Skala Kecil Perencanaan
Proyek-proyek sederhana dapat diselesaikan dengan rencana sederhana.
Apakah itu mengirimkan email newsletter, menyusun presentasi untuk manajer senior, atau bekerja pada sebuah permintaan khusus untuk klien, banyak dari kita harus menyelesaikan proyek-proyek sederhana sebagai bagian dari hari-hari tanggung jawab kita.
Proyek kecil dan menengah mungkin, sekilas, tampaknya tidak perlu banyak berpikir. Tapi, kadang-kadang, kita bisa mengabaikan langkah kunci atau "melakukan" item yang dapat menggagalkan semua upaya kita.
Misalnya, bagaimana Anda memastikan bahwa Anda telah menutupi segalanya? Apakah ada tindakan yang perlu diambil pada awal proyek untuk agar berhasil? Dan apakah Anda jelas tentang kapan Anda perlu melakukan tugas-tugas kunci, dalam urutan apa, untuk memenuhi tenggat waktu Anda?
Rencana Kegiatan adalah daftar sederhana dari semua tugas yang Anda harus menyelesaikan untuk memenuhi tujuan. Rencana Kegiatanberbeda dengan To-Do Lists dalam berfokus pada pencapaian tujuan tunggal.
Rencana Kegiatan berguna, karena mereka memberikan Anda sebuah kerangka kerja untuk berpikir tentang bagaimana Anda akan menyelesaikan proyek secara efisien. Mereka membantu Anda menyelesaikan kegiatan-kegiatan dalam urutan yang masuk akal, dan mereka membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak melewatkan langkah kunci. Juga, karena Anda dapat melihat tugas masing-masing ditata, Anda dapat dengan cepat menentukan tugas-tugas Anda akan mendelegasikan atau outsourcing, dan tugas-tugas yang Anda mungkin dapat diabaikan.
Menggunakan Rencana Kegiatan
Gunakan Rencana Kegiatan setiap kali Anda perlu merencanakan sebuah proyek kecil.
Untuk menyusun Rencana Kegiatan, hanya daftar tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk melaksanakan untuk mencapai tujuan Anda, dalam urutan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan mereka. (Ini sangat sederhana, tetapi masih sangat berguna!)
Gunakan proses tiga-langkah di bawah ini untuk membantu Anda:
Langkah 1: Mengidentifikasi Tugas
Mulailah dengan brainstorming semua tugas yang Anda butuhkan guna menyelesaikan untuk mencapai tujuan Anda.
Ini membantu untuk memulai proses ini di awal. Apa tindakan pertama Anda harus ambil? Setelah tugas itu selesai, apa yang terjadi selanjutnya? Apakah ada langkah yang harus diprioritaskan untuk memenuhi tenggang waktu tertentu, atau karena batas pada ketersediaan orang lain?
Langkah 2: Menganalisis dan Delegasi Tugas
Sekarang Anda dapat melihat seluruh proyek dari awal sampai akhir, melihat setiap tugas secara lebih rinci.
Apakah ada langkah-langkah yang Anda bisa drop, tetapi masih memenuhi tujuan Anda? Tugas-tugas yang bisa Anda mendelegasikan kepada orang lain dalam tim Anda, atau dapat ditangani oleh seorang freelancer? Apakah ada tenggat waktu untuk langkah-langkah spesifik? Apakah Anda perlu mengatur sumber daya tambahan?
Langkah 3: Double-Periksa dengan Schemes
Gunakan mnemonic Schemes untuk memeriksa bahwa rencana Anda adalah komprehensif.
Schemes singkatan:
- S pace - ruangan / memberi jarak.
- C ash - Tunai.
- H elpers / Orang.
- E quipment.
- M aterials.
- E xpertise.
- S ystems.
Anda mungkin tidak perlu berpikir tentang semua ini untuk menyelesaikan proyek Anda. Misalnya, untuk proyek internal kecil untuk merampingkan format laporan tim Anda, Anda mungkin hanya perlu berpikir tentang "Penolong / People," "Keahlian," dan "Sistem".
Catatan:
Setelah Anda menyelesaikan Action Plan Anda, tetap dengan Anda sebagai Anda melakukan pekerjaan, dan memperbaruinya dengan kegiatan tambahan jika diperlukan.
Belajar dari Rencana Kegiatan Anda
Jika Anda berpikir Anda akan mencoba untuk mencapai suatu tujuan yang sama lagi, merevisi Rencana Kegiatan Anda setelah pekerjaan selesai, dengan membuat catatan apa pun yang Anda bisa melakukannya lebih baik.
Misalnya, mungkin Anda bisa menghindari kepanikan-menit terakhir jika Anda sudah diperingatkan pemasok di muka tentang ukuran pesanan Anda akan menempatkan. Atau mungkin Anda tidak memungkinkan cukup waktu untuk melakukan tugas-tugas tertentu.
Tip:
Jika Anda akan melakukan pekerjaan serupa lagi, pertimbangkan mengubah Rencana Kegiatan Anda menjadi Aide Memoire . Ini adalah daftar yang Anda semakin menyempurnakan dan memperbaiki untuk memastikan bahwa Anda ingat untuk melakukan segala sesuatu yang penting untuk sukses.
Mengelola Proyek Besar
Rencana Kegiatan berguna untuk proyek-proyek kecil, di mana tenggat waktu tidak terlalu penting atau berat, dan di mana Anda tidak perlu untuk mengkoordinasikan orang lain.
Sebagai proyek Anda tumbuh, Anda akan perlu mengembangkan keterampilan manajemen proyek yang lebih formal, terutama jika Anda bertanggung jawab untuk penjadualan waktu orang lain, atau perlu untuk menyelesaikan proyek-proyek untuk tenggat waktu yang ketat.
Tip:
Kunjungi
Pikiran Perangkat Manajemen Proyek bagian untuk mengembangkan keterampilan manajemen
proyek Anda. Secara khusus, lihat artikel kami pada GanttCharts, dan mengambil Bagaimana Keterampilan Manajemen Proyek Anda semakin baik
uji.
Perencanaan Proyek Sederhana juga mengajarkan beberapa teknik
perencanaan proyek yang bermanfaat.
Anda
juga dapat menggunakan Rencana Kegiatan dalam hubungannya dengan To-Do List , atau Program Kegiatan .
Program
Kegiatan "tugas berat" versi To-Do List, yang membantu Anda mengelola
banyak proyek kecil simultan. Ini adalah sesuatu yang manajer di semua levelan
perlu Anda lakukan secara rutin.
Poin Penting :
Rencana Kegiatan adalah daftar tugas yang harus Anda lakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek sederhana atau tujuan.
Untuk menyusun Rencana Kegiatan, hanya daftar tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan untuk memberikan proyek Anda atau tujuan, dalam urutan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan mereka.
Untuk melakukan ini, pertama brainstorming setiap langkah Anda akan perlu mengambil untuk mengikuti tugas Anda sampai selesai. Kemudian, menganalisis tugas-tugas untuk melihat apakah ada yang bisa dipangkas, atau didelegasikan. Terakhir, gunakan mnemonic Skema untuk memeriksa bahwa Anda telah mempertimbangkan semua daerah kritis.
Jika Anda perlu jadual waktu orang, atau memenuhi tenggat waktu yang ketat sebagai bagian dari proyek Anda, pertimbangkan untuk menggunakan teknik-teknik manajemen proyek lain yang disebutkan.