Laman

AddThis Smart Layers

2.15 Kegiatan Tutup Proyek

Proyek Berakhir

Apakah Anda rencanakan untuk garis finish?

Proyek biasanya memiliki akhir yang jelas - jembatan terbuka untuk umum, meluncurkan produk, atau perangkat lunak baru gulungan keluar untuk setiap orang dalam organisasi Anda.

Saat Anda mendekati tahap 'go live' dan Anda bersiap-siap untuk menyerahkan proses baru atas 'bisnis seperti biasa' untuk, yang Anda cari ke depan untuk santai untuk sementara waktu, atau Anda sudah merencanakan proyek berikutnya? Either way, sebelum Anda melanjutkan ke tantangan baru, penting Anda tidak mengabaikan langkah terakhir penutupan proyek.

Ini tidak hanya berarti menghiasi 'I', dan melintasi 'T', atau mengikat apa pun berakhir longgar. Ini berarti menangkap pelajaran yang telah Anda pelajari selama proyek, sehingga tim Anda - atau departemen lain dalam organisasi - bisa mendapatkan keuntungan dari mereka waktu berikutnya. Dan, itu juga berarti mengambil stok-persediaan apa yang telah Anda capai, dan merayakan keberhasilan Anda.

Langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk meresmikan penerimaan proyek kadang-kadang disebut
"proses menutup proyek." Proses ini memverifikasi bahwa proyek telah menyampaikan hasil yang dibutuhkan, dan bahwa harapan para pemangku kepentingan telah dipenuhi. Hal ini juga memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek tahu bagaimana untuk maju. Tanpa penutupan formal, ada risiko bahwa masalah mungkin timbul, dan tak seorang pun akan ditugaskan untuk mengatasinya.

Penutupan proyek memiliki unsur-unsur yang berbeda, dan cara terbaik untuk melaksanakan penutupan adalah untuk merencanakan dari awal. Dengan cara ini, Anda memiliki kesempatan untuk memutuskan kriteria mana yang akan Anda gunakan untuk menunjukkan bahwa proyek ini benar-benar selesai, dan Anda dapat anggaran waktu dan sumber daya untuk kegiatan penutupan. Seperti dengan semua tujuan, penting untuk mengetahui apa yang harus Anda lakukan untuk melewati garis finish proyek.

Kadang-kadang, proyek dibatalkan sebelum selesai. Ketika ini terjadi, beberapa bagian dari penutupan proyek menjadi tidak relevan. Namun, unsur-unsur lain mungkin masih perlu diselesaikan.

Pemutusan Proyek : Hari Proyek Berakhir

Ini adalah kenyataan bahwa profesional manajemen proyek yang paling tidak menyadari bahwa prosedur terminasi proyek adalah sangat penting untuk proyek-proyek yang gagal atau prematur meninggalkan kesuksesan.

Setiap proyek harus resmi mengakhiri suatu. Penghentian Proyek tidak perlu berarti kegagalan proyek atau ditinggalkan secara prematur. Sebuah proyek dapat dihentikan karena berbagai alasan, termasuk berhasil menyelesaikan usaha itu. Kita akan melihat lebih dekat apa yang beberapa alasan ini dan bagaimana tahu kapan untuk mengakhiri proyek. 



Alasan Pemutusan Proyek

Berikut adalah beberapa alasan mengapa proyek akan berakhir sebelum tanggal penutupan alami: 

  • Proyek selesai lebih cepat dari jadwal dan diserahkan kepada sponsor / pengguna.
  • Sejak Dini ditinggalkan karena alasan teknis yang menghambat pencapaian tujuan inti.
  • Hal ini tiba-tiba menemukan bahwa kelompok lain menerbitkan hasil di daerah inti yang memiliki kesamaan minat.
  • Peneliti utama atau orang yang tiba-tiba berhenti dan equivalent proyek tidak dapat melanjutkan seperti yang direncanakan dan proyek harus dihentikan, seperti menempatkan penahanan yang akan menjadi kontra-produktif.
  • Tak terduga kehilangan manusia, dana dan sumber daya berharga lainnya.
  • Berbagai masalah dapat diatasi mungkin memaksa penghentian proyek.
  • Review sementara menunjukkan proyek tidak akan membantu mencapai tujuan yang diinginkan.

Bertanggung jawab untuk Keputusan Penghentian Orang 

Dia adalah principal investigator (PI) yang dipercayakan dengan tugas melakukan review periodik proyek dan bertanggung jawab untuk erat memantau kemajuan proyek sepanjang siklus hidup proyek. Dengan demikian, tanggal penutupan yang tepat untuk sebuah proyek harus diputuskan oleh principal investigator setelah berkonsultasi dengan rekan-principal researcher dan pemimpin subprogram.

Principal researcher akan menyadari bahwa untuk semua proyek, laporan teknis dan keuangan akhir akan harus disusun dan disajikan. Oleh karena itu hanya untuk diharapkan bahwa principal investigator akan bekerja sama dengan pemimpin subprogram untuk menangani pekerjaan proyek terminasi diperlukan. Hal ini diyakini bahwa dalam keadaan luar biasa tertentu, pemimpin subprogram dapat meminta perpanjangan waktu untuk menyelesaikan proyek, tanpa memberikan dana tambahan yang diminta. 

Prosedur Penghentian Proyek

Sebagai proyek hampir selesai atau keputusan diambil untuk prematur meninggalkan proyek, ada kebutuhan yang mendesak kuat untuk menghentikan semua pendanaan lebih lanjut juga mentransfer tenaga kerja untuk penyebaran produktif lainnya. Sebagai soal fakta, kegiatan pengakhiran proyek harus membentuk bagian dari rencana proyek asli dan tidak buru-buru dilakukan.

Sangat penting bahwa laporan akhir benar ditulis tanpa ambiguitas dan transfer efektif bahan baku untuk program lain terjadi pada waktunya. Profesional memperkirakan bahwa kadang-kadang proyek pemutusan kerja, yang melibatkan pelaporan administratif dan ringkasan biaya akhir, mungkin meluas ke beberapa bulan setelah penyelesaian proyek. Penghentian proyek kerja adalah penting untuk semua proyek, termasuk proyek-proyek gagal di mana ada juga ringkasan terakhir kegiatan untuk membuat sebagian dari apa yang telah dilakukan dalam proyek ini.

Kesimpulan

Ini adalah kenyataan bahwa, khususnya dalam era kemajuan teknologi yang cepat, banyak proyek perangkat lunak, meskipun benar dimulai dan dikelola dengan baik, dihentikan sebelum selesai karena asumsi asli telah berubah. Namun  sejak dini dapat ditinggalkan atau penghentian ditengah dari proyek, dalam banyak kasus, harus dihindari jika proyek berisiko dan disalahpahami tidak dimulai pada tempat pertama.

Mengapa Manajer Proyek Gagal Tutup Proyek?

5 Alasan Top untuk Penutupan Proyek Benar (dan mengapa manajer proyek gagal untuk menutup proyek)

Sebuah proyek adalah apa yang kita sebut suatu kegiatan yang terbatas: ia memiliki waktu untuk memulai dan juga harus memiliki tanggal akhir yang pasti. Menutup proyek adalah proses kunci dalam keseluruhan siklus proyek. Proses penutupan proyek memberikan kesempatan untuk transisi anggota tim proyek untuk proyek-proyek lain dan peran, dan memungkinkan tanggung jawab untuk bisnis sebagai kepemilikan biasa dan manajemen proyek output yang akan dialokasikan dan dilaksanakan. 

Proyek ini bukan hanya tentang memberikan produk akhir, juga tentang mengevaluasi berapa lama waktu terhadap rencana asli, berapa biaya terhadap anggaran yang telah disepakati, risiko apa yang beredar atau isu perlu perhatian lebih lanjut atau kegiatan, setiap perubahan yang mengambil tempat, dan setiap pelajaran yang dapat dipelajari.

Berikut adalah daftar dari lima kegiatan utama yang harus terjadi untuk memastikan penutupan yang tepat dari proyek yang Anda baru saja selesai. Daftar Anda mungkin berbeda dan saya akan senang mendengar dari Anda jika itu terjadi.
  • Pastikan semua dokumen yang bersangkutan dan penyerahan yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Anda tidak ingin hal ini datang kembali kepada Anda setelah proyek selesai - terutama jika ada masalah tentang pembayaran.
  • Dapatkan sign-off akhir pada implementasi / solusi penerimaan. Anda mungkin memiliki hubungan yang terbaik di dunia dengan pelanggan Anda, tapi jangan mengabaikan langkah ini.
  • Melakukan sesi pelajaran dengan pelanggan dan tim Anda. Informasi yang Anda peroleh dari jenis sesi dapat sangat berharga bagi Anda sebagai manajer proyek ke depan, untuk pelanggan Anda ketika mereka pergi dengan solusi diimplementasikan, dan untuk dukungan teknis Anda karena mereka memberikan dukungan yang berkelanjutan untuk solusi dengan pelanggan .
  • Pegang hand-off yang tepat untuk dukungan teknis. Pastikan mereka memiliki semua informasi yang diperlukan dalam rangka untuk benar mendukung klien pasca-pemeliharaan.
  • Tetap berhubungan dengan pelanggan pasca-pemeliharaan. Anda mungkin memiliki perjanjian 30 atau 60-hari untuk tetap bersedia bagi pelanggan dan tim Anda untuk tetap bersedia sebelum transisi formal untuk dukungan teknis. Itu baik untuk reputasi Anda dengan pelanggan dan untuk reputasi perusahaan Anda.

Mengapa Proyek Manajemen Proyek Tidak Tertutup?!

Dalam banyak kasus, bagaimanapun, proyek tidak secara resmi ditutup dan ini dapat untuk sejumlah alasan:

Kegagalan Proyek - yang ingin menarik perhatian ke proyek yang telah gagal? Menilai kegagalan proyek sering dianggap sebagai pemimpin untuk menyalahkan dan manajer proyek kedua dan anggota tim proyek secara naluriah akan menyusut jauh dari kegiatan mereka percaya mungkin menunjukkan mereka dalam cahaya yang negatif. Hal ini sering lebih mudah untuk mengabaikan penutupan formal. Ketika proyek telah dibatalkan sebelum selesai alami, penting bahwa bagian-bagian positif yang dicapai proyek dikomunikasikan bersama dengan justifikasi yang jelas mengapa proyek itu dibatalkan. Secara organisasi, penting untuk memahami faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan proyek untuk membantu dengan proyek-proyek masa depan. 

Keberhasilan Proyek - ketika sebuah proyek dipandang telah memberikan hasil akhir, adalah mudah untuk bergerak tanpa mengambil waktu untuk pergi melalui proses penutupan proyek yang tepat. Proyek yang berhasil memerlukan aktivitas penutupan resmi seperti halnya proyek gagal! Tahap penutupan proyek memastikan bahwa pasca proyek sesuai proses dukungan berada di tempat dan bahwa kriteria penerimaan telah dipenuhi. Pelajaran positif dapat makan maju ke proyek-proyek baru, sama pentingnya dengan pelajaran negatif.

Belum diakui nilai dari proses penutupan proyek - itu sering terjadi bahwa nilai riil dari proses penutupan proyek tidak diakui baik oleh organisasi atau manajer proyek. Mereka meremehkan nilai pelajaran, atau menutup risiko dan isu-isu, misalnya, anggaran yang dialokasikan untuk pemikiran  untuk melangsungkan penutupan proyek, mungkin lebih baik dialokasikan di tempat lain. Hal ini kadang-kadang dapat terjadi dengan seorang manajer proyek yang berpengalaman atau dukungan untuk penutupan proyek dari manajemen senior. Sebagai hasil dari jenis pemikiran, organisasi mungkin tidak memiliki proses di tempat untuk mendukung penutupan proyek.

Waktu untuk bergerak - ketika proyek hampir selesai, sangat menggoda untuk manajer proyek dan tim untuk mengubah fokus mereka ke proyek berikutnya pada cakrawala dan mulai untuk menempatkan usaha mereka menjadi potongan-potongan baru bekerja daripada menutup proyek ini dengan benar sebelum pindah.

Jangan tertipu dengan alasan apapun bahwa penutupan proyek yang benar tidak diperlukan, baik untuk sebuah proyek sukses atau gagal.

Kegiatan Utama Selama Tahap Penutupan Proyek

Sebuah proyek meliputi fase proyek penutupan yang sangat penting untuk memastikan bahwa proyek telah selesai, dan sumber daya dapat kembali ditugaskan, atau dibebaskan jika tidak diperlukan untuk proyek-proyek lainnya. Tahap penutupan proyek juga menandakan bahwa tidak ada dana berikutnya dapat dialokasikan untuk proyek.

Ikhtisar

Manajemen proyek terdiri dari lima kelompok proses, yaitu memulai, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, dan menutup . Tahap penutupan proyek terdiri dari proses yang dilakukan untuk menyelesaikan resmi dan menutup semua tugas dalam suatu proyek atau fase. Tindakan kesimpulan dalam kelompok ini biasanya akan mencakup persetujuan dan transfer dari deliverable proyek kepada pengguna atau pelanggan. Adalah penting bahwa semua tindakan yang termasuk dalam kelompok penutupan dilakukan secara menyeluruh, karena hanya kemudian akan proyek dianggap sebagai closed. Inti dari kelompok ini adalah bahwa semua stakeholder sepakat bahwa proyek tersebut telah memenuhi tujuan yang ditetapkan, dan biaya tambahan tidak akan ditugaskan untuk proyek tersebut. Selanjutnya, staf dan sumber daya lainnya dapat ditugaskan untuk proyek-proyek lain, atau lega jika tidak diperlukan.

Kegiatan Utama Selama Fase Penutupan Proyek

Ada banyak kegiatan penting yang dilakukan pada fase penutupan proyek. Rinciannya adalah sebagai berikut:

Penerimaan Deliverables:

Ini adalah tindakan paling penting yang diambil selama fase penutupan proyek. Proyek kiriman ditinjau oleh pelanggan sesuai dengan kriteria penerimaan setuju, dan secara resmi diterima. Kriteria penerimaan berhubungan dengan kemampuan fungsional dari deliverable proyek, dan pada dasarnya kontrak sesuai dengan proyek yang dijalankan.

 

Menyelesaikan Studi : 

Adalah penting bahwa studi selama proyek secara resmi selesai pada tahap penutupan proyek, sebelum tim proyek ditugaskan untuk proyek. Agar studi yang didokumentasikan dengan baik, kuesioner mungkin diedarkan kepada para pemangku kepentingan untuk penyelesaian. Umumnya, pertanyaan-pertanyaan yang bertujuan untuk memperoleh pandangan bias, dan termasuk keberhasilan kritis yang dicapai selama pelaksanaan proyek, dan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap prestasi. 

Demikian pula, kesulitan yang dihadapi, dan tindakan yang bisa menghindari situasi ini perlu dijelaskan. Informasi ini akan menjadi panduan penting untuk proyek-proyek berikutnya. Aspek-aspek lain yang mungkin termasuk dalam studi adalah teknologi yang digunakan, kriteria penerimaan kiriman, pemantauan proyek, komunikasi internal dan eksternal, keterlibatan pengguna.

Laporan Proyek:

Sebuah laporan proyek selesai pada fase penutupan proyek yang disampaikan kepada sponsor proyek. Dokumen ini pada dasarnya mencakup ringkasan proyek, mulai dari inisiasi sampai penutupan. Topik-topik penting yang termasuk dalam laporan ini adalah tujuan proyek, tujuan, rencana, jadwal, dan perbandingan dari jadwal awal awal dan jadwal yang sebenarnya. Rincian diberikan mengenai perubahan dimasukkan, proses disesuaikan, dan efek mereka pada proyek. Aspek keuangan penting untuk dimasukkan dalam laporan ini. Pemeriksaan ini pasca eksekusi merupakan penilaian keefektifan proyek, dan kesiapan untuk proyek-proyek masa depan.

Kegiatan Selama Tahap Penutupan Proyek

Update dan Dokumen Arsip: Dokumen-dokumen proyek disiapkan di inisiasi proyek, dan diubah atau diperbarui sebagai proyek dijalankan, sampai fase penutupan proyek. 

Memperbarui dokumen proyek sangat penting sehingga berguna untuk proyek-proyek masa depan. Akhirnya, dokumen tersebut diarsipkan untuk referensi di masa mendatang

Dokumen-dokumen ini sangat berguna ketika merencanakan dan melaksanakan proyek-proyek masa depan, dan bertindak sebagai template berguna. Upaya yang dilakukan selama proyek dalam menyiapkan rencana proyek, dan dokumen lain yang menguntungkan digunakan untuk proyek-proyek masa depan, dan dengan demikian pengulangan dihindari.

Kegiatan Penting Lainnya: kegiatan penting lainnya yang dilakukan selama penutupan proyek mencakup finalisasi pengadaan, isu terbuka, pelatihan pelanggan mengenai kiriman, rilis atau penugasan kembali sumber daya, penilaian proyek tim, kinerja vendor, pembayaran akhir untuk kontraktor, dan administrasi penutupan.

Contoh Laporan Proyek Close Out 

Ketika semua dikatakan dan dilakukan, setiap proyek (bahkan yang kecil) harus memiliki semacam prosedur penutupan. Bagaimana seharusnya proses ini dapat ditangani? 






Video

Loading...