5.7. Peran Fasilitator

Memandu acara melalui dengan sukses

Jadi Anda telah diminta untuk memfasilitasi pertemuan. Apa artinya tepatnya? Apakah Anda hanya memastikan setiap orang diperkenalkan, dan mungkin memulai dengan latihan pemecah es cepat?

Apakah peran utama Anda hanya untuk berdiri di flip chart dan mencatat semua ide? Persiapan apa yang perlu Anda lakukan? 

Bagaimana Anda mengelola acara tersebut, dan bagaimana tepatnya Anda menarik semuanya bersama-sama? 

Dalam berbagai jenis situasi kelompok, dan khususnya dalam diskusi yang kompleks atau yang mana orang memiliki pandangan yang berbeda dan kepentingan, fasilitasi yang baik dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan.

Sebagai fasilitator, Anda mungkin perlu memanggil berbagai keterampilan dan alat, dari pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, untuk tim manajemen dan komunikasi.

Apakah Fasilitator?

Definisi memfasilitasi adalah "untuk membuat mudah" atau "kemudahan proses". Apa yang dilakukan fasilitator adalah rencana, membimbing dan mengelola acara kelompok untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan kelompok terpenuhi secara efektif, dengan pemikiran yang jernih, partisipasi yang baik dan penuh buy-in dari semua orang yang terlibat.

Untuk memfasilitasi efektif, Anda harus objektif. Ini tidak berarti Anda harus datang dari luar organisasi atau tim, meskipun. Ini hanya berarti bahwa, untuk tujuan dari proses kelompok, Anda akan mengambil sikap netral. Anda melangkah mundur dari konten rinci dan dari pandangan pribadi Anda sendiri, dan fokus sepenuhnya pada proses kelompok. (The "proses kelompok" adalah pendekatan yang digunakan untuk mengelola diskusi, mendapatkan yang terbaik dari semua anggota, dan membawa acara melalui dengan sukses Bagaimana Anda desain ini tergantung pada banyak faktor,. Dan kita akan mengeksplorasi ini sedikit lebih . rinci nanti dalam artikel Rahasia fasilitasi besar adalah proses kelompok yang mengalir -. dan dengan itu akan mengalir ide-ide kelompok, solusi, dan keputusan juga)

Tanggung jawab utama Anda sebagai seorang fasilitator adalah untuk membuat proses kelompok dan lingkungan di mana ia dapat berkembang, dan membantu kelompok mencapai keputusan solusi, sukses atau kesimpulan.

Tip:
Fasilitasi dapat mengambil banyak usaha mental, yang berarti bahwa mungkin sulit untuk memikirkan dan berkontribusi konten sementara memfasilitasi. Netralitas juga penting. Jadi jika Anda memiliki minat pada hasilnya, atau memiliki keterampilan, pengalaman, informasi atau otoritas yang penting untuk hasil yang sukses, kemudian mempertimbangkan membawa fasilitator eksternal.

Apa Fasilitator Lakukan?

Untuk memfasilitasi acara dengan baik, Anda harus terlebih dahulu un derstand hasil kelompok yang diinginkan, dan latar belakang dan konteks pertemuan atau acara. Sebagian besar tanggung jawab Anda adalah kemudian untuk:

• Desain dan rencana proses kelompok, dan memilih alat yang paling membantu kemajuan kelompok terhadap hasil tersebut.
• Panduan dan mengontrol proses kelompok untuk memastikan bahwa:
• Ada partisipasi efektif.
• Peserta mencapai saling pengertian.
• Kontribusi mereka dianggap dan termasuk dalam, solusi ide atau keputusan yang muncul.
• Peserta mengambil tanggung jawab bersama untuk hasilnya.
• Pastikan bahwa hasil, tindakan dan pertanyaan benar dicatat dan ditindaklanjuti, dan tepat ditangani dengan sesudahnya.

Kami melihat lebih detail paling penting dari daerah-daerah di bawah ini.

Desain dan Rencana

Dengan tujuan kelompok kuat dalam pikiran, persiapan untuk pertemuan atau acara adalah semua-penting. Tugas Anda adalah untuk memilih dan merancang proses kelompok kanan (es), dan mengembangkan agenda yang efektif untuk acara ini.

Tips 1: Fokus pada Hasil
Apakah Anda sedang merencanakan pertemuan lurus ke depan, atau acara kompleks selama beberapa sesi atau hari, penting untuk diingat selalu hasilnya - dan bagaimana Anda membantu kelompok mencapai itu.

Jika acara meliputi beberapa sesi dan topik, pastikan Anda jelas tentang kedua hasil yang diinginkan dan proses untuk masing-masing. Dan pastikan Anda tahu bagaimana hasil dari setiap sesi atau topik berkontribusi pada hasil dari acara tersebut secara keseluruhan.

Tips 2: Libatkan klien Anda!
Jika Anda telah diminta untuk memfasilitasi sebuah acara dengan orang lain, pastikan Anda berkonsultasi dia hati-hati karena ke "bentuk" akhir acara. Bahkan jika mereka belum eksplisit tentang apa yang mereka inginkan, mereka mungkin memiliki gagasan tentang apa yang mereka inginkan, dan akan menyenangkan terkejut jika hal ini tidak disampaikan.

Dua aspek kunci dari desain dan perencanaan adalah proses memilih kelompok kanan, dan merancang suatu agenda yang realistis.

Pilih dan desain proses kelompok

Ada banyak cara untuk merancang sebuah proses kelompok karena ada acara untuk memfasilitasi: Ini cukup seni! Desain proses kelompok juga merupakan topik besar dalam dirinya sendiri, dan sesuatu yang profesional fasilitator belajar melalui pengalaman dan pelatihan.

Di sini kita mempertimbangkan beberapa pilihan dasar dan prinsip. Dan ada banyak alat dan teknik di sini di Alat Pikiran yang akan membantu Anda memfasilitasi efektif (lihat Toolbox Fasilitator 'di bawah ini untuk rincian lebih lanjut). Ada juga buku yang menakjubkan banyak dan panduan tentang masalah - kami sarankan Anda berkonsultasi dengan beberapa dari ini jika Anda baru untuk fasilitasi, atau jika Anda menghadapi tantangan memfasilitasi acara sangat sulit.

Berikut adalah beberapa hanya beberapa faktor dan pilihan untuk dipertimbangkan:

• Apakah Anda ingin diskusi terbuka, atau proses terstruktur?
  Sebuah diskusi terbuka, juga difasilitasi, mungkin pilihan paling sederhana untuk proses kelompok Anda. Tapi tanyakan pada diri sendiri apakah Anda akan mampu mencapai partisipasi Anda butuhkan, dan mengatur diskusi dengan jumlah peserta yang terlibat dengan format ini. Dapatkah Anda mencakup berbagai topik yang diperlukan? Dapatkah Anda menghasilkan ide-ide yang cukup dan solusi? Dan dapat Anda melibatkan setiap orang, dan mendapatkan mereka buy-in?
• Apakah proses terstruktur yang harus Anda pilih?
  Jika Anda perlu untuk mengakomodasi partisipasi dari kelompok besar, pertimbangkan lebih kecil "break-out" kelompok. Apakah Anda prihatin tentang mendapatkan partisipasi yang cukup? Kemudian memberi orang waktu dalam agenda untuk memikirkan dan menuliskan hal-hal yang mereka ingin berkontribusi. Jika Anda ingin mendapatkan ide-ide yang mengalir, kemudian mempertimbangkan termasuk sesi brainstorming. Informasi lebih lanjut tentang proses terstruktur yang berbeda dapat ditemukan di Toolbox Fasilitator 'di bawah.
• Faktor lain yang perlu dipertimbangkan
  Anda tidak akan dapat mengubah beberapa kendala. Namun, Anda mungkin dapat mengubah orang lain untuk mengoptimalkan proses Anda dan agenda. Sebagai bagian dari ini, pertimbangkan:
• Jumlah peserta.
• Sifat dari topik yang didiskusikan.
• Jenis keterlibatan orang perlu memiliki /
• Latar belakang dan posisi dari para peserta.
• Seberapa baik mereka tahu subjek. dan satu sama lain.
• Waktu yang telah tersedia.

Ingat, apa pun kelompok proses yang Anda tetapkan, itu pertanyaan menjaga fokus Anda pada hasil. Temukan cara terbaik untuk mencapai tujuan dari acara secara keseluruhan.

Fasilitator 'Toolbox

Berikut adalah beberapa alat dan teknik di Alat Pikiran yang dapat membantu membuat pertemuan besar atau acara:

• Ice Breakers - Mempermudah kontribusi kelompok.
• Kelompok Nominal Teknik - Memprioritaskan masalah untuk mencapai konsensus.
• MultiVoting - Memilih secara adil di antara banyak pilihan.
• Brainstorming - Menghasilkan banyak ide-ide radikal.
• Charette Prosedur - banyak ide brainstorming dengan banyak orang.
• Teknik Delphi - Mencapai konsensus di antara para ahli.
• Konsep Pencapaian - Mencapai pemahaman bersama tentang isu-isu.
• Peran Bermain - Mempersiapkan situasi sulit.
• Menghindari Groupthink - Menghindari kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan kelompok.

Seperti halnya ini, beberapa bagian yang dikemas dengan alat yang berguna dan teknik:

• Perangkat Strategi - Alat dan teknik yang membantu Anda memahami lingkungan Anda dan berpikir tentang cara terbaik ke depan.
• Perangkat Kreativitas - Alat yang membantu Anda mengembangkan solusi kreatif untuk masalah.
• Perangkat Pemecahan Masalah - Yang membantu Anda memahami dan memecahkan masalah yang kompleks.
• Teknik Pengambilan Keputusan - Memberikan Anda alat formal yang baik untuk membuat keputusan sulit.

 

Merancang agenda yang realistis

Merancang agenda sejalan dengan merancang proses kelompok. Seperti yang Anda iterate antara proses merancang dan merancang agenda, acara dimulai untuk mengambil bentuk. Diantara faktor-faktor untuk dipertimbangkan ketika merencanakan agenda adalah:

• Dalam rangka apa seharusnya topik disajikan?
• Bagaimana peserta mengenal satu sama lain?
• Bagaimana mereka akan mendapatkan pemahaman yang umum dari tujuan?
• Jika suatu peristiwa harus dibagi menjadi sesi terpisah, berapa banyak waktu harus dialokasikan untuk setiap item?
• Apakah semua peserta terlibat sesi masing-masing?
• Atau beberapa akan lebih kecil, membagi kelompok?
• Bagaimana dan kapan akan break-out 'kelompok umpan balik kepada kelompok yang lebih luas?
• Kapan Anda akan rekap dan meringkas?
• Bagaimana hasil dari satu aliran sesi ke berikutnya?
• Bagaimana Anda akan mencapai penutupan acara secara keseluruhan?

Pada akhir tahap desain dan perencanaan, Anda harus memiliki agenda yang padat, yang berfokus pada hasil, dan menyediakan aliran baik dan struktur untuk aktivitas tersebut.

Lain desain dan pertimbangan perencanaan

Selain proses dan agenda, Anda juga harus mempertimbangkan hal berikut:

• Informasi dan bahan - Apa peserta perlu tahu sebelum atau pada acara tersebut? Bagaimana hal ini akan diberikan dan kapan?
• Kamar pengaturan - Apa kamar set-up terbaik akan mendorong partisipasi? Apakah kamar yang terpisah diperlukan untuk pembagian kelompok?
• Perlengkapan - perlengkapan dan alat peraga apa yang Anda butuhkan? Pena, flip chart, post-it notes hanya starter - pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk agenda dan proses yang Anda telah direncanakan. Dan pastikan Anda memiliki backup untuk hal-hal seperti proyektor data, hanya dalam kasus ini gagal.

 

Panduan dan Kontrol Event

Dengan agenda dan proses kelompok di tempat, saatnya untuk berpikir tentang bagaimana Anda akan memandu dan mengontrol proses. Masih ada beberapa persiapan yang harus dilakukan untuk ini, dan kemudian ada bisnis seluruh membimbing dan mengendalikan peristiwa itu sendiri.

Tahap akhir dari persiapan adalah untuk berpikir tentang bagaimana Anda akan memandu dan mengendalikan pertemuan. Ini adalah tempat Anda mempersiapkan aturan-aturan dasar untuk acara tersebut, memoles keterampilan fasilitasi Anda, dan juga mempertimbangkan beberapa bagaimana-jika skenario: Bagaimana jika ada ketidaksetujuan besar? Bagaimana jika solusi tidak muncul? dan sebagainya.

Pada pertemuan itu sendiri, sebagai fasilitator, Anda akan mengatur adegan dan memastikan bahwa peserta jelas tentang hasil yang diinginkan, agenda, aturan-aturan dasar dan harapan untuk acara tersebut. Dengan melakukan ini, Anda membantu memfokuskan setiap orang pada tugas di tangan. Pada awal pertemuan, dan seluruh, peran anda adalah dengan menggunakan untuk memastikan pertemuan terus maju menuju hasil yang sukses.

Untuk memandu dan mengendalikan pertemuan, Anda akan perlu:

• Mengatur aturan dasar - Apa aturan harus diikuti peserta dalam pertemuan tersebut? Bagaimana orang berinteraksi? Bagaimana Anda akan memastikan bahwa orang-orang saling menghormati ide orang lain? Bagaimana pertanyaan ditangani? Anda akan menyiapkan beberapa aturan dasar di muka, dan mengusulkan dan mencari kesepakatan ini pada awal acara.
• Mengatur adegan - Di sini, Anda akan berjalan melalui tujuan dan agenda. Pastikan setiap orang memahami peran mereka, dan apa kelompok berusaha untuk mencapai.
• Dapatkan hal mengalir - Anda akan memastikan bahwa setiap orang memperkenalkan diri mereka, atau mungkin menggunakan pembuka percakapan yang tepat untuk mendapatkan pertemuan ke awal yang positif. (Untuk gagasan lebih lanjut tentang es melanggar latihan, membaca artikel Pola Pikiran di subjek: di sini .)
• Menjaga momentum dan energi - Anda mungkin perlu melakukan intervensi sebagai proses dan tingkat energi melanjutkan. Pastikan orang-orang tetap fokus dan tertarik. (Jika tingkat energi mulai bendera, mungkin sudah waktunya untuk istirahat?)
• Dengar, terlibat dan termasuk - Meskipun, sebagai fasilitator, Anda mengambil sikap netral, Anda perlu tetap waspada, mendengarkan secara aktif, dan tetap tertarik dan terlibat. Ini merupakan contoh yang baik untuk peserta lainnya, dan juga berarti Anda selalu siap untuk campur tangan dalam cara fasilitatif. Apakah setiap orang yang terlibat? Jika tidak, bagaimana Anda bisa membawanya? Bagaimana Anda bisa mendapatkan partisipasi yang lebih baik?
• Memantau pos pemeriksaan, dan meringkas - Perlu mengendalikan agenda, memberitahu orang-orang apa yang telah mereka dicapai dan apa yang berikutnya; Meringkas sering.
• Intervensi hanya jika benar-benar diperlukan.

Tip: Intervensi
Sebagai fasilitator, ada banyak situasi di mana Anda mungkin perlu campur tangan. Berlatih kapan dan bagaimana Anda akan melakukan ini. Jauhkan sentuhan ringan. Dan ingat kebutuhan untuk tetap objektif, tetap fokus pada hasil yang diinginkan, dan umumnya menjaga arus positif.

Jenis yang paling sulit dari intervensi yang melibatkan konflik, kemarahan dan perselisihan. Mengingat peran Anda, penting untuk fokus pada kebutuhan kelompok, sementara mempertimbangkan perasaan dan posisi kedua belah pihak terlibat dalam perselisihan apapun.

Untuk menjaga acara tersebut mengalir dan positif:

• Perhatikan dan menutup percakapan samping. Ini membatasi kemampuan orang lain untuk fokus, dan sering orang-orang bertukar ide-ide yang harus dibawa ke grup.
• Jauhkan menutup mata pada waktunya. Jadilah fleksibel, dan menyeimbangkan kebutuhan untuk partisipasi dengan kebutuhan untuk menjaga hal-hal berjalan efisien.
• Pelajari apa yang harus dilakukan ketika diskusi tidak mencapai kesimpulan yang alami. Apakah informasi lebih dibutuhkan? Kapan dan bagaimana melanjutkan diskusi? Topik Park yang tidak dapat disimpulkan, dan memastikan bahwa waktu tindakan dijadwalkan untuk mengatasi masalah ini.
• Jadilah pada mencari orang yang tidak berpartisipasi penuh. Apakah mereka mengalami ketidaknyamanan? Apa sumber ketidaknyamanan itu? Apa yang dapat Anda lakukan untuk membawa mereka ke dalam percakapan?
• Perhatikan perilaku kelompok, baik verbal dan non-verbal. Beberapa perilaku yang paling merusak adalah diam, jadi tahu bagaimana tempat dan berhenti secara efektif.
• Langkah di dalam dan memediasi segera jika ada serangan pribadi jelas. Fasilitator yang efektif mencari intervensi sedikit mengganggu pertama, sehingga mengingatkan semua orang dari aturan-aturan dasar sering merupakan tempat yang baik untuk memulai. Apapun masalah ini, Anda tidak bisa membiarkan perilaku buruk untuk terus jadi bersiaplah untuk mengambil langkah yang diperlukan untuk menghentikan serangan.

Rekam dan Bertidak

Terakhir namun tidak sedikit di antara tanggung jawab fasilitator adalah rekaman output, dan membawa ini bersama-sama, berbagi mereka, dan memastikan mereka ditindaklanjuti.

Kunci sukses rekaman output dari suatu peristiwa harus jelas tentang apa yang akan direkam, bagaimana dan oleh siapa. Pastikan tanggung jawab rakyat adalah 100% jelas, apakah mereka adalah milikmu atau 'orang lain yang terlibat.

Tip:
Ketika kita berpikir tentang seorang fasilitator, itu fungsi perekaman bagian dari peran mereka yang paling sering datang ke pikiran. Kita melihat seseorang yang berdiri di depan kuda-kuda yang dikemas dengan kertas, dengan pena terasa di tangan, dan siap untuk menulis marah ketika ide-ide mulai mengalir.

Walaupun ini merupakan fungsi penting, ingat bahwa, untuk ide-ide mengalir, perencanaan, dan membimbing dan mengendalikan fungsi harus dihadiri untuk pertama. Anda dapat memiliki semua kertas di dunia tetapi jika pertemuan tidak direncanakan dengan baik, dibimbing, dan dikendalikan, Anda bisa menghadapi selembar kertas kosong di akhir acara.

Ketika Anda merekam dan actioning, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat:

• Anda bertanggung jawab untuk memastikan para peserta mendengar, melihat, dan memahami informasi yang disajikan dan ditawarkan. Pastikan Anda menyimpan catatan yang akurat tentang apa yang terjadi. Jika ragu, sekarang dan meringkas catatan nanti.
• Cobalah untuk menggunakan kata-kata bahwa kelompok memilih, dan ketika dalam keraguan, meminta mereka untuk memberikan kata-kata untuk Anda untuk merekam.
• Pastikan semua keputusan dan tindakan yang direkam. Anda mungkin ingin menggunakan juru tulis untuk melakukan hal ini, sehingga Anda dapat tetap fokus pada kelompok dan proses.
• Ketika Anda merekam dan keputusan tindakan, periksa dengan kelompok bahwa informasi yang Anda merekam adalah refleksi yang adil dan akurat tentang apa yang telah dibahas.
• Ingatkan kelompok apa yang telah dibahas, dan menjaga mereka terfokus dan bergerak maju.
• Jika ragu, meminta penjelasan sebelum diskusi bergerak pada.
• Pastikan bahwa tanggung jawab, dan komitmen untuk, tindakan, diperoleh dan dicatat bila diperlukan.
• Setelah peristiwa itu, tindak lanjut untuk memastikan bahwa tindakan yang luar biasa dan isu-isu yang berkembang, dan bahwa proses dibawa ke sebuah kesimpulan yang sukses.

Poin Penting :

Untuk menjadi fasilitator yang efektif Anda harus tahu kapan harus mengambil peran kepemimpinan, dan kapan harus netral dan mengambil kursi belakang. Ini adalah keseimbangan yang sulit untuk mempertahankan! Kunci untuk menjadi mahir dalam peran adalah untuk merencanakan dan memandu proses efektif, dan tetap fokus pada proses kelompok dan hasil, bukan konten yang spesifik dan pendapat yang terlibat.

Fasilitasi adalah peran, menarik bermanfaat dan penting untuk mengambil. Ketika memfasilitasi, mengambil waktu untuk berpikir tentang proses dan agenda, dan mempelajari keterampilan yang Anda butuhkan untuk mengambil acara melalui dengan sukses. Bangga peran fasilitasi, dan menikmati menonton ide-ide, solusi dan sukses aliran hasil! 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya