Menyeimbangkan Kebutuhan Tim dan Garis Fungsional
Barbara adalah manajer dengan lebih dari 10 tahun pengalaman kepemimpinan yang sukses.
Dia dimasukkan ke dalam memimpin sebuah tim lintas-fungsional yang bertujuan untuk menciptakan cara baru untuk paket produk perusahaan mereka. Dia berpikir bahwa dia dipersiapkan untuk peran ini, dan dia sangat gembira tentang bekerja dengan seperti berbagai kelompok orang.
Masalahnya adalah, hal-hal yang tidak bekerja keluar sama sekali!
Menggambar bersama-sama keahlian yang bervariasi untuk mencapai lebih.
Barbara adalah manajer dengan lebih dari 10 tahun pengalaman kepemimpinan yang sukses.
Dia dimasukkan ke dalam memimpin sebuah tim lintas-fungsional yang bertujuan untuk menciptakan cara baru untuk paket produk perusahaan mereka. Dia berpikir bahwa dia dipersiapkan untuk peran ini, dan dia sangat gembira tentang bekerja dengan seperti berbagai kelompok orang.
Masalahnya adalah, hal-hal yang tidak bekerja keluar sama sekali!
Semua anggota tim sangat dicapai dalam bidang fungsional mereka, sehingga diasumsikan Barbara dia bisa meninggalkan mereka dengan tugas masing-masing - dan kemudian bertemu setiap begitu sering untuk memindahkan proyek ke depan. Dia melakukan hal ini dengan rutin tim sepanjang waktu, dan mereka datang kembali dengan hasil yang sangat baik. Tapi itu tidak terjadi dengan kelompok ini.
Setiap pertemuan menjadi sebuah argumen tentang isu-isu yang memiliki prioritas tertinggi, dan perspektif mana adalah yang benar. Bahkan, setiap kali orang bertemu, tampaknya ada kemajuan kurang dari sebelumnya, dan orang-orang jelas frustrasi dan de-motivasi. Barbara berpikir bahwa jika dia mengumpulkan tim yang bertanggung jawab, orang yang sangat mampu, mereka akan mudah untuk mengelola. Sebaliknya, dia merasa seolah-olah mereka perlu satu-satu pengawasan untuk melakukan bahkan tugas terkecil.
Mengapa Barbara mengalami begitu banyak masalah?
Keunikan Cross-Fungsional Tim
Tim lintas fungsional secara signifikan berbeda dari tim yang sejajar pada satu tingkat fungsional. Sebagai contoh, sekelompok orang pemasaran umumnya "berbicara bahasa yang sama," dan mereka memiliki pemahaman yang solid tentang apa departemen mereka adalah mencoba untuk menyelesaikan. Dengan tim lintas-fungsional, Anda mungkin memiliki perwakilan dari beragam spesialisasi - keuangan, akuntansi, operasional, hukum, sumber daya manusia - dan setiap orang memiliki perspektif sendiri dan masalah. Keragaman ini adalah kedua alasan mengapa tim lintas-fungsional dapat sangat efektif, tetapi juga yang alasan bahwa mereka sering bermasalah.
Pada artikel ini, kita akan melihat tantangan-tantangan khusus memimpin tim lintas-fungsional versus tim fungsi tunggal. Dan kami akan menunjukkan Anda bagaimana cara terbaik untuk menggunakan kreativitas dan kemampuan yang tim lintas-fungsional dapat menyediakan.
Kepemimpinan adalah penting
Ini tidak cukup hanya mengelola tim lintas-fungsional - Anda harus memimpin itu.
Kepemimpinan yang kuat menciptakan dan menumbuhkan kesatuan tim, dan kepemimpinan yang merupakan kunci untuk keberhasilan Anda. Karena tekanan dari luar, jenis ini tim harus memiliki kekuatan internal dan komitmen untuk bertahan hidup. Pada saat yang sama, pemimpin tim harus tahu kapan dan bagaimana untuk memungkinkan para ahli fungsional untuk memimpin. Setelah semua, ketika Anda membawa bersama-sama sekelompok orang yang sangat berbakat, banyak individu dalam tim mungkin tahu lebih banyak tentang masalah - dari perspektif mereka sendiri - dari pemimpin tim.
Situasi ini membutuhkan keseimbangan kepemimpinan hati-hati. Tugas harus erat terkoordinasi dan terorganisir, namun orang harus bebas untuk menggunakan bakat dan keahlian yang diperlukan. Dengan demikian, mampu mengadopsi yang sesuai gaya kepemimpinan adalah kunci untuk memimpin tim lintas-fungsional efektif.
Membangun Manajemen Sponsorship Hulu dan Dukungan
Salah satu tanggung jawab utama pemimpin tim adalah untuk memastikan bahwa tim lintas-fungsional memiliki dukungan penuh dari stakeholder kunci dalam organisasi. Para manajer di setiap area fungsional yang terkena dampak harus mendukung proyek tersebut. Tujuan tim harus dilihat sebagai prioritas, atau akan terlalu sulit bagi anggota tim individu untuk menemukan waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka.
Ketika tim memiliki cukup dukungan tingkat tinggi, manajer senior dapat memastikan bahwa orang-orang dalam organisasi memahami tujuan tim dan bagaimana mereka sesuai dengan gambaran besar. Sangat penting untuk mengingat bahwa hubungan antara departemen fungsional dan tim lintas-fungsional adalah dinamis - itu terus berkembang dan berubah. Oleh karena itu, pastikan untuk memonitor hubungan dan prioritas secara teratur.
Tetapkan Tujuan yang Jelas
Sebelum Anda dapat meyakinkan organisasi bahwa tujuan Anda adalah prioritas, anggota tim lintas-fungsional harus jelas tentang apa tujuan-tujuan tersebut. Setiap anggota tim harus diingatkan sering tujuan. Ini membantu seluruh proyek tetap pada target, meskipun pengaruh luar sesekali. Sebuah piagam tim adalah berguna di sini, sebagai cara yang bagus untuk menjaga semua orang terfokus, serta untuk menetapkan standar dasar untuk bekerja sama.
Untuk menambah kekuatan lebih untuk tujuan tim lintas-fungsional, manajer senior mungkin ingin memastikan bahwa membuat proyek sukses adalah salah satu tujuan departemen masing-masing departemen fungsional. Karena kerja tim lintas fungsional sering tidak terkait dengan tugas-tugas rutin seseorang, ia memiliki tanggung jawab yang bersaing. Ketika tujuan departemen yang selaras dengan tujuan fungsi-silang tim, ada lebih banyak ruang lingkup kerjasama, dan kemungkinan keberhasilan yang lebih tinggi.
Berkomunikasi Jelas dan luas
Sebuah tema umum dalam diskusi ini adalah komunikasi yang efektif. Tim lintas fungsional dapat mencakup anggota tim dari seluruh seluruh organisasi, sehingga orang yang tepat dari seluruh organisasi perlu memahami apa yang terjadi, sehingga tujuan tim tidak dilupakan atau dipecat. Dengan berkomunikasi tepat benar dari awal, Anda dapat menghindari rumor dan misinformasi, meningkatkan kesadaran tujuan tim, dan membangun hubungan yang akan dibutuhkan kemudian.
Anggota tim sendiri harus ingat untuk berbicara dengan orang yang tepat dalam departemen mereka tentang apa yang tim ini membahas dan memutuskan. Dengan demikian, mereka dapat menjelaskan manfaat dan risiko keputusan dalam cara yang rekan-rekan mereka akan mengerti. Hal ini membantu mengurangi ketidakpercayaan, dan memberikan anggota tim kesempatan untuk menunjukkan dukungan mereka untuk dan kesatuan dengan tim, meskipun oposisi yang mungkin ada dari dalam departemen mereka.
Membangun Tim Dinamika Positif
Sementara berkomunikasi di luar tim adalah penting, komunikasi tim internal sama pentingnya. Kejujuran, menghormati, dan kepercayaan yang mendasar dalam tim lintas fungsional, bahkan lebih daripada di tim departemen.
Anggota tim sering harus bersaing untuk sumber daya organisasi, sehingga ketika Anda meminta mereka untuk bekerja sama, menghabiskan waktu membangun kepercayaan yang cukup dan menciptakan lingkungan komunikasi terbuka. Orang-orang ini juga mungkin sangat beragam dalam cara mereka berpikir, menganalisis, dan memecahkan masalah. Jika Anda membangun kepercayaan di antara mereka, maka mereka akan jauh lebih mungkin untuk berkontribusi secara bebas dan terbuka untuk diskusi, bahkan ketika mereka tahu ide-ide mereka tidak akan populer atau setuju dengan.
Pastikan bahwa Anda menyadari Pembentukan, storming, norming dan Pertunjukan model pengembangan tim, dan melakukan apa yang dapat Anda untuk membimbing tim Anda melalui tahap kinerja. Secara khusus, pertimbangkan untuk menggunakan Ice Breakers sehingga orang dapat mengenal orang melatih satu-lain, dalam Resolusi Konflik , dan memungkinkan banyak waktu untuk pengambilan keputusan kelompok .
Mengadopsi Pendekatan Hak Motivasi
Seperti disebutkan sebelumnya, menghubungkan keberhasilan tim lintas-fungsional untuk keberhasilan setiap departemen fungsional adalah cara yang ampuh untuk mendapatkan dukungan dan motivasi meningkat, di mana ini dapat dicapai.
Menetapkan standar kinerja yang jelas dan harapan yang terkait dengan tim. Individu perlu mengetahui seberapa baik mereka melakukan sebagai anggota tim lintas-fungsional, dan evaluasi yang harus terpisah dari evaluasi departemen fungsional. Dalam situasi ini, anggota tim memiliki dua peran yang berbeda, dan memelihara perbedaan yang jelas sangat membantu, terutama ketika keputusan tim membutuhkan kompromi dan sumber daya dari departemen fungsional.
Ketika penghargaan individu berdasarkan standar kinerja yang jelas, hal ini membantu komitmen pribadi aman dan upaya menuju tujuan tim, dan pemimpin tim dan pemimpin departemen fungsional harus mengelola ini penghargaan masing-masing.
Ini juga sering merupakan ide yang baik untuk penghargaan tim secara keseluruhan. Hal ini memberikan kontribusi kepada tim kesatuan dan kepaduan.
Semua penghargaan harus mencakup pengakuan formal dan informal. Ini sama pentingnya untuk mendengar orang berkata "terima kasih" secara teratur seperti itu adalah untuk menerima sesuatu yang nyata. Peristiwa pengakuan juga dapat berkomunikasi keberhasilan tim, dan menunjukkan ini ke organisasi yang lebih luas.
Pastikan Orang Memiliki Cukup Waktu untuk Kontribusi
Ketika Anda memimpin sebuah tim lintas-fungsional, Anda perlu berhati-hati untuk mengelola dia harapan anggota tim dan manajer fungsional mereka untuk berapa banyak waktu anggota tim perlu untuk dibelanjakan pada pekerjaan proyek sebagai lawan untuk bekerja departemen. Untuk membangun keseimbangan yang tepat, manajer departemen harus menyerah beberapa otoritas, dan pemimpin tim lintas-fungsional harus menyadari kebutuhan departemen. Anggota tim tidak perlu merasa terkoyak antara departemen mereka dan kebutuhan tim: orang-orang dalam situasi ini tidak mungkin untuk memberikan 100% dengan peran baik. Membangun struktur pelaporan ganda seringkali solusi yang terbaik, jika para pemimpin berkomunikasi dengan baik satu sama lain.
Juga, ketika Anda membuat tim lintas-fungsional, Anda juga harus memberikan yang memadai otoritas pengambilan keputusan. Ini bukan penyesuaian mudah bagi banyak organisasi!
Dan itu bukan hanya para pemimpin fungsional yang harus membuat perubahan: manajer senior juga harus mendukung otoritas pengambilan keputusan tim, dan tidak menimpa atau melemahkan bahwa otoritas. Sebuah tim lintas-fungsional menyatukan individu-individu dengan keahlian khusus untuk mengeksplorasi isu-isu secara menyeluruh dan memecahkan masalah. Hal ini perlu didukung oleh semua orang, jika Anda akan mampu mengambil keuntungan penuh dari upaya lintas-fungsional.
Poin Penting :
Keputusan bisnis sering membutuhkan masukan dari orang di lebih dari satu area fungsional. Hal ini menyebabkan pemahaman yang lebih baik dari gambaran besar, memungkinkan orang dengan ide-ide yang berbeda, perspektif, dan keahlian untuk suara ide-ide mereka dan menemukan solusi kreatif dan inovatif untuk masalah bahwa organisasi ini mengalami. Namun, menggabungkan semua suara dalam satu tim lintas fungsional menciptakan set sendiri yang unik tantangan, membutuhkan manajemen tim khusus dan keterampilan kepemimpinan.
Dengan memberikan dukungan yang memadai dalam mengatasi masalah tim formasi, mengakui bakat dan kontribusi dari setiap individu, membangun komunikasi yang terbuka dan jujur dalam tim dan organisasi, dan menjaga tim fokus dan termotivasi, Anda menyediakan fondasi untuk cross-fungsional keberhasilan tim. Namun, dilakukan dengan baik, Anda akan memiliki hasil yang menakjubkan, dan meningkatkan kinerja secara signifikan!