Membuat Penggunaan Terbaik dari Sumber Daya yang Berharga
Bagaimana Anda menggunakan data kartu absen?
Itu sebabnya pabrik dan staf toko harus jam dalam dan keluar, mengapa pengacara dan konsultan manajemen mengisi timesheets, dan mengapa manajer proyek berjalan beberapa proyek mengalokasikan proporsi waktu mereka dihabiskan untuk setiap proyek untuk kode proyek yang berbeda.
Tanpa sistem pencatatan waktu yang tepat di tempat, Anda tidak memiliki cara penagihan untuk jam kerja, Anda tidak punya cara untuk meningkatkan akurasi dari kutipan harga tetap, dan Anda tidak bisa membedakan mana proyek yang menguntungkan, dan mana yang Anda tidak harus mengulangi lagi.
Dalam artikel ini kita akan melihat secara rinci pada manfaat akuntansi untuk waktu, kita akan membahas berbagai pendekatan untuk merekam waktu itu organisasi dapat menggunakan, dan akhirnya kami akan menunjukkan kepada Anda apa yang Anda perlu mempertimbangkan ketika memutuskan apa jenis waktu perekaman yang tepat bagi Anda.
Mengapa Waktu Rekam?
Untuk Payroll
Dalam bentuk yang paling dasar, pekerja melacak waktu yang mereka habiskan di tempat kerja dengan menggunakan kartu waktu untuk "jam" pada mesin. Catatan mesin jam kerja, dan informasi yang dikirim ke penggajian untuk diproses.
Clocking in umumnya digunakan di pabrik, lingkungan ritel dan lainnya dimana ada tradisional ketidakpercayaan tertentu staf "lantai toko": ia menyiratkan bahwa mereka tidak bisa dipercaya untuk tiba pada waktu dan bekerja shift penuh. Di sisi lain, praktek dapat melindungi karyawan dan supervisor mereka: dengan clocking in, seorang karyawan dapat yakin bahwa mereka tidak akan keliru dituduh terlambat datang, dan mereka juga tahu bahwa sistem akan segera mengambil pada setiap pembayaran lembur mereka jatuh tempo. Sementara itu, pengawas dibebaskan dari "apel" tugas, dan bisa fokus pada lebih-nilai tambah bekerja.
Untuk Faktur
Hukum perusahaan, akuntan, konsultan, dan perusahaan jasa profesional (yang prinsip kegiatan adalah untuk "menjual waktu") membutuhkan staf mereka untuk melacak dan account untuk waktu akurat, sehingga mereka dapat faktur klien mereka dengan benar.
Untuk Mengidentifikasi Produktivitas
Perusahaan jasa profesional juga ingin orang mereka untuk memaksimalkan jumlah waktu yang mereka curahkan untuk menghasilkan pendapatan, sementara meminimalkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas administrasi. Dengan pelacakan waktu, mereka merekam seberapa produktif setiap orang adalah dengan mengukur proporsi setiap hari bahwa ia menghabiskan pada pekerjaan dikenakan biaya.
Aspek lain dari ini berhubungan dengan ketika pekerjaan dijual kepada klien dengan harga tetap: jika konsultan atau pengacara melakukan bagian dari pekerjaan dapat melakukannya lebih cepat (pada kualitas yang sama) dari seorang rekan yang berada di gaji yang sama, mereka ' jelas akan mampu bergerak ke proyek berikutnya lebih cepat, dan memperoleh penghasilan biaya lebih untuk perusahaan mereka. Sekali lagi, waktu perekaman mengungkapkan tingkat produktivitas masyarakat.
Akhirnya, rekaman waktu yang dihabiskan pada pekerjaan harga tetap memungkinkan perusahaan untuk menganalisis bagaimana proses mereka memperkirakan akurat adalah. Jika ternyata pekerjaan yang secara teratur mengambil lebih dari yang diharapkan, bahkan ketika orang yang sangat efisien melakukannya, ini jelas makan menjadi keuntungan. Di sisi lain, jika sebaliknya adalah benar, bisnis mungkin kehilangan pekerjaan karena tawaran mereka tidak kompetitif.
Untuk Memahami Biaya internal
Bahkan ketika pekerjaan tidak dibebankan kepada klien, organisasi perlu tahu apa biaya yang berbeda kegiatan. Hal ini berlaku baik untuk pekerjaan berbasis proyek, dan "bisnis seperti biasa" kegiatan seperti memproses account.
Waktu perekaman dalam kasus ini membantu organisasi mengidentifikasi apa proporsi biaya overhead mereka dan apa proporsi operasional, dan bagaimana perubahan ini dari waktu ke waktu. Mereka dapat menghitung biaya penuh dari kampanye pemasaran. Atau mereka dapat menilai apakah fungsi non-strategis seperti penggajian mungkin biaya-efektif akan outsourcing.
Dengan mengumpulkan jenis informasi ini, Anda juga dalam posisi yang lebih baik untuk merencanakan proyek di masa depan. Menggunakan waktu-data pelacakan memberi Anda gambaran yang lebih akurat tentang bagaimana efisien tim Anda akan melakukan serangkaian tugas.
Akhirnya, pelacakan waktu memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi tren. Anda dapat melihat apa kategori pekerjaan sedang dilakukan lebih atau kurang. Pada akhirnya, semakin banyak informasi yang Anda kumpulkan tentang organisasi Anda, semakin baik Anda dapat memahami dan mengelola bisnis Anda.
Jenis Sistem Pencatatan Waktu
- Kartu clocking - Orang sering berpikir sistem ini dulu. Tradisional waktu jam kartu punch digunakan yang dicap dengan waktu dan tanggal pada awal pergeseran pekerja, dan kemudian dicap lagi di akhir. Kartu waktu kemudian dikirim ke gaji untuk diproses setiap periode membayar.
- Hari ini, informasi ini biasanya dikirim secara elektronik, dan dapat dilacak sangat akurat. Ada sistem portabel yang dapat diambil untuk lokasi kerja yang berbeda - misalnya, dalam industri konstruksi. Bahkan ada perangkat biometrik yang menggunakan pengenalan sidik jari. Jenis sistem memberikan jaminan menambahkan bahwa orang "clocking in" sebenarnya hadir.
- Waktu lembaran-lembaran Waktu yang digunakan untuk melacak item seperti kehadiran, waktu istirahat, waktu proyek, dan jam yang dapat ditagih. Mereka mungkin termasuk tarif per jam dan informasi biaya. Hal ini kemudian membantu Anda mengevaluasi waktu oleh pekerja, tugas, proyek, dan klien. Lembar waktu yang sangat disesuaikan, dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan yang tepat dari organisasi Anda. Mereka dapat mengambil bentuk spreadsheet, atau aplikasi waktu pelacakan khusus itu bagian dari perangkat lunak akuntansi organisasi.
- Berbasis komputer waktu perekaman - Ini adalah aplikasi komputer yang melacak waktu seseorang menghabiskan bekerja pada proyek-proyek tertentu atau dengan klien tertentu.
- Ada dua kategori perangkat lunak. Jenis pertama memungkinkan Anda untuk beralih bolak-balik antara tugas. Dengan cara ini, Anda dapat melacak jam per proyek, membedakan antara tugas-tugas dapat ditagih dan non-ditagih, mengelola absensi, menghitung lembur, dan mencetak laporan secara otomatis. (Wikipedia memiliki halaman perbandingan dari beberapa waktu sistem pelacakan terkenal.)
- Tipe kedua berjalan di latar belakang komputer Anda dan catatan apa yang Anda kerjakan setiap detik hari. Perangkat lunak ini beroperasi dengan terus mengambil screen shot, dan memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengingat apa yang Anda kerjakan, dan untuk berapa lama. ( TimeSnapper memiliki versi gratis yang dapat Anda download.)
Apakah Anda Perlu Sistem Pencatatan Waktu?
Beberapa organisasi tidak punya pilihan selain menggunakan sistem ketepatan waktu. Jika Anda mengisi waktu untuk klien yang berbeda atau proyek yang berbeda, maka Anda harus melacak jam Anda menghabiskan. Klien sering ingin tahu bahwa Anda memiliki sistem yang handal di tempat, sehingga Anda dapat tagihan mereka dengan adil.
Untuk organisasi yang punya pilihan, itu penting bagi manfaat ketepatan waktu lebih besar daripada biaya. Melacak pekerja dan memeriksa apa yang mereka lakukan setiap menit hari ini tidak cukup alasan untuk menetapkan suatu sistem ketepatan waktu. Jika Anda melacak waktu karena kurangnya kepercayaan, maka mungkin ada masalah jauh lebih besar untuk mengatasi.
Sistem ketepatan waktu bisa mahal. Mungkin ada biaya di muka pembelian peralatan dan perangkat lunak, dan ada juga biaya yang terkait dengan meluangkan waktu untuk melacak waktu Anda. Ini karena itu penting untuk melakukan yang tepat analisis biaya / manfaat untuk menentukan apakah Anda membutuhkan sebuah sistem ketepatan waktu.
Bahkan solusi spreadsheet sederhana mengambil waktu bagi pekerja untuk menyelesaikan secara teratur. Jika Anda meminta para pekerja untuk melacak bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka, pastikan bahwa informasi yang digunakan dalam beberapa cara yang berarti. Sebelum Anda meminta para pekerja untuk melacak waktu mereka, pastikan bahwa Anda tahu mengapa Anda ingin melacak itu, bagaimana Anda akan menggunakan informasi tersebut, dan apakah analisis akan menyebabkan perubahan dan perbaikan.
Poin Penting :
Di banyak organisasi, waktu orang adalah sumber daya yang paling mahal. Oleh karena itu sering penting untuk memantau penggunaan waktu dalam organisasi Anda. Dengan melakukan ini, Anda dapat melihat bagaimana dan di mana waktu dibelanjakan, dan Anda dapat mengidentifikasi tren dalam penggunaannya. Dari sana, Anda dapat meningkatkan produktivitas, profitabilitas, dan layanan pelanggan.
Ada banyak pilihan ketepatan waktu yang tersedia, dari lembaran petunjuk waktu sederhana untuk solusi perangkat lunak yang canggih. Masing-masing memiliki manfaat dan biaya yang terkait. Sebelum menerapkan sistem ketepatan waktu, menganalisis biaya versus manfaat untuk menentukan apa yang terbaik untuk organisasi Anda.