Memperbaiki proses tidak seimbang
Mana hambatan di daerah Anda?
Pertimbangkan skenario ini: Anda memiliki perusahaan truk, dan Anda baru saja punya masalah dalam proses pengiriman untuk salah satu klien Anda.
Pemuatan di pabrik mereka berjalan lancar, tetapi sekali Anda tiba truk di gudang klien, efisiensi tampaknya berantakan.
Truk-truk biasanya menunggu enam sampai delapan jam sebelum pekerja membongkar kargo. Setiap menit yang Anda diparkir truk dan menunggu biaya pendapatan perusahaan Anda.
Pemuatan di pabrik mereka berjalan lancar, tetapi sekali Anda tiba truk di gudang klien, efisiensi tampaknya berantakan.
Truk-truk biasanya menunggu enam sampai delapan jam sebelum pekerja membongkar kargo. Setiap menit yang Anda diparkir truk dan menunggu biaya pendapatan perusahaan Anda.
Anda menyelidiki untuk mengetahui mengapa truk dipaksa untuk menunggu, dan Anda menemukan sesuatu yang mengejutkan: Alasan mereka menunggu karena tidak ada yang memberitahu gudang sebelum kedatangan mereka. Akibatnya, ketika truk tiba, forklift yang dibutuhkan untuk bongkar muat sering digunakan untuk tugas lain. Jadi truk Anda harus menunggu sampai forklift bebas.
Sekarang Anda mulai bertanya-tanya mengapa pergudangan tidak diberitahu bagaimana seharusnya, bahwa truk-truk sedang dalam perjalanan nya. Anda menyelidiki lebih dan belajar bahwa orang yang digunakan untuk menyampaikan ke pergudangan, meninggalkan perusahaan tersebut beberapa bulan yang lalu, dan tugas itu tidak ditugaskan kembali. Jadi Anda mendelegasikan panggilan telepon ke anggota tim lain, dan Anda membujuk pergudangan untuk membeli forklift kedua - dan masalah Anda terpecahkan.
Hambatan ini cukup mudah untuk memperbaikinya. Tapi apakah Anda pernah menemukan hambatan dalam proses bisnis Anda? Ini dapat sulit untuk menyelesaikan, terutama karena mereka sulit untuk mengidentifikasi.
Apa yang dimaksud bottleneck itu?
Sebuah hambatan dalam proses terjadi ketika input datang lebih cepat daripada langkah berikutnya dapat menggunakannya untuk menciptakan output. Istilah membandingkan aset (informasi, materi, produk, orang-jam) dengan air. Ketika air mengalir keluar dari botol, itu harus melewati leher botol, atau membuka. Semakin luas leher botol, semakin banyak air (input / aset) Anda dapat mencurahkan. Yang lebih kecil, atau sempit, leher botol, semakin sedikit Anda bisa mencurahkan - dan Anda berakhir dengan back-up, atau "bottleneck."
Ada dua jenis utama kemacetan:
- Kemacetan Jangka Pendek - Ini adalah disebabkan oleh masalah sementara. Sebuah contoh yang baik adalah ketika anggota tim kunci menjadi sakit atau pergi berlibur. Tidak ada orang lain yang memenuhi syarat untuk mengambil alih proyek-proyek mereka, yang menyebabkan backlog dalam pekerjaan mereka sampai mereka kembali.
- Kemacetan Jangka Panjang - Ini terjadi sepanjang waktu. Sebuah contoh akan saat akhir bulan proses pelaporan perusahaan tertunda setiap bulan, karena satu orang harus menyelesaikan serangkaian tugas-tugas - dan ia bahkan tidak bisa mulai sampai ia memiliki akhir bulan angka akhir.
Mengidentifikasi dan memperbaiki kemacetan sangat penting. Mereka dapat menyebabkan banyak masalah dalam hal pendapatan yang hilang, pelanggan tidak puas, waktu yang terbuang, miskin kualitas produk atau jasa, dan stres yang tinggi dalam anggota tim.
Bagaimana mengidentifikasi Kemacetan
Mengidentifikasi hambatan dalam manufaktur biasanya cukup mudah. Pada jalur perakitan, Anda lihat ketika produk menumpuk pada titik tertentu. Dalam proses bisnis, bagaimanapun, mereka bisa lebih sulit untuk menemukan.
Mulailah dengan diri Anda sendiri. Apakah ada situasi yang rutin atau teratur menyebabkan stres dalam hari Anda? Frustrasi ini benar-benar dapat menjadi indikator signifikan bahwa hambatan ada di suatu tempat.
Sebagai contoh, bayangkan bahwa Anda bertanggung jawab untuk meninjau laporan bahwa anggota tim lainnya menciptakan setiap minggu. Setelah Anda selesai, Anda memberikan kepada anggota tim lain, yang untuk mengirim laporan pada intranet perusahaan Anda.
Karena beban kerja Anda, Namun, laporan sering terletak di meja Anda ber-jam2 - sehingga orang berikutnya di bawah garis kadang-kadang kemudian harus berada di akhir hari untuk posting tepat waktu. Hal ini menyebabkan banyak stres bagi Anda maupun rekan Anda.
Dalam skenario ini, Anda ada kemacetan.
Berikut adalah beberapa tanda-tanda kemacetan:
- Menunggu lama kali - Sebagai contoh, pekerjaan Anda tertunda karena Anda menunggu untuk suatu produk, laporan, atau informasi lebih lanjut. Atau bahan menghabiskan waktu tunggu antara langkah-langkah dari proses bisnis atau manufaktur.
- Backlogged bekerja - Ada terlalu banyak pekerjaan menumpuk di satu ujung, dan tidak cukup di ujung lain.
- Tinggi tingkat stres.
Dua alat yang berguna dalam membantu Anda mengidentifikasi hambatan:
1. Flow Charts:
Gunakan diagram alur untuk membantu Anda mengidentifikasi mana kemacetan yang terjadi. Flow chart memecah suatu sistem dengan merinci setiap langkah dalam proses dalam aliran yang mudah diikuti diagram. Setelah Anda memetakan proses, itu jauh lebih mudah untuk melihat di mana mungkin ada masalah. Duduklah dan mengidentifikasi setiap langkah bahwa proses Anda harus berfungsi dengan baik.
Misalnya, dalam skenario truk kami sebutkan sebelumnya, diagram alur mungkin terlihat seperti ini:
- Langkah 1 - Barang yang diproduksi di pabrik.
- Langkah 2 - Barang yang dimuat ke truk.
- Langkah 3 - gudang ini diberitahu tentang waktu kedatangan truk.
- Langkah 4 - jadwal Gudang forklift untuk waktu kedatangan yang diharapkan.
- Langkah 5 - Truk tiba di gudang, dan pembongkaran dimulai.
Dalam hal ini, keterlambatan terjadi karena Langkah 3 dan 4 hilang, dan ini menyebabkan menunggu lama antara Langkah 2 dan 5. Membuat diagram alir sebelum menyelidiki masalah akan membantu Anda dengan cepat melihat mana proses Anda mogok.
2.Teknik 5 Whys :
Teknik 5 Whys juga dapat membantu Anda mengidentifikasi cara membuka blokir bottleneck Anda.
Untuk memulai, mengidentifikasi masalah yang ingin Anda alamat. Kemudian, bekerja mundur, tanyakan pada diri sendiri mengapa masalah ini terjadi. Terus bertanya pada diri sendiri "Kenapa?" di setiap langkah, sampai Anda mencapai akar penyebab.
Pertimbangkan contoh truk kami lagi. Kembali ke awal, dan membayangkan bahwa Anda tidak tahu mengapa truk yang tertunda.
Truk terpaksa menunggu berjam-jam di gudang.
Truk terpaksa menunggu berjam-jam di gudang.
Mengapa?
Karena forklift belum siap untuk membongkar muatan truk ketika mereka tiba.
Mengapa tidak forklift siap?
Karena hanya ada satu forklift, dan itu digunakan untuk hal lain. Gudang tidak tahu truk tiba, sehingga forklift tidak dijadwalkan untuk membongkar kargo.
Mengapa gudang tidak tahu truk yang datang?
Karena tidak ada yang dipanggil untuk memberitahu mereka.
Mengapa tidak ada yang disebut gudang?
Karena anggota tim yang bertugas untuk memanggil pergudangan tersisa bulan lalu, dan tidak ada orang lain yang ditugaskan untuk membuat panggilan.
Dan ada solusinya. Anda telah mengidentifikasi akar penyebab: seorang anggota tim yang hilang. Memperbaiki mudah adalah untuk mendelegasikan tugas ke orang lain.
Dengan bekerja mundur dan mengidentifikasi akar penyebab, anda jelas bisa melihat apa yang Anda perlu mengubah untuk memperbaiki masalah.
Bagaimana blok Kemacetan
Anda memiliki dua pilihan dasar untuk blokir bottleneck Anda:
- Meningkatkan efisiensi langkah hambatan.
- Penurunan masukan ke langkah hambatan.
Dalam contoh truk kami, solusi yang jelas adalah untuk meningkatkan efisiensi dengan memberitahukan gudang. Bagaimana Anda bisa meningkatkan efisiensi dalam situasi lain akan sangat tergantung pada sifat dari proses yang bersangkutan, tapi di sini ada beberapa ide umum:
- Pastikan bahwa apa pun yang sedang dimasukkan ke dalam bottleneck adalah bebas dari cacat. Dengan melakukan ini, Anda memastikan bahwa Anda tidak menyia-nyiakan sumber daya hambatan yang berharga dengan menggunakannya untuk memproses bahan yang nantinya akan dibuang.
- Hapus kegiatan dari proses hambatan yang bisa dilakukan oleh orang lain atau mesin.
- Menetapkan anggota tim paling produktif dan teknologi untuk proses bottleneck.
- Menambah kapasitas dalam proses bottleneck.
Untuk lebih lanjut tentang bagaimana meningkatkan efisiensi proses, lihat artikel kami pada Kaizen: Memperoleh Manfaat Penuh Continuous Improvement .
Pilihan lainnya, masukan menurun, mungkin konyol pada suara pertama. Tetapi jika salah satu bagian dari sebuah proses memiliki potensi untuk menghasilkan output lebih dari yang Anda butuhkan atau pada akhirnya dapat mengelola, itu respons yang tepat. Anda mungkin memiliki situasi di mana Anda terus meningkatkan jumlah pekerjaan dalam proses persediaan segera setelah langkah yang bekerja terlalu efisien.
Sebagai contoh, kecepatan kamera dapat "menangkap" sejumlah besar driver yang melebihi batas kecepatan. Namun, setiap pelanggaran kecepatan harus diproses, dan ini menimbulkan biaya. Kamera dapat menangkap driver jauh lebih banyak daripada departemen pengolahan dapat menangani. Jadi, banyak kamera yang diprogram untuk hanya mengidentifikasi driver yang pergi jumlah tertentu di atas batas kecepatan, atau untuk beroperasi hanya pada waktu tertentu dalam hari hari atau tertentu dalam seminggu. Akibatnya, jumlah input ke sistem berkurang ke tingkat yang dapat proses.
Poin Penting
Kemacetan dapat menyebabkan masalah besar bagi setiap perusahaan, dan mengidentifikasi akar penyebab mereka adalah penting. Carilah tanda-tanda khas kemacetan - seperti bekerja backlogged, menunggu (oleh orang-orang, bahan, atau dokumen), dan stres yang tinggi yang berhubungan dengan tugas atau proses. Untuk memastikan Anda mengidentifikasi akar penyebab (dan bukan hanya salah satu efek), menggunakan Bagan Arus atau teknik Lima mengapa.
Untuk mengeksplorasi proses menyeimbangkan dan menyelesaikan hambatan secara lebih rinci, baca " The Goal "oleh Eliyahu M Goldratt dan Jeff Cox.
Terapkan ini untuk Hidup Anda
Apakah ada hambatan dalam setiap proses di tempat kerja? Apakah Anda menghasilkan hal-hal yang duduk di inbox rekan selama berjam-jam atau berhari-hari sebelum mereka diproses? Apakah hal-hal duduk di kotak masuk Anda untuk hari karena Anda terlalu sibuk? Apakah Anda sering menunggu untuk menerima materi, laporan, atau potongan informasi dari rekan kerja, dan melakukan tugas-tugas ini penundaan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan? Atau apakah Anda selalu terlambat mengirimkan hal-hal untuk kolega Anda?
Untuk setiap situasi kemacetan, mengidentifikasi siapa - atau apa - hambatan tersebut. Apakah Anda, atau orang lain, atau bahkan sebuah proses otomatis?
Kemudian menentukan apakah proses akan mengalir lebih baik jika input ke langkah hambatan berkurang, atau jika efisiensi ditingkatkan. Jika masalah adalah efisiensi, bagaimana Anda dapat meningkatkan? Baca artikel kami tentang memanfaatkan ide-ide untuk melakukan ini.