3.4 Analisis Gap

Mengidentifikasi Apa yang Perlu Dilakukan di Proyek

Mengisi celah untuk keberhasilan proyek.

Bayangkan bahwa Anda baru saja diminta untuk meningkatkan panggilan penanganan di pusat menghubungi organisasi Anda.

Anda sudah memiliki beberapa kemungkinan solusi dalam pikiran. Namun, sebelum Anda memilih solusi terbaik, Anda perlu mengidentifikasi apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi tujuan proyek ini.

Ini adalah tempat Gap Analysis berguna. Perangkat sederhana ini membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan antara situasi Anda saat ini dan keadaan masa depan yang Anda ingin mencapai, bersama dengan tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan untuk menutup kesenjangan ini.

Analisis Gap berguna pada awal sebuah proyek ketika mengembangkan Kasus Bisnis , dan itu penting ketika Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan untuk memberikan proyek Anda.

Catatan:
Analisis Gap tidak secara khusus disebutkan sebagai suatu teknik di PMBOK atau PRINCE2 . Namun, itu alat yang berguna yang dapat Anda terapkan ketika bekerja dengan kedua metodologi manajemen proyek.

Menggunakan Gap Analysis

Untuk melakukan Gap Analysis untuk proyek Anda, ikuti tiga langkah:

1. Mengidentifikasi Negara Masa Depan Anda

Pertama, mengidentifikasi tujuan-tujuan yang Anda butuhkan untuk mencapai. Ini memberi Anda menyatakan masa depan Anda - "tempat" di mana Anda ingin setelah Anda menyelesaikan proyek Anda.

Contoh sederhana:

 

Masa Depan Negara	Situasi saat ini	Berikutnya Tindakan
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit.

 

2. Analisa Situasi saat ini Anda

Untuk setiap tujuan Anda, menganalisis situasi Anda saat ini. Untuk melakukan ini, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Siapa yang memiliki pengetahuan yang Anda butuhkan? Siapa yang akan Anda perlu berbicara dengan untuk mendapatkan gambar yang baik dari situasi Anda saat ini?
• Apakah informasi dalam kepala orang, atau itu didokumentasikan di suatu tempat?
• Apa cara terbaik untuk mendapatkan informasi ini? Dengan menggunakan lokakarya brainstorming? Melalui satu-ke-satu wawancara? Dengan meninjau dokumen? Dengan mengamati kegiatan proyek seperti workshop desain? Atau dalam beberapa cara lain?

Contoh sederhana:

Masa Depan Negara	Situasi saat ini	Berikutnya Tindakan / Proposal
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit.	Sekitar 50 persen dari panggilan akan dijawab dalam waktu 2 menit.

3. Mengidentifikasi Bagaimana Anda akan Jembatan Gap

Setelah Anda mengetahui keadaan masa depan Anda dan situasi Anda saat ini, Anda dapat berpikir tentang apa yang harus Anda lakukan untuk menjembatani kesenjangan dan mencapai tujuan proyek Anda.

Contoh sederhana:

Masa Depan Negara	Situasi saat ini	Berikutnya Tindakan / Proposal
Jawaban 90 persen dari panggilan dalam waktu 2 menit.	Sekitar 50 persen dari panggilan akan dijawab dalam waktu 2 menit.	Mengembangkan volume panggilan pelaporan / antrian pemodelan sistem untuk memastikan bahwa ada staf yang cukup selama periode sibuk. Merekrut setiap orang tambahan yang diperlukan. Mengembangkan suatu sistem yang memungkinkan penelepon untuk buku panggilan kembali selama periode sibuk.

 
Tips:

Lapangan Gap Analysis Anda untuk memberikan jumlah yang tepat detail. Jika Anda menyajikan detail terlalu banyak, orang akan kewalahan, tetapi jika Anda tidak memberi cukup detail, Anda tidak akan memberitahu mereka apa yang mereka perlu tahu untuk menandatangani proyek off.

Ketika Anda menganalisa situasi masa depan Anda dan negara saat ini, menggunakan metrik mana informasi dapat diukur (seperti "rekening biaya Gaji untuk 50 persen dari biaya produk."), Dan pernyataan umum ketika metrik tidak tersedia (seperti " Kreativitas dihargai dalam organisasi ").

Juga ingat bahwa penilaian Anda terhadap situasi saat ini dan negara masa depan yang diinginkan dapat kuantitatif dan kualitatif.

Misalnya:

	Situasi saat ini	Masa Depan Negara
Kuantitatif	Total biaya $ 100 per unit.	Total biaya akan menjadi $ 80 per unit.
Kualitatif	Anggota tim bekerja dalam isolasi.	Anggota tim akan bekerja sama.

Catatan:
Meskipun artikel ini mengilustrasikan penggunaan yang sangat sederhana Gap Analysis, pendekatan ini bisa sangat luas dan kompleks, misalnya, bila digunakan untuk mengidentifikasi modifikasi perangkat lunak yang diperlukan sebagai bagian dari proyek TI. Jangan meremehkan berapa banyak pekerjaan Gap Analysis Anda dapat melibatkan!

Poin Penting :

Analisis Gap membandingkan situasi saat ini dengan keadaan masa depan yang ingin Anda capai setelah proyek Anda selesai. Dengan melakukan Gap Analysis, Anda dapat mengidentifikasi apa yang perlu Anda lakukan untuk "menjembatani kesenjangan" dan membuat proyek Anda sukses. Anda dapat menggunakan Gap Analysis pada setiap tahap dari proyek untuk menganalisis kemajuan Anda, tapi itu paling berguna di awal.

Untuk melaksanakan Gap Analysis, pertama mengidentifikasi tujuan proyek Anda - ini adalah Anda "negara masa depan." Kemudian menganalisis situasi Anda saat ini, pastikan bahwa Anda mengumpulkan informasi dari sumber yang tepat.

Akhirnya, identifikasi bagaimana Anda akan menjembatani kesenjangan antara situasi Anda saat ini dan negara masa depan yang diinginkan.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya