3. Penjadualan

3.1. Pengembangan Jadual Proyek  
Perencanaan Waktu dan Urutan Kegiatan Proyek
 

Jadual menentukan urutan tugas-tugas proyek.

Dapatkah Anda bayangkan memulai perjalanan panjang dengan mobil ke tujuan asing tanpa peta atau sistem navigasi?

Anda cukup yakin Anda harus membuat beberapa  perubahan di sana-sini, tetapi Anda tidak tahu kapan atau di mana, atau berapa lama waktu yang diperlukan untuk sampai ke sana. Anda mungkin tiba akhirnya, tapi Anda menjalankan resiko tersesat, dan merasa frustrasi, di sepanjang jalan.

Pada dasarnya, mengemudi tanpa ide tentang bagaimana Anda akan mendapatkan nya sama dengan bekerja pada sebuah proyek tanpa jadual. Tidak peduli ukuran atau ruang lingkup proyek Anda, jadual merupakan bagian penting dari manajemen proyek. Jadual memberitahu Anda ketika setiap aktivitas harus dilakukan, apa yang telah diselesaikan, dan urutan di mana hal-hal yang perlu diselesaikan.

Untungnya, driver memiliki alat yang cukup akurat yang dapat mereka gunakan. Penjadualan, di sisi lain, bukan merupakan proses yang tepat. Itu bagian estimasi, bagian prediksi , dan bagian 'menebak yang terdidik. "

Karena ketidakpastian yang terlibat, jadual ditinjau secara teratur, dan sering direvisi selama proyek sedang berlangsung. Hal ini terus berkembang sebagai proyek bergerak maju, perubahan muncul, risiko datang dan pergi, dan resiko baru diidentifikasi. Jadual dasarnya mengubah proyek dari sebuah visi untuk rencana berdasarkan waktu.

Jadual juga membantu Anda melakukan hal berikut:

• Mereka menyediakan dasar bagi Anda untuk memantau dan mengendalikan kegiatan proyek.
• Mereka membantu Anda menentukan cara terbaik untuk mengalokasikan sumber daya sehingga Anda dapat mencapai tujuan proyek.
• Mereka membantu Anda menilai bagaimana penundaan waktu akan dampak proyek ini.
• Anda dapat mencari tahu di mana sumber daya berlebih yang tersedia untuk mengalokasikan ke proyek lain.
• Mereka menyediakan dasar untuk membantu Anda melacak kemajuan proyek.

Dengan pikiran, apa cara terbaik membangun sebuah jadual akurat dan efektif untuk proyek berikutnya?

Manajer proyek memiliki berbagai alat untuk mengembangkan jadual proyek - dari proses yang relatif sederhana Rencana Tindakan untuk proyek-proyek kecil , untuk menggunakan Gantt Charts dan Analisis Jaringan untuk proyek-proyek besar . Di sini, kami menguraikan alat kunci Anda akan perlu untuk pengembangan jadual.

Input Tabel

Anda perlu beberapa jenis masukan untuk membuat jadual proyek:

• Kalender pribadi dan proyek - Memahami hari kerja, shift, dan ketersediaan sumber daya sangat penting untuk menyelesaikan jadual proyek.
• Deskripsi ruang lingkup proyek - Dari ini, Anda dapat menentukan mulai kunci dan akhir tanggal, asumsi utama di balik rencana tersebut, dan kendala kunci dan pembatasan. Anda juga bisa memasukkan harapan pemangku kepentingan, yang seringkali akan menentukan tonggak proyek.
• Risiko proyek - Anda perlu memahami ini untuk memastikan ada cukup waktu ekstra untuk menghadapi risiko yang diidentifikasi - dan dengan risiko yang tidak dikenal (risiko diidentifikasi dengan Analisis Risiko menyeluruh).
• Daftar kegiatan dan kebutuhan sumber daya - Sekali lagi, penting untuk menentukan apakah ada kendala lain yang perlu dipertimbangkan ketika mengembangkan jadual. Memahami kemampuan sumber daya dan pengalaman yang telah tersedia - liburan perusahaan serta staf berliburan - akan mempengaruhi jadual.

Seorang manajer proyek harus menyadari tenggat waktu dan isu-isu ketersediaan sumber daya yang dapat membuat jadual kurang fleksibel.

Perangkat Penjadwalan 

Berikut adalah beberapa perangkat dan teknik untuk menggabungkan masukan untuk mengembangkan jadual:

-  Jadual Analisis Jaringan - Ini adalah representasi grafis dari kegiatan proyek, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan mereka, dan urutan di mana mereka harus dilakukan.

Perangkat lunak manajemen proyek biasanya digunakan untuk membuat analisis ini - Gantt Charts dan PERT Charts adalah format umum.

-      Analisis Jalur Kritis - Ini adalah proses melihat semua kegiatan yang harus diselesaikan, dan menghitung 'garis terbaik' - atau jalur kritis yang di ambil sehingga Anda akan menyelesaikan proyek dalam jumlah waktu minimum. Metode ini menghitung earliest start dan latest finish untuk kegiatan proyek, dan memperkirakan ketergantungan di antara mereka untuk membuat jadual kegiatan kritis dan tanggal. Pelajari lebih lanjut tentang Analisis Critical Path 

-      Jadual Kompresi - Alat ini membantu memperpendek durasi total proyek dengan mengurangi waktu yang dialokasikan untuk kegiatan tertentu. Ini dilakukan sehingga Anda dapat memenuhi kendala waktu, dan masih menjaga lingkup asli proyek. Anda dapat menggunakan dua metode di sini:

• Crashing - Ini adalah di mana Anda menetapkan lebih banyak sumber daya untuk suatu kegiatan, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa waktu Anda menyimpan akan mengimbangi biaya sumber daya tambahan.
• Fast-Tracking - Ini melibatkan kegiatan menata ulang untuk memungkinkan bekerja lebih paralel. Ini berarti bahwa hal-hal biasa Anda lakukan satu demi satu sekarang dilakukan pada waktu yang sama. Namun, jangan diingat bahwa pendekatan ini meningkatkan risiko bahwa Anda akan kehilangan sesuatu, atau gagal untuk mengatasi perubahan.

Penggunaan Tahapan Proyek:

Salah satu alasan terbesar yang selama menjalankan proyek adalah bahwa 'akhir' polishing dan koreksi kesalahan memakan waktu sangat lama dari yang diantisipasi. Dengan cara ini, proyek dapat tampaknya menjadi 'lengkap '80% untuk 80% dari waktu! Yang lebih parah lagi, proyek-proyek ini dapat tampaknya berada di jadual sampai, tiba-tiba, mereka lebih dikelola secara radikal.

Cara yang baik untuk menghindari ini adalah untuk menjadualkan proyek di tahap yang berbeda, di mana kualitas akhir, komponen selesai disampaikan pada akhir setiap tahap. 

Dengan cara ini, masalah kualitas dapat diidentifikasi sejak awal, dan diperbaiki sebelum mereka serius mengancam jadual proyek.

Tinjauan Proyek

Setelah Anda telah digariskan jadual dasar, Anda perlu memeriksanya untuk memastikan bahwa waktu untuk setiap kegiatan sejalan dengan sumber daya yang diperlukan. Berikut adalah alat yang biasa digunakan untuk melakukan hal ini:

• Analisis skenario 'Bagaimana jika' - Metode ini membandingkan dan mengukur efek dari skenario yang berbeda pada sebuah proyek. Anda menggunakan simulasi untuk menentukan dampak dari berbagai hal yang merugikan, atau berbahaya, asumsi - seperti sumber daya tidak tersedia tepat waktu, atau penundaan di daerah lain proyek. Anda kemudian dapat mengukur dan rencanakan untuk risiko yang ditimbulkan dalam skenario ini.
• Meratakan sumber daya - Di sini, Anda mengatur ulang urutan kegiatan untuk mengatasi kemungkinan sumber daya tersedia, dan untuk memastikan bahwa permintaan yang berlebihan tidak menempatkan sumber daya pada setiap titik waktu. Jika sumber daya yang tersedia hanya dalam jumlah terbatas, maka Anda mengubah waktu kegiatan sehingga kegiatan yang paling penting memiliki sumber daya cukup.
• Metode rantai kritis - ini juga membahas ketersediaan sumber daya. Anda merencanakan kegiatan menggunakan start terbaru ini memungkinkan mereka dan tanggal selesai. Hal ini menambah waktu ekstra antara kegiatan, yang kemudian dapat digunakan untuk mengelola gangguan bekerja.
• Risiko pengganda - Risiko tidak bisa dihindari, sehingga Anda perlu untuk mempersiapkan dampaknya. Menambah waktu ekstra untuk kegiatan berisiko atas adalah salah satu strategi. Lain adalah untuk menambahkan multiplier waktu untuk tugas-tugas tertentu atau sumber daya tertentu untuk mengimbangi estimasi waktu terlalu optimis.

Setelah jadual awal telah ditinjau, dan penyesuaian yang dibuat, itu ide yang baik untuk memiliki anggota tim lainnya untuk tinjauan itu juga. Termasuk orang yang akan melakukan pekerjaan - wawasan mereka dan asumsi yang cenderung sangat akurat dan relevan.

Poin Penting :

Penjadualan bertujuan untuk memprediksi masa depan, dan harus mempertimbangkan banyak ketidakpastian dan asumsi. Akibatnya, banyak orang percaya itu lebih merupakan seni daripada sains.

Tapi apakah Anda merencanakan retret tim, atau memimpin jutaan dolar proyek TI, jadual adalah bagian penting dari upaya Anda. Ini mengidentifikasi dan mengatur tugas-tugas proyek ke dalam urutan kejadian yang menciptakan rencana manajemen proyek.

 

Berbagai input dan alat-alat yang digunakan dalam proses penjadualan, yang semuanya dirancang untuk membantu Anda memahami sumber daya Anda, kendala Anda, dan risiko Anda. Hasil akhirnya adalah rencana yang menghubungkan peristiwa dalam cara terbaik untuk menyelesaikan proyek secara efisien.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya