Membuat Grup Produktif dan Efisien
Belajar bagaimana untuk menempatkan tim yang hebat bersama-sama.
Apa yang terlintas dalam pikiran ketika Anda berpikir tentang tim yang efektif?
Anda mungkin menggambarkan sebuah tim yang bekerja mulus secara keseluruhan. Setiap orang membawa bakat unik dan kekuatan ke meja, tidak ada yang bermain politik atau bertengkar, dan ada semangat kompetitif cukup untuk membawa keluar yang terbaik dalam semua orang. Pekerjaan akan dilakukan secara efektif, dan semua orang memberikan kontribusi untuk tujuan tim.
Hal ini dapat menjadi tantangan untuk mencapai tingkat efektivitas jika Anda membentuk sebuah tim baru, atau jika Anda sedang mengembangkan yang sudah ada. Namun, itu jauh lebih mudah jika Anda memiliki rencana di tempat. Artikel ini menyoroti akal sehat-, langkah-demi-langkah proses untuk membangun dan memelihara sebuah tim yang efektif.
Apakah
Anda telah bertugas dengan menyiapkan tim baru, atau Anda mengambil alih yang
sudah ada, mulai dengan mendefinisikan tujuan tim Anda. Apa tujuan utamanya?
Apa harapan Anda? Bagaimana tim Anda akan memberikan kontribusi untuk tujuan
dan misi organisasi Anda? Kemudian membuat Piagam Tim untuk membantu memperjelas tujuan tim
Anda.
Jika
Anda bertanggung jawab atas tim yang sudah ada, dan Anda ingin membantu
berfungsi lebih efektif, kami mengambil Penilaian Efektivitas Tim . Kuis ini akan membantu Anda memahami
bidang yang Anda butuhkan untuk bekerja pada.
Cara Buat Tim Sangat Efektif
Terlalu
sering, tim dibentuk hanya dengan mengumpulkan beberapa orang bersama-sama dan
kemudian berharap bahwa orang-orang entah bagaimana menemukan cara untuk
bekerja sama. Tim yang paling efektif bila dirancang dengan cermat. Untuk
merancang, mengembangkan dan mendukung tim yang sangat efektif, gunakan panduan
berikut:
1. Tetapkan tujuan yang jelas untuk hasil yang akan diproduksi oleh tim.
Tujuan
harus dirancang untuk menjadi Ini adalah singkatan dari "SMART.":
- Spesifik
- Terukur
- Achievable
- Relevan dan
- Sisa-terikat.
Sebisa
mungkin, termasuk masukan dari anggota lain dari organisasi ketika merancang
dan kata-kata tujuan ini. Tujuan mungkin, misalnya, "untuk menghasilkan
laporan proyek yang mencakup rencana proyek, jadwal dan anggaran untuk
mengembangkan dan menguji sistem manajemen kinerja pegawai yang lengkap dalam
tahun depan." Menulis tujuan ini turun untuk akhirnya komunikasi dan
diskusi dengan semua anggota tim.
2. Tetapkan tujuan yang jelas untuk mengukur efektivitas berkelanjutan tim.
Tujuan,
yang bersama-sama mencapai tujuan secara keseluruhan, juga harus dirancang
untuk menjadi "SMART." Tujuan mungkin, misalnya, untuk a) untuk
menghasilkan draft laporan proyek selama empat minggu pertama kegiatan tim, dan
b) mencapai Dewan-persetujuan dari sistem manajemen kinerja yang diusulkan
selama empat minggu ke depan. Juga, menulis tujuan tersebut turun untuk
akhirnya komunikasi dan diskusi dengan semua anggota tim.
3. Tentukan mekanisme untuk komunikasi yang jelas dan konsisten antara anggota tim.
Pemimpin
baru sering berasumsi bahwa semua anggota kelompok tahu apa yang para pemimpin
tahu. Komunikasi yang konsisten adalah sifat yang paling penting dari sebuah
grup yang sukses. Tanpa komunikasi, tidak ada sifat lainnya dapat terjadi.
Kelompok berhasil, bahkan lebih-berkomunikasi, sehingga:
- Semua anggota secara teratur menerima dan memahami informasi yang sama tentang kelompok, misalnya, tentang tujuan kelompok, keanggotaan, status dan prestasi.
- Komunikasi ini dapat disampaikan melalui newsletter rutin, laporan status, pertemuan, email dan alat-alat kolaborasi.
4. Tentukan prosedur bagi anggota untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.
Kelompok
sukses secara teratur menghadapi situasi di mana mereka harus membuat keputusan
dan memecahkan masalah dengan cara yang sangat efektif. Terlalu sering, resor
kelompok untuk diskusi diperpanjang sampai anggota menjadi lelah dan frustrasi
dan akhirnya hanya memilih untuk tindakan sama sekali, atau mereka mengandalkan
orang yang sama yang tampaknya menyuarakan pendapat terkuat. Sebaliknya,
kelompok yang sukses:
- Mendokumentasikan prosedur dimana kelompok dapat membuat keputusan dan memastikan bahwa semua anggota menyadari prosedur.
- Prosedur mungkin menentukan bahwa keputusan dibuat, pertama dengan bertujuan untuk konsensus dalam jangka waktu tertentu dan jika konsensus tidak tercapai, maka resort kelompok untuk suara mayoritas.
5. Mengembangkan prosedur kepegawaian (perekrutan, pelatihan, pengorganisasian, menggantikan).
Terlalu
sering, anggota kelompok diminta untuk bergabung dengan grup dan entah
bagaimana "mengorek masuk" Sayangnya, pendekatan yang menciptakan
"chip," daripada anggota kelompok yang berharga. Sebaliknya, jika
anggota kelompok pergi melalui, proses yang sistematis agak terorganisir, maka
anggota baru sering percaya bahwa kelompok yang terorganisasi dengan baik dan
bahwa peran mereka sangat berharga dalam kelompok. Kelompok sukses:
- Mengidentifikasi peran dan keahlian yang diperlukan pada kelompok dalam rangka mencapai tujuan dan rencana kelompok - mereka staf sesuai dengan rencana, bukan kepribadian.
- Anggota kelompok baru melalui proses sistematis untuk bergabung dengan grup - mereka memahami tujuan kelompok, peran mereka, langkah selanjutnya dan di mana untuk mendapatkan bantuan.
6. Tentukan keanggotaan grup.
Pertimbangkan
tingkat keahlian yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, termasuk bidang
pengetahuan dan keterampilan. Sertakan setidaknya satu orang yang memiliki
keterampilan dalam fasilitasi dan manajemen rapat. Mencoba untuk memasukkan
keragaman yang cukup nilai dan perspektif untuk memastikan ide-ide yang kuat
dan diskusi. Sebuah pertimbangan penting adalah ketersediaan - anggota harus
memiliki waktu untuk menghadiri setiap pertemuan dan melakukan tugas-tugas yang
diperlukan antara pertemuan.
7. Tentukan jangka waktu untuk memulai dan mengakhiri tim, jika berlaku.
Sekarang
perhatikan keahlian yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tim, dan berapa lama
waktu yang dibutuhkan untuk merekrut dan mengatur sumber daya tersebut. Tulis
kali ini turun untuk akhirnya komunikasi dan diskusi dengan semua anggota tim.
8. Tentukan keanggotaan tim.
Apa
keahlian mungkin tim perlu untuk mencapai tujuan kelompok? Sebagai contoh,
otoritas resmi untuk mengumpulkan dan mengalokasikan sumber daya, atau ahli di
teknologi tertentu. Selalu mempertimbangkan apakah anggota akan memiliki waktu
dan energi untuk berpartisipasi aktif dalam tim.
9. Menetapkan peran pemimpin - untuk memastikan sistem dan praktek diikuti.
Pemimpin
berfokus pada sistem dan praktik dalam tim, bukan pada kepribadian anggotanya.
Misalnya, pemimpin memastikan bahwa semua anggota tim: a) berhasil dikelola, b)
memahami tujuan kelompok dan peran mereka di dalamnya, c) aktif terhadap
pertemuan tujuan tersebut dan peran, dan d) memanfaatkan prosedur untuk membuat
keputusan dan pemecahan masalah. (Perhatikan bahwa pemimpin tidak selalu harus
menjadi kuat, karismatik kepribadian -. Sedangkan tipe kepribadian sering bisa
sangat sukses untuk mengembangkan tim, sering dapat menciptakan pasif atau
frustrasi pada anggota lain dari waktu ke waktu, sehingga melumpuhkan kelompok)
10. Menetapkan peran komunikator - komunikasi adalah darah kehidupan tim!
Komunikasi
adalah sifat yang paling penting dari sebuah tim yang sukses. Hal ini tidak
dapat dibiarkan kesempatan. Seseorang harus ditunjuk untuk memastikan bahwa
semua anggota menerima komunikasi rutin tentang tujuan, keanggotaan, peran dan
status. Komunikasi juga harus dengan orang-orang di luar tim, terutama mereka
yang membuat keputusan atau menentukan apakah tim ini berhasil atau tidak.
11. Mengidentifikasi kebutuhan untuk sumber daya (pelatihan, bahan, persediaan, dll).
Mulai
dari analisis maksud dan tujuan. Apa yang dibutuhkan untuk mencapainya? Sebagai
contoh, anggota mungkin mendapat manfaat dari pelatihan yang memberikan
gambaran singkat tentang tahapan khas pengembangan tim dan termasuk paket
materi tentang tujuan tim, struktur dan proses untuk membuat keputusan.
Pertimbangkan biaya, seperti pelatih, konsultan, sewa kamar, dan perlengkapan
kantor. Bagaimana dana tersebut akan diperoleh dan dipelihara?
12. Mengidentifikasi biaya untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan bagi tim.
Pertimbangkan
biaya, seperti membayar karyawan untuk menghadiri pertemuan, pelatih,
konsultan, sewa kamar, dan perlengkapan kantor. Mengembangkan anggaran yang
itemizes biaya yang terkait dengan mendapatkan dan mendukung masing-masing
sumber daya. Dapatkan persetujuan manajemen anggaran.
13. Hubungi setiap anggota tim.
Sebelum
pertemuan pertama, mengundang setiap anggota tim potensial untuk menjadi bagian
dari tim. Pertama, mengirim dia memo, dan kemudian bertemu dengan masing-masing
orang. Mengkomunikasikan tujuan proyek, mengapa orang terpilih, manfaat dari
tujuan organisasi, kerangka waktu untuk usaha tim, dan siapa yang akan memimpin
tim (setidaknya pada awalnya). Mintalah anggota tim untuk pertemuan pertama.
14. Awalnya, kegiatan team building rencana untuk mendukung kepercayaan dan hubungan kerja.
Kegiatan
team building dapat mencakup, misalnya, mundur di mana anggota memperkenalkan
diri, latihan di mana anggota saling membantu menyelesaikan masalah pendek atau
memenuhi tujuan tertentu dan dapat dicapai, atau jangka waktu yang panjang di
mana anggota dapat menyuarakan kekhawatiran dan frustrasi mereka tentang tugas
tim mereka.
15. Hati-hati merencanakan pertemuan tim pertama.
Pada
pertemuan pertama, meninjau sasaran tim, mengapa setiap anggota terpilih,
manfaat dari tujuan organisasi, kerangka waktu untuk usaha tim, yang akan
memimpin tim (setidaknya, pada awalnya), ketika tim mungkin bertemu dan di
mana, dan setiap perubahan yang telah terjadi sejak pertemuan individu. Apakah
informasi ini ditulis untuk membagikan kepada setiap anggota. Pada akhir
pertemuan, meminta setiap orang untuk membuat komitmen publik untuk usaha tim.
16. Secara teratur memonitor dan melaporkan status anggota tim untuk mencapai tujuan.
Sungguh
menakjubkan seberapa sering sebuah tim dimulai dengan rencana yang dirancang
dengan hati-hati, tapi kemudian meninggalkan rencana setelah pelaksanaan awal
dari rencana sedang berlangsung. Kadang-kadang jika rencana berada di belakang
jadwal, anggota tim menyimpulkan bahwa proyek ini tidak berhasil. Rencana bisa
berubah - hanya mengubah secara sistematis dengan tanggal baru dan persetujuan
perubahan.
17. Mendukung pertemuan tim dan proses para anggota dalam tim.
Pada
titik ini, sangat penting bahwa supervisor anggota tim tetap tersedia untuk
memberikan dukungan dan sumber daya yang diperlukan. Supervisor harus secara
teratur memonitor kemajuan anggota tim untuk mencapai tujuan mereka. Memberikan
dorongan berkelanjutan dan visibilitas untuk anggota. Salah satu bentuk paling
penting dari dukungan supervisor dapat memberikan koordinasi dengan supervisor
lain untuk memastikan bahwa anggota tim dibebaskan cukup untuk menghadiri
pertemuan.
18. Secara teratur merayakan prestasi anggota tim '!
Salah
satu cara terbaik untuk menghindari kejenuhan adalah untuk secara teratur
merayakan prestasi. Jika tidak, anggota dapat merasa seolah-olah mereka berada
di treadmill yang tidak ada ujungnya. Jauhkan mata Anda pada kecil dan berulang
keberhasilan, bukan hanya emas di ujung pelangi.
Apakah Team Building Bear-benar Bekerja?
Team
building tidak hanya berarti mendapatkan tim bersama-sama
Sebagai
contoh, sales executive Paul Garvey mengklaim bahwa yang paling mendalam
latihan membangun tim yang pernah berpartisipasi dalam paintball yang terlibat,
yang sama sekali tidak membantu untuk menyelesaikan masalah hubungan di kantor.
Berbicara tentang perusahaan mantan, ia mengatakan bahwa rekan-rekan akan
merebus penawaran masing-masing sementara manajer mereka bermain favorit.
Seseorang memutuskan latihan paintball akan membantu. Ini tidak, dan hanya
memperkuat divisi dan favoritisme sudah ada.
Contoh
lain dari benar tidak pantas team building melibatkan tim dari kontraktor pada
proyek luar angkasa Apollo. Mereka diminta oleh departemen HR mereka untuk
berpartisipasi dalam latihan role-playing di mana mereka harus kembali dengan
selamat dari Kutub Utara. Pekerjaan sehari-hari mereka yang terlibat membantu
astronot kembali dengan selamat dari ruang angkasa. Apa wawasan tambahan ke
kerja sama tim tidak HR berpikir peran ini bermain bisa mengajar mereka?
Intinya
adalah bahwa ini bukan program team building sama sekali, bukan mereka kegiatan
generik dikenakan pada tim tanpa pertimbangan nyata bagi apa yang tim inginkan,
atau butuhkan.
Demikian
pula, sementara itu mungkin menyenangkan dan ramah, hari menyenangkan
perusahaan melibatkan sesuai tiup di mana Anda melemparkan diri di dinding
Velcro, sumo gulat seorang rekan, bungee berjalan, quad bersepeda, karting atau
tanah liat merpati menembak, tidak akan selalu membangun hubungan tim atau
mengatasi masalah dalam kelompok. Meskipun mungkin hanya acara yang tepat untuk
perayaan musiman, terutama jika melibatkan keluarga atau mitra, ini semacam
"tim membangun" terlihat terutama sebagai kegiatan motivasi informal.
"Mereka membuat kita merasa baik," kata Margaret Neale, Profesor
perilaku organisasi di Stanford Graduate School of Business. "Apa yang
mereka tidak lakukan adalah meningkatkan kinerja tim."
Untuk
ini, Anda perlu pendekatan yang lebih dipertimbangkan dan di atas semua,
sesuatu di mana tujuan yang jelas dinyatakan dan dapat dipenuhi. Anda perlu
mempertimbangkan isu-isu spesifik yang perlu ditangani dan macam atau
kepribadian yang terlibat dalam tim. Program yang dihasilkan juga dapat
melibatkan pertempuran kejam untuk piala di tiup Olimpiade arena, tapi untuk
bekerja keras, keras bermain dan sangat kompetitif tim penjualan, mungkin ini
mungkin tepat apa yang dibutuhkan.
Untuk
sebagian besar, bagaimanapun, sementara itu mungkin menyenangkan untuk keluar
dari kantor, Anda tidak bisa berharap bahwa saling peledakan pelet cat akan
menjadi banyak latihan dalam menyelesaikan masalah komunikasi atau kepercayaan.
Mungkin sebuah program yang melibatkan sesuatu yang sedikit lebih kreatif dan
kurang fisik - dalam atau di luar - dengan banyak waktu untuk diskusi adalah
tempat yang baik untuk memulai. Ada selalu akan menjadi orang resisten terhadap
gagasan "team building" atau orang lain yang zona kenyamanan sangat
kecil. Mengakui ini dan menciptakan sebuah program yang mengambil ke rekening
yang akan membayar dividen jauh lebih besar daripada memaksa mereka untuk melompat
keluar dari pesawat terbang atau bermain peran dalam ekspedisi Arctic.