Pemetaan dan meningkatkan proses dalam organisasi Anda
(Juga dikenal sebagai Rummler-Brache Diagram)
(Juga dikenal sebagai Rummler-Brache Diagram)
Ketika berpikir tentang organisasi Anda, pernahkah Anda berkata kepada diri sendiri bahwa tangan kanan tidak tahu apa yang tangan kiri lakukan? Kemungkinan Anda memiliki: Meskipun semua usaha orang telah dibuat untuk merampingkan operasi bisnis dan meratakan struktur organisasi, masih ada banyak kegiatan besar yang melibatkan lebih dari satu departemen atau tim.
Apakah Anda mengatur departemen atau tim berdasarkan fungsi (pemasaran, account, operasi), oleh tujuan (misalnya, manajemen pelanggan korporasi) atau dengan cara lain, kenyataannya adalah bahwa sebuah departemen atau tim perlu bekerja sama dengan departemen lain atau tim.
Ini berarti koneksi, komunikasi dan penanganan antara departemen dan tim. Dan ini membuat risiko pengolahan, inefisiensi kesenjangan dan duplikasi, yang dapat berkontribusi terhadap pengurangan kinerja atau biaya yang lebih tinggi.
Bahkan proses yang dirancang dengan baik dan interaksi beresiko inefisiensi. Itu fakta sifat manusia, dan sebagainya, itu adalah sesuatu yang perlu dikelola. Dengan memiliki metode formal untuk mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses antar departemen dan tim, Anda dapat memastikan koneksi, komunikasi dan penanganan yang dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik. Salah satu pendekatan seperti menggunakan "Diagram SwimLane," juga dikenal sebagai "Rummler-Brache Diagram."
Diagram SwimLane diusulkan oleh Geary Rummler dan Alan Brache dalam buku mereka Meningkatkan Proses (1990). Metode diagram memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah ploting dan melacak proses dan, khususnya, interkoneksi antara proses, departemen dan tim.
Seperti proses lainnya diagram teknik, dengan metode Rummler-Brache, Anda memetakan proses linear sebagai serangkaian tugas di seluruh halaman. Garis dan panah antara tugas-tugas mewakili aliran informasi, barang atau bekerja-di-kemajuan, dan juga mewakili perubahan dalam tanggung jawab.
Apakah Anda mengatur departemen atau tim berdasarkan fungsi (pemasaran, account, operasi), oleh tujuan (misalnya, manajemen pelanggan korporasi) atau dengan cara lain, kenyataannya adalah bahwa sebuah departemen atau tim perlu bekerja sama dengan departemen lain atau tim.
Ini berarti koneksi, komunikasi dan penanganan antara departemen dan tim. Dan ini membuat risiko pengolahan, inefisiensi kesenjangan dan duplikasi, yang dapat berkontribusi terhadap pengurangan kinerja atau biaya yang lebih tinggi.
Bahkan proses yang dirancang dengan baik dan interaksi beresiko inefisiensi. Itu fakta sifat manusia, dan sebagainya, itu adalah sesuatu yang perlu dikelola. Dengan memiliki metode formal untuk mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses antar departemen dan tim, Anda dapat memastikan koneksi, komunikasi dan penanganan yang dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik. Salah satu pendekatan seperti menggunakan "Diagram SwimLane," juga dikenal sebagai "Rummler-Brache Diagram."
Diagram SwimLane diusulkan oleh Geary Rummler dan Alan Brache dalam buku mereka Meningkatkan Proses (1990). Metode diagram memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah ploting dan melacak proses dan, khususnya, interkoneksi antara proses, departemen dan tim.
Seperti proses lainnya diagram teknik, dengan metode Rummler-Brache, Anda memetakan proses linear sebagai serangkaian tugas di seluruh halaman. Garis dan panah antara tugas-tugas mewakili aliran informasi, barang atau bekerja-di-kemajuan, dan juga mewakili perubahan dalam tanggung jawab.
Fitur
mengidentifikasi metode Rummler-Brache adalah penggunaan "jalur Swim,"
baris horizontal di halaman diagram. Pikirkan bertemu Swim di mana setiap
pesaing memiliki jalur nya sendiri untuk Swim: Dalam metode ini diagram,
masing-masing "Swim lane" mungkin milik individu, tim, departemen,
atau unit organisasi lain yang Anda pilih.
Diagram proses,
secara umum, adalah alat yang hebat untuk membantu kesenjangan pengolahan spot
dan inefisiensi. Keuntungan tambahan dari pendekatan Diagram Lane Swim adalah
bahwa ia berfokus pada interkoneksi berisiko tinggi antar departemen dan tim,
dan membantu Anda melihat lebih jelas masalah dan risiko yang terkait dengan
ini.
Contoh
Berikut adalah
manufaktur contoh sederhana: XYZ Corp membuat Grommels. Grommels terbuat dari
tiga potongan-potongan logam yang dua dilas bersama-sama dan kemudian bergabung
dengan yang ketiga.
Gambar 1, menunjukkan Swim Lane Diagram untuk
proses manufaktur saat ini terlihat seperti:
Meningkatkan Proses
Setelah diagram
selesai, mudah untuk melihat siapa yang bertanggung jawab untuk apa dan juga
mudah untuk mulai mengidentifikasi inefisiensi potensial. Teknik Diagram
membantu Anda menghancurkan mereka proses Anda sehingga Anda bisa melihat
kemacetan, redudansi, dan penyebab lain dari inefisiensi, dan sebagainya
mendapatkan dengan meningkatkan proses bisnis Anda.
Sebagai contoh,
ketika Anda melihat proses manufaktur Grommel, ada potensi redundansi dalam
pemeriksaan bahan baku. Jika Receiver adalah untuk memeriksa bahan baku sebelum
mengirimnya ke Welder atau Joiner, maka kedua orang ini bisa berkonsentrasi
pada kegiatan utama mereka: las dan bergabung. Klik tautan di bawah ini untuk
melihat proses perbaikan dalam revisi Swim Lane Diagram pada gambar 2.
Menciptakan dan Menggunakan Swim Lane Diagram
Langkah pertama untuk bercak inefisiensi dan membuat perbaikan adalah untuk memecah proses organisasi Anda menjadi potongan-potongan dikelola. Jika Anda mencoba untuk melihat semuanya sekaligus dan secara rinci, Anda akan kewalahan. Jadi sebelum Anda memulai, penting untuk menjelaskan apa yang Anda capai dengan Swim Lane Diagram, dan menentukan daerah yang tepat fokus dan tingkat detail.
Jika Anda
mencoba untuk menemukan inefisiensi strategis, kemudian menganalisa setiap
proses secara rinci tidak perlu dan rumit. Di sini Anda dapat menetapkan setiap
area fungsional utama jalur Swim dan melihat susun di dalam dan di antara
mereka. Ini akan membantu Anda tempat terputus antara bidang fungsional bisnis.
Jika Anda
mencoba untuk mendiagnosa inefisiensi dalam perekrutan dan proses perekrutan
maka Anda akan melihat peran tertentu, departemen dan mungkin beberapa individu
kunci dan menetapkan ini ke jalur Swim.
Untuk
pendekatan yang komprehensif, Anda dapat mulai dengan menganalisis proses dan
organisasi yang menggunakan tingkat Swim Lane Diagram tinggi. Kemudian, setelah
Anda telah melihat daerah yang Anda butuhkan untuk fokus pada, Anda dapat
menelusuri sana menggunakan diagram lebih detail.
1. Tentukan Apa yang Anda Bertujuan untuk Dicapai:
- Apa proses bisnis yang ingin Anda analisis?
- Apakah operasional, strategis, fungsional, dll?
- Apa unit organisasi yang terlibat dan apa tingkat detail yang Anda ingin menganalisis ini untuk melihat inefisiensi?
2. Memperjelas Proses Anda Fokus Pada:
Sebuah proses
didefinisikan untuk tujuan ini sebagai serangkaian tugas yang memiliki hasil
akhir yang spesifik, seperti perekrutan anggota staf, menghasilkan produk,
memperoleh pelanggan baru.
- Untuk setiap proses Anda menganalisa, apa hasil akhirnya?
3. Identifikasi semua Peserta dalam Proses Anda Menganalisis:
Ini termasuk
semua unit organisasi yang berpartisipasi dalam proses, dan siapa saja yang
memberikan input atau menerima output dari itu. Tergantung pada tingkat detail
yang telah Anda pilih, ini mungkin oleh departemen, tim atau orang-orang
individu, atau bahkan sistem komputer yang melakukan bagian-bagian tertentu
dari proses.
- Yang unit organisasi berpartisipasi?
- Di mana input ke proses berasal?
- Siapa yang menerima output dari proses?
4. Buat Diagram:
Daftar peserta
di kolom paling kiri dari diagram.
Tugasi setiap
peserta ini untuk sebuah band horisontal (jalur Swim). Hal ini membantu untuk
menetapkan jalur Swim secara berurutan, dengan kolom pertama ditugaskan untuk
peserta yang memberikan masukan pertama. (Untuk proses menghadapi pelanggan,
hal ini sering pelanggan.)
5. Sebutkan Langkah atau Kegiatan yang Wajib di Setiap Tahap Proses:
- Ikuti melalui proses berurutan.
- Ingat Anda sedang memetakan bagaimana proses saat ini sedang dilakukan - bukan bagaimana Anda berpikir itu harus dilakukan.
- Kunci untuk menciptakan sebuah diagram yang berguna adalah untuk tetap sesederhana mungkin. Cobalah untuk tidak terlalu banyak berisi punggung lingkaran (kecuali jika Anda berfokus pada pengecualian) - dan membuat pemetaan proses bergerak maju.
6. Menganalisis Diagram untuk Daerah Potensi Peningkatan:
- Apakah ada kesenjangan atau langkah-langkah yang hilang?
- Apakah ada duplikasi?
- Apakah ada tumpang tindih, di mana beberapa orang atau tim melakukan tugas atau kegiatan yang sama?
- Apakah ada kegiatan yang tidak menambah nilai?
Setelah Anda
telah mengidentifikasi potensi daerah untuk perbaikan, langkah berikutnya
adalah untuk memutuskan bagaimana mengatasi masalah dan membuat perubahan. Swim
Diagram Lane juga dapat digunakan pada tahap ini untuk memetakan proses
perubahan yang diusulkan. Seperti setiap usulan perubahan organisasi, pro dan
kontra perlu dianalisis, dan setiap perubahan yang tindak harus direncanakan
secara teliti.
Misalnya, jika
Anda mempertimbangkan menghapus duplikat proses, Anda harus terlebih dahulu
melihat apakah ada kebutuhan yang sah dan juga apa yang akan menjadi dampak
menghilangkan duplikasi: Sebuah duplikat proses mungkin ada "sah"
untuk memberikan, misalnya, keuangan yang tepat atau kontrol keselamatan.
(Teknik seperti Brainstorming dan Analisis Dampak dapat membantu Anda memikirkan konsekuensi dari perubahan.)
Poin Penting
Swim Diagram Lane adalah alat yang berguna untuk mengidentifikasi sumber inefisiensi dalam, dan di antara, proses dan unit organisasi. Dengan menggunakan gambar terstruktur untuk menunjukkan bagaimana proses mencapai tujuan mereka, Anda bisa melihat sekilas siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dan apakah ada potensi daerah untuk perbaikan dalam proses.
(Ini
hanya salah satu teknik dalam Pola Pikiran yang dapat membantu Anda berpikir
tentang cara-cara di mana hal-hal yang terjadi dalam suatu organisasi. Jika
Anda menikmati artikel ini, Anda juga akan menyukai artikel kami pada Flow Charts , Diagram Sistem dan Analisis Rantai Nilai .)