Memilih Waktu yang Tepat untuk Perluas Tim Anda
Apakah tim Anda terlalu banyak yang harus dilakukan akhir-akhir ini? Apakah orang-orang semakin terlalu banyak bekerja dan stress, karena volume tugas yang mereka harus melengkapi?
Waktu untuk mempekerjakan seseorang?
Apakah tim Anda terlalu banyak yang harus dilakukan akhir-akhir ini? Apakah orang-orang semakin terlalu banyak bekerja dan stress, karena volume tugas yang mereka harus melengkapi?
Atau mungkin proyeksi Anda untuk tahun berikutnya menunjukkan bahwa volume penjualan akan meningkat secara dramatis. Anda mendapatkan saraf bahwa jika ini terus berlanjut, Anda tidak akan memiliki tim yang cukup besar di tempat untuk menangani beban kerja yang lebih besar.
Bagaimana Anda tahu kapan untuk mempekerjakan pekerja baru? Hal ini tidak mudah untuk memutuskan. Ada lebih banyak untuk mempertimbangkan dari sekedar protes staf Anda saat ini bahwa mereka memiliki terlalu banyak yang harus dilakukan.
Pada artikel ini, kita akan melihat ketika mempertimbangkan untuk membuat peran baru, dan apa yang Anda perlu menganalisis sebelum membuat investasi. Pada akhir tiap bagian, kami akan memberikan langkah tindakan untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik untuk situasi Anda.
Ketika TIDAK Membuat Peran Baru
Mempekerjakan seorang anggota tim pada waktu yang salah atau untuk alasan yang salah dapat dikenakan biaya waktu, dan uang sampah. Ada beberapa faktor yang tidak membenarkan tambahan permanen untuk tim Anda:
- Peningkatan beban kerja musiman - Jika tim Anda terlalu banyak bekerja pada waktu tertentu tahun, kemudian menyewa bantuan sementara untuk meringankan beban kerja.
- Satu kali atau proyek yang tidak biasa - Jika orang Anda bertanggung jawab untuk menyampaikan sebuah proyek luar biasa besar itulah luar baik jenis atau volume "bisnis seperti biasa" bekerja, maka pertimbangkan untuk menggunakan kontraktor untuk memenuhi perubahan sementara dalam persyaratan kepegawaian. Anda dapat menggunakan kontraktor untuk melakukan proyek pekerjaan itu sendiri, atau Anda dapat menggunakannya untuk melakukan pekerjaan rutin staf permanen Anda, yang keahliannya Anda perlu memberikan proyek.
- Sakit atau berlibur anggota tim - Sekali lagi, staf sementara dapat membantu mengisi kesenjangan tersebut.
- Mengeluh anggota staf - Jika orang-orang di tim Anda mengeluh tentang beban kerja mereka, maka pastikan mereka mengelola waktu mereka dengan baik. Anda dapat memperbaiki yang buruk manajemen waktu jauh lebih mudah daripada menyewa orang baru untuk melakukan pekerjaan mereka.
Langkah Tindakan: Sebelum Anda memutuskan untuk menyewa tambahan permanen untuk tim Anda, pastikan anggota tim Anda mengelola waktu mereka secara efektif, benar sumber daya, dan bekerja seefisien mungkin. Juga, pastikan bahwa beban kerja berat mereka bukan hanya sementara.
Kapan Pertimbangkan Peran Baru
Jadi, apa membenarkan menciptakan pekerjaan baru dalam organisasi Anda?
- Bekerja overload Konsisten - Indikator utama yang orang-orang Anda memerlukan bantuan tambahan adalah bahwa mereka konsisten overload dengan tugas dan proyek. Jika mereka bekerja keras dan mengelola waktu mereka secara efektif, kemudian menambahkan peran akan meningkatkan produktivitas tim Anda serta mengurangi stres.
- Biasa menggunakan kontraktor - Apakah Anda sudah menggunakan banyak pekerja sementara, kontraktor , atau freelancer ? Jika Anda secara teratur mempekerjakan bantuan dari luar, ini bisa berarti bahwa Anda memerlukan orang yang permanen.
- Namun, penting untuk mempertimbangkan biaya langkah ini. Di satu sisi, jika Anda menyewa kontraktor dan freelancer, Anda dapat menyingkirkan mereka segera setelah Anda tidak membutuhkannya. Di sisi lain, mereka sering biaya lebih per jam dari staf permanen Anda, dan mereka umumnya tidak tahu organisasi Anda juga. Menganalisis biaya tersembunyi serta biaya lebih jelas akan membantu Anda memutuskan apakah akan menggunakan kontraktor atau membuat baru, peran permanen untuk mendapatkan nilai terbaik secara keseluruhan untuk uang.
- Perbaikan ekonomi - Keadaan ekonomi adalah penting saat membuat peran baru. Banyak organisasi restrukturisasi dan berhemat tim mereka selama resesi. Ketika hal-hal mulai membaik, mereka sering ingin mempekerjakan kembali. Tapi itu tidak selalu sesederhana itu! Jika peran itu dihilangkan, mungkin ada undang-undang yang menentukan kapan hal itu dapat diaktifkan kembali, sehingga berbicara dengan departemen HR Anda di awal proses pengambilan keputusan Anda. Mereka akan dapat memberitahu Anda pada apakah Anda dapat menciptakan peran yang permanen yang baru, dan apa ruang lingkup peran yang dapat dan tidak dapat.
- Waktu yang dihabiskan tugas-tugas yang tidak membutuhkan keahlian Anda - jadwal Anda sendiri dan tugas dapat menentukan apakah Anda perlu bantuan tambahan. Jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda melakukan tugas-tugas yang dapat dengan mudah dilakukan oleh seseorang yang kurang terampil (dan karenanya lebih murah), kemudian menciptakan peran baru benar-benar bisa membantu Anda meningkatkan pendapatan atau produktivitas. Hal ini akan bebas beberapa waktu Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih menguntungkan dan strategi.
Langkah Tindakan: Tentukan mengapa Anda atau tim Anda membutuhkan bantuan tambahan, dan mengidentifikasi manfaat bahwa orang tambahan akan membawa. Anda harus cukup jelas tentang ini untuk mendapatkan permintaan Anda disetujui.
Kapan dan Bagaimana Struktur Pertumbuhan Tim
Pertimbangkan pilihan ini untuk menciptakan peran baru:
- Opsi 1: Sewa di muka - Secara proaktif mempekerjakan seseorang sebelum tim Anda akan benar-benar sibuk. Ini berisiko, karena jika peningkatan yang diharapkan beban kerja tidak benar-benar terwujud, maka Anda akan kelebihan pegawai, dan Anda akan terkena semua biaya tambahan yang pergi dengan ini. Namun, mempekerjakan di muka memungkinkan Anda untuk melatih orang baru sebelum meningkatkan beban kerja, sehingga Anda dapat mempertahankan waktu perputaran dan tingkat kualitas.
- Opsi 2: Tunggu sampai kebutuhan yang jelas - Jika Anda menunggu sampai volume pekerjaan meningkat ke tingkat di mana orang lebih dari yang lentur, maka Anda akan harus merekrut dan melatih selama waktu yang sangat sibuk. Dan saat pekerja baru Anda cukup dilatih untuk menjadi efektif, Anda akan memiliki staf yang ada mempertaruhkan menjengkelkan karena mereka terlalu banyak bekerja dan stres.
- Opsi 3: Berkompromi dengan rencana "singgah" - Penyewaan kali seseorang bagian. Keuntungan dari ini adalah bahwa Anda dapat memperluas tim Anda dengan sejumlah kecil "jam manusia." Kerugiannya adalah bahwa orang yang menyewa Anda mungkin akan ingin bekerja paruh waktu saja - dan jika tingkat pekerjaan Anda terus meningkat, Anda tidak akan dapat menggunakan keahlian orang yang baru tumbuh dan keterampilan secara penuh waktu.
- Jika hal ini terjadi, Anda dapat menyewa seorang pekerja paruh waktu, atau Anda dapat menghilangkan peran paruh waktu dan mempekerjakan orang penuh waktu. Meskipun dua pilihan memberikan fleksibilitas yang lebih, mereka akan mengambil lebih banyak waktu dan pelatihan, dan mereka akan mengganggu tim Anda.
- Anda juga bisa menyewa seseorang untuk mengisi dua peran , membagi waktu nya, jika Anda tidak memiliki cukup bekerja hanya dalam satu peran. Ini bisa menjadi solusi efektif dalam jangka pendek. Namun sering tidak berkelanjutan dalam jangka panjang, sebagian karena sulit untuk mencari pengganti yang mampu melakukan kedua tugas, dan sebagian karena orang dapat cenderung tertarik pada peran yang paling mereka nikmati, dan mengabaikan yang kurang menarik.
Langkah Tindakan: Selidiki seberapa besar kemungkinan itu adalah bahwa organisasi Anda akan tumbuh. Jika Anda tidak yakin bahwa hal-hal yang benar-benar akan mendapatkan sibuk, kemudian menunda menciptakan peran baru, tetapi jika Anda berpikir beban kerja Anda akan tumbuh, maka hati-hati mempertimbangkan apakah untuk menyewa sekarang atau menunggu.
Kedua pilihan memiliki manfaat dan risiko, dan itu penting untuk memilih jalan yang tepat untuk Anda, tim Anda, dan organisasi Anda.
Menggunakan Departemen HR
Dalam semua tetapi organisasi terkecil, biasanya ada protokol untuk mengikuti saat membuat peran baru. Jika Anda membutuhkan persetujuan dari HR, maka Anda harus mengikuti prosedur mereka.
Setiap organisasi yang berbeda, sehingga mustahil untuk daftar langkah-langkah yang tepat untuk mengikuti SDM. Namun, Anda mungkin akan perlu melakukan hal berikut:
- Menghitung biaya dari anggota tim baru, dan mengidentifikasi sumber uang.
- Menyediakan kasus bisnis untuk peran baru.
- Menulis rinci deskripsi pekerjaan untuk peran baru.
Langkah Tindakan: Hubungi departemen HR untuk belajar kebutuhan mereka untuk menciptakan sebuah peran baru. Proses ini membutuhkan waktu, jadi jika Anda perlu untuk mempekerjakan segera, yang terbaik untuk mulai bekerja sekarang!
Poin Penting :
Menciptakan peran baru membutuhkan waktu dan berpikir hati-hati. Mulailah dengan mengidentifikasi mengapa Anda atau tim Anda membutuhkan bantuan. Jika Anda memiliki peningkatan sementara beban kerja, atau jika beberapa pekerja yang keluar sakit atau berlibur, kemudian menyewa bantuan sementara. Jika prakiraan bisnis menunjukkan peningkatan yang besar dalam waktu dekat, maka hati-hati mempertimbangkan dua opsi utama: menyewa sekarang untuk melatih anggota tim baru, atau menunggu sampai bisnis telah meningkat.
Jika organisasi Anda membutuhkan persetujuan SDM, maka pastikan Anda memiliki anggaran untuk peran baru, menulis deskripsi kerja yang terinci, dan belajar tentang persyaratan SDM lainnya untuk proses persetujuan.