6.5. Perencanaan Sistem Hoshin

Pengarah Semua orang di Arah yang Tepat 

Mendapatkan tujuan orang selaras.

Bayangkan Anda bagian dari armada pesawat pribadi perjalanan dari berbagai lokasi ke satu tujuan. Setiap individu bertanggung jawab percontohan untuk mendapatkan ke tujuan tersebut.


Memberikan arah yang tepat untuk setiap pilot tidak praktis. Ada titik awal terlalu banyak, dan penundaan yang berbeda terlalu banyak, kondisi cuaca buruk, dan jalan memutar bahwa pilot mungkin dihadapi sepanjang jalan. Jadi Anda semua telah diberi perangkat navigasi yang canggih untuk membuat Anda pada kursus.

Perangkat navigasi ini akan memastikan bahwa, meskipun setiap pilot bertindak secara independen, mereka semua akan sampai pada titik akhir yang sama.

Tantangan yang dihadapi oleh pilot sama seperti yang dihadapi oleh pekerja di banyak organisasi. Ada tujuan strategis yang mereka semua harus mencapai - namun, mereka tidak selalu memiliki perangkat yang mudah digunakan seperti ini untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka.

Kadang-kadang individu, tim, dan bahkan seluruh departemen bisa mendapatkan begitu jauh tentu saja bahwa mereka tampaknya bahkan tidak ingat apa tujuan akhir yang seharusnya!

Pendekatan Sistem

Ini adalah tempat yang berguna untuk memiliki sistem untuk mengkoordinasikan berbagai bagian organisasi Anda dan menjaga mereka pada kursus. Salah satu sistem tersebut adalah "Hoshin kanri."

Dikembangkan oleh Jepang pada 1960-an dan 70-an, Hoshin kanri (juga disebut Proses Hoshin) adalah proses yang berguna untuk mengelola bekerja menuju inisiatif strategis key (suatu hoshin). Pendekatan ini sejalan semua bagian organisasi untuk mencapai suatu tujuan penting.

Hoshin Proses

Hoshin Kanri adalah suatu sistem perencanaan strategis yang:

1. Memilih tujuan utama.
2. Sejalan rencana implementasi di semua tingkatan.
3. Mengimplementasikan, ulasan, dan meningkatkan rencana secara berkelanjutan.

Catatan: Proses perencanaan hoshin berikut Deming Plan-Do-Check-Act siklus. Bahkan, PDCA adalah alat berpengaruh yang digunakan untuk membuat Hoshin Kanri. 

PDCA adalah metode umum untuk perbaikan terus-menerus, yang adalah apa hoshin perencanaan bertujuan untuk menjadi. Di bawah ini, kami telah menunjukkan bagaimana berbagai langkah Hoshin Kanri sejajar dengan PDCA.

Langkah 1: (Rencana) Tentukan Apa yang Anda Ingin Meningkatkan

Hal ini paling sering merupakan tujuan strategis yang membutuhkan perubahan signifikan dalam bagaimana hal tersebut dilakukan.

Tips : Biasanya, Hoshin Kanri dikaitkan dengan perencanaan dan perubahan di tingkat organisasi atau strategis. Namun, hoshin perencanaan juga dapat digunakan dalam sebuah tim atau departemen untuk membawa perubahan penting. 

Langkah 2: (Plan) Membentuk Sub-Tujuan untuk Mencapai Tujuan Anda

• Apa organisasi (atau tim / fungsional / departemen) untuk setahun ke depan yang perlu untuk mencapai tujuan ini?
• Pemeriksaan apa yang diperlukan untuk menjaga tujuan di jalur?
• Apa yang dapat Anda kontrol diletakkan di tempat untuk memastikan bahwa tujuan yang berhasil dicapai?
• Bagaimana Anda akan mengukur kemajuan dan mengevaluasi keberhasilan?

Catat ini, dan menggunakannya sebagai dasar untuk proses review anda. 

Langkah 3: (Do) Komunikasikan Rencana

• Komunikasikan rencana Anda seluruh organisasi.
• Pastikan bahwa semua tingkat perusahaan memahami visi dan tujuan.
• Memiliki masing-masing departemen dan tim menetapkan tujuan sendiri untuk link langsung ke tujuan dan sub-tujuan yang telah Anda tetapkan.
• Pastikan bahwa manajer dalam departemen dan tim "riak gol" sehingga semua orang tahu peran mereka dalam rencana, dan menggunakan proses Hoshin untuk mengelola orang-orang yang melaporkan kepada mereka.
• Menetapkan tanggung jawab yang jelas untuk setiap item dalam rencana implementasi.
• Pastikan bahwa Anda memiliki kesepakatan pada semua item dalam rencana dengan semua laporan Anda, dan pastikan bahwa perjanjian ini telah berdesir turun juga.

Langkah 4: (Check) Mengembangkan Sistem untuk Mengumpulkan Informasi tentang Pengendalian Parameter Anda, dan kemudian menggunakannya untuk Mengelola Perubahan

Apakah metrik kunci Anda terpenuhi? Jika tidak, mengapa?

Buat tabel review yang menunjukkan:

• Goal.
• Pemilik Goal (s).
• Kerangka waktu.
• Metrik kinerja.
• Target.
• Hasil yang sebenarnya.

Kemudian gunakan tabel ini untuk mengelola gerakan menuju tujuan-tujuan ini secara berkelanjutan.

Ini "check" langkah memastikan bahwa rencana Anda adalah dokumen hidup. Ini tidak hanya duduk di rak untuk mengumpulkan debu setelah itu selesai. Hoshin Perencanaan didasarkan pada gagasan bahwa untuk mencapai tujuan strategis Anda, perusahaan harus dalam keadaan konstan refleksi dan evaluasi.

Tip: Di meja ulasan Anda, perhatikan perbedaan antara target dan kinerja aktual. Informasi ini akan digunakan untuk rencana selanjutnya, karena Hoshin perencanaan membangun tingkat dari waktu ke waktu. Rencana Anda buat tahun ini akan digunakan sebagai dasar untuk rencana tahun depan.

Langkah 5: (Action) Menganalisis Hasil, dan Take Corrective Action Dimana Dibutuhkan

Jika ada perbedaan antara hasil yang diharapkan dan aktual, mengidentifikasi sumber-sumber perbedaan. Diskusikan ini, mengatur tindakan korektif, dan menerapkan tindakan ini.

• Apa yang terjadi kan?
• Apa yang salah?
• Apakah rencana memenuhi realitas bisnis Anda dan masalah yang anda hadapi?
• Apakah tindakan yang tepat?
• Apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik, atau berbeda, untuk mencapai tujuan Anda?

Ini tahap proses menjamin sistem perbaikan terus-menerus. Untuk menjaga perusahaan yang bergerak menuju visi, meninjau rencana bukan hanya sekali setahun, tapi secara berkelanjutan untuk menentukan bagaimana pekerjaan sehari-hari yang harus dilakukan.

Dengan ulasan ini (atau tindakan) langkah, Anda dapat memastikan bahwa rencana terus berkembang untuk memperhitungkan perubahan lingkungan. 

Langkah 6: Ulangi Proses sebagaimana Diperlukan

Proses ini dapat siklus berulang-ulang untuk memaksimalkan kualitas usaha Anda. Hal ini juga dapat digunakan dalam berbagai unit bisnis Anda, fungsi, dan tim untuk memastikan bahwa strategi khusus mereka memiliki keselarasan tujuan yang sama dan komitmen untuk perbaikan terus-menerus.

Tips 1: Pendekatan dikontrol ketat seperti ini hanya cocok situasi tertentu dan industri tertentu (lihat artikel kami pada Birkinshaw Four Dimensi Manajemen untuk lebih lanjut tentang ini). Menggunakan penilaian terbaik Anda ketika menerapkan alat ini untuk situasi Anda sendiri.

Tip 2: Peter Drucker Manajemen oleh Tujuan (MBO) adalah sangat berpengaruh dalam mengembangkan Hoshin Kanri. Ide berbagai tingkat tujuan organisasi, dari manajemen ke pekerja, adalah bagian mendasar dari hoshin perencanaan.

Tip 3: Lihat artikel kami pada Piramida Tujuan dan Balanced Scorecard untuk lebih lanjut tentang teknik untuk berkomunikasi strategi dan mengelola pelaksanaannya.

Poin Penting

Hoshin Perencanaan menciptakan suatu proses dimana setiap orang dalam organisasi tahu arah keseluruhan. Hal ini dikembangkan untuk menciptakan suatu proses yang sistematis untuk menyelaraskan tujuan di semua tingkat organisasi dengan visi strategis, sehingga strategi organisasi dapat dicapai.

Berdasarkan kedua Manajemen oleh Tujuan dan-Do-Check-Act Rencana siklus, Hoshin Perencanaan adalah cara yang ampuh untuk mengarahkan energi organisasi Anda terhadap hasil kinerja utama.

Proses yang dihasilkan dapat menyimpan dokumen perencanaan strategis hidup dan memastikan bahwa perbedaan antara hasil yang direncanakan dan aktual dibahas.

Dan Hoshin perencanaan tidak hanya untuk eksekutif yang bertanggung jawab atas strategi organisasi - itu juga berlaku untuk manajer garis depan dan pemimpin tim, karena itu panduan untuk mengembangkan rencana kinerja individu dan tim. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya