c. ANALYZE
Tujuan tahap Analyze adalah untuk memverifikasi penyebab yang mempengaruhi input kunci dan output kunci. Tahapan pada Analyze :
1. Menentukan input kritis
Penentuan letak masalah yang terjadi pada suatu proses
2. Melakukan analisa data dan analisa proses
Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai data yang sudah didapat serta proses yang terjadi dengan lebih terperinci. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui apa akar penyebab masalah yang sebenarnya.
3. Menentukan akar penyebab masalah
Penentuan akar penyebab masalah yang terjadi dalam proses dilakukan untuk setiap permasalahan yang terjadi.
4. Menyusun prioritas akar penyebab permasalahan
Satu permasalahan bisa mempunyai beberapa penyebab permasalahan. Pada tahap ini dilakukan pemilihan akar penyebab yang akan menjadi target perbaikan.
5. Melakukan peninjauan ulang terhadap tahap Analyze
1. Cause and Effect Diagram
Cause Effect Diagram adalah suatu tools yang membantu tim untuk menggabungkan ide-ide mengenai penyebab potensial dari suatu masalah. Diagram ini juga biasa disebut dengan diagram fishbone karena bentuknya yang seperti tulang ikan. Masalah yang terjadi dianggap sebagai kepala ikan sedangkan penyebab masalah dilambangkan dengan tulang-tulang ikan yang dihubungkan menuju kepala ikan. Tulang paling kecil adalah penyebab yang paling spesifik yang membangun penyebab yang lebih besar (tulang yang lebih besar).
Gambar 9. Cause Effect Diagram
Sumber : Wedgwood, 2006
Sumber : Wedgwood, 2006
2. Failure Modes and Effects Analysis(FMEA)
Yaitu suatu pendekatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi kegagalan suatu produk, jasa atau proses sehingga bisa memperkecil akibat yang terjadi. FMEA ini bisa digunakan saat mendesign suatu sistem baru, merubah suatu sistem dll. Pada penelitian ini FMEA digunakan sebagai alat untuk mengetahui jenis kegagalan yang paling kritis sehingga memerlukan penanganan terlebih dahulu.
Cara melakukan FMEA [Geor05]:
- Melakukan peninjauan terhadap proses atau produk yang akan diteliti
- Melakukan brainstorming terhadap kegagalan yang mungkin tejadi
- Tulis akibat yang akan terjadi dari setiap kegagalan yang mungkin terjadi
- Hitung nilai Severity dan Occurance dari kegagalan tersebut. Severity (keparahan) merupakan level/ rating yang mengindikasikan keseriusan efek dari jenis kegagalan potensial sedangkan Occurrence yaitu rating yang berhubungan dengan probabilitas terjadinya kegagalan.
- Tulis bentuk control yang yang sudah dilakukan terhadap jenis kegagalan serta hitung nilai detectionnya. Control merupakan tindakan yang diambil untuk mengontrol terjadinya kegagalan. Detection adalah rating yang berhubungan dengan kemungkinan bahwa control proses yang ada akan mendeteksi suatu jenis kegagalan pelayanan sebelum sampai kepada pelanggan.
- Hitung nilai RPN untuk setiap akibat kegagalan dengan cara mengalikan nilai Severity dan Occurance serta Detection
- Gunakan nilai RPN untuk menentukan kegagalan mana yang harus diprioritaskan untuk ditangani terlebih dahulu
- Buat rencana untuk mengurangi atau menghilangkan akibat yang muncul jika kegagalan tersebut terjadi
3. Pareto Chart
Pareto adalah tipe diagram batang, diagram ini biasanya digunakan untuk menggolongkan beberapa kategori dan dilengkapi dengan persentase masing-masing kategori. Kategori tersebut dilambangkan dengan batang-batang (bar) yang tersusun dari yang paling kecil ke besar. Diagram Pareto sangat membantu untuk menentukan kategori yang paling berpengaruh terhadap suatu masalah.
Gambar 10. Diagram Pareto
Sumber : George, 2005
Sumber : George, 2005
d. IMPROVE
Tujuan tahap Improve adalah menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah. Tahapan yang dilakukan pada Improve :
1. Mencari solusi potensial
Mendokumentasikan semua solusi, analisa statistik atau tools lain yang digunakan untuk mengembangkan solusi, mendaftar semua usulan yang diberikan oleh partisipan proses, pemilik proses.
2. Memilih dan menyusun prioritas terhadap solusi
Memprioritaskan solusi yang telah didaftar dari tahap sebelumnya, kemudian memilih solusi yang harus dilaksanakan terlebih dahulu menurut level kepentingannya.
3. Mengaplikasikan praktik Lean six sigma
Mengaplikasikan praktik Lean six sigma al. :
a. Penataan Tempat Kerja
Cara termudah untuk menilai sikap suatu perusahaan terhadap kegiatan perbaikan adalah dengan mengamati praktek pemeliharaan tempat kerja di suatu pabrik, dari hal tersebut kita bisa mengetahui kadar penerapan kegiatan perbaikan dari kebiasaan penyimpanan alat, penanganan sampah dll. Pemeliharaan tempat kerja erat hubungannya dengan penataan tempat kerja yang lebih baik.
Bila diamati barang-barang di tempat kerja ada yang selalu digunakan, barang yang jarang digunakan dan barang yang tidak akan digunakan sama sekali, tetapi terkadang semua barang tersebut ditumpuk menjadi 1 sehingga pekerja akan mengalami kesulitan untuk mencari barang yang sering digunakan. Sedangkan barang yang sudah tentu tidak akan digunakan lagi masih disimpan.
Hal ini dapat dipandang sebagai pemborosan karen dapat menghambat produksi, menghabiskan ruang dan menimbulkan biaya penyimpanan.5S adalah program peningkatan terus-menerus melalui perbaikan housekeeping untuk menciptakan dan memelihara agar tempat kerja menjadi teratur, bersih, aman, dan memiliki kinerja atas. 5S yang memungkinkan setiap orang memisahkan kondisi-kondisi normal dan abnormal, merupakan dasar untuk peningkatan terus-menerus, zerodefect, reduksi biaya dan untuk menciptakan area kerja yang aman dan nyaman. 5S merupakan pendekatan sistemetik untuk meningkatkan lingkungan kerja, proses-proses, dan produk dengan melibatkan karyawan lantai pabrik atau lini produksi (production line) atau kantor.
Bila diamati barang-barang di tempat kerja ada yang selalu digunakan, barang yang jarang digunakan dan barang yang tidak akan digunakan sama sekali, tetapi terkadang semua barang tersebut ditumpuk menjadi 1 sehingga pekerja akan mengalami kesulitan untuk mencari barang yang sering digunakan. Sedangkan barang yang sudah tentu tidak akan digunakan lagi masih disimpan.
Hal ini dapat dipandang sebagai pemborosan karen dapat menghambat produksi, menghabiskan ruang dan menimbulkan biaya penyimpanan.5S adalah program peningkatan terus-menerus melalui perbaikan housekeeping untuk menciptakan dan memelihara agar tempat kerja menjadi teratur, bersih, aman, dan memiliki kinerja atas. 5S yang memungkinkan setiap orang memisahkan kondisi-kondisi normal dan abnormal, merupakan dasar untuk peningkatan terus-menerus, zerodefect, reduksi biaya dan untuk menciptakan area kerja yang aman dan nyaman. 5S merupakan pendekatan sistemetik untuk meningkatkan lingkungan kerja, proses-proses, dan produk dengan melibatkan karyawan lantai pabrik atau lini produksi (production line) atau kantor.
b. Pengembangan Kecepatan Set-up
Mempersingkat waktu set-up akan membuka peluang untuk mengurangi ukuran lot dan level persediaan, disamping juga mengurangi waktu lead time. Dampaknya, operasi pabrik menjadi flexibel dan mampu menanggapi setiap perubahan pasar. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mengurangi waktu set-up :
• Memisahkan pekerjaan set-up yang harus diselesaikan selai mesin berhenti (internal set-up) terhadap pekerjaan yang dapat dikerjakan selagi mesin beroperasi (external set-up)
• Mengurangi internal set-up dengan mengerjakan banyak external set-up (persiapan cetakan, pemindahan cetakan dll)
• Mengurangi internal set-up dengan mengurangi kegiatan penyesuaian, penyederhanaan alat bantu dan kegiatan bongkar-pasang, penambahan personil pembantu dll.
• Mengurangi total waktu untuk seluruh pekerjaan set-up, baik internal maupun external.
• Penggunaan set-up performance chart yang bisa digunakan untuk memntau waktu set-up tiap operator. Hal ini dapat memacu operator untuk melakukan kompetisi yang sehat dalam mempercepat waktu set-up
• Penggunaan kamera video sangat membantu dalam mmepelajari kegiatan set-up secara obyektif
• Mendemonstrasikan kegiatan set-up pada orang lain
c. Pengurangan Kegiatan Transportasi
Pengembangkan suatu proses produksi yang lancar dapat dilakukan dengan melakukan koordinasi yang baik dari keseluruhan proses di dalam pabrik. Langkah pertama adalah meneliti tata letak (layout) dan penggunaan mesin yang ada di pabrik.
Jenis layout dibagi menjadi product layout dan process layout. Pada process layout, mesin dengan fungsi yang sama dikelompokkan pada lokasi yang sama. Tetapi untuk layout jenis ini banyak sekali ditemukan pemborosan antara lain :
• Kesulitan koordinasi dan jadual produksi
• Pemborosan trasportasi dan material handling
• Akumulasi persediaan dalam proses
• Penganganan material berganda
• Lead time produksi yang sangat panjang
• Kesulitan menemukan penyebab cacat produksi
• Arus material dan prosedur kerja sulit untuk dibakukan
• Sulitnya perbaikan kerja karena tidak ada standar
Hal yang perlu dilakukan adalah mengganti process layout menjadi product layout. Dengan menggunakan product layout, aktivitas material handing, transportasi, persediaaan dapat dikurangi. Pada product layout, mesin yang sejenis dapat diletakkan pada lokasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan jenis produk. Akibatnya mungkin terjadi pembatasan kapasitas mesin untuk aliran produk tertentu, kecuali jika ada penambahan mesin pada aliran tersebut. Dengan menambah mesin maka akan menimbulkan investasi baru untuk pembelian mesin.
Cara lain untuk mengatasi masalah aliran yaitu dengan menyeimbangkan volume produksi dari waktu ke waktu dengan keselarasan jadual. Dengan jalur produksi untuk 1 jenis produk, puncak volume produksi bisa diseimbangkan di sepanjang jalur produksi, mulai bahan mentah sampai bahan jadi.
Dalam filsafat JIT, aliran yang lancar diwujudkan dengan tidak adanya genangan barang dalam proses sejak saat penerimaaan sampai deliverables barang jadi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menghasilkan aliran produksi lancar yaitu :
• Process Layout
• Ketidak seimbangan jalur
• Set-up dan pergantian alat
• Kerusakan mesin
• Masalah kualitas
• Absensi karyawan
d. Pengembangan alat bantu Otomatis :
Produksi berlebihan pada dasarnya menyembunyikan berbagai masalah, oleh karena itu sukar sekali menentukan dimana perbaikan harus dilakukan. Lebih baik jika kita memproduksi secukupnya, sesuai dengan yang diminta pelanggan. Ketika penjualan naik, level pemanfaatan mesin menjadi naik begitu pula sebaliknya. Adalah suatu kesalahan besar jika kita memproduksi barang demi meningkatkan pemanfaatan mesin, karena hal ini akan menimbulkan persediaan yang menumpuk.
Lebih baik jika kita dapat mencapai 100 % level pemanfaatan permintaan dibanding dengan 100 % pemanfaatan mesin. Karena tujuan kita adalah memenuhi permintaan pelanggan bukan memproduksi barang sebanyak mungkin.
e. Penanganan beberapa Proses :
Seorang operator dapat menangani 2 mesin sekaligus, hal ini sangatlah membantu dalam mengefisienkan waktu operator. Seorang operator seharusnya mempunyai kemampuan menangani beberapa proses sekaligus baik dalam proses pembentukan, pemotongan maupun perakitan. Dengan operator yang serba bisa, sistem produksi menjadi semakin tanggap terhadap perubahan permintaaan pasar. Dalam usaha penambahan kemampuan operator, tambahan latihan dan rotasi kerja dapat direkomendasikan.
Guna menunjukkan lebih jauh manfaat dan perlunya penanganan beberapa proses sekaligus, manajemen beserta staf sebaiknya juga menerapkan adanya rotasi tugas diantara mereka sendiri. Selain mengembangkan ketrampilan operator, rotasi kerja juga memberikan peluang bagi operator untuk memperoleh variasi kerja secara berkala, meningkatkan kerjasama antar kelompok, merangsang daya kreatif pekerja dalam memandang suatu proses, dan mencegah kelelahan pada operator karena rotasi kerja dalam waktu yang pendek memungkinkan operator untuk menggunakan anggota tubuhnya dan pengindraan secara bervariasi.
Guna menunjukkan lebih jauh manfaat dan perlunya penanganan beberapa proses sekaligus, manajemen beserta staf sebaiknya juga menerapkan adanya rotasi tugas diantara mereka sendiri. Selain mengembangkan ketrampilan operator, rotasi kerja juga memberikan peluang bagi operator untuk memperoleh variasi kerja secara berkala, meningkatkan kerjasama antar kelompok, merangsang daya kreatif pekerja dalam memandang suatu proses, dan mencegah kelelahan pada operator karena rotasi kerja dalam waktu yang pendek memungkinkan operator untuk menggunakan anggota tubuhnya dan pengindraan secara bervariasi.
f. Sinkronisasi Proses :
Salah satu cara agar masalah cepat terlihat adalah dengan mengkaitkan berbagai macam proses secara ketat. Dengan menggabungkan konsep aliran lancar, peningkatan kemampuan operator maka proses dapat menjadi lebih lancar dan produktivitas menjadi meningkat, sehingga sistem produksi menjadi lebih tahan terhadap berbagai gangguan mendadak, khususnya pada awal masa perbaikan dimana terdapat banyak perubahan dilakukan.
g. Lot berukuran Satu :
Penggunaan ukuran lot sama dengan 1 akan mengurangi adanya barang dalam proses karena tidak akan ada barang yang menunggu barang lain untuk masuk ke proses selanjutnya. Ukuran lot sama dengan 1 akan memperlancar aliran proses, setiap barang selesai diproses dari stasiun 1 maka barang akan langsung dikirim untuk diproses ke stasiun kerja selanjutnya. Sehingga mengurangi proses penanganan antar stasiun kerja.
h. Konsep Jidoka :
Jidoka adalah konsep yang dikembangkan di Jepang untuk melengkapi mesin dengan kecerdasan dan otonomi untuk melakukan penilaian sendiri. Tanpa konsep ini, mesin memang dapat bergerak sendiri tapi belum tentu melakukan pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan.
Contoh : Pada suatu alat pemotong logam dilengkapi dengan saklar pembatas yang dipakai untuk memantau saat yang tepat penambahan gulungan baja lembaran. Jika gulungan habis maka sebuah lampu peraga (andon) akan menyala dan sebuah pengeras suara akan berbunyi.
Selain jidoka juga ada konsep pemberhentian jalur (line stop). Konsep ini biasanya terjadi pada suatu lini produksi.
Contoh : suatu proses perakitan menggunakan ban berjalan (conveyor) untuk pemindahan benda kerja. Bila sesuatu terjadi pada proses produksi maka segera dilaporkan pada pimpinan sehingga tindakan perbaikan dapat dilakukan secepatnya. Bila masalah yang terjadi cukup besar dan diperlukan pembetulan maka seluruh jalur perakitan akan berhenti dan managemen akan berusaha mencari solusi saat itu juga. Pada umumnya lampu peraga (andon) digunakan untuk mengisyaratkan adanya kejadian pemberhentian jalur.
Papan kontrol produksi juga digunakan untuk menyampaikan secara visual kegiatan produksi secara nyata. Tujuan dari papan kontrol ini adalah untuk membandingkan hasil aktual dengan rencana target. Papan kontrol juga dilengkapi kolom komentar untuk tindakan perbaikan.
i. Poka Yoke (Alat anti Kesalahan) :
Poka yoke adalah suatu mekanisme alat anti kesalahan. Poka yoke akan mempermudah kerja operator, terutama dalam mengurangi berbagai macam masalah mengenai cacat produksi, keselamatan kerja, kesalahan operasi tanpa memerlukan perhatian yang berlebihan dari operator.
j. Menghindari Gangguan Mesin :
Kerusakan mesin dan segala macam gangguan harus dilenyapkan. Mesin harus dipertahankan untuk mencapai 100 % level permintaan. Pendekatan yang digunakan untuk mengetahui kerusakan mesin adalah dengan melakukan konsep Lima ”Mengapa” dan membersihkan mesin setiap selesai digunakan.
Total Productive Maintenance (TPM) adalah konsep pemeliharaan yang melibatkan semua karyawan. Tujuanya adalah mencapai efektifitas pada keseluruhan sistem produksi melalui partisipasi dan kegiatan pemeliharaan yang produktif. Disini operator akan dilatih untuk mencapai kondisi tanpa gangguan mesin dengan cara belajar cara memelihara mesin, melaksanakan pedoman penggunaan mesin secara wajar dan mengembangkan kesadaran dan kewaspadaan terhadap tanda awal penurunan kemampauan mesin.
k. Standarisasi Kerja :
Peluang perbaikan menjadi sangat terbatas tanpa adanya suatu standar. Banyak hal yang rancu dan simpang siur bahkan kembali seperti kondisi sebelumnya. Dengan menerapkan banyak standar, maka semakin sedikit pekerjaan yang mengalami kerancuan. Bila standar sudah ditetapkan maka operator harus secara konstan melaksanakan dan melakukan perubahan secara cepat. Standar kerja harus menyangkut 3 elemen pokok yaitu cycle time, urutan kerja dan jumlah barang dalam proses. Standar kerja harus dikembangkan agar dapat diikuti oleh semua orang. Biasanya lembar standar kerja dipasang pada tiap pos kerja sehingga memungkinkan semua orang untuk mengikuti instruksi tersebut.
l. Melakukan Pengujian terhadap Solusi :
Membuat value stream baru, dan pengujian terhadap solusi. Pada tahap ini juga dilakukan penghitungan ukuran performansi pada sistem baru setelah perbaikan. Bila dari perhitungan tersebut dihasilkan nilai yang lebih baik dari sistem lama maka solusi tersebut layak untuk diterapkan karena mempunyai dampak positif terhadap proses.
1. Melakukan implementasi solusi
2. Melakukan penjauan ulang terhadap tahapan Improve
m. Control
Tujuan tahap Control adalah untuk melengkapi semua kerja proyek dan menyampaikan hasil proses perbaikan kepada up management. dan memastikan bahwa setiap orang bekerja telah dilatih untuk melakukan prosedur perbaikan yang baru. Tahapan pada Control :
1. Mengadakan pemantauan terhadap hasil implementasi
2. Mendokumentasikan standard operating procedure baru
3. Membuat rencana pengendalian proses
4. Membuat peta perjalanan/ histori proyek
5. Melakukan proses transisi dan pengalihan tanggung jawab pada pemilik proses
6. Melakukan peninjauan ulang tahap control
Beberapa hal yang perlu diperhatikan :
1. Hasil implementasi secara menyeluruh
Data chart sebelum dan sesudah proyek yang menunjukkan adanya perbaikan, rencana pengendalian proses lanjutan
2. Dokumentasi dan pengukuran untuk mempersiapkan tindakan lanjutan yang akan diambil
Dokumentasi proses yang telah diperbaiki, prosedur yang digunakan untuk memonitor proses, prosedur yang akan mempertahankan proses tetap dalam keadaan yang baik dan dokumenkan peta proses.
3. Bukti
Dokumentasi orang-orang yang terlibat dalam proyek, pemilik proses, pelajaran yang bisa diambil dari proyek, peluang baru yang teridentifikasi dari proyek.
Kembali....