Menjaga fokus. Mengendalikan waktu Anda.
Interupsi sehari-hari di tempat kerja dapat menjadi penghalang utama untuk mengelola waktu Anda secara efektif dan, akhirnya, dapat menjadi penghalang bagi keberhasilan Anda.
Pikirkan kembali hari kerja terakhir Anda, dan mempertimbangkan sejenak banyak interupsi yang terjadi.
Disana mungkin telah ada panggilan telepon, email, percakapan, rekan mampir kantor Anda, atau apa pun yang tiba-tiba menuntut perhatian Anda dan, dalam melakukannya, terganggu Anda dari tugas di tangan.
Interupsi sehari-hari di tempat kerja dapat menjadi penghalang utama untuk mengelola waktu Anda secara efektif dan, akhirnya, dapat menjadi penghalang bagi keberhasilan Anda.
Pikirkan kembali hari kerja terakhir Anda, dan mempertimbangkan sejenak banyak interupsi yang terjadi.
Disana mungkin telah ada panggilan telepon, email, percakapan, rekan mampir kantor Anda, atau apa pun yang tiba-tiba menuntut perhatian Anda dan, dalam melakukannya, terganggu Anda dari tugas di tangan.
Karena hari Anda hanya memiliki begitu banyak jam di dalamnya, beberapa gangguan kecil dapat merampok Anda dari waktu yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda dan berhasil dalam pekerjaan dan kehidupan Anda.
Lebih dari ini, mereka dapat merusak fokus Anda, yang berarti bahwa Anda harus menghabiskan waktu kembali terlibat dengan proses berpikir yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan pekerjaan yang kompleks.
Kunci untuk mengendalikan interupsi adalah untuk mengetahui apa yang mereka dan apakah mereka diperlukan, dan untuk merencanakan bagi mereka dalam jadwal harian Anda. Tips yang berikut ini akan membantu Anda melakukan itu, dan mencegah gangguan dari frustasi Anda dan membahayakan keberhasilan Anda.
Menggunakan Perangkat
Gunakan tips berikut untuk memahami dan mengelola interupsi:
1.Jauhkan Sebuah Login interrupters
Jika interupsi secara konsisten merampok Anda dari waktu dan energi, atau jika mereka sering mendorong Anda dari jadwal dan penundaan menyebabkan, saatnya untuk menjaga Log interrupters. Ini adalah catatan sederhana dari gangguan yang Anda alami dalam satu hari.
Gambar 1: Log interrupters
Orang
|
Tanggal dan Waktu
|
Deskripsi Gangguan
|
Hari?
|
Mendesak?
|
Jauhkan interrupters Anda Login dengan Anda setiap hari selama setidaknya satu minggu, merekam setiap gangguan yang Anda alami, dan menandai bawah orang mengganggu Anda, tanggal dan waktu itu terjadi, apa interupsi adalah; apakah itu sah, dan apakah itu mendesak (atau apakah seseorang bisa menunggu sampai waktu yang lebih baik.)
Setelah Anda mencatat interupsi selama seminggu, duduklah dengan log Anda dan menganalisis informasi.
Interupsi yang berlaku dan yang tidak?
Anda perlu berurusan dengan interupsi yang valid. Kami akan menunjukkan Anda di bawah ini bagaimana Anda dapat menjadwalkan mereka ke hari sehingga mereka mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan, sementara Anda masih memiliki waktu yang Anda butuhkan untuk mengatasi pekerjaan sehari-hari cukup Anda.
Adapun gangguan yang tidak sah, Anda harus menemukan cara untuk memblokir ini di masa depan.
2.Menganalisis dan Conquer Interupsi
Untuk menganalisis dan menaklukkan interupsi Anda menemukan Login interrupters Anda, pertama-tama melihat apakah gangguan tersebut valid atau tidak.
Bisa seseorang menghindari mengganggu Anda dengan menunggu pertemuan rutin? Atau itu sesuatu yang mereka harus bertanya tentang sama sekali?
Jika tidak, berurusan dengan sopan tapi tegas .
Selanjutnya, melihat bagaimana mendesak interupsi itu, dan apakah mereka dapat telah pra-empted. Anda dapat mendahului banyak interupsi dengan mengadakan pertemuan rutin dengan orang-orang: Jika mereka yakin bahwa mereka akan memiliki akses ke Anda pada titik didefinisikan dalam waktu dekat, mereka akan belajar untuk menyimpan tidak mendesak masalah sampai pertemuan ini .
Namun, beberapa interupsi keduanya mendesak dan valid. Anda harus terganggu, dan Anda perlu berurusan dengan situasi.
Dari Login interrupters Anda, Anda akan melihat berapa banyak waktu yang diambil oleh ini, interupsi mendesak berlaku. Blokir saat ini ke dalam jadwal Anda sebagai "waktu kontingensi", dan hanya mengambil sebagai pekerjaan lain sebanyak yang Anda bisa masuk ke waktu yang tersisa. Anda harus menyulap ini pekerjaan lain di sekitar interupsi, tapi setidaknya Anda tidak akan kelebihan beban dan ditekankan oleh hal-hal yang Anda belum dilakukan karena mereka telah digantikan oleh keadaan darurat.
3.Masukan Telepon Anda untuk Bekerja untuk Anda (Tidak Melanggar Anda)
Sedikit perencanaan dapat pergi jauh dalam bekerja untuk mengontrol interupsi telepon, yang banyak orang mengalami sepanjang hari. Jika Anda berada di batas waktu atau fokus Anda perlu intens (dan tidak terganggu), gunakan voice mail Anda untuk panggilan layar, atau memiliki kesepakatan asisten dengan pesan untuk Anda. Dengan cara ini, Anda dapat menangani panggilan dengan prioritas, dan pada waktu yang sesuai dengan Anda. Bahkan, kali ini telepon dapat direncanakan ke dalam jadwal Anda, dan menjadi bagian normal dari hari kerja Anda.
4.Menangkap Nafas Anda
Ketika terganggu, mudah untuk terjebak dalam "buru-buru" dari orang yang mengganggu, karena mereka pasti merasa permintaan mereka sangat mendesak. Pada kenyataannya, bagaimanapun, kebanyakan interupsi tidak benar-benar krisis-didorong, dan dapat melayani semua orang terbaik untuk mengambil sedikit waktu sebelum mengambil tindakan.
Luangkan beberapa menit untuk mempertimbangkan situasi. Napas Anda dan jelas kepala Anda. Sebuah penundaan kecil, bahkan salah satu dari hanya beberapa menit, berjalan jauh dalam menilai situasi secara akurat dan bereaksi tepat.
5.Belajar untuk Mengatakan "Tidak"
Ini sering diterima untuk mengatakan "tidak" terhadap permintaan atau tugas jika Anda sedang sibuk ketika orang lain bisa mengatasinya, jika tidak tugas penting, atau jika hal itu bisa dilakukan kemudian.
Ketika hal ini terjadi, mengatakan "tidak" dengan cara sopan dan tulus, diikuti dengan penjelasan singkat adalah tindakan terbaik untuk mengambil: "Saya bekerja melawan tenggang waktu sangat ketat di sebuah proyek penting sekarang jadi, saya maaf, tapi aku tidak bisa melompat dan membantu ".
6."Tersedia" dan "Unavailable" Waktu
Sederhana namun efektif: Biarkan orang tahu ketika Anda yang tersedia. dan ketika Anda tidak. Pastikan bahwa orang tahu bahwa selama "waktu tersedia" Anda, mereka hanya boleh mengganggu Anda jika mereka harus.
Anda dan rekan kerja juga bisa sepakat pada sinyal bahwa semua orang di kantor bisa digunakan saat tidak tersedia, seperti memutar papan nama di pintu sekitar, atau hanya menutup pintu. Ini meredakan gangguan dan dapat menghindari perasaan sakit hati.
Tip:
Hati-hati di sini. Jika Anda seorang manajer, bagian penting dari pekerjaan Anda adalah untuk menjadi tersedia untuk orang, untuk menangani isu-isu mendesak yang timbul, dan pelatih tim Anda sehingga orang seefektif mungkin.
Hati-hati di sini. Jika Anda seorang manajer, bagian penting dari pekerjaan Anda adalah untuk menjadi tersedia untuk orang, untuk menangani isu-isu mendesak yang timbul, dan pelatih tim Anda sehingga orang seefektif mungkin.
Jika Anda memasang rintangan yang terlalu tinggi, Anda tidak akan mampu melakukan pekerjaan ini. Dengan segala cara, menggunakan "waktu tidak tersedia", tetapi tidak lebih menggunakannya, dan pastikan orang tahu bahwa mereka dapat mengganggu Anda jika ada krisis asli.
7."Undangan Hanya" Waktu
Jadwal rutin check-in kali bagi individu Anda berbicara dengan paling sering. Mintalah orang-orang untuk menyimpan daftar menjalankan hal-hal yang mereka butuhkan untuk mendiskusikan, sehingga Anda dapat mencakup semua poin pada satu waktu. Dan, memaksa diri untuk melakukan hal yang sama.
Kebijakan pintu terbuka yang baik, tetapi Anda harus membatasi jumlah orang yang Anda undang ke area kerja Anda. Misalnya, jika Anda jadwal pertemuan, menawarkan untuk bertemu rekan kerja di kantor nya atau ruang rapat. Dengan cara ini, Anda dapat alasan sendiri setelah Anda mencapai tujuan Anda. Selain itu, itu jauh lebih mudah untuk bangun dan meninggalkan daripada membuat orang untuk meninggalkan kantor Anda begitu mereka duduk dan nyaman.
8.Interupsi tak terkendali
Ada interupsi itu, tidak peduli seberapa keras Anda mencoba, Anda tidak bisa kontrol.
Kebanyakan orang senang dengan jadwal waktu yang lebih nyaman, tetapi saat ini tidak bekerja, dengan cepat mengatur parameter dengan mengatakan sesuatu seperti, "Saya hanya memiliki lima menit untuk berbicara tentang ini sekarang," dan menaatinya.
Jangan meminta pemutus untuk duduk dan tidak terlibat dalam pembicaraan kecil. Mendorong pemutus untuk mendapatkan hak untuk titik dan jika solusi tidak dapat dicapai sebelum waktu yang diberikan habis, mengatur waktu untuk mendapatkan kembali kepada mereka dan, sekali lagi, tongkat itu.