12.1. Menyiapkan Tim Cross-Fungsional
Bekerja Efektif Dengan Fungsi Lain
Jika Anda pernah bekerja di sebuah tim lintas-fungsional - yaitu, sebuah tim yang mencakup orang-orang dari departemen yang berbeda dalam organisasi Anda - Anda akan tahu berapa banyak tantangan dapat.
Misalnya, siapa yang harus memimpin kelompok? Apakah semua orang akan termotivasi untuk memenuhi tujuan tim? Dan bagaimana orang dapat menyeimbangkan kebutuhan tim dengan tanggung jawab mereka dalam sehari-hari peran mereka?
Buat Piagam Tim untuk memperjelas tujuan dan mengidentifikasi sumber daya yang tim dapat memanggil. Dapatkan tujuan-tujuan yang disepakati dengan manajer senior dalam organisasi, dan oleh manajer dari departemen yang terkena oleh tim baru Anda.
Bekerja Efektif Dengan Fungsi Lain
Cari tahu bagaimana untuk mencapai tujuan bersama Anda.
Jika Anda pernah bekerja di sebuah tim lintas-fungsional - yaitu, sebuah tim yang mencakup orang-orang dari departemen yang berbeda dalam organisasi Anda - Anda akan tahu berapa banyak tantangan dapat.
Misalnya, siapa yang harus memimpin kelompok? Apakah semua orang akan termotivasi untuk memenuhi tujuan tim? Dan bagaimana orang dapat menyeimbangkan kebutuhan tim dengan tanggung jawab mereka dalam sehari-hari peran mereka?
Pada artikel ini, kita akan melihat apa yang tim lintas-fungsional, dan kita akan mengeksplorasi tantangan balik pengaturan satu. Kami juga akan melihat strategi yang akan membantu tim Anda sukses, langsung dari awal.
Catatan:
Meskipun kita mengeksplorasi menyiapkan tim lintas fungsional dalam organisasi, Anda dapat menerapkan banyak strategi ini untuk bekerja bersama-sama antara organisasi juga.
Meskipun kita mengeksplorasi menyiapkan tim lintas fungsional dalam organisasi, Anda dapat menerapkan banyak strategi ini untuk bekerja bersama-sama antara organisasi juga.
Apakah Tim Cross-Fungsional?
Sebuah tim lintas-fungsional hanyalah sebuah tim terdiri dari individu dari berbagai fungsi atau departemen dalam sebuah organisasi.
Tim seperti ini berguna ketika Anda perlu membawa orang-orang dengan keahlian yang berbeda bersama-sama untuk memecahkan masalah, atau ketika Anda ingin untuk mengeksplorasi solusi potensial. Sebagai contoh, Anda mungkin membentuk sebuah tim terdiri dari orang-orang dari keuangan, teknik, produksi, dan pengadaan untuk datang dengan solusi untuk mengurangi lead-time untuk sebuah produk baru.
Salah satu pendekatan adalah untuk anggota tim untuk menjadi "dipinjamkan" penuh waktu untuk tim lintas-fungsional, kembali ke hari-hari peran mereka sekali kontribusi mereka selesai. Atau, mereka dapat bekerja secara paruh-waktu, melanjutkan dengan tanggung jawab mereka yang ada bersama tim lintas fungsional kerja mereka.
Perbedaan yang paling penting antara penciptaan sebuah tim lintas-fungsional dan pembentukan departemen baru adalah bahwa anggota dari sebuah tim lintas-fungsional menjaga hubungan yang cukup besar untuk sehari-hari mereka tanggung jawab dan manajer di departemen mereka "rumah".
Catatan:
Proyek seringkali melibatkan orang dari berbagai fungsi. Namun, proyek cenderung memiliki struktur yang lebih formal, telah menetapkan kiriman dan ketepatan waktu, dan memiliki titik akhir yang pasti. Sebuah tim lintas-fungsional lebih mungkin untuk digunakan ketika tim memiliki tanggung jawab yang sedang berlangsung, atau ketika tim adalah pertemuan untuk jangka waktu yang singkat untuk memecahkan masalah.
Proyek seringkali melibatkan orang dari berbagai fungsi. Namun, proyek cenderung memiliki struktur yang lebih formal, telah menetapkan kiriman dan ketepatan waktu, dan memiliki titik akhir yang pasti. Sebuah tim lintas-fungsional lebih mungkin untuk digunakan ketika tim memiliki tanggung jawab yang sedang berlangsung, atau ketika tim adalah pertemuan untuk jangka waktu yang singkat untuk memecahkan masalah.
Tantangan
Ini selalu merupakan tantangan untuk menciptakan sebuah tim baru , tetapi mendirikan sebuah tim lintas-fungsional memiliki kesulitan tambahan.
Misalnya:
- Anggota tim masih dapat melakukan "pekerjaan sehari-hari," mereka dengan tanggung jawab yang sama, beban kerja, dan tenggat waktu seperti sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan masalah prioritas.
- Orang-orang mungkin menjadi peserta enggan, dan tidak mungkin senang untuk mengambil pekerjaan tambahan dan usaha yang menjadi bagian dari sebuah tim lintas-fungsional sering membutuhkan. (Ini mungkin benar untuk Anda, juga!)
- Ini lebih sulit untuk menetapkan prioritas, membuat keputusan, memotivasi orang, dan mengelola kinerja ketika Anda tidak memiliki kewenangan langsung atas anggota tim.
- Anggota tim mungkin diperlukan untuk menggunakan satu set keterampilan yang berbeda di lingkungan yang baru. Sebagai contoh, seorang programmer yang biasanya bekerja sendirian sekarang mungkin diperlukan untuk bekerja dengan orang lain.
Bagaimana Mengatur Tim Anda
Jika Anda ditugaskan dengan menyusun tim lintas-fungsional, menggunakan strategi ini untuk memberikan tim Anda kesempatan terbaik untuk sukses:
1. Tetapkan Tujuan
Mulailah dengan menetapkan tujuan untuk tim Anda. Apa tujuan, dan mengapa itu dibentuk?
Buat Piagam Tim untuk memperjelas tujuan dan mengidentifikasi sumber daya yang tim dapat memanggil. Dapatkan tujuan-tujuan yang disepakati dengan manajer senior dalam organisasi, dan oleh manajer dari departemen yang terkena oleh tim baru Anda.
2. Tentukan Peran dan Pilih Anggota Tim Kanan
Setelah Anda memiliki gagasan tentang apa yang ingin Anda capai dengan tim Anda, Anda dapat mengidentifikasi peran yang Anda butuhkan untuk mengisi, dan jenis orang yang Anda inginkan dalam peran tersebut. (Ingatlah, bagaimanapun, bahwa Anda mungkin perlu memilih tim Anda berdasarkan siapa yang tersedia pada saat itu.)
Ketika mendefinisikan peran, ingatlah untuk berpikir tentang lebih dari sekadar keahlian teknis setiap orang harus memiliki. Misalnya, apakah mereka perlu keterampilan yang baik komunikasi, atau keputusan yang baik membuat keterampilan? Atau, apakah mereka perlu untuk dapat bekerja untuk tenggat waktu yang ketat?
Setelah Anda memiliki anggota tim di papan, bekerja melalui Piagam Tim dengan mereka untuk memastikan bahwa Anda semua bekerja untuk mencapai tujuan yang sama. Perbarui Piagam Tim Anda jika perlu.
Ini juga penting untuk memberikan orang kesempatan untuk berbicara melalui bagaimana mereka melihat sesuatu. Jadilah benar-benar jelas tentang apa yang Anda dapat memutuskan sebagai sebuah tim, dan apa yang telah disepakati oleh orang-orang yang lebih senior.
Tips 1:
Jangan tergoda untuk mengambil "pilihan yang mudah" ketika datang ke seleksi tim - menggunakan orang-orang terbaik yang tersedia, bahkan jika mereka tidak selalu setuju dengan pandangan Anda atau cara Anda bekerja.
Jangan tergoda untuk mengambil "pilihan yang mudah" ketika datang ke seleksi tim - menggunakan orang-orang terbaik yang tersedia, bahkan jika mereka tidak selalu setuju dengan pandangan Anda atau cara Anda bekerja.
Tips 2:
Anggota tim mungkin akan melalui tahapan beberapa diprediksi, ketika mereka bergerak dari yang orang asing untuk membentuk tim yang efektif. Baca artikel kami tentang Pembentukan, storming, norming dan Pertunjukan untuk lebih lanjut tentang ini.
Anggota tim mungkin akan melalui tahapan beberapa diprediksi, ketika mereka bergerak dari yang orang asing untuk membentuk tim yang efektif. Baca artikel kami tentang Pembentukan, storming, norming dan Pertunjukan untuk lebih lanjut tentang ini.
Tip 3:
Meskipun memiliki tujuan bersama dan tujuan akan membantu memotivasi orang, Anda mungkin akan perlu untuk memotivasi mereka dengan cara lain juga, terutama jika mereka enggan untuk bergabung dengan tim. Artikel kami di Memotivasi Tim Anda melihat bagaimana Anda dapat memotivasi orang secara efektif.
Meskipun memiliki tujuan bersama dan tujuan akan membantu memotivasi orang, Anda mungkin akan perlu untuk memotivasi mereka dengan cara lain juga, terutama jika mereka enggan untuk bergabung dengan tim. Artikel kami di Memotivasi Tim Anda melihat bagaimana Anda dapat memotivasi orang secara efektif.
3. Pertimbangkan Sumber dan Logistik
Tampaknya jelas, tapi tim baru membutuhkan akses ke semua, sumber daya yang normal dasar, dan itu patut membuat yakin Anda pernah berpikir tentang segala sesuatu yang Anda perlu untuk mengatur.
Misalnya:
- Apakah Anda memerlukan ruang tim yang berdedikasi?
- Apakah tim perlu anggaran terhadap yang anggota tim buku waktu atau biaya lain?
- Apakah anggota tim memiliki akses ke semua hardware dan software yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu?
- Apakah Anda perlu untuk membuat sebuah daerah bersama untuk menyimpan file dan dokumen?
Jika memungkinkan, pastikan bahwa semuanya di tempat sebelum orang Anda mulai bekerja bersama-sama.
4. Menetapkan Cara Kerja
Dengan tim baru, Anda tidak dapat membuat asumsi tentang proses yang tim akan digunakan untuk memenuhi tujuan. Sebaliknya, Anda membutuhkan pedoman di tempat yang menjelaskan bagaimana tim akan bekerja sama.
Berikut adalah beberapa daerah untuk dipertimbangkan:
- Bagaimana itu diterima terlambat ke pertemuan? Apakah ini selalu mulai tepat waktu, atau apakah Anda menunggu terlambat? Bagaimana pertemuan terstruktur? Apakah agenda dikirim keluar sebelum pertemuan, dan, jika demikian, seberapa jauh di muka akan itu dikirim?
- Apakah anggota tim disalin ke dalam semua korespondensi email? Atau hanya dalam korespondensi tentang hal-hal tertentu?
- Apakah anggota tim diharapkan akan "selalu tersedia" atau itu diterima bahwa orang akan memiliki waktu ketika mereka tidak bisa dihubungi?
- Siapa yang terlibat dalam pengambilan keputusan, dan bagaimana mereka dibuat? Siapa yang menceritakan tentang keputusan ini?
Setelah Anda setuju bagaimana orang Anda akan bekerja sama, menambahkan ini ke Piagam Tim .
5. Mengadopsi Gaya Kepemimpinan Kanan
Secara keseluruhan otoritas untuk cross-fungsional tim Anda mungkin akan tidur dengan manajer senior, sponsor, atau kelompok kemudi. Namun, tim kemungkinan akan diharapkan untuk membuat hari-hari keputusan tanpa masukan dari mereka, sehingga Anda (atau seseorang dalam tim) harus memimpin tim menuju tujuannya.
Sebagai pemimpin tim, Anda mungkin akan " sama-sama memimpin , "karena Anda tidak akan memiliki wewenang langsung atas banyak anggota tim Anda. Jadi, Anda harus menggunakan lebih persuasif gaya kepemimpinan , bukan pendekatan mengendalikan, untuk membantu mereka menetapkan prioritas mereka. Seringkali, ini melibatkan berfungsi sebagai pelatih , membantu orang membuat keputusan mereka sendiri dan memecahkan masalah mereka sendiri, bukan sebagai manajer tradisional yang isu-isu pesanan dan mendistribusikan tugas-tugas.
Dengan pemikiran ini, cobalah untuk melibatkan setiap orang dalam membuat keputusan - artikel kami tentang Pengorganisasian Tim Pengambilan Keputusan menunjukkan Anda bagaimana untuk melakukan hal ini.
Juga, membangun kepercayaan Anda sejak dini, sehingga Anda dapat mendapatkan rasa hormat dari tim Anda.
6. Negosiasi dan Berkomunikasi
Tentu, akan ada saat di mana anggota tim memiliki prioritas yang bertentangan dengan hari-hari peran mereka, dan Anda kadang-kadang mungkin perlu mencari nasihat dari sponsor Anda atau kelompok kemudi untuk mengambil hal-hal ke depan.
Namun, Anda dapat menghindari masalah dengan terlebih dahulu melakukan negosiasi solusi yang bekerja baik untuk semua orang. (Alat seperti Model Pengaruh dan Win-Win Negosiasi akan membantu Anda melakukan hal ini.)
Ini juga penting bahwa Anda berkomunikasi secara efektif dengan semua orang terpengaruh oleh lintas-fungsional tim Anda, termasuk hari-hari orang-orang Anda manajer - analisis stakeholder akan membantu Anda mengidentifikasi siapa orang-orang kunci.
Tip:
Anda mungkin menemukan bahwa memiliki Kelompok Pengarah sangat membantu. Ini memberi Anda kesempatan untuk melaporkan informasi yang sama kepada stakeholder kunci pada waktu yang sama. Bekerja dengan kelompok pengarah dapat membantu Anda membangun konsensus dan dukungan yang lebih luas untuk keputusan tim Anda, dan Anda akan mendapatkan bantuan menyelesaikan masalah di sepanjang jalan.
Anda mungkin menemukan bahwa memiliki Kelompok Pengarah sangat membantu. Ini memberi Anda kesempatan untuk melaporkan informasi yang sama kepada stakeholder kunci pada waktu yang sama. Bekerja dengan kelompok pengarah dapat membantu Anda membangun konsensus dan dukungan yang lebih luas untuk keputusan tim Anda, dan Anda akan mendapatkan bantuan menyelesaikan masalah di sepanjang jalan.
Poin Penting :
Sebuah tim lintas-fungsional adalah sebuah tim terdiri dari orang-orang dari berbagai fungsi atau departemen dalam suatu organisasi.
Jenis tim berguna ketika Anda perlu membawa serta keahlian untuk memecahkan masalah, atau untuk mengeksplorasi solusi potensial. Namun, pengaturan tim lintas-fungsional kadang-kadang dapat membawa kesulitan.
Anda dapat mengatasi tantangan ini dengan menetapkan tujuan awal, dan dengan mendapatkan tim Anda, dan manajer kunci, untuk menyetujui mereka.
Anda juga perlu menetapkan proses yang tim Anda akan menggunakan, dan menggunakan gaya kepemimpinan yang tepat.
Ini juga penting untuk memiliki keterampilan negosiasi yang baik dan untuk berkomunikasi secara efektif dengan para stakeholder kunci.