2.6. Proses Definisi - Masalah

Mengembangkan Solusi Tepat 

Empat langkah untuk memahami masalah Anda. 

Ketika kita mencoba untuk memecahkan masalah bisnis, kita sering dapat menekan diri untuk mencari solusi cepat.

Masalah dengan hal ini adalah bahwa kita bisa berakhir hanya sebagian memecahkan masalah, atau kita bisa memecahkan masalah yang salah sama sekali, dengan semua keterlambatan, biaya, dan kehilangan peluang bisnis yang berjalan dengan ini.

Proses Definisi Masalah membantu Anda menghindari hal ini.

Pada artikel ini, kita akan melihat proses ini dan Kita akan melihat bagaimana untuk menerapkannya.

Ikhtisar

Dwayne Spradline menerbitkan Definisi Proses Masalah  pada September 2012 ini Harvard Business Review .

Spradline adalah Presiden dan CEO InnoCentive, sebuah organisasi yang menghubungkan organisasi dengan pemecah masalah freelance. Ia mengembangkan proses lebih dari 10 tahun, saat bekerja dengan komunitas lebih dari 25.000 "penyelesai masalah" seperti engineer, ilmuwan, dan pakar industri.

Proses ini memberikan empat langkah yang dapat membantu Anda lebih memahami masalah yang kompleks. Langkah-langkah ini:

1. Menetapkan kebutuhan.
2. Ratakan kebutuhan.
3. Memahami masalah dan konteks yang lebih luas.
4. Menulis pernyataan masalah.

Proses Definisi Masalah  mendorong Anda untuk mendefinisikan dan memahami masalah yang Anda sedang berusaha untuk memecahkan, secara rinci. Hal ini juga membantu Anda mengkonfirmasi bahwa pemecahan masalah memberikan kontribusi terhadap tujuan organisasi Anda.

Ini menghentikan Anda menghabiskan waktu, energi, dan sumber daya pada masalah penting, atau inisiatif yang tidak sejajar dengan strategi keseluruhan organisasi Anda.

Hal ini juga mendorong Anda untuk sepenuhnya menentukan masalah dan batas-batasnya. Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk membenarkan perlunya perubahan, desainer dan kontraktor singkat, dan kickoff proyek-proyek baru berhasil.

Tip: Gunakan Proses Definisi Masalah  bersama alat-alat seperti Simplex and Hurson yang Produktif Berpikir Model. Ini akan memandu Anda melalui proses fullproblem pemecahan.

Menggunakan Proses Definisi Masalah  

Keempat langkah utama dalam Proses Definisi Masalah  berisi beberapa pertanyaan kecil yang, sekali menjawab, membantu Anda mendefinisikan dan menjelaskan masalah secara menyeluruh.

Mari kita lihat setiap langkah lebih terinci.

Catatan: Proses Kita sajikan di bawah merupakan adaptasi dari model asli Spradline itu. Kita telah menyertakan pertanyaan tambahan dan sub-langkah mana yang sesuai.

1. Menetapkan Kebutuhan

Langkah pertama adalah untuk mengidentifikasi mengapa Anda membutuhkan solusi untuk masalah ini. Untuk melakukan hal ini, menjawab pertanyaan-pertanyaan:

a. Apa kebutuhan dasar? 

Pertama, menulis masalah Anda ke dalam hal sederhana. Kemudian, mengidentifikasi kebutuhan dasar yang Anda akan memenuhi setelah Anda memecahkan masalah.

Sebagai contoh: 

Masalah	Perlu
Pelanggan tidak menyelesaikan pesanan setelah mereka telah mendaftar untuk account situs.	Dapatkan penjualan online yang lebih tinggi.
Hambatan dalam proses pembuatan karena komponen tidak dibuat cukup cepat.	Menyediakan pasokan tepat waktu dan memadai komponen ini.
Penjualan repetisi tidak dapat mengakses rincian rekening klien mereka saat keluar dari kantor.	Berikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

b. Apa hasil yang ideal? 

Selanjutnya, mengidentifikasi hasil yang ingin Anda lihat setelah Anda telah menerapkan solusi. Jangan memikirkan solusi tertentu pada titik ini - tujuan Anda adalah untuk memvisualisasikan hasil dari solusi sukses, bukan solusi itu sendiri. 

Ini membantu untuk lebih spesifik di sini: "Meningkatkan sign-up mingguan sebesar 20 persen" lebih berguna daripada "Meningkatkan sign-up mingguan."

c. Siapa yang akan (dan tidak akan) ber-manfaat? 

Akhirnya pada langkah ini, mengidentifikasi semua stakeholder yang akan mendapatkan keuntungan, baik secara langsung maupun tidak langsung, setelah Anda berhasil memecahkan masalah dan mencapai hasil yang Anda inginkan. Tuliskan siapa orang-orang atau kelompok, dan keuntungan yang mereka akan melihat.

Juga pertimbangkan yang mungkin berada pada posisi yang kurang menguntungkan jika Anda memecahkan masalah.

Perangkat seperti Analisis Dampak dan Futures Wheel berguna di sini, karena mereka membantu mengidentifikasi kemungkinan konsekuensi perubahan.

Tip: Ketika Anda bekerja melalui langkah-langkah berikutnya dari proses ini dan mendapatkan lebih dari pemahaman tentang masalah Anda, Anda mungkin menemukan itu berguna untuk kembali dan memperbaiki jawaban Anda untuk pertanyaan sebelumnya.

2. Ratakan Kebutuhan tersebut

Setelah Anda memahami kebutuhan untuk memecahkan masalah, maka Anda harus membenarkan mengapa Anda harus menyelesaikannya. Untuk melakukan hal ini, menjawab pertanyaan-pertanyaan:

a. Apakah usaha selaras dengan strategi Anda secara keseluruhan? 
Masalah ini, dan usaha yang Anda akan menempatkan ke dalam memecahkannya, harus sejalan dengan prioritas strategis organisasi Anda, serta misi dan nilai-nilai.

b. Manfaat apa yang kita inginkan, dan bagaimana kita dapat mengukur ini? Mengidentifikasi apa manfaat organisasi Anda, secara keseluruhan, akan melihat ketika Anda memecahkan masalah ini, dan berpikir tentang bagaimana Anda dapat mengukur ini dalam kaitannya dengan strategi dan tujuan secara keseluruhan. Sespesifik mungkin.

c. Apakah kita mungkin dapat mengimplementasikan solusi? 
Pikirkan tentang faktor-faktor seperti bagaimana Anda akan mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan dan pengambil keputusan, dan bagaimana Anda akan mengakses sumber daya yang dibutuhkan dan keahlian. Ini mungkin melibatkan berbicara dengan manajer senior dalam organisasi Anda untuk memahami apa sumber daya yang mungkin tersedia.

3. Memahami Masalah dan Konteks yang Lebih Luas

Di langkah 1 dan 2, Anda mengidentifikasi mengapa Anda perlu solusi, dan mengapa hal itu penting untuk strategi dan misi. 

Tiga pertanyaan dalam langkah ketiga ini mendorong Anda untuk melihat masalah secara lebih mendalam, dan untuk melihat kembali ke masa lalu untuk melihat apa yang dapat Anda pelajari dari upaya di masa lalu.

a. Apa penyebabnya? 
Pertama dalam langkah ini, pastikan bahwa Anda telah mengidentifikasi semua penyebab masalah Anda, menggunakan perangkat seperti CATWOE, Analisis Akar Penyebab, Penyebab dan Analisis Efek, Diagram Sistem, dan Diagram Keterkaitan.

b. Apa solusi sudah ada? 
Apakah orang lain dalam organisasi Anda mencoba untuk memecahkan masalah ini atau masalah yang sama di masa lalu? Jika demikian, apa yang mereka lakukan? Apa yang berhasil dan apa yang tidak bekerja?

Selanjutnya Anda perlu mencari tahu apakah orang-orang di luar organisasi Anda telah mencoba untuk melakukan sesuatu tentang masalah ini. Memperluas pencarian Anda untuk menyertakan jurnal perdagangan, studi lapangan, penelitian terakhir, pesaing, pakar industri, dan jaringan pribadi Anda.

Tujuan Anda adalah untuk melihat apa yang telah dilakukan selesai, dan apa yang tidak berhasil, sehingga Anda tidak membuang waktu bekerja pada sebuah solusi yang sudah ada, atau bekerja pada sebuah solusi yang kemungkinan untuk gagal.

c. Apa hambatannya? 
Sekarang, Anda mulai memiliki pemahaman yang lebih dalam masalah dan bagaimana kaitannya dengan organisasi Anda. Sekarang Anda canbrainstorm faktor yang mungkin mencegah Anda menerapkan solusi. (Gunakan jawaban Anda dari pertanyaan c pada langkah 2 untuk membantu dengan ini.)

Pertama, melihat kendala internal. Apakah Anda memiliki akses ke cukup banyak orang, uang, dan sumber daya lain untuk memecahkan masalah ini? Apakah ada pihak yang mungkin mencoba untuk memblokir usaha Anda? Apakah ada aturan atau prosedur yang harus Anda ikuti? (Misalnya, sebuah website baru akan perlu diselaraskan dengan pedoman merek organisasi Anda.)

Selanjutnya, melihat eksternal. Apakah ada peraturan pemerintah atau undang-undang yang bisa berhenti atau memblokir solusi Anda? Apakah teknologi yang tersedia?

d. Apa persyaratan yang harus solusi memenuhi  
Tuliskan persyaratan bahwa solusi harus bertemu dalam rangka untuk memecahkan masalah berhasil.? Sebagai bagian dari ini, juga mengidentifikasi faktor-faktor lain yang, sementara tidak penting untuk memecahkan masalah berhasil, akan menambah nilai ke solusi akhir. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin "mesin tenang," atau "database yang Anda dapat mengakses dari mana saja dengan koneksi internet."

e. Bagaimana kita akan mendefinisikan kesuksesan? 
Identifikasi bagaimana Anda akan mendefinisikan kesuksesan setelah Anda menerapkan solusi.

4. Tulis Permasalahan

Langkah terakhir adalah untuk menarik bersama semua informasi yang Anda kumpulkan menjadi jelas, pernyataan masalah yang komprehensif. Ini harus memberikan gambaran yang menyeluruh dari masalah, dan garis besar rencana bagaimana Anda akan pergi tentang memecahkannya.

Jika orang lain (misalnya, kontraktor, organisasi luar, atau departemen lainnya) akan ditugaskan untuk memecahkan masalah, juga bekerja melalui pertanyaan-pertanyaan berikut, dan termasuk jawaban atas dalam pernyataan masalah Anda:

a. Yang pemecah masalah yang harus kita gunakan Identifikasi siapa, khususnya, yang terbaik ditempatkan untuk membantu memecahkan masalah ini.? Ini bisa menjadi orang, tim, atau perusahaan luar.

b. Informasi dan bahasa apa yang harus pernyataan masalah termasuk Rumusan masalah harus jelas, spesifik, dan dipahami oleh orang-orang yang harus menyelesaikannya.? Hindari jargon industri, dan pastikan bahwa hal ini berkaitan dengan audiens yang dimaksudkan.

c. Apa pemecah masalah perlu untuk menghasilkan? 
Apa yang akan Anda atau organisasi Anda butuhkan dari mereka? Misalnya, Anda akan memerlukan laporan yang komprehensif, atau presentasi tentang solusi yang diusulkan? Apakah Anda ingin prototipe? Apakah ada batas waktu? Mengeja detail di sini.

d. Insentif apa pemecah butuhkan? 
Pertanyaan ini membahas motivasi. Jika tim internal akan bekerja pada solusi, bagaimana mereka dihargai? Jika tim eksternal atau perusahaan akan menangani masalah ini, apa insentif yang Anda tawarkan?

e. Bagaimana kita akan mengevaluasi solusi? 
Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menganalisis proposal, dan apa metode evaluasi yang akan Anda gunakan?

Poin Penting

Dwayne Spradline menerbitkan Proses Definisi Masalah  di September 2012 Harvard Business Review.

Proses ini menyajikan empat langkah yang dapat membantu Anda lebih memahami masalah yang kompleks. Keempat langkah tersebut adalah:

1. Menetapkan kebutuhan.
2. Ratakan kebutuhan.
3. Memahami masalah dan konteks yang lebih luas.
4. Menulis pernyataan masalah.

Keuntungan utama menggunakan proses ini adalah bahwa hal ini membantu Anda untuk menentukan dan memahami masalah secara rinci, dan membantu Anda memahami betapa pentingnya masalah ini dalam kaitannya dengan misi dan strategi organisasi Anda. Dari ini, Anda dapat menentukan apakah atau tidak itu layak mengembangkan solusi.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya