Mengatasi Masalah utama di Jalan Disiplin
(Juga dikenal sebagai Global 8-D Problem-Solving)
Delapan disiplin pemecahan masalah.
Ketika perusahaan Anda
berjalan ke dalam masalah besar, Anda perlu mengatasinya dengan cepat.
Namun,
Anda juga perlu berurusan dengan itu secara menyeluruh dan memastikan bahwa itu
tidak terulang - dan ini dapat mengambil banyak upaya dan waktu berlalu.
Proses
Pemecahan Masalah 8D membantu Anda melakukan kedua hal ini tampaknya
bertentangan, secara profesional dan terkendali.
Pada
artikel ini, kita akan melihat Proses Masalah-Pemecahan 8D, dan kita akan
membahas bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk membantu tim Anda memecahkan
masalah utama.
Asal Usul Perangkat ini
Ford
Motor Company mengembangkan Proses Pemecahan Masalah 8-D (8 Disiplin), dan
diterbitkan dalam manual mereka tahun 1987, "Masalah Berorientasi Tim
Solving (TOPS)." Pada pertengahan 90-an, Ford menambahkan disiplin
tambahan, D0: Rencana. Proses ini sekarang menjadi standar global Ford, dan
disebut global 8D.
Ford
menciptakan Proses 8D untuk membantu tim berurusan dengan kontrol kualitas dan
isu-isu keamanan, mengembangkan disesuaikan, solusi permanen untuk masalah, dan
mencegah masalah dari berulang. Meskipun Proses 8D awalnya diterapkan di
manufaktur, teknik, dan industri kedirgantaraan, ini berguna dan relevan dalam
industri apapun.
Delapan
disiplin ditunjukkan pada gambar 1, berikut:
Gambar
1: Proses Pemecahan Masalah 8D
8D Proses yang
terbaik dalam tim bertugas memecahkan masalah yang kompleks dengan gejala
diidentifikasi. Namun, Anda juga dapat menggunakan proses ini pada tingkat
individu, juga.
Menerapkan Perangkat tersebut
Untuk
menggunakan Proses 8D, alamat masing-masing disiplin ilmu yang tercantum di
bawah ini, dalam rangka. Berhati-hatilah untuk tidak melewatkan
langkah-langkah, bahkan ketika waktunya terbatas, proses ini hanya efektif bila
Anda mengikuti setiap langkah.
Disiplin 0: Rencana
Sebelum Anda
mulai membentuk tim untuk menangani masalah tersebut, Anda perlu merencanakan
pendekatan Anda. Ini berarti berpikir tentang siapa yang akan berada di tim,
apa kerangka waktu Anda, dan apa sumber daya yang Anda butuhkan untuk mengatasi
masalah yang dihadapi.
Disiplin 1: Membangun Tim
Anda harus
bertujuan untuk membentuk sebuah tim yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan
untuk memecahkan masalah, dan yang memiliki waktu dan energi untuk berkomitmen
proses pemecahan masalah.
Perlu
diingat bahwa sebuah tim yang beragam lebih mungkin untuk menemukan solusi
kreatif dari sekelompok orang dengan pandangan yang sama (meskipun jika
pandangan terlalu beragam, orang bisa menghabiskan begitu banyak waktu setuju
bahwa tidak ada yang dilakukan).
Buat Tim Charters yang mencantumkan tujuan tim
dan mengidentifikasi peran masing-masing orang. Kemudian, melakukan apa yang
Anda bisa untuk membangun kepercayaan dan mendapatkan
semua orang yang terlibat dalam proses yang akan terjadi.
Jika tim Anda terdiri dari para
profesional yang belum bekerja sama sebelumnya, pertimbangkan diawali dengan kegiatan membangun tim untuk memastikan
bahwa setiap orang nyaman bekerja dengan satu sama lain.
Disiplin 2: Jelaskan Masalah
Setelah tim Anda telah menetap di,
menjelaskan masalah secara rinci. Tentukan siapa, apa, kapan, di mana, mengapa,
bagaimana, dan berapa banyak, dan menggunakan teknik seperti CATWOE dan Proses Definisi - Masalah untuk memastikan
bahwa Anda berfokus pada masalah yang tepat.
Mulailah dengan melakukan Analisis Risiko - jika masalah yang
menyebabkan risiko yang serius, misalnya, untuk kesehatan atau kehidupan
masyarakat, maka Anda perlu untuk mengambil tindakan yang tepat. (Ini mungkin
termasuk menghentikan orang yang menggunakan produk atau proses sampai masalah
teratasi.)
Jika masalah adalah dengan proses,
gunakan Flow Charts , Swim Lane Diagram , atau Storyboard untuk memetakan setiap langkah
keluar, alat ini akan membantu anggota tim Anda memahami bagaimana proses
bekerja, dan, kemudian, berpikir tentang bagaimana mereka dapat memperbaiki itu.
Menemukan akar penyebab masalah datang
kemudian dalam proses, sehingga tidak menghabiskan waktu untuk hal ini di sini.
Saat ini, tujuan Anda adalah untuk melihat apa yang salah, dan untuk memastikan
bahwa tim Anda mengerti sepenuhnya masalah.
Disiplin 3: Menerapkan Fix Sementara
Setelah tim Anda memahami masalah,
datang dengan memperbaiki sementara. Hal ini terutama penting jika masalah
tersebut mempengaruhi pelanggan, menurunkan kualitas produk, atau memperlambat
proses kerja.
Memanfaatkan pengetahuan semua orang di
tim. Untuk memastikan bahwa ide-ide setiap orang yang mendengar, pertimbangkan
untuk menggunakan Brainstorming teknik seperti Round Robin Brainstorming atau Metode Penulisan slip Crawford, diskusi
bersama tim untuk pemecahan masalah yang lebih tradisional.
Setelah kelompok telah mengidentifikasi
perbaikan sementara mungkin, isu-isu seperti biaya, waktu pelaksanaan, dan
relevansi. Solusi jangka pendek harus cepat, mudah diterapkan, dan layak usaha.
Disiplin 4: Identifikasi dan Menghilangkan Root Cause
Setelah memperbaiki sementara Anda
berada di tempat, saatnya untuk menemukan akar penyebab masalah.
Melakukan Cause and Effect Analysis untuk
mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah. Alat ini berguna karena membantu
Anda menemukan banyak kemungkinan penyebab, dan dapat menyoroti masalah-masalah
lain yang Anda mungkin tidak menyadari.
Selanjutnya, menerapkan Root Cause Analysis untuk menemukan akar
penyebab masalah yang Anda telah mengidentifikasi.
Setelah Anda mengidentifikasi sumber
masalah, mengembangkan beberapa solusi permanen untuk itu.
Jika anggota tim Anda mengalami
kesulitan datang dengan solusi permanen yang layak, gunakan Konsep Straw Man untuk menghasilkan solusi
prototipe yang kemudian dapat membahas, mengobrak-abrik, dan membangun kembali
ke dalam solusi yang lebih kuat.
Disiplin 5: Verifikasi Solusi
Setelah tim Anda setuju pada solusi
permanen, pastikan bahwa Anda menguji secara menyeluruh sebelum Anda
benar-benar menerapkannya, pada langkah berikutnya.
Pertimbangkan:
- Melakukan Failure Mode dan Efek Analysis (FMEA) untuk melihat potensi masalah.
- Menggunakan Analisis Dampak memastikan bahwa tidak akan ada konsekuensi di masa depan yang tak terduga.
- Menggunakan Enam Topi Berpikir untuk memeriksa perbaikan dari berbagai perspektif emosional yang berbeda.
Terakhir, melakukan Analisis Blind Spot untuk
mengkonfirmasi bahwa Anda dan tim Anda tidak diabaikan faktor kunci, atau
membuat asumsi yang salah tentang solusi ini.
Disiplin 6: Menerapkan Solusi Permanen
Setelah tim Anda mencapai konsensus
mengenai solusi, menggulung memperbaiki Anda keluar. Memantau solusi baru ini
erat untuk jangka waktu yang tepat untuk memastikan bahwa itu bekerja dengan
benar, dan memastikan bahwa tidak ada efek samping tak terduga.
Disiplin 7: Mencegah Masalah Dari Berulang
Bila Anda yakin bahwa solusi permanen
telah memecahkan masalah, mengumpulkan tim Anda bersama-sama lagi untuk
mengidentifikasi bagaimana Anda akan mencegah masalah dari berulang di masa
depan.
Anda mungkin perlu memperbarui standar
organisasi Anda, kebijakan, prosedur, atau petunjuk pelatihan untuk
mencerminkan perbaikan baru. Anda mungkin akan juga perlu untuk melatih orang
lain pada proses baru atau standar. Akhirnya, Anda akan perlu mempertimbangkan
apakah akan mengubah praktik manajemen atau prosedur untuk mencegah
terulangnya.
Disiplin 8: Tim Sukses Celebrate
Langkah terakhir dalam proses ini
adalah untuk merayakan dan menghargai keberhasilan tim Anda . Katakan
"terima kasih" kepada semua orang yang terlibat, dan spesifik tentang
bagaimana kerja keras setiap orang telah membuat perbedaan. Jika sesuai,
merencanakan sebuah pesta atau perayaan untuk berkomunikasi apresiasi Anda.
Sebelum membubarkan tim, melakukan Kajian Menerbitkan-Implementasi untuk
menganalisis apakah solusi Anda bekerja seperti yang Anda pikir, dan untuk
meningkatkan cara Anda memecahkan masalah di masa depan.
Poin Penting
Pada akhir 1980-an, Ford Motor Company
mengembangkan 8D (8 Disiplin) Proses Pemecahan Masalah untuk membantu
manufaktur dan rekayasa tim mendiagnosa, mengobati, dan menghilangkan masalah
kualitas. Namun, tim di setiap industri dapat menggunakan proses pemecahan
masalah.
Delapan disiplin adalah:
- Rencana.
- Membangun Tim.
- Jelaskan Masalah.
- Menerapkan Fix Sementara.
- Mengidentifikasi dan Menghilangkan Root Cause.
- Verifikasi Solusi.
- Menerapkan Solusi Permanen.
- Mencegah Masalah Dari Berulang.
- Rayakan Tim Sukses.
Proses Pemecahan Masalah 8D paling baik
digunakan dengan memecahkan masalah kompleks tim, namun individu juga dapat
menggunakannya untuk memecahkan masalah mereka sendiri.