu kendala. Meskipun hal ini mungkin benar, akan masuk akal dalam cara Anda menerapkan teori - kadang-kadang menghapus kendala ini akan memiliki dampak minimal terhadap kinerja.
Poin Penting :
Dr Eli Goldratt
mengembangkan Teori Kendala pada tahun 1984 bukunya "The Goal."
Teori ini
mengatakan bahwa setiap sistem, tidak peduli seberapa baik melakukan, memiliki
setidaknya satu kendala yang membatasi kinerjanya. Anda menggunakan teori
dengan mengidentifikasi kendala dan restrukturisasi cara Anda bekerja sehingga
Anda dapat mengatasinya.
Anda dapat
meminimalkan kendala dan bekerja lebih efisien ke arah mencapai tujuan Anda
dengan bekerja melalui langkah-langkah:
- Mengidentifikasi kendala.
- Kelola kendala.
- Mengevaluasi kinerja.
- Memulai kembali.
Jadilah
bijaksana dalam bagaimana Anda menerapkan teori - kadang-kadang upaya yang
diperlukan untuk memperbaiki kendala yang tidak mungkin layak peningkatan
kinerja.