Essential Skills for an Excellent Career: 1.9. Mengambil Tanggung Jawab di Peran Kepemimpinan Baru

Mengambil Pengendalian Akuntabilitas Anda

Sebagai seorang pemimpin, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi Anda melakukan hal yang benar.

Sarah baru saja ditunjuk CEO organisasi, dan dia merasa senang tapi cemas.

Realitas pekerjaan barunya telah memukul rumah. Dia tidak lagi hanya bertanggung jawab atas rencana pertemuan dan sasaran. Dia sekarang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasinya melakukan apa itu dimaksudkan untuk dilakukan, dan bahwa orang-orang di dalamnya sedang melakukan hal yang benar, dengan cara yang benar.

Itu banyak untuk bertanggung jawab atas. Jadi, bagaimana dia bisa memastikan bahwa semuanya OK?

Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat benar-benar bertanggung jawab untuk pekerjaan organisasi Anda, langsung dari awal.

Catatan:
Kami fokus pada pemimpin organisasi baru dalam artikel ini. Namun, Anda juga dapat mengikuti beberapa langkah-langkah ini jika Anda baru untuk peran pemimpin departemen atau tim.

Apa Tanggung Jawab itu?

The Merriam-Webster Dictionary mendefinisikan bertanggung jawab sebagai "bertanggung jawab untuk dipanggil ke rekening."

Sebagai seorang pemimpin, Anda bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi Anda, dan Anda akan cukup benar bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi, baik atau buruk.

Anda perlu mempertanyakan keputusan dan proses yang memegang organisasi Anda bersama-sama, dan konsekuensi dari tidak melakukan hal ini bisa sangat berat. Ini bukan alasan untuk mengatakan bahwa Anda tidak tahu apa yang sedang terjadi, atau bahwa Anda tidak terlibat secara pribadi - tanggung jawab berhenti dengan Anda.

Pemimpin baru sangat rentan terhadap tertangkap oleh situasi sulit. Mereka mungkin mewarisi struktur dan prosedur disfungsional, atau hanya terlalu kewalahan oleh tekanan peran baru untuk mengetahui apa yang mempertanyakan. Hal ini terutama berlaku untuk pemimpin baru yang dipromosikan dari dalam: mereka dapat membuat asumsi tentang organisasi mereka berdasarkan peran mereka sebelumnya, mereka mungkin merasa setia kepada keputusan pemimpin sebelumnya, dan mereka mungkin gagal untuk melihat "gambaran besar" bahwa seorang pemimpin kebutuhan.

Tanggung jawab penuh merupakan tantangan besar untuk mengambil, dan dapat merasa luar biasa. Namun, pemimpin yang berencana untuk tanggung jawab ini sejak awal (yaitu, ketika mereka menerima pekerjaan itu) memiliki kesempatan yang jauh lebih besar untuk sukses daripada mereka yang mengambil lebih " laissez-faire "pendekatan.

Catatan:
Dalam artikel ini, kita akan fokus pada pindah ke peran baru. Namun, mengambil tanggung jawab adalah proses yang berkelanjutan, dan Anda harus berpikir tentang langkah-langkah sesering Anda merasa diperlukan.

Bagaimana Mengambil Tanggung Jawab

Untuk memenuhi kewajiban Anda sebagai seorang pemimpin dan bertanggung jawab penuh atas tindakan organisasi Anda, Anda perlu untuk membangun pemahaman yang akurat tentang organisasi, dan apa yang terjadi di dalamnya.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membangun dan mempertahankan ini.

1. Memahami dan Konfirmasi Misi Organisasi Anda

Langkah pertama Anda adalah untuk memeriksa kembali apa organisasi Anda bertujuan untuk melakukan. Tentu saja, itu akan memiliki pernyataan misi dan dokumen lain yang menguraikan kekuasaanya, dan Anda harus melihat ini sebagai langkah pertama Anda.

Namun, membayar untuk merenungkan pernyataan misi, dan untuk mempertimbangkan bagaimana setia itu merupakan tujuan organisasi. Apakah masih benar? Dan itu cenderung memotivasi orang untuk berperilaku dengan cara yang benar? Jika Anda ragu, maka Anda perlu menjelaskan ini, satu atau lain cara.

2. Menganalisa Resiko

Setelah Anda memahami apa yang Anda coba untuk mencapai, Anda harus berpikir tentang apa yang bisa salah. Bagaimana mungkin organisasi Anda membiarkan orang turun, dan apa yang akan konsekuensi itu?

Melakukan analisis risiko mengidentifikasi potensi masalah dan konsekuensinya. Latihan ini dapat memakan waktu karena Anda harus menggali jauh ke dalam isu-isu potensial, tetapi itu akan menghasilkan informasi yang kuat. Dengan mempertimbangkan semua tingkat risiko, Anda juga akan mendapatkan pemahaman yang baik dari banyak peran yang berbeda dan proses dalam organisasi Anda, serta potensi risiko pada masing-masing.

Tips 1:
Beberapa dasar ini untuk analisis ini dapat dilakukan sebelum Anda melangkah ke peran baru Anda.

Jika memungkinkan, menghabiskan waktu dengan pemimpin keluar sebelum hari terakhir nya, dan memiliki percakapan jujur tentang baik peran dan organisasi. Ini akan memberi Anda pemahaman yang baik tentang masalah yang sudah terjadi, cara bahwa krisis telah dihindari, dan tekanan terhadap rekan-rekan yang berbeda.

Tip 2:
Kemungkinan bahwa Anda harus melihat di luar organisasi Anda untuk banyak resiko yang mungkin terjadi. Sebagai contoh, tim Anda mungkin akan terpengaruh oleh keputusan pelanggan utama ', atau, dalam organisasi non-profit atau pemerintah, oleh orang-orang dari eksternal penyandang dana atau badan pemerintah.

Meskipun Anda tidak bisa tahu bagaimana kelompok-kelompok ini akan berperilaku, Anda dapat mencari pola, dan Anda dapat memindai lingkungan Anda untuk menghindari kejutan menyenangkan.

3. Memahami Stakeholder kunci

Siapa yang memegang kekuasaan nyata atas organisasi Anda? Siapa yang tidak melayani? Siapa yang menguasai sumber daya yang Anda butuhkan, dan bagaimana mereka membuat keputusan? Melakukan analisis stakeholder untuk mengidentifikasi orang-orang yang memiliki pandangan paling penting, sehingga Anda dapat mengetahui "apa yang membuat mereka tergerak."

Lakukan yang terbaik untuk menempa hubungan yang bermakna dengan orang-orang, sejak dini. Jika Anda bisa, menelepon atau bertemu dengan mereka sebelum hari pertama Anda dan meminta untuk percakapan terbuka. Apa pengalaman mereka dengan organisasi Anda, dan apa masalah yang mereka paling prihatin?

Secara khusus, berbicara dengan klien internal dan eksternal kunci. Apa masalah yang mereka hadapi? Apa yang bekerja dengan baik? Ini percakapan awal akan membantu Anda mengidentifikasi masalah yang Anda mungkin perlu untuk mengatasi dengan cepat.

4. Memahami Proses, Nlai, Budaya, dan Struktur Manajemen

Selanjutnya, melakukan tinjauan menyeluruh organisasi Anda. Hal ini mungkin menjadi proyek besar, dan Anda mungkin perlu untuk menetapkan anggota tim Anda untuk membantu Anda dengan itu. Tujuan Anda adalah untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana proses organisasi Anda, orang-orang, budaya, nilai, dan struktur manajemen membantu atau menghalangi kemampuannya untuk memberikan apa yang pelanggan Anda harapkan.

Kemudian mengeksplorasi fungsi utama organisasi Anda secara detail. Melihat peran dan tanggung jawab, alur kerja, informasi dan proses pengelolaan anggaran, dan proyek-proyek yang sedang berlangsung. Carilah bukti bahwa prosedur sedang diikuti - dan bahwa mereka sedang bekerja.

Budaya dan nilai-nilai juga memainkan bagian besar tentang bagaimana organisasi Anda melayani pelanggan. Lihatlah bagaimana proses-proses mempengaruhi, dan bagaimana mereka mungkin perlu mengubah untuk membuat organisasi Anda lebih sukses.

Tip:
The McKinsey 7S Kerangka dapat membantu Anda mengidentifikasi berbagai elemen organisasi Anda, dan berpikir tentang bagaimana mereka berhubungan dengan satu sama lain.

5. Audit dan Review Sistem internal

Anda perlu memastikan bahwa informasi yang Anda andalkan adalah benar dan lengkap. Ini berarti bahwa Anda dapat memonitor organisasi Anda secara efektif untuk memastikan bahwa itu melakukan apa yang harus dilakukan.

Ajukan pertanyaan seperti:

Kapan sistem akuntansi organisasi terakhir diaudit? Apa kesimpulan?
Apakah ada masalah dengan sistem akuntansi yang digunakan? Jika demikian, apa yang perlu diubah?
Apa masalah orang terkait bisa ada? Apa risiko lakukan saat ini?
Apa sistem manajemen risiko yang digunakan? Dan laporan ini secara efektif pada risiko Anda telah mengidentifikasi?
Apakah tujuan dan sasaran yang tepat, dan mereka cenderung untuk memotivasi perilaku yang Anda inginkan?
Apakah manajemen informasi yang berguna, tepat, akurat, dan kuat? Dan seberapa baik apakah itu memantau pengiriman misi organisasi?

6. Tantangan Temuan Anda

Sekarang saatnya untuk membandingkan analisis risiko Anda dengan informasi yang Anda kumpulkan tentang bagaimana organisasi Anda bekerja. Perbandingan ini akan membantu Anda melihat apakah realitas menyimpang dari apa yang telah direncanakan.

Pertanyaan segalanya, dan menggunakan akal sehat. Misalnya, mencari berikut:

Tim dengan beban kerja yang berlebihan: Apa anggota tim tersebut tidak punya waktu untuk melakukan? Apa risiko tidak hadir ini? Bagaimana hal ini mempengaruhi misi organisasi?
Hasil yang tampak "terlalu bagus untuk menjadi kenyataan": Apakah sudut dipotong?
Hambatan yang dapat menyebabkan penundaan serius: Apa implikasi dari ini?
Arus kerja yang tidak efisien: Apakah usaha yang dihabiskan pada tahap yang salah dari sebuah proses?
Departemen dengan omset atau sakit staf tinggi: Apakah ada masalah manajemen atau proses di departemen ini?

7. Jadilah Terus Penasaran

Pekerjaan Anda tidak berhenti setelah Anda memastikan bahwa prosedur saat bekerja. Anda harus terus memindai masalah baru, dan mencegah mereka dari meningkat. Membangun waktu dalam jadwal Anda untuk melakukan hal ini.

Mencari keseimbangan yang tepat antara micro management dan tetap informasi tentang orang, kejadian, dan tren.

Juga, kemungkinan bahwa Anda akan memiliki tanggung jawab tambahan representasional, sekarang Anda berada dalam peran kepemimpinan - misalnya, Anda mungkin memiliki event organizer berteriak-teriak untuk waktu Anda. Jadi, memprioritaskan ini menuntut hati-hati sehingga Anda dapat merespon tuntutan mendadak pada waktu Anda. Dengan cara ini, Anda akan lebih baik ditempatkan untuk mengelola krisis dengan tenang.

Dan ingat gagasan manajemen dengan berkeliling . Ini adalah cara yang efektif untuk mengumpulkan informasi dari rekan-rekan Anda secara bergulir, termasuk mendapatkan umpan balik pada proses, beban kerja, dan harapan pelanggan. Mengunjungi semua bagian organisasi juga membangun kepercayaan, sehingga rekan-rekan lebih mungkin untuk melaporkan masalah kepada Anda sebelum meluas.

Terakhir, jadwal pertemuan singkat tapi rutin dengan tim Anda untuk membahas isu-isu, tren, dan risiko. Bekerja keluar yang hal-hal yang Anda harapkan untuk terus diberi informasi tentang - ini bisa isu-isu yang bermasalah, atau yang berisiko tinggi atau cepat - dan meminta update reguler pada ini.

Poin Penting :

Ketika Anda melangkah ke peran kepemimpinan organisasi baru, Anda akan memikul lebih banyak tanggung jawab dari yang Anda terbiasa. Kau tidak lagi hanya bertugas memenuhi target dan tenggat waktu: Anda sekarang memiliki kewajiban kepada rekan-rekan Anda dan pelanggan Anda untuk memastikan bahwa semuanya tepat sedang dilakukan untuk memberikan misi organisasi Anda, aman dan terpercaya.

Untuk mempersiapkan diri untuk memenuhi tanggung jawab baru Anda, ikuti langkah berikut (antara lain yang mungkin Anda mengidentifikasi):

Memahami dan mengkonfirmasi misi organisasi Anda.
Menganalisis risiko.
Memahami stakeholder kunci.
Memahami orang, proses, nilai, budaya, dan struktur manajemen.
Audit dan sistem internal ulasan.
Tantang temuan Anda.
Terus-menerus penasaran.

Banyak peran baru Anda melibatkan pengumpulan informasi dan menilai secara objektif.

Pastikan jadwal Anda cukup fleksibel untuk mengatasi masalah tiba-tiba, dan membangun kepercayaan di antara rekan-rekan Anda, sehingga Anda akan menjadi yang terbaik ditempatkan untuk mendengar tentang isu-isu awal. Hal ini mungkin membutuhkan prioritas-hati, tetapi itu adalah bagian penting dari peran baru Anda.